Enkle og tilgjengelige beredskapsøvelser

Presentasjon om: "Enkle og tilgjengelige beredskapsøvelser"— Utskrift av presentasjonen:

1 Enkle og tilgjengelige beredskapsøvelser
Øve Enkelt Enkle og tilgjengelige beredskapsøvelser Mathias Johnsen, Seniorrådgiver NUSB 14. November 2017

2 Justis- og beredskapsdepartementet
8. august 2018 Justis- og beredskapsdepartementet DSB - Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap NUSB - Nasjonalt utdanningssenter for samfunnssikkerhet og beredskap

3 Innhold Øvelsesplanlegging fra A til Å… nesten,
Hvordan øve så enkelt som mulig, Hvordan ivareta en god planprosess for øvelser.

4 MSB (2017)

5 DSB (2016)

6 Utdrag fra ISPS-koden (del A)
18.3 – Det skal gjennomføres øvelser med jevne mellomrom, 18.4 – Havneanleggets sikkerhetsansvarlig skal delta i øvelser med jevne mellomrom.

7 Utdrag fra ISPS-koden (del B)
18.4 – Hensikt med øvelse er å sørge for tilstrekkelig kompetanse og for å påvise mangler ved sikkerheten, 18.5 – Trening på elementer fra sikkerhetsplanen skal gjennomføres minst hver tredje måned, 18.6 – Øvelser som er åpent for deltagelse fra andre relevante aktører skal gjennomføres minst én gang i året, med maks. 18 måneders mellomrom, Disse skal være en prøve på kommunikasjon, samordning, ressurstilgjengelighet og reaksjoner.

8 Hva er en ‘øvelse’?

9 «Det kommer tydelig frem at forskjellige grupperinger[…] bruker forskjellige begreper som kan ha lik betydning, og like begreper som kan ha forskjellig betydning» Forsvarets Forskningsinstitutt (2015): Rapport 2015/00923 Tilnærminger til risikovurdering for tilsiktede uønskede handlinger. Side 42

10 Hva er en øvelse? «En øvelse består av planlegging, gjennomføring, evaluering og oppfølging i etterkant av en tidsavgrenset aktivitet der hensikten er å bedre krisehåndteringsevnen, innad i organisasjonen og/eller i samvirke med andre institusjoner eller virksomheter.» (DSB, 2016) Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB), 2016: Veileder i planlegging, gjennomføring og evaluering av øvelser. Side 10.

11 Øvelse vs. trening Øvelse omhandler organisasjoners kunnskaper og ferdigheter Trening er når individers kunnskaper og ferdigheter prøves og videreutvikles Det er svært viktig å trene også, men her skal vi fokusere på øvelser.

12 Øvelsesgrunnlag

13 Selv enkle øvelser skal ha et læringsutbytte,
For å få læringsutbytte må vi sette ord på hva vi skal øve på, via: Hensikt, Øvingsmomenter, Målsettinger, Indikatorer.

14 Punkt 1: Hensikt Hvorfor gjennomfører vi denne øvelsen?
8. august 2018 Punkt 1: Hensikt Hvorfor gjennomfører vi denne øvelsen? Hva skal øvelsen tjene til, og for hvilken målgruppe? Hensikten skal være ledende for det videre øvelsesarbeidet. Eksempel: ‘Hensikten med øvelsen er å tilføre teoretisk og praktisk beredskapas kompetanse til nye medlemmer av kriseledelsen.’

15 Punkt 2: Øvingsmomenter
8. august 2018 Punkt 2: Øvingsmomenter Hvilke funksjoner, rutiner, handlinger eller lignende ønsker vi å fokusere på i øvelsen? Eksempler på øvingsmomenter: ‘Samvirke’, ‘Mediehåndtering’, ‘Vurderingsevne’, ‘Kommunikasjon’.

16 8. august 2018 Punkt 3: Målsettinger Hva ønsker vi å ha oppnådd med øvelsen? Hva er ønsket slutt-tilstand? Hvordan ønsker vi at øvelsen skal ha virket på ferdigheter, egenskaper, kunnskap og lignende? Eksempel på målsetting: ‘Økt evne blant kriseledelsen til å utøve samvirke internt og med eksterne aktører’, ‘Oppnådd god forståelse i kriseledelsen for utfordringer knyttet til håndtering av ansatte og pårørende i en krise’.

17 Punkt 4: Indikatorer Eksempel:
8. august 2018 Punkt 4: Indikatorer Man kan måle til hvor stor grad en målsetting er oppnådd via indikatorer, Eksempel: Øvingsmoment: Strukturert krisehåndtering i kriseledelsen, Målsetting: Effektiv etablering av kriserommet, Indikator: Tid fra varsling til kriserommet er etablert og kriseledelse opperativ.

