TQM Ledelsessystem for kvalitet

Presentasjon om: "TQM Ledelsessystem for kvalitet"— Utskrift av presentasjonen:

1 TQM Ledelsessystem for kvalitet

2 Hvorfor må vi gjøre dette?
Arbeidsmiljøloven § 1 – 1. Lovens formål å sikre et arbeidsmiljø som gir grunnlag for en helsefremmende og meningsfylt arbeidssituasjon, som gir full trygghet mot fysiske og psykiske skadevirkninger Arbeidsmiljøloven § 3-1. Krav til systematisk helse miljø og sikkerhetsarbeid kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risikoforholdene i virksomheten, utarbeide planer og iverksette tiltak for å redusere risikoen iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av denne lov Lov om arkiv § 1. Føremål Føremålet med denne lova er å tryggja arkiv som har monaleg kulturelt eller forskingsmessig verde eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at desse kan verta tekne vare på og gjorde tilgjengelege for ettertida.

3 Hvorfor må vi gjøre dette?
Forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) - § 5. Innholdet i det systematiske helse-, miljø og sikkerhetsarbeidet. krav til dokumentasjon fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet ha oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arbeidet med helse, miljø og sikkerhet er fordelt kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhets- lovgivningen foreta systematisk overvåkning og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt må dokumenteres skriftlig

4 Systematisk HMS-arbeid
Hovedmålsetting for Skien kommunes HMS-arbeid Kjerneaktiviteten er: igangsette kartlegge planlegge og prioritere tiltak følge opp Forbedringssirkelen

5 Medarbeidernes rolle Ansvarlig for å lese relevante dokumenter som er vesentlig for sitt arbeide Medvirke til et forsvarlig arbeidsmiljø jfr. AML § 2-3. Arbeidstakers medvirkningsplikt Melde hendelser der medarbeider: Oppdager svikt i rutiner eller arbeidsmetoder og som kan defineres som avvik Skader seg eller opplever psykisk belastning på jobb som kan defineres som skade på ansatt Oppdager at arbeidsoppgaver eller din/andres sikkerhet ikke er tilfredsstillende og som kan defineres som et Risikoforhold Ønsker å bidra til et forsvarlig/positivt arbeidsmiljø ved hjelp av Forslagskasse Bidra i behandling av hendelser som ansvarlig for saksbehandling av tiltak Delta i Risikovurderingsarbeidet på arbeidsplassen

6 Viktig for medarbeider å huske på
Medarbeidere har den viktigste rollen i et ledelsessystem. Dersom ingen legger/melder informasjon inn i systemet har vi ingen data å jobbe videre med i forhold til systematisk kvalitetsarbeid. Så det er viktig at medarbeidere: Har fokus på å melde hendelser der de ser det nødvendig. Å melde avvik er positivt da det viser at vi har fokus på å ta tak i uønskede hendelser og jobbe systematisk med forbedring Er analytisk til innhold og oppbygning i systemet og komme med konstruktive og konkrete tilbakemeldinger dersom de ser at noe kan forbedres Bidrar aktivt med kvalitetsinnspill i forhold til hendelser, risikovurderinger og dokumenter Bruke kommentarfunksjonen i Saksgang logg i dokumentmodulen i TQM Tilganger til TQM styres av login (AD) og forutsetter aktiv bruk av Outlook (epost). Det sendes varsler på epost med direktelenker inn i systemet

7 Leders rolle Ansvarlig for all aktivitet på egen enhet/seksjon i forhold til fullt forsvarlig arbeidsmiljø jfr. AML § 2-1. Arbeidsgivers plikter og Internkontrollforskriften Ansvarlig for å involvere arbeidstakere, vernetjeneste og tillitsvalgte for å sikre fullt forsvarlig arbeidsmiljø Vil være ansvarlig for enheten/seksjonen sin og ansvarlig for alle prosesser (bokser) Velger om andre skal være ansvarlig for enkelte prosesser (bokser) Ansvarlig for oppfølging/behandling av alle hendelser Kan legge til andre som saksbehandlere i hendelser (også andre kommunalområder) Kan løfte hendelser oppover i systemet ved behov (fortrinnsvis gjennom tiltak) Gjennomføre risikovurderinger for å sikre fullt forsvarlig arbeidsmiljø

8 Viktig for leder å huske på
Det er viktig at leder følger opp hendelser/aktiviteter. Uteblir oppfølging fra leder gir det ingen mening i å legge/melde inn informasjon i systemet for medarbeidere Alle hendelser har 15 dager frist på behandling, men kan lett utsettes ved å endre datofrist (lukkefrist) Involver verneombud og medarbeidere aktivt – skaper økt eierskap til kvalitetsarbeid Huske å kvalitetssikre alle hendelser med korrekt informasjon (ingen sensitive opplysninger, hendelsestype, alvorlighetsgrad, prosess og måleparametere) Alle hendelser av alvorlig karakter fordrer et tiltak. Benytt medarbeidere til å utføre saksbehandlerrollen Fullfør løpet i hendelser og risikovurderinger – avslutt tiltak og mål effekt

9 Verneombudets rolle Bidra til fullt forsvarlig arbeidsmiljø jfr. AML § 6-2 Verneombudets oppgaver Ivareta arbeidstakeres interesser i saker som angår arbeidsmiljøet. Verneombudet skal videre se til at virksomheten er innrettet og vedlikeholdt, og at arbeidet blir utført på en slik måte at hensynet til arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd er ivaretatt Verneombudet skal særlig påse at meldinger om arbeidsulykker mv. i henhold til AML § 5-2 blir sendt Arbeidstilsynet (lenke til skjema i TQM) Verneombudet skal tas med på råd under planlegging og gjennomføring av tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet innenfor verneombudets verneområde, herunder etablering, utøvelse og vedlikehold av virksomhetens systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid Verneombud legges inn i Grupper og tilgangsprofiler og vil på den måten gjøres kjent med alle hendelser som omhandler HMS når hendelser registreres i prosessen (boksen) Arbeidsmiljø (HMS) Alle ledere må melde inn navn på verneombud til kommunalområdets systemansvarlig slik at de får lagt disse inn i grupper og tilgangsprofiler i TQM Bidra til og påse at det utføres risikovurderinger på enhet/seksjon

