Kurs for lokal prosjektstøtte (LP) Prosjekthåndtering ved NTNU November 2008

Agenda Tidspunkt Tema 09.00 – 10.00 Innledning Prosjektorganisering ved NTNU og gjennomgang av ulike finansieringskategorier 10.15 – 11.15 Oppgaver Retningslinjer for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) 11.15 – 12.00 Lunsj 12.00 – 13.00 Krav til regnskapsføring og budsjettering 13.15 – 14.00 14.15 – 15.15 Rapportering, budsjettrevisjon og prosjektavslutning Veien videre? Hva vil være fokus innen BOA fremover? Oppsummering/spørsmål

Statlig grunnbevilgning (BFV) Illustrasjon over pengestrømmen ved NTNU Eksterne oppdragsgivere og bidragsytere Forskningsrådet (BOA) Statlig grunnbevilgning (BFV) Ramme- bevilgning Strategi- og omstillingsmidler Bidrags- og oppdragsfinansierte prosjekter (herunder NFR-prosjekter) Ramme/drift Driftsregnskap Interne prosjekter Strategi- og omstillings- prosjekter Prosjekter Registreres i Maconomy Prosjekter – kun ved behov for oppfølging av enkeltaktiviteter Registreres i OF Prosjekter Registreres i OF Eksterndriftsprosjekter: Kompensasjon fra EFV til BFV. Per Inge Andresen. 24.05.07

Prosjektorganisering ved NTNU Bevilgningsfinansiert virksomhet (BFV): ”Tildelinger fra departementer til drift og anskaffelse av varige driftsmidler” For NTNU omfatter dette grunnbevilgning og andre tilskudd fra Kunnskapsdepartementet som skal dekke universitetets primærvirksomhet. Prosjekter knyttet til BFV: - Ramme Felles (RF): Prosjekter i 09-serien knyttet til felles tiltak/aktiviteter - Ramme Drift (RD): Prosjekter i 700-serien knyttet til aktiviteter i rammebevilgningen som skilles ut som interne prosjekter - Ramme, Strategi og Omstilling (RSO): Prosjekter i 800-serien som er øremerket spesielle strategiske tiltak eller aktiviteter. - Ramme Drift 69 (RD69): Prosjekter som har til hensikt å avregne transaksjoner ved enhetens drift knyttet til den eksternfinansierte virksomheten (eksempelvis indirekte kostnader, timeføring og lab-virksomhet)

Prosjektorganisering ved NTNU Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA): Den virksomhet som ikke er finansiert over institusjonens egen grunnbevilgning Nytt reglement (Rundskriv F-20-07) fremstiller BOA på følgende måte: Grunnbevilgning Bidragsfinansiert aktivitet Oppdragsfinansiert aktivitet Bevilgning stilt til rådighet fra Kunnskapsdepartementet Bevilgninger stilt til rådighet fra andre departementer og offentlige etater Tilskudd fra NFR Tilskudd fra EU Andre bidrag eller gaver Vederlag for oppdrags- prosjekter - Andre inntekter

Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) Bidragsfinansiert aktivitet: ”Prosjekter hvor institusjonen henter støtte fra nasjonale og internasjonale finansieringskilder, uten krav til leveranse (uten motytelse) ved avtale/kontraktinngåelse” Oppdragsfinansiert aktivitet: ”Prosjekter institusjonen utfører mot vederlag (betaling) fra ekstern(e) oppdragsgiver(e), med krav til leveranser (med motytelse) ved avtale/kontraktsinngåelse.

Finansieringskilder og bruk av prosjektnummer, BOA Bidrag: Oppdrag: Bidragsyter Prosjektnummer Norges Forskningsråd 10000000 Stat 25000000 Kommune/fylkeskommune 26000000 Næringsliv/private 40000000 Randsone 46000000 Organisasjoner/fond/legater 47000000 Samfinansiert 50000000 Nordiske fond 60000000 EU-prosjekter 62000000 Utland, forøvrig 65000000 Oppdragsiver Prosjektnummer Stat 31000000 Kommune/fylkeskommune 32000000 Næringsliv/private 34000000 Samfinansiert 35000000 Utland 36000000 Randsone 37000000 Felleskostnader, oppdrag 39000000 NB! Kurs og konferanser med deltakeravgift registreres som prosjekt i 58-serien og håndteres i OF. Egne rutiner vil bli utarbeidet for regnskapsføring og håndtering av kurs og konferanser.

