Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy prosjektregnskapssystem – Datainnsamling og registrering 15.11.2005 Per Inge Andresen Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

Agenda Avgrensninger og begrepsavklaringer Databehov Finansieringskategorier Prosjektdata Budsjettering Prising Merverdiavgift (mva.) Indirekte kostnader Rapportering Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

Avgrensninger Kun forhold som er spesielle for følgende prosjekttyper tas opp i det følgende: EU-prosjekter Valutaprosjekter Fokus: Datainnsamling Registrering Rutiner Tilpasninger av systemoppsett og layout som man bør kjenne til Det vises forøvrig til: den generelle løsningen i Maconomy generelle retningslinjer og veiledning for registrering av data Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

Begrepsavklaringer Valutaprosjekt EU-prosjekt Et prosjekt hvor fakturering (kundefaktura) skjer i annen valuta enn NOK (norske kroner) Et prosjekt som får sine innbetalinger i annen valuta enn NOK EU-prosjekt Et prosjekt hvor et av EU-kommisjonens organer er finansieringskilde Innbetalingen kan komme til NTNU fra: EU-kommisjonens organ, hvis NTNU er koordinator fo prosjektet En annen virksomhet, som er koordinator for prosjektet Normalt skulle finansieringskategorien følge innbetalings-kilden, men det gjøres et unntak for prosjekter hvor midler går fra EU via en koordinator til NTNU. Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

Generelle databehov Databehov som gjelder øvrige prosjekter, gjelder også EU- og valutaprosjekter Prosjektdata Budsjett Faktureringsbetingelser Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

Særskilte databehov – valutaprosjekter Faktureringsvaluta Hvis mer enn én valuta (flere kunder med ulik valuta): => Delprosjekt for hver valuta Valutakurs som ligger til grunn for budsjettet Er det avtalt fast salgspris målt i faktureringsvalutaen? Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

Særskilte databehov – EU-prosjekter Finansieringskilde Forskningsdirektoratet (DG Research)? Annet direktorat eller EU-organ? Type EU-prosjekt (instrument, action) Eks.: IP, NoE, STREP, MC-RTN, MC-ToK; osv. Kontraktsnr. overfor EU Prosjektnavn i kontrakt med EU Valutakurs som ligger til grunn for budsjettet og avtalt bidrag fra EU Er NTNU koordinator for prosjektet? Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

Finansieringskategorier EU-prosjekter EU – rammeprogram forskning Prosjekter finansiert av EUs rammeprogram for forskning (FP5, FP6) EU – Marie Curie EU – utenom forskningsdirektoratet Prosjekter finansiert av andre EU-organer enn forsklningsdirektoratet Valutaprosjekter Utland forøvrig Andre finansieringskategorier? Hver enhet må undersøke om man har prosjekter som skal faktureres i annen valuta enn NOK, og som man mener skal høre til en annen finansieringskategori. Ta i så fall kontakt. Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

Valg av finansieringskategori Finansieringskategori velges i trinn 1 ved opprettelse av prosjekt Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

Valg av budsjettmal Ny budsjettmal for EU-prosjekter Tilpasset spesielle krav for EU Navn på mal: EU Budsjettmal velges i trinn 1 ved opprettelse av prosjekt Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

Valuta Forhåndsvalgt valuta i budsjettmalene for finansieringskategoriene for EU og ”Utland forøvrig”: EUR Forhåndsvalgt valuta i budsjettmalene for øvrige finansieringskategorier: NOK For andre valutavalg: Velg ”Ingen budsjettmal” ved opprettelse av prosjektet Velg valuta i vinduet (fanebladet) ”Priser” Registrer prisdata Registrér budsjettlinjer Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

Valg av annen valuta enn NOK Hvis man: velger en mal som har en annen valuta enn NOK, eller bytter til en annen valuta enn NOK (forutsetter at man har valgt ”Ingen budsjettmal”) vil man få melding om at prisliste og prosjekt har ulik valuta Dette er kun til orientering. Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

Valg av valuta som ikke ligger i mal Velg ”Ingen budsjettmal” i trinn 1 ved opprettelse av prosjekt Etter trinn 2, naviger til vinduet (fanebladet) “Priser”. I delvinduet (øya) “Priser”, velg valuta. Se figur. Legg inn andre data i Priser Legg inn budsjett Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

Finansieringskategori, budsjettmal, prosjektnummer og valuta Prosjekt-kategori Finansierings-kategori Budsjett-mal Prosjnr. Valuta EU-prosjekter EU – rammeprogram EU 62x EUR Marie Curie EU – utenom forskningsdir. Alle (inkl. ingen mal) Valuta-prosjekter Utland forøvrig Alle unntatt EU-mal 36x 65x Budsj.mal: EUR Uten budsj.mal: Valgbart Andre finans. kategorier? Avh. av finans.kat. ??? Avhengig av finans.kat. Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