10 Ressurspersoners/tillitsvalgtes rolle
Enhetens/seksjonens ressursperson (fagansvarlig osv.) Bistå ledere i oppfølging å hjelpe kollegaer, for å sikre riktig bruk av ledelsessystemet Bistå leder i å få relevant lokal dokumentasjon på plass i TQM for å sikret et fullt forsvarlig arbeidsmiljø (utviklingsplan mm.) Være kontaktpunkt sammen med leder mot kommunalområdenes systemansvarlige Tillitsvalgt Være konstruktiv støttespiller for leder og medarbeidere for å sikre godt arbeidsmiljø og riktig bruk av ledelsessystemet for kvalitet.

11 Førstegangs pålogging
Nytt ikon på skrivebordet til alle medarbeidere. Alle skal komme automatisk inn på eget kommunalområde Når du kommer inn første gang får du opp Min profil: Her må du: Velge enhet/seksjon du jobber i Legge inn mobilnummeret dersom du ønsker å benytte applikasjon for mobil (frivillig) Legge inn bilde av deg selv om ønskelig (frivillig) I epostfeltet skal det stå kommunal epost for at pålogging og varsling skal fungere TQM BDK

12 Applikasjon (App til mobil)
For å installere applikasjon på mobil går du inn på Min profil og inn i flippen TQM App. Har du lagt inn telefonnummeret ditt under flippen Generelt kan du enkelt trykke på knappen Send meg en sms eller ved å skanne QR-kode. Se egen veileder for installasjon av applikasjon. Dersom du ikke får logget på med ditt 03-logginpassord kan du selv sette nytt passord under flippen, Endre passord.

13 TQM | Moduler TQM Enterprise (Total Quality Management) er et helhetlig ledelsessystem for kvalitet. Systemet tilbyr ulike moduler som håndterer: Dokumenter Hendelser (avvik, skade på ansatt, risikoforhold og forslagskasse) Skjema (elektroniske skjemaer og sjekklister) Applikasjon for mobile enheter (for dokumenter og hendelser) Risikovurdering Aktiviteter (årshjul) Vedlikehold (utstyr) For hjelp i TQM finnes det Support og produktinformasjon. Her finner du: Brukerveiledninger og Ofte stilte spørsmål Kontaktinformasjon til kommunalområdets systemansvarlige (kontaktes først før TQM support) (pek på hjelpeikon) Mulighet for å legge inn endringsønsker

14 TQM | Dokumenter I Dokumentmodulen finner du en visuell oversikt over hvordan arbeidsprosessene i Skien kommune er bygget opp. Her finner du også prosedyrer, rutiner og andre styringsdokumenter. Alle dokumentene er også tilgjengelig i applikasjonen.

15 TQM | Hendelsesbehandling
I Hendelsesmodulen kan du levere skade på ansatt eller avvik og bidra til kvalitetsforbedring ved hjelp av risikoforhold og forslagskasse. Enhetene kan enkelt hente ut statistikk over hendelser og ved hjelp av disse jobbe systematisk med kvalitet og forbedringsarbeid over tid. Du som arbeidstaker og registrator av hendelser eier disse og kan følge disse frem til de er lukket. Du vil motta varsler på epost. Se enkel veileder for å registrere ny hendelse eller en mer utfyllende veileder for hendelsesbehandling

16 TQM | Risikovurdering I Risikomodulen kan du risikovurdere arbeidsmiljøet i enheten/seksjonen. Ved å ha en risikobasert tilnærming sikrer vi tryggere arbeidsmiljø for våre arbeidstakere - både fysisk og psykisk. Enhetene kan enkelt hente ut statistikk og jobbe systematisk med kvalitet og forbedringsarbeid over tid. Se egen veileder til risikovurdering

17 TQM | Skjema I Skjemamodulen finner du skjemaer eller sjekklister som kan fylles ut elektronisk på PC, nettbrett eller mobiltelefonen. Man kan legge ved bilder eller andre relevante vedlegg ved behov. Denne modulen erstatter papirbaserte skjemaer og sjekklister som vernerunde og intern revisjon mm. Man kan planlegge gjennomføring/utfylling av skjema etter fastsatte tidspunkter.

18 TQM | Aktivitet (årshjul)
I Aktivitetsmodulen kan enhetene ha oversikt over de faste og planlagte oppgavene de utfører. Ved å ha oversikten sikrer man at aktiviteter ikke faller vekk eller glemmes ved utskiftning av arbeidstakere. Enhetene kan enkelt hente ut en samlet oversikt over hver enkelt sin oppgave og en samlet oversikt over enhetene.

19 TQM | Vedlikehold I Vedlikeholdsmodulen kan du legge inn faste og planlagte aktiviteter for bygg, utstyr og transportmidler. aktivitetene/utstyret kan legges inn som arbeidsordre på ansvarlig person. Systemet håndterer vedlikeholdspåminnelser, leverandøroversikt og oversikt over alt utstyrs vedlikeholdshistorikk. Du kan videre sette opp faste vedlikeholdsplaner mot utstyr og bygg.

20 Takk for i dag