Regnskapsføring av bidrags- og oppdragsfinansiert i NTNUs regnskap

Oversikt over ulike finansieringskategorier, BOA Norges forskningsråd (NFR – Direkte innbetaling): Prosjekter hvor NTNU er kontraktspart ovenfor NFR og bevilgning blir overført direkte til NTNU. NFR skiller mellom to hovedtyper av prosjekter: - Forskerstyrte prosjekter hvor bevilgninger overføres automatisk tertialvis - Brukerstyrte prosjekter hvor kontraktspart må fakturere NFR iht tilsagn innen 20.januar påfølgende år. Her kreves det innsending av en egen regnskapsrapport som skal vise faktisk forbruk på prosjektet. NB! For NTNU sin rapportering i regnskapet er det viktig at NFR sitt kontraktsnummer registreres i referansefeltet i Maconomy. Eks: 178510/V10 Det skal IKKE faktureres inntekter fra andre eksterne finansieringskilder på NFR-prosjekter.

Oversikt over ulike finansieringskategorier NFR via 3.part: Prosjekter hvor NTNU har inngått samarbeidsavtale med ekstern part (koordinator) som står ansvarlig som kontraktspart ovenfor NFR. NB! Det stilles krav til egne konsortieavtaler for denne type prosjekt som regulerer samarbeidsforholdet mellom NFR, ekstern part (koordinator) og NTNU. Dette er viktig mht om NTNU blir betraktet som underleverandør eller samarbeidspartner i prosjektet. Eksempel på kontrakt hvor NTNU er samarbeidspartner i et NFR-prosjekt (NFR via 3.part):

Oversikt over ulike finansieringskategorier Stat: Prosjekter med finansiering fra andre departementer, direktorater/etater, statlige universiteter og høgskoler. Kommune/fylkeskommune Næringsliv/private Organisasjoner/fond/legater: Prosjekter finansiert av ideelle organisasjoner, fond og stiftelser

Oversikt over ulike finansieringskategorier Randsone: Prosjekter finansiert av selskaper/stiftelser som NTNU har eierinteresser i eller har inngått samarbeidsavtaler med (NB! Det finnes en egen lenke (hjelpefunksjon) i Maconomy med oversikt over finansieringskilder som tilhører kategorien Randsone). Eks: - SINTEF - NTNU Samfunnsforskning AS - NTNU Technology Transfer Office AS - Helse Midt-Norge - St Olavs Hospital - Samarbeidsorganet Helse Midt-Norge og NTNU Samfinansiert: Prosjekter som er finansiert av ulike finansieringskilder knyttet til ulike kategorier. Dersom et prosjekt har mindre enn 75% fra en og samme finansieringskategori skal prosjektkategorien ”Samfinansiert” benyttes. Eks: 50% Næringsliv, 25% Fylkeskommune, 25% Stat

Oversikt over ulike finansieringskategorier Nordiske fond EU-prosjekter: Prosjekter finansiert av EUs rammeprogram (inkl. Marie Curie-prosjekter) og utenfor EUs forskningsdirektorat (eksempelvis prosjekter knyttet til programmene Sokrates, Leonardo da Vinci og ERASMUS) Utland forøvrig Felleskostnader, oppdrag: Regnskapsføres i prosjektnummerserie 39 og benyttes til å synliggjøre felleskostnader knyttet til NTNUs oppdragsvirksomhet som ikke gjelder et enkelt oppdragsprosjekt, men hvor NTNU likevel har fradrag for inngående merverdiavgift. Slike prosjekter skal ikke benyttes til å fakturere eksterne kunder. Eksempel: - Oppdragsvirksomhetens andel av driftskostnader - Oppdragsvirksomhetens andel av investeringen

