Sikkerhet i Arbeids- og velferdsforvaltningen - Fra analyse til tiltak

Presentasjon om: "Sikkerhet i Arbeids- og velferdsforvaltningen - Fra analyse til tiltak"— Utskrift av presentasjonen:

1 Sikkerhet i Arbeids- og velferdsforvaltningen - Fra analyse til tiltak
Inger-Johanne Stokke Sikkerhet i Arbeids- og velferdsforvaltningen - Fra analyse til tiltak

2 Bred kartlegging av nåsituasjonen
Rutiner og retningslinjer mm for håndtering av enkelthendelser knyttet til trusler og vold Regelverk, policyer og rutiner for å forebygge og hindre hendelser knyttet til trusler og vold Sikkerhet i NAV Beskrive utfordringer i lys av gjeldende bemanning, kompetanse, regelverk, policyer, rutiner og den faktiske sikkerhetssituasjonen Kartlegge sikkerhetssituasjonen i arbeids- og velferdsforvaltningen, og særlig i NAV-kontorene Foreslå konkrete tiltak som vil styrke sikkerhetssituasjonen, herunder konflikthåndtering, i Arbeidsgruppen som høsten 2013 har hatt en gjennomgang av sikkerhetssituasjonen i NAV ble nedsatt av arbeids- og velferdsdirektør Joakim Lystad. Den består av fem medlemmer: organisasjonsdirektør i arbeids- og velferdsetaten (leder), hovedverneombudet i NAV, representanter for FO, KS og Oslo kommune. Det er etablert et sekretariat fra partene som skal bistå og støtte utredningsarbeidet, samt en referansegruppe. Arbeidsgruppa har hatt som mandat å gjennomgå sikkerhetssituasjonen i NAV. I dette arbeidet ligger en kartlegging av omfang av vold og trusler om vold, en gjennomgang av eksisterende rutiner, policy og regelverk og i hvilken grad NAV-kontorene har rutiner, gjennomført opplæring og iverksatt fysiske tiltak for å forbygge og håndtere vold og trusler om vold. Arbeidsgruppen leverer sluttrapport 28. januar til KS, Oslo Kommune, NAV Arbeids- og velferdsdirektoratet samt deltakere i referansegruppen

3 Kartleggingen er tredelt
Gjennomgang av gjeldende policy, regelverk og rutiner på området Temaer: Omfang og opplevelser vold og trusler Forebygging Rapportering Informasjonsdeling Forbedringstiltak Spørreundersøkelse rettet mot medarbeidere, verneombud og ledere Kvalitative intervjuer av medarbeidere, verneombud og ledere i utvalgte kontorer, inklusive observasjon av lokaler

4 Gjennomføring av kartleggingen i NAV høsten 2013
Kvalitative intervjuer Spørreundersøkelse Til sammen 22 kontor fordelt etter størrelse Intervjuer med ledere, verneombud og medarbeidere Semistrukturerte intervjuer, omvisning i kontorene Det er gjennomført et eget besøk på NAV Grorud, samt intervjuer med NAV Forvaltning, NAV Hjelpemidler og tilrettelegging og NAV Kontaktsenter. Deltakelse i Rådmannsutvalg, fagforeninger og storbynettverk Erfaringer fra andre enheter: UDI, Oslo Kommune, Helsedirektoratet, Politidirektoratet og Riksadvokaten, Arbeidstilsynet Komplett utvalg av ledere og verneombud, representativt utvalg av medarbeidere. Ca 4000 respondenter totalt Svarprosent: 76 Fordelt på to utvalg: 2 887 medarbeidere ved NAV-kontor Svarprosent: 75 1055 ledere og verneombud Svarprosent: 81 I tillegg er data/funn sammenliknet med surveyundersøkelser (bla. Levekårsundersøkelsen, AFI-rapport 2009 Grimsmo om arbeidsmiljøet i NAV)

5 Overordnede vurderinger av sikkerhetssituasjonen i NAV
2,3 prosent av ansatte ved NAV-kontor oppgir å ha vært utsatt for et fysisk angrep de siste 12 månedene. Vi finner ikke en økning i voldstilfeller i 2013 sammenlignet med NAV-ansatte ser ikke ut til å være mer utsatt for vold enn norske arbeidstakere generelt. Samlet sett har 63 prosent av de ansatte opplevd en trussel rettet mot seg selv eller mot kontoret de jobber på de siste 12 månedene. 39 prosent har vært utsatt for trusler eller truende situasjoner mot seg selv. I tillegg jobber mange ansatte på kontor som har vært utsatt for trusler mot hele kontoret. 3 prosent av de ansatte har vært utsatt for 10 trusler eller mer i løpet av de siste 12 måneder. Vi vil ut fra dette hevde at det er et betydelig omfang av trusler rettet mot ansatte ved NAV-kontor.