18 Øve enkelt: Enkelt øvelsesgrunnlag
Hvorfor skal vi øve? Hvilke evner skal øves? Hva ønsker vi å oppnå? Hvordan måler vi oppnåelse?

19 Øvelsesform

20 Øvingsformer Funksjonsøvelser, Diskusjonsøvelser, Spilløvelser,
8. august 2018 Øvingsformer Funksjonsøvelser, Diskusjonsøvelser, Spilløvelser, Fullskalaøvelser. Vent med forklaring! Mer detaljer kommer!

21 Fullskalaøvelse Realistisk øvelse i ‘felt’, i sanntid,
Gir mulighet for å øve strategisk, taktisk og operativt nivå sammen, Ekstremt ressurskrevende, men gir også de mest virkelighetsnære øvelsene. Denne øvingsformen kan være spesielt lærerik fordi situasjonen oppleves mer realistisk, og gir de øvede muligheten til å komme nært den virkeligheten de arbeider i. Det gir også mulighet til å teste dette i en presset situasjon og på en realistisk måte. Fullskalaøvelser egner seg til å: • Teste og øve innsatsplaner. • Teste roller, evne og kompetanse. • Teste og øve samspillet og håndteringen på et ulykkessted. • Teste og forbedre samvirke og samordning mellom ulike myndigheter, aktører og nivåer. • Teste opp- og nedskalering av ledelse, mannskap og ressurser i en konkret situasjon i felt. Under en fullskalaøvelse vil man ofte iscenesette et skadested/ulykkessted, hvor innsatsmansskapet skal øve. For øvrig vil andre aktører være på sin ordinære lokasjon. Fullskalaøvelser krever store ressurser i form av tid, penger og personale, både under planleggingen, gjennomføringen og evalueringen av øvelsen. Til tross for sin kompleksitet er fullskalaøvelsen en viktig øvingsform for alle som gjennomfører innsatser i felt.

22 Funksjonsøvelse Tester spesifikke funksjoner gjennom praktisk gjennomføring, Tids- og ressurseffektivt, men isolert og ofte kunstig læring, Bør sees i sammenheng med andre øvelsesformer Hensikten med en funksjonsøvelse kan være å: • Teste varslingsplaner og systemer. • Teste samband. • Teste ny metodikk. • Teste beslutningsprosesser innen og mellom organisasjoner. • Teste funksjon eller teknikk. • Teste sjekklister og deler av et planverk. Funksjonsøvelser er verken ressurskrevende å planlegge, gjennomføre eller evaluere. Slike øvelser er godt egnet som supplement til fullskala- eller spilløvelser.

23 Diskusjonsøvelse Deltakerne diskuterer problemstillinger på bakgrunn av et scenario og gitte problemstillinger, Diskusjonene styres av en øvingsleder, Gir mulighet for gjennomgang av komplekse utfordringer, planer og rutiner. Men: Gir lite innsikt i realistisk, hektisk krisehåndtering. Øvelsen gjennomføres ved at alle deltakerne samles i ett felles rom, og all kommunikasjon skjer her. Problemstillinger blir gitt muntlig eller på papir/ skjerm/lerret. Ingen tiltak skal iverksettes fysisk og ingen kontakt skal tas utenfor rommet. Deltakerne skal ikke spille/simulere et møte (i for eksempel kriseledelsen), men diskutere seg gjennom både spesifikke og generiske problemstillinger relatert til scenarioet. For eksempel kan deltakerne diskutere hvordan de vil/kan løse eller håndtere ulike typer problemer/utfordringer eller oppgaver. Scenarioet eller problemstillingene bør være utformet slik at det utfordrer deltakernes håndteringsevne. Det kan være en fordel å informere deltakerne om scenarioet og/eller hovedproblemstillingen i forkant av øvelsen, slik at de kan forberede seg. De konkrete dilemmaene og utfordringene/problemstillingene de skal stilles overfor kan godt være hemmelige fram til øvelsesstart. Øvingsformen passer for de som, gjennom diskusjon, ønsker å: • Øke kunnskapen om planverk. • Identifisere eventuell ulik forståelse og bruk av planverk. • Identifisere ansvars- og rolleforståelse. • Forberede kommende øvelser. • Resonere rundt spesielle moment/spørsmål. • Diskutere risiko- og sårbarhetsanalyse og mulige hendelser som kan ramme organisasjonen. Gjennom en diskusjonsøvelse kan det også avdekkes problemstillinger som må utredes før man går videre. Eksempelvis kan det defineres et behov for en kommunikasjonsstrategi for publikumsinformasjon under hendelser. Hvordan man arbeider med kriser som varer over tid kan også være egnet å ta opp i en diskusjonsøvelse.