Bruk av hoved- og delprosjekter Det kan ofte være hensiktsmessig å opprette flere delprosjekter knyttet til et hovedprosjekt. Dette kan være hensiktsmessig av følgende grunner: - Skille regnskapsføring på ulike aktiviteter i prosjektet - Prosjekter som er tilknyttet ulike fagmiljøer/kostnadssted (spesielt viktig for synliggjøring av ressursbruk/aktivitet mht NTNUs inntektsfordelingsmodell) - Prosjekter som har flere prosjektledere med ansvar for ulike aktiviteter - Prosjekter med flere finansieringskilder/kunder - Aktiviteter innad i prosjektet som har ulik MVA-behandling (NB! Bidrag og oppdrag skal ikke blandes sammen som hoved- og delprosjekt) - Synliggjøring av bestemte ytelser på et prosjekt som er finansiert av egeninnsats - Ulik faktureringsvaluta på prosjekter NB! Merk at bevilgninger fra Norges forskningsråd (NFR) alltid skal skilles ut enten som eget hovedprosjekt eller som delfinansiering på et delprosjekt

Prosjektportefølje ved NTNU (pr 01.11.2008) Finansieringskilde Hovedprosjekter Delprosjekter Sum prosjekter Norges Forskningsråd (NFR) 499 917 1416 NFR via 3.part 288 148 436 Stat 292 313 605 Kommune/fylkeskommune 57 24 81 Næringsliv/privat 527 168 695 Randsone 212 5 217 Organisasjoner/fond/legater 195 34 229 Samfinansiert 52 125 177 Nordiske fond 22 13 35 EU-prosjekter 112 115 227 Utland for øvrig 100 134 SUM 2356 1896 4252

Prosjektportefølje ved NTNU (pr 01. 11. 2008) Det er pr 01. 11 Prosjektportefølje ved NTNU (pr 01.11.2008) Det er pr 01.11.2008 registrert 3744 bidragsprosjekter og 508 oppdragsprosjekter ved NTNU (inkl. delprosjekter). Ksted/Enhet Hovedprosjekter Delprosjekter Sum prosjekter 31 – VM 129 72 201 61 – AB 45 29 74 62 – HF 87 141 228 63 – IME 221 300 521 64 – IVT 636 438 1074 65 – DMF 550 116 666 66 – NT 491 466 957 67 – SVT 128 188 316 Andre enheter 69 146 215 SUM 2356 1896 4252

Krav til regnskapsføring av bidrags- og oppdragsfinansierte prosjekter - retningslinjer Økonomistyring av bidrags- og oppdragsfinansierte prosjekter reguleres på overordnet nivå av: Reglement om statlige universiteter og høyskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer (fastlagt av Kunnskapsdepartementet med virkning fra 01.01.2008). NTNU har egne retningslinjer for økonomistyring av bidrags- og oppdragsfinansierte prosjekter som utfyller det overordnede regelverket: Hovedregler for økonomiforvaltningen ved NTNU (fastsatt av styret 07.11.2005 med virkning fra 01.01.2006) Økonomiinstruks for økonomiforvaltningen ved NTNU (fastsatt av rektor gjeldende fra 01.03.2006) (NB! Disse er under revisjon høsten 2008)

Prosjektprosessen ved NTNU – budsjett, regnskap og rapportering

Krav til prosjektkontrakter For alle bidrags- og oppdragsfinansierte prosjekter skal det foreligge en kontrakt eller avtale som fastsetter de økonomiske rammene for prosjektet (jfr NTNUs økonomiinstruks, kap. 5.1.2 og 5.1.3) Kontrakten er det viktigste dokumentet for ethvert prosjekt og skal minimum spesifisere innhold, omfang, varighet, ansvarsforhold og rettigheter i prosjektet. Undertegnet kontrakt gir grunnlag for finansiering av et prosjekt og gir dermed grunnlag for opprettelse av prosjektnummer og tilsetting av prosjektmedarbeidere. Kontrakter arkiveres lokalt av den prosjektadministrerende enhet. Økonomiavdelingen skal alltid ha en kopi av kontrakten før prosjektet opprettes for eventuell innsyn for revisjon eller universitetets ledelse.

