360° Utvalgsbehandling.

Presentasjon om: "360° Utvalgsbehandling."— Utskrift av presentasjonen:

1 360° Utvalgsbehandling

2 Registrere politiske partier og politikere
Agenda Registrere politiske partier og politikere Registrere utvalg, medlemmer og møter Opprette saksframlegg og sende dem til behandling Forberede møtet / agenda Produsere møteinnkalling Administrere oppmøte Lage protokoll og vedtak Her er det bare å lese opp hva vi skal gå gjennom på kurset idag. Fortell om pauser. Det er pauser ca hver hele time, hver på 15 min. Fint å her gjøre oppmerksom på at pausene er såpass lange for at de skal få tid til å svare på evt telefoner og eposter. Be dem slå telefonen på lydløs. Det er forstyrrende for både instruktør og de andre detlakerne om neon går inn og ut av rommet, får telefoner osv. Lunch ca kl 11.30, 45 min. Du avslutter senest kl 15. Hold alltid det du lover, ikke utelat pauser og ikke gå over tiden.

3 Hvem er dere? Navn Rolle i selskapet og prosjektet
Forventninger om kurs Erfaring med lignende systemer Erfaring i 360 ° Be deltakerne presentere seg selv og hvilke forventninger de har til kurset.

4 Oversiktsbilde (5-10 min)
Undervisningsform XXXXX (Se hjelpeseddel XXX) Extra Oversiktsbilde (5-10 min) Oppgaver (20-30min) Ca 45 min 360º Huskesedler: Hva Kommentar Hvordan Oppsamling (5-10 min) XXXXXXXXXXX Fase Kommentar Tast/felt Fortell kort om herskinsmetoden: VI har valgt denne fordi den hjelper til gjøre prosessene enklere, samt at den gir mye tid til oppgaver. Detaljer sparer vi til huskesedlene. Først en overordnet prinsipiell gjennomgang av temaet, 5-10 min. Så deles oppgavene ut, disse henviser til huskesedlene. Ta frem permen, vis innholdsfortegnelsen. Huskesedlene har til venstre navnet på knappen, menyvalget eller funksjonen du skal velge/utføre, og til høyre bilde av den samme. I midten mer detaljer for de som ønsker dette. Korttidshukommelsen husker tekst, men langtidshukommelsen husker bilder ;-) Noen av oppgavene har ekstraoppgaver som kun er tenkt for de som evt ligger litt foran resten av gjengen. Etter oppgavene (som forhåpentligvis alle rekker), går instruktøren igjennom noen av dem, samt noen tips&triks på tavlen. Dette er eneste gang instruktør er inne i selve programmet. Dette tar 5-10 minutter. Deretter 15 minutters pause. Hver hele time. Slå av lyd og vibrering på tlf, ønsker minst mulig forstyrrelser for dere alle under kurset, pausene er lange med tanke på at de som må ta telefoner og svare på mailer skal få litt tid til det underveis. Lunchen er på 45 min. Spør når det passer dem best, legg opp kurset i forhold til dette. Holder på til kl 15 (NB! Ikke gå over tiden!!!)

5 Elementmodellen Prosjekt Sak Dokument Eiendom Kontakter Aktiviteter
En liten repetisjon på elementmodellen i 360. Utvalg og utvalgsmedlemmer ligger i Kontakter. Der ligger også politiske partier og partimedlemmer. Saksframlegg/innstilling og Vedtak er Dokumenter. Møtene i utvalgene ligger i Aktivitet.

6 To roller i 360° Utvalgssekretær (Mia) Saksbehandler (Hans)
Idag vil dere jobbe med to ulike roller i 360: Utvalgssekretær og Saksbehandler. Det er de to rollene som benyttes i 360 Utvalgsbehandling.