6 Overordnede vurderinger forts.
Trusselbildet varierer mellom kontor og hva man jobber med De som jobber i publikumsmottak og ansatte som jobber med kommunale oppfølgingsoppgaver i store kontorer (>100 ansatte) er mest utsatt for trusler og fysisk vold 28 prosent av statlige ansatte i oppfølging og 50 prosent av kommunalt ansatte i oppfølging har opplevd trussel mot seg selv siste 12 måneder 63 prosent av ansatte i publikumsmottak har opplevd trussel mot seg selv de siste 12 månedene 14 prosent av dem har vært utsatt for svært mange trusler (6 eller mer) Gjennomsnittlig antall trusler per ansatt i løpet av de siste 12 måneder varierer fra 0,3 trusler på de minst utsatte kontorene, til 4,5 trusler på det mest utsatte kontoret. Ut fra dette vil vi peke på betydningen av at det enkelte kontor gjør en lokal vurdering av sikkerhetsutfordringene og den arbeidsmiljøutfordringen som vold og trusler utgjør. Siste kulepunkt, der vi sammenlikner NAV-ansatte med andre ansattegrupper dreier det seg om sykepleiere og ansatte innen salgs- og serviceyrker

7 Hovedfunn HMS-arbeidet ved NAV-kontor
Funnene peker i retning av at medarbeidere og ledere stort sett vurderer lokalene som tilfredsstillende når det gjelder krav til sikkerhet 80 prosent av respondentene svarer at de har tilgang til alarm og alarmknapp er mer utbredt desto større kontoret er Både den statlige og den kommunale styringslinjen har utarbeidet rutiner for å håndtere og forebygge vold og trusler. Kartleggingen viser at NAV-kontorene i ulik grad har operasjonalisert rutiner for håndtering og forebygging av vold og trusler. Det varierer hvor godt kjent den enkelte medarbeidere er med rutinene i sitt kontor og er trent på å håndtere slike situasjoner. Det fremkommer i liten grad at kontorene har rutiner for deling av informasjon med andre offentlige etater om brukere som kan utgjøre en sikkerhetsrisiko. Flere informanter oppgir at personvern og taushetsplikt er viktig å ivareta, men at det er noe usikkerhet knyttet til hvilken informasjon og med hvem informasjon kan deles Funnene viser at det er betydelige, generelle utfordringer også når det gjelder informasjonsdeling internt i NAV knyttet til hva som kan deles, når og med hvem Bredt spekter av kommunale og statlige tjenester krever betydelig breddekompetanse Det er mange steder krevende å sikre at publikumsmottakene har riktig kompetanse og bemanning Forventninger fra bruker som ikke er i samsvar med NAV-kontorets virkefelt og kompetanse kan utløse krevende situasjoner Svakheter ved det statlige avvikssystemet og egne kommunale avvikssystemer, gir ingen samlet og pålitelig oversikt over vold og trusler i arbeids- og velferdsforvaltningen

8 Reaksjoner mot brukere som utgjør en sikkerhetsrisiko
Utestengelse ser ut til å være et tiltak som først og fremst nyttes av de større bykontorene, mens mindre og mellomstore kontor bruker utestengelse i mindre grad Kartleggingen tyder på at det er brukere av sosiale tjenester som i hovedsak utestenges og at det er «spørsmålet om penger» som er forhistorien til utestengelsesbeslutning Flere NAV-kontor har meldt tilbake at de registrerer beslutninger om utestengelse i det kommunale systemet som har støtte for dette (brukere av kommunale tjenester). Utfordringen er at de ansatte ikke nødvendigvis umiddelbart slår opp i systemet i møte med bruker. Det er heller ikke alle medarbeiderne som benytter det kommunale systemet. De statlige systemene har i dag ikke funksjonalitet for å enkelt kunne registrere sikkerhetstiltak knyttet til brukerne. Det kommunale fagsystemet Oscar har funksjonalitet for å merke at bruker er utestengt.