Budsjett, regnskap og rapportering Et budsjett har til hensikt å tallfeste og prissette aktiviteter for å gjennomføre et prosjekt. Budsjettet vil dermed være et viktig styrings- og plandokument for oppfølging av prosjektet. Et regnskap skal gi oversikt over registrerte faktiske inntekter og kostnader som er påløpt på prosjektet. Regnskapstallene gir mulighet for å kontrollere om midlene er blitt forvaltet i henhold til budsjett og kontrakt. Rapportering omfatter både en økonomisk og faglig rapport iht de krav og retningslinjer som prosjektets finansieringskilde krever. Den økonomiske rapporteringen skal synliggjøres gjennom påløpte kostnader som skal gjenspeile prosjektets gjennomførte aktiviteter.

Forutsetninger for god økonomisk styring av bidrags- og oppdragsfinansierte prosjekter Mål: Gi prosjektleder nødvendig økonomisk styringsinformasjon for å gjennomføre prosjektet Planlegging: Utarbeide et godt budsjett som vil være utgangspunkt for gjennomføring av prosjektets aktiviteter Registrering: Riktig regnskapsføring som skal gjenspeile prosjektets aktiviteter Analyse: Forutsetter gode rapporterings- og økonomistyringssystemer som gir muligheter for god kvalitetskontroll og oppfølging av måloppnåelse i prosjektet Mål Planlegging Registrering Analyse

Krav til prosjektbudsjett NTNUs økonomiinstruks kap. 5.1.5: ”For alle prosjekter med hel eller delvis ekstern finansiering skal det settes opp et prosjektbudsjett som viser alle kostnader og inntekter. Budsjetterte kostnader skal omfatte alle direkte og indirekte kostnader som beregnes å medgå for å fullføre prosjektet, uavhengig av finansiering. Budsjettet skal vise full dekning av indirekte kostnader selv om de eksterne finansieringskildene bare dekker en del. Budsjetterte inntekter skal omfatte inntekter fra eksterne finansieringskilder, eventuell egenandel og annen egeninnsats og eventuelle interne tilskudd”.

Krav til prosjektbudsjett - Oversikt - Finansiering fra ekstern finansieringskilde - Egenandel indirekte kostnader - Egeninnsats = Sum Inntekter (finansiering) - Lønn og sosiale kostnader - Indirekte kostnader - Andre direkte kostnader (investeringer, drift, reise- og representasjon) = Sum Kostnader

Hvorfor er prosjektbudsjettet viktig? Skal gi prosjektleder viktig styringsinformasjon for å gjennomføre aktivitetene på prosjektet Et prosjektbudsjett skal gi et bilde på omfang av aktiviteter som skal utføres på prosjektet Bidrags- og oppdragsfinansierte prosjekter må sees i sammenheng med enhetens øvrige aktivitet og som en del av enhetens totaløkonomi. Et prosjektbudsjett vil dermed gi instituttet/fakultetet viktig informasjon mht styring og disponering av ressurser (bruk av enhetens personell, utstyr, lokaler og annen infrastruktur)

Budsjettering – krav og anbefalinger Budsjettet skal gjenspeile og gi et mest mulig korrekt og realistisk bilde på hvordan prosjektet skal gjennomføres mht prissetting av aktiviteter. Budsjettet skal periodiseres iht prosjektets varighet. Ved bruk av både hoved- og delprosjekter, skal hele prosjektets budsjett legges inn på hovedprosjektet eller det skal budsjetteres på det enkelte delprosjekt. Ved eventuell forlengelse av prosjektet skal det foreligge en periodisert budsjettrevisjon iht ny sluttdato.

Budsjettering – krav og anbefalinger Detaljeringsgraden av prosjektets budsjett bør være iht krav til oppfølging og rapportering. NB! God input = God output Utarbeid budsjett med runde, fine tall (dette gjør det enklere å følge opp og eventuelt revidere budsjettet): avrund til hele tusen eller hundre avhengig av prosjektets størrelse Det er tilstrekkelig å budsjettere på kontoklassenivå med unntak av: - Brutto belastning av indirekte kostnader: 9113 - Egenandel av indirekte kostnader: 9053 - Synliggjøring av egeninnsats: 9051/9056 - Refusjon av lønnskostnader: 9021/9121 - Synliggjøring av timeføring: 9501

Budsjett vs Regnskap

Krav til prosjektregnskap NTNUs økonomiinstruks kap. 5.1.5: ”Prosjektregnskapet skal vise alle direkte og indirekte kostnader som medgår til å fullføre prosjektet, inkludert lønnskostnader som ikke belastes prosjektregnskapet ved utbetaling. Prosjektregnskapet skal på inntektssiden vise inntekter fra eksterne finansieringskilder og eventuell egenandel og annen egeninnsats.”