7 360° Møteadministrasjon Saksbehandler Utv.sekretær Behandling Agenda
Saksframlegg Behandling Agenda Xxxx Jeg skal begynne med å gi et overblikksbilde av utvalgsmodulen i 360. Som jeg nevnte er det rollene Saksbehandler (klikk) og utvalgssekretær (klikk) vi skal jobbe med idag. Som Utvalgssekretær oppretter man Utvalg (klikk) - også kalt Nemd, Råd eller Styre - som innebærer at en gruppe personer skal møtes og ta beslutninger i saker. Utvalgssekretæren setter opp (klikk) møtene og (klikk) dagorden for møtet. Som saksbehandler får jeg inn ulike problemstillinger som skal utredes og besvares. I noen tilfeller er jeg som kompetent saksbehandler i stand til å gjøre vedtak selv, men i andre tilfelle skal saken behandles i et utvalg. Jeg som saksbehandler gjør i disse tilfellene en utredning og skriver forslag til vedtak basert på dette, ett (klikk) Saksframlegg. Saksframlegget setter jeg opp med en (klikk) behandling plan, dvs hvilke utvalg som skal uttale seg i saken og hvilket utvalg som skal gjøre vedtak. Dette kommer senere som en sak for behandling i utvalget som utvalgssekretæren plasserer inn på rett møte og på rett sted i møtets dagsorden. (Klikk) Deretter produserer Utvalgssekretæren en møteinnkalling. Hvordan møteinnkallingen er utformet varierer i de ulike organisasjoner, men det er vanlig at den inneholder tid og sted for møtet samt dagsorden med oversikt over saker som skal behandles. Møteinnkallingen kan i 360 produseres på to ulike måter. Tradisjonelt som et worddokument som skrives ut och sendes ut til alle deltakare, men også som en digital møtebok. Det som er bra med en digital møtebok er bla at deltakerne får bedre struktur og overblikk over saker og vedlegg, men også at man sparer miløet. (Klikk) Vedtaket lagres både under møtet, men også i samme sak som saksframlegget. ? (Klikk) Så dette er det overordnede bildet av utvalgsmodulen i 360 Og opplegget idag er at vi kommer til å arbeid med denne prosessen: (Klikk) Opprette politikere, utvalg, medlemmer og møter (Klikk) Saksframlegg (Klikk) Dagsorden og forberede møtet (Klikk) Møte administrasjon etter møtet Møteinnkalling Protokoll Vedtak

8 Opprette politikere og politiske partier
Vi skal nå se på hvordan du oppretter politiske partier og politikere. Denne leksjonen tar 5-10 minutt.

9 Kontakttyper i 360° Virksomhet
Ex: firma, organisasjon, kommune, politisk parti. Kontaktperson - Ansatt i en virksomhet - Arver kontaktinformasjon fra virksomheten I 360 har du 3 kontakttyper: Virksomhet: Politisk parti opprettes på samme måte som virksomhet. Politiker opprettes som enten kontaktperson eller som privatperson. Privatperson

10 Opprett kontakt Egil Hansen Politiker
Prosjekt Sak Aktiviteter Dokument Eiendom Kontakter Egil Hansen Politiker Du går inn på Ny i hovedmenyen, og velger elementet. I dette tilfellet Kontakt. Så velger du kontakttype (for eksempel kontaktperson). Du kommer da inn i registreringsbildet for kontaktpersonen. Noen felter vil være obligatoriske (for eksempel på kontaktperson fornavn, etternavn og virksomhet de er ansatt i). Husk at det er flere steg. Spesielt steget Kommunikasjon, der du legger inn epostadressen. Når du er ferdig klikker du på fullfør

