Stian Skarnes Gregory, Product Manager eArkiv 360° Stian Skarnes Gregory, Product Manager 15. april 2015

eArkiv 360° - selvstendig eArkiv løsning Enklere arkivdanning Enklere avlevering En mer komplett virksomhetshukommelse Et klarere skille mellom dokumentproduksjon, saksbehandling og arkiv

Bakgrunn: eArkiv 360° Det svenske riksarkivets eArkiv modell

Bakgrunn: eArkiv 360° en Records Management server – ikke et dokumentlager An EDMS… An ERMS… allows documents to be modified and/or to exist in several versions; prevents records from being modified; may allow documents to be deleted by their owners; prevents records from being deleted except in certain strictly controlled circumstances; may include some retention controls; must include rigorous retention controls; may include a document storage structure, which may be under the control of users; must include a rigorous record arrangement structure (the classification scheme) which is maintained by the Administrator; is intended primarily to support day-to-day use of documents for ongoing business. may support day-to-day working, but is also intended to provide a secure repository for meaningful business records.

Bakgrunn: eArkiv 360° OAIS modellen

eArkiv 360° - hybrid XML og SQL basert løsning What is “unmapped data”? When records are imported from a business system they can consists of both Meta data and files. The amount of Meta data will differ from system to system. An invoicing system might have 30 invoice specific fields, while a DM system might have 20 document centric fields. If you wanted to import all data from both these systems into 360°; you may need to create almost 50 custom fields to save all the data (mapping source to destination). eArchive 360° solves this by handling unmapped data in its original form, only requiring a minimal set of fields to be mapped. Alle data lagres som XML Støtter flere “skjema” og arkivstrukturer Reduserer kompleksitet - øker fleksibilitet og skalerbarhet Alle opprinnelige metadata kan importeres Dokumenter i sitt opprinnelige format Alle data er søkbare og kan presenteres fullt ut for brukerne Man velger selv hva som skal “mappes” felter i database (f.eks Fakturanr/Kundenr)

eArkiv 360° - noen funksjonelle egenskaper Import basert på XML (SIP) Export til XML (DIP) - avlevering Fleksibel metadata håndtering Konsistenskontroll Administrasjon av Klassifikasjon Kassasjonsfunksjoner Formatkonvertering og -kontroll Sikkerhet Søk og gjenfinning Integrasjoner er enkelt

eArkiv 360° IMPORT -Ingest av SIP (XML+Filer) (fra flere kilder) - XML Skjema validering - «Checksum control» -Meta Data mapping -Fil format kontroll -Batch eller synkron -Import profiler - m.m. GRENSESNITT -Web klient - Søk og gjenfinning - Hierarkisk browsing - API-er EKSPORT - Produksjon av XML (DIP/SIP) - Meta data kontroll -Fil format kontroll -Batch eller synkron -Eksport profiler ARKIVET -Funksjonalitet for klassering - «Meta data management» -Kassasjon -Tilgangskontroll Format konvertering Admin.verktøy M.m. SIP DIP AIPs

eArkiv 360° – noen brukscenarier Arkivkjerne for fagsystemer Enklere integrasjoner Støtte for «alle» XML skjema / data strukturer Alternativ til konvertering fra andre NOARK systemer Reduserte kostnader Enklere å håndtere «feil» i kildedata «Historisk arkiv» etter periodisering av sak/arkivsystem Enklere og mer fleksibelt «mellomarkiv» hos arkivskaper Økt ytelse i produksjonssystemet Støtte for “kontinuerlig avlevering” Løpende overføring av dokumenter til eArkiv eArkiv som «Arkivets» fagsystem’ Periodisering og avlevering herfra

Som alternativ til konvertering (“historisk arkiv”) ESA ePhorte Acos websak DocuLive NOARK-4 NOARK-3 NOARK-5 Ingest framework (import profiles) Public 360° Sak/Arkiv Søk XML (+ docs) eArkiv 360° XML (+ docs) Eksternt Langtidsarkiv

Overføring til eArkiv ved periodisering Søk & relasjoner Public 360° Sak/Arkiv eArkiv 360 XML (+ docs) Eksternt Langtidsarkiv Ingest framework XML (+ docs)

Som arkivkjerne for fagsystemer HR/ Økonomi SharePoint Filsystem Fagsystem Import profilene håndterer forskjellige metadatastrukturer Ingest framework (import profiles) XML (+ docs) eArkiv 360° Eksternt Langtidsarkiv

Arkivering til eArkiv som “kontinuerlig avlevering” Søk & relasjoner Public 360° Sak/Arkiv eArkiv 360 XML (+ docs) Eksternt Langtidsarkiv Ingest framework XML (+ docs) Når en sak lukkes – overføres hele saken, eller Når et dokument journalføres/arkiveres kopieres /flyttes jpost