Regnskapsføring – krav og anbefalinger 1. Finansiering av prosjekter (prosjektinntekter) 1.1 Finansiering fra ekstern finansieringskilde Inntekter fra den eksterne finansieringskilden genereres ut fra faktura utarbeidet i Maconomy (akonto eller basert på registrert salgspris) Eksterne inntekter som skal omfordeles fra et eksternfinansiert prosjekt til et annet, skal regnskapsføres gjennom bruk av konto 9601 (konto benyttes både som godskrivning og belastning og kun mellom eksternfinansierte prosjekter) Eks: - Omfordeling av inntekter fra hovedprosjekt til ulike delprosjekter - Omfordeling av NFR-bevilgninger på tverrfaglige prosjekter (prosjekter som tilhører ulike fakultet/institutter)

Regnskapsføring – krav og anbefalinger 1.2 Egenfinansiering (egeninnsats) fra NTNU Egenandel av indirekte kostnader (bidragsprosjekter) Egenandel av indirekte kostnader beregnes på grunnlag av regnskapsførte lønnskostnader (lønn og sosiale kostnader). Denne type egeninnsats er automatisert gjennom en månedlig rutine i Maconomy og på prosjektet blir dette regnskapsført på følgende måte: Eks: Et stipendiatprosjekt får dekket 25% indirekte kostnader av ekstern finansieringskilde. Månedslønn inkl. sosiale kostnader for stipendiat: kr 40 000 Følgende kostnader blir regnskapsført på prosjektet: - Lønnskostnad for stipendiat DB – konto 5xxx – kr 40 000 - Brutt belastning, indirekte kostnader (40%) DB – konto 9113 – kr 16 000 - Egenandel av indirekte kostnader (15%) CR – konto 9053 – kr 6 000

Regnskapsføring – krav og anbefalinger Egeninnsats som avtalt del av totalbudsjettet Egeninnsatsen knyttes ikke til bestemte kostnader i prosjektet, men er spesifisert som en andel av totalbudsjettet (avtalt kronebeløp eller prosentsats) for å fullfinansiere prosjektet (eks: Småforsk-prosjekter og Posisjoneringsmidler til EUs 7.rammeprogram finansiert av NFR). Denne form for egeninnsats regnskapsføres på følgende måte: - 9051/9151: Lokal egeninnsats fra fakultet/institutt - 9056/9156: Sentral egeninnsats (Studieavdelingen, Økonomiavdelingen, Rektors kontor osv.) Egeninnsatsen belastes (konto 9151/9156) fra enhetens rammebevilgning (RD, RSO eller RD69) og godskrives (konto 9051/9056) prosjektene gjennom omposteringer som bør skje periodevis (minimum tertialvis) for å gi et mest mulig korrekt bilde av prosjektets regnskap.

Regnskapsføring – krav og anbefalinger Egeninnsats knyttet til bestemte ytelser i prosjektet I enkelte tilfeller skal bestemte ytelser i et prosjekt dekkes som egeninnsats i tillegg til eventuell egenandel av indirekte kostnader. Eksempler på dette kan være synliggjøring av arbeidsinnsats (timeføring) og bruk av laboratorier som benyttes i et prosjekt. Mht oppfølging og rapportering anbefales det at denne form for egeninnsats regnskapsføres på egne delprosjekter. Dette vil gi en enklere oversikt over egeninnsatsen og behovet for postering av dekningen.