Delprosjekt - Ulike grunner Fordeling på kunder Kunder med ulik valuta - NB! Aktivitetstyper i EUs rammeprogram for forskning Inndeling i faser Kostnadsoppfølging Ulik Mva-behandling NB! Ikke oppdrag og bidrag under samme hovedprosjekt Ulik inntektsføring Ulike kostnadssted Ulike prosjektledere Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

Prosjektdata Prosjektnavn ”Prosjektbeskrivelse” Først: Kortnavn (acronym) på prosjektet i kontrakten med EU Deretter: Fullt prosjektnavn i kontrakten med EU ”Prosjektbeskrivelse” Før opp nåværende prosjektnr. først i dette feltet! For EU-prosjekter: Legg også til prosjekttype (instrument /action type) i samme felt Eks.: IP, NoE, STREP, MC-RTN, MC-ToK; osv. ”NFR kontraktsnummer/ Ref hos kunde” Registrér prosjektets kontraktsnr. hos EU i dette feltet Eks.: SES6-CT-2004-502661 Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

Registrering av kunde EU-prosjekter hvor NTNU er koordinator Velg kundenr. 79841 (European Commission) EU-prosjekter hvor NTNU ikke er koordinator Den virksomheten som er koordinator skal registreres som kunde Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

Finansiering fra flere kunder Må ha kundeopplysninger for alle kundene Dersom 75% av finansieringen kommer fra kunder innenfor samme finansieringskategori, velges denne Selv om det fra nå av bare skal faktureres en kunde på prosjektet, må også tidligere fakturerte kunder registreres på prosjektet. Hvordan tidligere inntekter på prosjektet skal fordele seg mellom de ulike kundene, må det gis beskjed om FØR konvertering av saldo. Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

Valutakurs i budsjett Budsjetter for valuta- og EU-prosjekter skal ha fast valutakurs dvs. daglige kurssvingninger skal ikke ha innvirkning på budsjettet, kun på regnskapsføring og fakturering Fast valutakurs for budsjett oppnås ved å registrere kursdato for budsjett Dette gjøres i vinduet (fanebladet) ”Priser” Kort veiledning i dette vinduet Kurstabell vil bli gjort tilgjengelig Valg av budsjettkurs (dvs. kursdato) For nye prosjekter anbefales å velge 01.01.05 som kursdato For prosjekter som er igang: Sjekk om avtalt budsjettkurs er tilgjengelig i kurstabell Ta kontakt dersom kurs mangler i tabellen Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

Periodisering av budsjett Forutsetning for at periodisering skal fungere for valuta- og EU-prosjekter: Det må være registrert gjeldende kursdato for budsjett Husk generelle retningslinjer for periodisering av budsjett for år 2003 og tidligere Ta gjerne kontakt med en av våre kontaktpersoner (se oversikt) hvis det er behov for hjelp med dette Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

Valutakurs i regnskap og fakturering Valutakurser for regnskapsføring og fakturering oppdateres daglig Lik valutakurs i OF og Maconomy Posteringsdato = Kursdato Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

Fra to til tre prisbegreper Før tilpasning for valuta: Kostpris Salgspris Etter innføring av fakturering i annen valuta: Kostpris NOK Salgspris NOK Salgspris VAL (valuta) Gjennomgående endring av layout Salgspris VAL = Salgspris i prosjektets faktureringsvaluta Ledetekster Kolonneoverskrifter For prosjekter med fakturering i NOK: Salgspris VAL inneholder beløp i NOK Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

Valutarisiko Salgspris NOK vs. Salgspris VAL Størrelsesforholdet vil variere ved regnskapsføring og fakturering, avhengig av valutakurs på posteringsdato Ulike kilder til valutaavvik (kursavvik) Budsjettdato vs. posteringsdato for påløpte kostnader Posteringsdato for påløpte kostnader vs. Fakturadato Fakturadato vs. betalingsdato Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

Ny prisgruppe: EU-grunnlag Prisgruppen ”EU-grunnlag” følger med malene for følgende finansieringskategorier: EU – rammeprogram forskning EU – Marie Curie Innholdet i ”EU-grunnlag” De fleste arter for fakturerbare direkte kostnader som ikke inngår i prisgruppen ”dirlønn” Unntak: Eksternt kjøp av tjenester ”EU-grunnlag”s funksjon Grunnlag for overhead som godtas av EU – sammen med ”dirlønn” Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

Prislister og avvikende priser EU-prosjekter Malene for EU-prosjekter har ingen salgsprisliste Salgspris skal styres av valgt avanse i vinduet (fanen) ”Priser” Styring av avtalt salgspris (ikke for EU-prosjekter) Det er ”Salgspris VAL” som kan styres, ikke ”Salgspris NOK” For prosjekter som faktureres i NOK, vil beløp i ”Salgspris VAL” være lik beløp i ”Salgspris NOK” Følgende størrelser må sees i sammenheng ved vurdering av priser: Kostpris NOK Avanse % Valutakurs for budsjett Salgspris VAL Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