11 Opprette politiske partier og politikere
Egenskaper på en kontakt Politisk parti Virksomhet Kategori = Politisk parti Navn = Arbeiderpartiet Søkenavn = Arbeiderpartiet Politiker Kontaktperson eller Privatperson Kategori = Politiker Relasjon: Parti = Arbeiderpartiet Relasjon Et politisk parti, f.eks. Arbeiderpartiet (klikk) opprettes med hjelp av kontakttypen,(klikk) Virksomhet, Det viktigae her er å velge (klikk) kategorien Politiskt parti. (klikk) Et tips er å legge inn partiets kortnavn (Ap) i feltet Søkenavn. Politikere kan enten være kontaktpersoner eller privatpersoner. De fleste vil nok være privatpersoner. På disse skal kategorien politiker være valgt. De knyttes deretter til sitt parti via Relasjonen Parti. Ingvar

12 Opprette politisk parti
Opprette virksomhet Legg til kategori [Politisk parti] Redigere kontakt Legg til kategori [Politiker] Angi relasjon til Politisk parti Angi e-post for møtedokument Gå igjennom stegene, del ut oppgavene. Bruk 20 minutter på oppgave 1 og 2, 5 min på gjennomgangen etterpå. Tips og triks: Dersom en politiker er ansatt i intern organisasjon skal ikke personen registreres på nytt. Bare legg til kategorien Politiker på personen (i tillegg til kategori Inern). Klokka er nå ca 10. Ta 15 min pause.

13 Opprette utvalg og møte
Bruk 10 minutter på denne leksjonen Nå skal vi opprette utvalg og en møtedato for utvalget. Jeg foreslår at vi oppretter et utvalg hver, som vi bruker under resten av kurset. Gi utvalget et navn som er unikt, som f.eks inneholder navnet ditt, f.eks Olas utvalg og Karis utvalg.

14 Opprett utvalg, møteplan og dagsorden for møtet
Opprette Utvalg med medlemmer Møter Dagsorden/Agenda I denne delen inngår disse elementene:

15 Opprette ny utvalg ∞ + Periode + Medlemmer -rolle -periode
yyyy-mm-dd + Periode + Medlemmer -rolle -periode For å opprette et nytt utvalg gjør man som man alltid gjør når man oppretter noe nytt i 360, vi bruker menyen NY, og i dette tilfellet velger vi Utvalg. Dette valget finnes kun for rollen Utvalgsekretær. Når man oppretter et nytt utvalg må man alltid angi en Periode som betyr mellom hvilke datoer et utvalg er aktivt. det kan f.eks være en mandatperiode på fire år. Du skal også legge til medlemmer i utvalget, Ulike roller som Ordfører Vara ordfører Medlem Varamedlem Disse medlemmene kan være politikere, men det er ikke nødvendig. = Ferdig utvalg

16 Opprette møter for utvalget
+ Xxxxx (åååå-mm-dd tt:mm-tt:mm) Starttid Sluttid Tittel= Utvalgsnavn (Starttid-Sluttid) Deltakere kobles på automatisk For å registrere møtene til et utvalg må du også være rollen Utvalgsekretær. (Klick)Du søker fram et utvalg, enten fra skrivebordet eller via søk (klick)Du legger opp et møte for utvalget i 360 og obligatoriske felt er (Klick)Starttid (klick)Sluttid (klick)som tillsammen med utvalgsnavnet blir tittelen på møtet. Du kan endre tittelen til noe annet om du foretrekker det (klick)Du behøver ikke legga medlemmene i utvalget som medlemmar for møtet, de følger med automatisk. (klick) (klick)For hvert utvalg kan man legge opp flere møter. Xxxxx (åååå-mm-dd tt:mm-tt:mm)

17 Legge opp dagsorden Dagsorden + Xxxxxxx Plansaker Byggesaker
Xxxx xxxx xxx Xxxxxx xxxxx xxxx + Xxxx xxxx xxx Xxxxxx xxxxx xxxx Xxxxxx xxxxx Plansaker Byggesaker Beskrivelse Type Behandling av utvalgssaker Referatsaker Delegerte saker osv Referatsaker Xxxx xxxx xxx Xxxxxx xxxxx xxxx Utvalgssekretæren setter også opp for hvert møte er struktur for (klick)møtets dagsorden med de ulike (klick)Dagsordenpunktgene. (Klick)Under disse punkter sorteres senare i prosessen (klick)alla saker inn som skal tas opp i møtet. Hvert Dagsordenpunkt gis en beskrivelse. Det går også an å velge hvilken type dagsordenpunktet skal ha.