Regnskapsføring – krav og anbefalinger Eksempel på synliggjøring av egeninnsats i NFR-kontrakt:

Regnskapsføring – krav og anbefalinger 2. Kostnader 2.1. Lønnskostnader All ressursbruk som medgår for å gjennomføre et prosjekt skal regnskapsføres. Dette kan gjøres ved følgende alternative måter: Ved direkte lønn som belastes prosjektet gjennom utbetaling til prosjektmedarbeidere (regnskapsføres i kontoklasse 5 gjennom fast lønn eller lønn for time/overtidslister, P6-skjema) Ompostering ved bruk av konto 9021/9121 (refusjon av lønnskostnader hvor beregningsgrunnlaget må inkludere lønn og sosiale kostnader). NB! Disse kontoene inngår også i det automatiske beregningsgrunnlaget for indirekte kostnader i Maconomy. Ompostering ved bruk av konto 9022/9122 (NB! Omposteringsbilaget må inkludere lønn, sosiale kostnader og indirekte kostnader). Skal i utgangspunktet benyttes ifm bruk av laboratorier og lignende.

Regnskapsføring – krav og anbefalinger Timeføring (bruk av konto 9501). Timeføring er et nyttig redskap for å synliggjøre medgått ressursbruk på prosjekter for prosjektmedarbeidere som ikke er lønnet direkte på prosjektene. Prosjektmedarbeidere fører timer i Maconomy. Kostnadene belastes prosjektene etter antall timer og kalkulert timepris. Instituttet/enheten godskrives sitt 69-prosjektnummer med samme beløp. Timeføring i Maconomy genererer ikke lønnsutbetaling. Lønnsutbetaling genereres gjennom P6-skjema som belastes enhetens 69-prosjektnummer Belastning av timer bestemmes av antall timer og oppgitte timepriser som registreres med en kostpris og salgspris.

Regnskapsføring – krav og anbefalinger Kostprisen skal vise hva arbeidstiden på prosjektet koster NTNU i lønn og sosiale kostnader og fastsettes på grunnlag av den enkelte medarbeiders lønnstrinn. Kostpris for en prosjekttime skal dekke både kostnadene for denne timen og en andel av interntiden (dvs tid som ikke direkte angår det aktuelle prosjektet som eksempelvis interne møter, sykefravær, faglig oppdatering osv..) Det er utarbeidet fire ulike kostprislister basert på forskjellig antall prosjekttimer pr årsverk avhengig av type prosjekt. Det er også mulig å legge inn egendefinerte kostpriser for den enkelte medarbeider, medarbeiderkategori eller felles for alle medarbeidere på et prosjekt.

Regnskapsføring – krav og anbefalinger Salgsprisen skal vise forventet inntekt knyttet til timene, dvs dekning av lønn, sosiale kostnader, påslag på indirekte kostnader og eventuelt fortjeneste. Salgsprisen kan derfor benyttes som grunnlag for fakturering til kunde. Salgsprisen kan beregnes på følgende måte: - Kostpris + oppgitt avanse (påslag) i % - Legge inn egendefinert salgspris for en enkelt medarbeider, medarbeiderkategori eller felles for hele prosjektet - Benytte salgsprisliste som er basert på medarbeiderkategorier

Regnskapsføring – krav og anbefalinger 2.2 Indirekte kostnader Indirekte kostnader er felleskostnader som ikke kan henføres direkte til det enkelte prosjekt og omfatter blant annet følgende: - Arealkostnader - Administrative tjenester (bibliotek, lokal og sentral administrasjon) - IKT og annen infrastruktur - Avsetning til dekning av syke- og velferdsfravær Indirekte kostnader dekkes i utgangspunktet av NTNU gjennom universitetets rammebevilgning. Det er imidlertid en målsetting at bidrags- og oppdragsfinansierte prosjekter i størst mulig grad selv skal dekke disse kostnadene. For oppdragsprosjekter er det et krav om at alle indirekte kostnader skal dekkes av finansieringskilden, dvs minimum et påslag (netto overheadsats) på 40% som beregnes av lønn og sosiale kostnader.