24 Spilløvelse Simulerer en reel krisesituasjon på stabsnivå,
Deltagerne skal håndtere krisen så realistisk som mulig, Deltagerne øver mot en ‘spillstab’; Krever noe tid og ressurser, men er skjæringspunktet mellom ressurseffektivitet og realisme. De øvede aktørene får kun kommunisere med hverandre eller med motspillet, og har derfor en egen sambandskatalog. Alt skal gjennomføres som om det hadde vært en reell håndtering av en virkelig hendelse, men det foretas ingen handlinger/ kommunikasjon utenfor spillet. Scenarioet i en spilløvelse kan være kjent i forkant. Med bakgrunn i scenarioet skal øvingsdeltakerne håndtere hendelser som spilles inn fra de motspillerne i den simulerte omverdenen. Informasjonen og spørsmålene som driver hendelsesforløpet fremover kalles innspill. Det er avgjørende at de øvede kun forholder seg til den informasjonen de mottar gjennom innspillene og ikke tilleggsproduserer, overstyrer eller overser denne informasjonen. Avhengig av øvelsens størrelse kan motspillet bestå av alt fra en giver med telefon til en stor motspillersentral med eksperter og avansert teknisk støtte, der innspillene kommer i form av både telefonsamtaler, epost, radio- eller tv-innslag. En spilløvelse kan brukes til å: • Teste og/eller utvikle praktiske og konkrete problemstillinger og evner i krisehåndteringen. • Teste rutiner og systemer. • Teste samvirke med andre aktører og deres oppgaver i krisehåndteringen. • Utvikle samvirkeplattformer og modeller for informasjonsutveksling med andre aktører. • Utvikle, teste og dele situasjonsbilder så vel internt som mellom aktører. Også ved spilløvelser er det avgjørende at aktørene har samarbeidet om å definere felles mål for øvelsen, og at de hver for seg har definert eventuelle delmål for egen virksomhet. Med utgangspunkt i målene kan øvingsledelsen dimensjonere motspillet på best mulig måte.inger/ kommunikasjon utenfor spillet.

25 Øve Enkelt: Enkel øvelsesform
Diskusjonsøvelser er fullverdige øvelser i seg selv, Det er viktigere at øvelsesdeltagere lærer av øvelsen, enn at vi prøver å strekke oss til mer komplekse øvelser enn vi evner.

26 Øve Enkelt: Enkel øvelsesform
8. august 2018 Øve Enkelt: Enkel øvelsesform Kilde: Bjørn Pollestad og Tommy Steinnes (2012) - Masteroppgave UiS, "Øvelse gjør mester?"

27 Hendelsesforløp

28 Hendelsesforløp Under en øvelse vil deltagerne bli utfordret på å håndtere en simulert situasjon via en rekke innspill fra øvelsesledelsen, Disse stykkes gjerne opp i: Scenario, Hendelser, Episoder.

29 8. august 2018 Scenario Scenario beskriver situasjonen som skaper rammen, eller bakteppet, for øvelsen, og er historien som driver øvelsen fremover, Desto større øvelse, desto større scenario.

30 Hendelser og episoder Hendelse Episoder
8. august 2018 Hendelser og episoder Hendelse Øvelsens scenario omfatter flere selvstendige hendelser som bidrar til å skape kompleksitet i krisen. Episoder Små situasjoner som oppstår som konsekvens av hendelsene. Skaper realisme Lekteren: Eide Barge 33. Slet seg 30 desember 2015, drev mot Valhall feltet som ble evakuert (nay: totalavmannet, ifølge pressetalsmann i BP). Foto: shipspotting.com

31 Scenario, hendelser og episoder
8. august 2018 Scenario, hendelser og episoder Scenario Hendelse Episode

32 Øve enkelt: Enkelt scenario
Hva skal være rammen (scenario) for øvelsens problemstillinger? Hvilke problemstillinger (hendelser) skal deltagerne bli stilt ovenfor? Hvilke ekstra utfordringer (episoder) kan vi legge til for å gjøre problemstillingene realistiske?