18 Typens betydning for dagsordenpunkt
Type (ikke obligatorisk) Dagordningspunkt uten type Dagordningspunkt med type X Saksframlegg Type er ikke obligatorisk, men type styrer hvordan dagsordenpunktene kan brukes senere i prosessen Dagsordenpunkt uten type Et saksframlegg kan f.ex. ikke legges inn for behandling under et Dagordenpunkt som mangler type Disse kan bare brukes for Informasjon av ulik slag som skal formidles under møtet, f.eks Referatsaker eller Orienteringssaker. Saksframlegg kan legges inn under dagsordenpunkter med type Alle disse gjøres tilgjengelige for saksbehandlere når en behandlingsplan skal settes opp

19 Registrere medlemmer i steg [Medlemmer]
Opprette nytt utvalg Opprette møtet Opprette nytt utvalg Registrere medlemmer i steg [Medlemmer] Fullfør Velg utvalg Opprett møte Angi møtetid Fullfør Gå igjennom stegene, del ut oppgavene. Bruk 20 minutter på oppgave 1 og 2, 5 min på gjennomgangen etterpå. Tips og triks: ???? Klokka er nå blitt ca ta 15 min pause

20 Saksfremlegg Denne leksjonen bruker du 5 minutter på.
Det er saksbehandler som oppretter saksfremleggene. Vi bytter rolle.

21 Opprett dokument fra sak
Nytt Dokument Type: Saksframlegg Fyll inn informasjon NB: Husk steget Behandling Velg mal Fullfør registreringen Saksdokumenter MÅ være tilknyttet en sak. Stå på saken. Fra fanen ”Dokumenter” velg ”nytt dokument”. I veiviser for dokument fyller du inn nødvendig informasjon. Her er det viktig å velge rett dokumenttype: Saksframlegg/Innstilling. Du får da tilgang til fanen Behandlinger. Gå inn her og søk fram hvilket utvalg saken skal til, og evt møtedato (som er valgfritt). Legg merke til at type behandling er ‘Behandling av utvalgsak’. Du har muligheten til å sette opp at saken skal til flere utvalg. Gå tilbake til Generelt-fanen og velg ønsket mal fra feltet maler. Når du fullfører registreringen vil da word åpnes og informasjon fra dokumentet flettes inn i filen i hht til oppsett av mal. Når du er ferdig lukker du word, du får da spørsmål om du ønsker å sjekke inn filen. Svar ja på dette spørsmålet, og filen knyttes til dokumentet du opprettet.

22 Ekspedere saksframlegg
Dokumenter under arbeid Ekspeder Saksframlegg under arbeid vises i arbeidslisten Dokumenter under arbeid. Når du er ferdig med dokumentet markerer du foran og velger ”ekspeder”. Dokumentet får nå status Ferdig, og forsvinner fra arbeidslisten. Utvalgsekretær ser nå at saksframlegget er klart til å sendes ut til utvalgsmedlemmene.

23 Opprette saksframlegg
Velg Ny, Dokument Velg type Saksfremlegg Fyll inn relevante felter OBS! Flere steg Meld opp til møte Fullfør Gå igjennom stegene, del ut oppgavene. Bruk 15 minutter på oppgavene deretter 5 min til gjennomgang. Tips og triks: Dersom du har glemt å velge mal når du trykker fullfør, får du opprettet et dokumentkort uten fil. For å få opprettet filen går du da til dokumentkortet. På fanen Filer ligger det en knapp Opprett fil. Velg ‘Opprett fil ved hjelp av mal’, og velg malen Saksframlegg/Innstilling. Da starter Word, og du kan skrive saksframlegget. Nå er klokka blitt Etter lunch lager du et saksfremlegg til, bruk 15 min på det (fra )