Regnskapsføring – krav og anbefalinger Ved NTNU beregnes og posteres de indirekte kostnadene på de eksterne prosjektene automatisk gjennom en rutine styrt av den sentrale regnskapstjenesten hver måned ved periodeavslutning Indirekte kostnader belastes prosjektene og godskrives den enkelte enhets 69-prosjektnummer som oppgis når prosjektet opprettes i Maconomy En eventuell egenandel (på bidragsprosjekter) beregnes og posteres samtidig slik at netto belastning blir differansen En eventuell fordeling (av godskrevne indirekte kostnader) mellom institutt og fakultet posteres i OF som samleposteringer uavhengig av Maconomy

Regnskapsføring – krav og anbefalinger 2.3 Andre direkte kostnader Investeringer (kontoklasse 4) Regnskapsføring av større enkeltkjøp og anskaffelser på over kr 30 000 og med begrenset levetid (aktivering og avskrivning). Det finnes egne retningslinjer og regelverk for innkjøp og anskaffelser mht aktivering og avskrivning av eiendeler. Dette berøres ikke i prosjektregnskapet. Driftskostnader (kontoklasse 6) Regnskapsføring av mindre driftskjøp og anskaffelser. NB! Vær spesielt oppmerksom på bruk av konto 6717 (kjøp av FoU-tjenester i NFR-prosjekter hvor NTNU kjøper tjenester fra andre norske universiteter, høgskoler og institutter som betraktes som underleverandør i prosjektet)

Regnskapsføring – krav og anbefalinger Reise- og representasjonskostnader/andre kostnader (kontoklasse 7) Regnskapsføring av reise- og representasjonskostnader, tilskudd og andre kostnader som ikke er benevnt i kontoklasse 4, 5 og 6. NB! Vær oppmerksom på at konto 7796 (gjennomstrømningsmidler) skal benyttes når midler/bevilgninger skal videreføres til eksterne samarbeidspartnere på prosjekter hvor NTNU er koordinator (eks: prosjekter finansiert av NFR og SIU) Interne transaksjoner (kontoklasse 9) - Interne kjøp og salg av tjenester - Indirekte kostnader - Egeninnsats - Timeføring (konto 9501) - Omfordeling av eksterne inntekter (konto 9601) - Avslutning av prosjekter

Regnskapsføring – krav og anbefalinger 2.4 Laboratorie-kostnader All ressursbruk som medgår for å gjennomføre et prosjekt skal regnskapsføres. For laboratoriekostnader på et prosjekt kan dette gjøres ved: Ompostering ved bruk av konto 9022/9122 (Internt kjøp av tjenester) Timeføring i Maconomy ved at utstyret/laboratoriet registreres i systemet på samme måte som prosjektmedarbeidere med tilhørende pris pr time/dag Belastningen av laboratoriekostnadene føres på det eksterne prosjektet, og godskrives enhetens/laboratoriets 69-prosjekt (eventuelt 39-prosjekt).

Rapportering Rapportering på et prosjekt omfatter som regel både en økonomisk og faglig rapport avhengig av de krav og retningslinjer som prosjektets finansieringskilde krever. Den økonomiske rapporteringen skal gjenspeile påløpte kostnader iht prosjektets gjennomførte aktiviteter. Eks: Rapportering til Norges forskningsråd (rapportering på ulike aktiviteter)

Rapportering For prosjekter finansiert av NFR og EU stilles det krav til særskilt rapportering (både fremdrifts- og sluttrapportering), og for disse finansieringskildene er det utarbeidet egne regnskapsrapporter i Maconomy tilpasset rapporteringskravene. For rapportering til andre finansieringskilder som ikke har krav til særskilt rapportering kan følgende rapporter være hensiktsmessig å benytte fra prosjektregnskapssystemet Maconomy: - Saldoregnskap (viser oversikt over regnskapsførte inntekter og kostnader) - Transaksjonsoversikt (viser oversikt over prosjektets påløpte kostnader) - Timeoversikt (viser oversikt over medgåtte timer utført på et prosjekt, som spesielt kan være aktuelt for oppdragsprosjekter)

Forlengelse av prosjekter/budsjettrevisjon Dersom det oppstår forhold som tilsier at et prosjekt må forlenges må en eventuell forlengelse avtales med finansieringskilde og ny kontrakt/avtale utformes (eksempelvis forlengelse pga endring i tilsettingsforhold for stipendiater og tilleggsbevilgninger). Ved forlengelse av en prosjektperiode skal det alltid foreligge en ny budsjettrevisjon med periodisering av budsjett for den nye prosjektperioden. Regnskapsmessig sluttdato vil bli forlenget ytterlige 2 måneder etter prosjektets sluttdato for å sikre at alle innbetalinger og kostnader regnskapsføres før prosjektet avsluttes regnskapsmessig. Dette gjøres av den sentrale regnskapstjenesten.