Personalkostnader – EU-prosjekter (1) EU krever detaljert dokumentasjon av arbeidsinnsats som skal finansieres av EU! Valgmuligheter for dokumentasjon: Timeføring i Maconomy Ompostering i OF Vanlig omposteringsbilag er ikke god nok dokumentasjon Kopi av timelister må legges ved omposteringsbilaget Ved beregning av timepris for ompostering må man bruke timeprisene som brukes for samme prosjekt i Maconomy Anbefaling Bruk timeføring i Maconomy, unngå manuelt etterarbeid Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

Personalkostnader – EU-prosjekter (2) Begrenset omfang av personalkostnader som må dokumenteres Fast ansatte finansieres ikke av EU (under Additional Cost) Unntak: Aktivitetskategorien ”Management of the consortium” Egeninnsats må ikke dokumenteres Personlig godtgjørelse til stipendiater, post doc, o.l. under Marie Curie medfører ikke krav til dokumentasjon av medgått arbeidstid Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

Utgående merverdiavgift (mva) Ingen mva-vurdering, definert som bidrag utenfor avgiftsområdet i mal for følgende finansieringskategorier: EU – rammeprogram forskning EU – Marie Curie Mva-vurdering nødvendig for følgende finansieringskategorier: EU – utenom forskningsdirektoratet Utland forøvrig Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

Inngående mva. EU-prosjekter – Budsjettering EU godtar ikke mva som gyldig (tillatt) kostnad => Mva må skilles ut fra kostnader i budsjett og regnskapsrapportering til EU! Budsjettér alle innkjøp (i artskl. 4, 6 og 7) ekskl. mva. Beregn 25% mva. for alle innkjøp En forenkling, ser bort fra ulike mva-satser for reiser, m.m. Budsjettér sum mva. på oppgave (art) 7794 og 9054: Oppgave 7794: ”Antall” og ”Kostpris, tot”, med positivt fortegn Oppgave 9054: ”Antall” og ”Kostpris, tot”, med negativt fortegn Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

Inngående mva. EU-prosjekter – Regnskapsføring Daglig rutine: Mva må konteres fortløpende på art (konto) 7794 for hvert kjøp, på EU-prosjektet : ved registrering i innkjøpssystemet , hvis det registreres bestilling i innkjøpssystemet ved registrering av mottatt leverandørfaktura, hvis det ikke er registrert bestilling i innkjøpssystemet Fakturabeløp ekskl. mva. konteres på ordinær kostnadsart Periodisk rutine: Ompostering i OF for enhetens EU-prosjekter: Beløp: Saldo art 7794 + Saldo art 9054 (motsatt fortegn!) for hvert EU-prosjekt Kredit art 9054 (Dekning mva EU-prosjekter, godskrevet prosjekt), på EU-prosjektet Debet art 9154 (Dekning mva EU-prosjekter, belastning), på eierstedets ramme Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

Indirekte kostnader EU-prosjekter (1) Før konvertering: Belastning av indirekte kostnader må være ajour for EU-prosjekter! Etter konvertering: Nytt prinsipp Brutto belastning av indirekte kostnader på samme måte som for andre prosjekter NTNUs beregning av indirekte kostnader belastes internt Dette inngår ikke i budsjett eller regnskapsrapport til EU Det beløp som godtas som overhead av EU beregnes i rapport Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

Indirekte kostnader EU-prosjekter (2) Registrering av satser (brutto, egenandel og netto) Definert i maler, uten adgang til endring for følgende finansieringskategorier:: EU – rammeprogram forskning EU – Marie Curie Satsene må registreres for følgende finansieringskategorier: EU – utenom forskningsdirektoratet Utland forøvrig Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

Indirekte kostnader EU-prosjekter (3) Egenandel av indirekte kostnader Må beregnes manuelt, og omposteres i OF for EU-prosjekter Beregningsmetode: [Saldo art 9113] – [Sum ”Overheads” i ”Rapportgrunnlag EU”] Ompostering Kredit art 9052, på EU-prosjektet Debet art 9152, på eierstedets ramme Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

Rapportering Tilpasning av rapporter til bruk for valuta vil bli gjennomført Ikke klart ennå Egen rapport er laget: ”Rapporteringsgrunnlag EU” Ytterligere rapportutvikling vil bli vurdert ved behov Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

Tidsfrister Registrering kan starte tirsdag 15.11.05 kl. 12:00 Prosjektene bør om mulig attesteres og anvises fortløpende Alle prosjektene må være registrert, attestert og anvist i Maconomy innen 01.12.2005 Ta kontakt i god tid dersom det blir problemer med denne tidsfristen Ikke mulig å fakturere på prosjektene i OF eller Maconomy før saldo er konvertert og kontrollert Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

Kontaktpersoner Generelle spørsmål: May-Britt Larsen Tlf.: 98051. E-post: may-britt.larsen@ntnu.no Lars Gunnar Indreiten Tlf.: 98134. E-post: lars.gunnar.indreiten@ntnu.no Marit Øien Tlf.: 98061. E-post: marit.oien@ntnu.no Spesielle rutiner og krav for EU-prosjekter: Per Inge Andresen Tlf.: 98078. E-post: per.andresen@ntnu.no Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005