24 Saksliste/Møteinnkalling
Denne leksjonen bruker du 10 minutter på. Utvalgssekretæren gjør dette.

25 Melde inn saker på agenda
Saksframlegg fra saksbehandler Klage Klage Før man produserer møteinnkalling sorterer man inn saksframleggene som ligger på utvalget under riktige Dagsordenpunkter. Rediger dagsorden Flytt sakene inn på dagordning: Saker til behandling Referatsaker Evt andre dagsordenpunkter Fullfør Det er mulig å låse møtet for flere saker (møtets kontekstmeny) Klage Klage

26 Produser og lagre møteinnkalling i 360°
Add-Ins XXXXX XXXXXXX XXXXX XXXXXX Lagre møteinnkalling Søk frem utvalg og velg møte. Velg Produser og velg Møteinnkalling Filen åpnes i word Gjør nødvendige justeringer og kontroller at dokumentet er ok og Lagre i 360 (knapp i Word) OBS! Alla saksframleggene må være ekspedert av saksbehandler for at innholdet skal komme med i møteinnkallingen. Hvis saksbehandler har glemt dette kan utvalgsekretær gjøre det på vegne av saksbehandler.

27 Ferdigstille dagsorden Opprette møteinnkalling
Opprette dagsorden[Oppdatere dagsorden] Legg til saksframlegg på dagsorden Fullfør Opprette innkalling Vente mens Word oppretter filen Kontrollere innholdet Lagre innkallingen i Word Gå igjennom stegene, del ut oppgavene. Bruk 30 minutter Tips og triks: Vis hva som skjer i møteinnkallingen dersom et av saksframleggene ikke er ekspedert. Klokka er nå blitt ca Ta 15 min pause.

28 Møteadministrasjon etter møtet
Denne presentasjonen bruker du 10 minutter på.

29 Etter møtet – Endre status på møtet
Under forberedelse Offentlig Låst dagsorden Avholdt Avlyst/ Utsatt Når møtet er avholdt settes møtestatus til Avholdt. Avholdt. Når møtestatus settes til Avholdt endres status på sakene på møtet til Behandlet. Utsatt møte. Dagsorden for det avlyste møtet tas bort. Sakene blir tilgjengelige for å settes opp for behandling på neste møte Avlyst møte.

30 Etter møtet: Varamedlem
Må finnes i utvalget med rollen varamedlem Legg til relasjon mellom varamedlem på utvalg och stedfortreder på møtet For å kunna være stedfortreder på et møte, må medlemmen være registreret som varamedlem i utvalget.

31 Etter møtet: Opprette protokoll og saksprotokoll (vedtak overføres til saken)
Innkalling [Lagre] Protokoll Add-Ins XXXXX XXXXXXX XXXXXX Lagre møteinnkalling Når møtet er over tar utvalgssekretæren og produserer en møteprotokoll. Protokollen bygges opp fra dagsorden og saksframleggene. Utvalgssekretæren kompletterer protokollen med vedtakene. Når utvalgssekretæren har redigert ferdig og kontrollert at protokollen er komplett lagrer han / hun dette i 360 via knappen [Lagre i 360] i Word. Utvalgssekretæren oppretter og distribuerer saksprotokollene (vedtakene) fra Word ved å benytte koplingen som ligger i malen. Vedtak Vedtak Vedtak Vedtak

32 Registrer oppmøte Opprett protokoll og protokollsutdrag Velg møte
Justere medlemmers oppmøte Angi varaoppmøte Sluttfør Opprett protokoll [Produser protokoll] Kontroller/kompletter innholdet Lagre protokoll med knapp i Word Lagre saksprotokoll (vedtak på arkivsaken) Gå gjennom stegene, del ut oppgavene. Bruk 20 minutt på oppgavene, 5 min på gjennomgang etterpå. Tips og triks:

33