Prosjektavslutning Når prosjektet er faglig avsluttet og alle inntekter og kostnader som er knyttet til gjennomføring av prosjektet er regnskapsført kan prosjektet avsluttes regnskapsmessig. Enhetene bør jevnlig (månedlig) gå gjennom sin prosjektportefølje og avslutte prosjekter som er inaktive. Dette er blant annet viktig for å få et mest mulig riktig bilde av NTNUs prosjektfordringer/gjeld, samt et riktig bilde over NTNUs prosjektportefølje. Avslutning av oppdragsprosjekter Overskudd fra et oppdragsprosjekt genererer ny egenkapital og skal godskrives et 59-prosjektnummer ved bruk av konto 9092/9192. Tap/underskudd på et oppdragsprosjekt skal dekkes av egenkapital fra et 59-prosjektnummer ved bruk av konto 9093/9193 (dekning av underskudd) eller konto 9094/9194 (konstatert tap)

Prosjektavslutning Avslutning av bidragsprosjekter Bidragsprosjekter genererer prinsipielt ikke overskudd eller underskudd og skal avsluttes mot et 69-prosjekt (avregning mot enhetens driftsregnskap). Dersom et bidragsprosjekt har gjenstående midler før regnskapsmessig avslutning må det først sjekkes ut om midlene skal tilbakeføres finansieringskilden iht inngått avtale/kontrakt. Dersom enheten selv kan disponere de gjenstående midler skal disse primært benyttes til å redusere egenandel av indirekte kostnader (konto 9052/9152) eller annen egeninnsats (konto 9051/9151 eller 9056/9156). Overskridelse på et bidragsprosjekt skal dekkes av å øke egenandel av indirekte kostnader (konto 9052/9152) eller øke annen egeninnsats (konto 9051/9151 eller 9056/9156).

Økonomistyring av eksterne prosjekter: Hva vil det fokuseres på fremover? Departementet har fastlagt nytt reglement om bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet med virkning fra 01.01.2008. Nytt reglement må implementeres ved NTNU gjennom revisjon av instrukser og retningslinjer. Arbeid med ny beregningsmetode, fordelingsnøkkel og satser for indirekte kostnader ved NTNU (basert på arbeid i et fellesprosjekt utredet av en arbeidsgruppe fra de 6 universitetene). Økt fokus på totalbudsjettering av prosjekter, herunder synliggjøring av egeninnsats/egenfinansiering. Dette er blant annet viktig mht å få tilslag på nye prosjekter, samt å få en bedre oversikt over ressursbruken mellom bevilgningsfinansiert og eksternfinansiert virksomhet. Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet må sees som en del av den totale økonomien. Krav om synliggjøring av ressursbruk og timeføring på prosjekter, spesielt ifm prosjekter i EUs 7.rammeprogram Krav til dokumentasjon for kontrakter/avtaler i prosjekter Prosjektavslutning og organisering av hoved/delprosjekt

Oppsummering Hva har vi lært? Ha kjennskap til organisering av prosjekter ved NTNU, herunder kunne skille mellom BFV og BOA, samt ulike kategorier av bidrags- og oppdragsfinansierte prosjekter. Få oversikt over gjeldende retningslinjer og regelverk innenfor Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet. Kunne sette opp et prosjektbudsjett iht de retningslinjer og krav som stilles Kunne følge opp og føre et prosjektregnskap iht de retningslinjer og krav som stilles. Kunne se sammenhengen mellom budsjett, regnskap og rapportering på prosjekter, samt se bidrags- og oppdragsfinansierte prosjekter i sammenheng med den totale økonomien ved enheten. HOVEDMÅL: Være i stand til å følge opp et prosjekt fra søknadsfase til avslutning og gi prosjektleder nødvendig styringsinformasjon til å gjennomføre prosjektet: Budsjettering – Regnskapsføring - Rapportering