9 Konsekvenser av vold og trusler
90 prosent oppgir at de stort sett føler seg trygge på jobb 17 prosent sier de er redde for å bli utsatt for fysisk vold 10 prosent sier de har ønsket å slutte i jobben pga. vold eller trusler Av de som har vært utsatt for mange trusler, svarer en høy andel at de er redde for å bli utsatt for fysisk vold Dette viser at vold og trusler er en alvorlig stressfaktor og arbeidsmiljøbelastning

10 Arbeidsgruppens anbefalinger og forbedringstiltak

11 Arbeidsgruppens anbefalinger
Etter arbeidsgruppens vurderinger gjøres det mye bra arbeid med sikkerhet i arbeids- og velferdsforvaltningen. Samtidig må det gjøres risikovurderinger fortløpende, og nødvendige sikkerhetstiltak må iverksettes. Sikkerhetssituasjonen, og ikke minst medarbeidernes opplevelse av trygghet og sikkerhet på jobb, er en avgjørende faktor for at NAV skal levere gode tjenester til brukerne. Arbeidsgruppen understreker at omfanget av trusler og vold kan gå utover arbeidsmiljøet og er krevende for medarbeiderne som rammes. Arbeidsgruppen ser på de foreslåtte tiltakene som viktige for å bygge en god sikkerhetskultur i NAV.

12 Anbefalinger og forbedringstiltak deles opp
Konkrete tiltak som lett kan iverksettes Tiltak som er mer tidkrevende å iverksette Tiltak og endringer som må jobbes med i et mer langsiktig perspektiv

13 Tiltak på kort sikt (første halvår 2014)
Anbefalinger om ny standard for minimumskrav til fysisk sikring av NAV-kontor, herunder Standard for fysisk utforming og grunnsikring av NAV-kontor Veileder for alarm Støtteverktøy for risiko- og sikkerhetsanalyse Felles forståelse av hva som er uakseptabel adferd Definisjon og støtte til dialog i NAV-enhetene Tydeliggjøre krav til gjennomført sikkerhetsarbeid Årlige resultatkrav om: risikovurdering, forebyggende tiltak (inkl. fysiske tiltak), øvelser og sikkerhetsopplæring

14 Tiltak på mellomlang sikt (annet halvår 2014)
Felles vernetjeneste ved NAV-kontor Spørsmål om felles vernetjeneste utredes Jevnlig dialog med politi om sikkerheten i NAV Politidirektoratet vil presisere enkelte forhold knyttet til anmeldelse fra NAV Dialog med politi på alle nivå Dialog og informasjonsdeling med eksterne, offentlige samarbeidspartnere Etablere lokale rutiner for deling av informasjon Helsedirektoratet, KS og Arbeids- og velferdsdirektoratet skal utrede mulighetsrom og samhandlingsformer med sikte på å bedre informasjonsdeling Arbeids- og velferdsdirektoratet vurderer behovet for dialog med andre samarbeidspartnere Felles rutiner for deling av informasjon i NAV Arbeids- og velferdsdirektoratet tydeliggjør retningslinjene for når informasjonsdeling er nødvendig av hensyn til liv og helse Det etableres rutiner i det enkelte NAV-kontor om deling av informasjon om brukere om brukere som kan utgjøre en sikkerhetsrisiko

15 Tiltak på mellomlang sikt forts.
Sikkerhetsportal for enheter i NAV Det etableres en sikkerhetsportal som dekker områdene forebygging, håndtering, oppfølging og rapportering. Den inneholder bla.: Lover, regler og forskrifter Viktige rutiner Gode eksempler og støttemateriell Tilgjengelig for både statlig og kommunalt ansatte i NAV

16 Tiltak på lang sikt (2015) Bedre rapporterings- og oppfølgingssystem
Det utarbeides tydelig beskrivelse av hvordan hendelser skal registreres og følges opp Alle hendelsene i NAV bør registreres i ett system tilgjengelig for alle slik at vi får pålitelige data som kan følges opp Styrket fagkompetanse og opplæring i sikkerhet Fag- og kommunikasjonskompetanse Opplæring i sikkerhet, inkludert ledere Det bør lages en struktur på opplæringen som gjelder NAV i sin helhet, både statlig og kommunalt ansatte Bedre forventningsavklaring og god service NAV bør: gi nøktern og konkret informasjon om sine tjenester og ytelser forbedre sine vedtaksbrev sikre godt samarbeid mellom sine enheter, spesielt samhandling mellom NAV-kontor og forvaltning

17 Øvrige forslag som bør vurderes nærmere
Om det er sammenheng mellom ressurssituasjon og forekomst av trusler, sjikane og vold Regler og rutiner for alenearbeid Oppfølging av medarbeidere for å hindre langtidsvirkninger av trusselsituasjoner Like rettigheter til yrkesskadeforsikring for kommunalt og statlig ansatte Lik tilgang til bedriftshelsetjeneste for kommunalt og statlig ansatte

18 Tiltak som arbeidsgruppen ikke anbefaler
Obligatorisk krav til vektertjenester Obligatorisk krav til metalldetektor Kameraovervåkning