33 Gjennomføring

34 OBSERVASJONER OG INSTRUKSJONER
KONTROLLER ROLLE-SPILLERE INNSPILL OBSERVASJON VEILEDNING INSTRUKS REAKSJON ØVINGS-LEDELSE DELTAGERE REAKSJON INSTRUKS SPILLSTAB I FELT INNSPILL

35 ØVINGSLEDER DELTAGERE REAKSJON INNSPILL

36 Dreiebok Enkleste måten å gjøre øvelser ryddige og organiserte er ved bruk av dreiebok, Dreieboken er et arbeidsverktøy for øvingsledelsen, en oversikt over planlagte innspill under øvelsen, Systematisering av hendelser og episoder, Sørger for bevist kobling mellom innspill og øvingsmomenter.

37 * DREIEBOK FOR ØVELSE Innspill # Innspill overskrift Avsender Mottaker
Øvingsmoment Ønsket Handling Faktisk handling 1. Lossekran mister tank med svovelsyre * 2. Stor alarm utløses på havneanlegget Vaktsentral Alle Varsling, Mobilisering Varsle de som ikke er til stede, mobiliser krisestab 3. Havnedirektøren får informasjon om ulykken fra vaktsentral Havnedirektør Proaktivitet, kommunikasjon, Ansvar Kommuniser til krisestab, legg plan for worst-case hendelse 4. Politiets operasjonssentral tar kontakt Politi OPS Sambandsvakt/ Liaison Samvirke Gi konsis og relevant informasjon 5. Haugesund Avis ringer og vil vite hva som skjer på havna. Haugesund Avis Pressevakt Mediehåndtering Gi avtalt pressesvar og henvis til politiet for ytterligere spørsmål

38 Øve enkelt: Enkel flyt, enkle verktøy
Keep it simple, Kompleksitet er ikke et mål i seg selv, Ikke organiser større øvelser enn du har ressurser til å gjennomføre på en god og forsvarlig måte, Planleggingsverktøy skal være til hjelp, ikke et hinder.

39 Evaluering

40 Kilde: Bjørn Pollestad og Tommy Steinnes (2012) - Masteroppgave UiS, "Øvelse gjør mester?"

41 Øvelse, oppfølging, og opplæring
8. august 2018 Øvelse, oppfølging, og opplæring Man får erfaring av å utføre en øvelse, men erfaring leder ikke automatisk til læring, Øvelse uten oppfølging har begrenset verdi, Erfaringer fra øvelse må settes i system, Man må identifisere, bearbeide og presentere erfaringene som gjøres under øvelsen slik at læring finner sted. Erfaringer fra øvelse må settes i system, og brukes til å fremme systematisk og målrettet læring i organisasjonen der det er nødvendig,

42 Evaluering - After-action review
8. august 2018 Evaluering - After-action review Debriefing/Defusing/Hot-Washup/ Førsteinntrykkssamling, Rett etter øvelsen er avsluttet, Målet er å gi og samle førsteinntrykk, Bearbeiding av informasjon kommer senere, Hjelper deltagere å fordøye opplevelsen, Blir fort kaotisk: styres av evalueringsleder.

43 Evalueringsrapport og plan for oppfølging
8. august 2018 Evalueringsrapport og plan for oppfølging Kort oppsummering av øvelsens hensikt, målsettinger og forløp, Sammendrag av nødvendige forbedringstiltak, Frist for iverksetting og ‘lukking’ av forbedringspunkter, Fastsetting av ansvar. «Oppfølgingen må ikke anses som fullført før endringer er iverksatt og implementert i dokumenter og organisasjon.» Fra NVE (2015) - Øvelser Organisatoriske tiltak = Planverk, ROS, kultur, etc. Praktiske tiltak = Nye øvelser, kursing, etc.

44 Kilde: NSO (2013) Faghefte - Øvelser

45 Øve enkelt: Enkel evaluering
Samle inntrykk under øvelsen, Gjennomgå øvelsen med deltagerne umiddelbart etter, Fyll ut evalueringsskjema litt tid etter øvelsen, Sett tidsfrist og ansvar for lukking av forbedringspunkter.

46 Oppskrift for å Øve Enkelt:
Fastsett: Hensikt Øvingsmomenter Målsetting og indikator Velg øvelsesform: Husk lavterskelmulighetene Velg scenario Lag dreiebok med hendelser og episoder Gjennomfør Evaluer med deltagere, oppsummer forbedringspunkter i rapport.

47 Spørsmål? mathias.johnsen@dsb.no

48 Enkle og tilgjengelige beredskapsøvelser
Øve Enkelt Enkle og tilgjengelige beredskapsøvelser Mathias Johnsen, Seniorrådgiver NUSB 14. November 2017