Arkivering Brukerseminar Oppad 24.September 2013 Harald Torbjørnsen Harald Torbjørnsen, IKT-koordinator skole, Elverum kommune

Arkiv i skolen Dokumenter som blir til som ledd i den virksomhet som utføres i skolen Arkivlovgivningen Harald Torbjørnsen, IKT-koordinator skole, Elverum kommune

Skoleeier plikte å arkivere Dokumenter som riksarkivaren har fattet bevaringsvedtak på Har vært gjenstand for saksbehandling i skolen Har verdi som dokumentasjon for skoleeier Harald Torbjørnsen, IKT-koordinator skole, Elverum kommune

Dokumentasjon som skal underlegges forskriftsmessig behandling er bl.a.: Eksamensoppgaver Innleverte eksamensbesvarelser og oppgaver Karakterer på (del)eksamener og innleveringer Sluttkarakterer og samlede karakterer Hvor mange ganger studentene har fått godkjent obligatoriske innleveringer Evt. korrespondanse mellom læringsstedet og studenten/eleven Evt. korrespondanse mellom læringsstedet og elevens pårørende Lars Jørgen Sandberg - Riksarkivet Harald Torbjørnsen, IKT-koordinator skole, Elverum kommune

Skoleeier plikter Utnevne arkiv ansvarlig Etablere sentral arkivtjeneste Utarbeide en arkivplan Vurdere hva som er arkivverdi Vurdere hva som kan slettes Frode Løbersli og Tommy Tranvik Senter for IKT i Utdanningen Harald Torbjørnsen, IKT-koordinator skole, Elverum kommune

Journalføring Plikt til å føre en eller flere journaler for registering av dokumenter i de sakene som opprettes. Journalføringsplikten omfatter alle inn- og utgående saksdokumenter i skolen. Arkivforskriften § 2 -6 Harald Torbjørnsen, IKT-koordinator skole, Elverum kommune

Hensikt: Identifisere saksdokumenter slik at allmenheten kan be om innsyn i skolens forvaltningspraksis. Harald Torbjørnsen, IKT-koordinator skole, Elverum kommune

Personopplysningsloven Gjelder i hovedsak ved elektronisk behandling av opplysninger om enkeltpersoner Harald Torbjørnsen, IKT-koordinator skole, Elverum kommune

Personopplysningsloven Viktig prinsipp: Personopplysninger skal slettes når skole/skoleeier ikke lenger har bruk for dem – Men: Ikke sletting av opplysninger som skal arkiveres i henhold til arkivlovgivningen – Likevel: datatilsynet har myndighet til å kreve sletting av dokumenter som Riksarkivaren har fatte bevaringsvedtak på. Frode Løbersli og Tommy Tranvik Senter for IKT i Utdanningen Harald Torbjørnsen, IKT-koordinator skole, Elverum kommune

Læringsplattformer Riksarkivaren: «Læringsplattformer er å betrakte som spesialiserte støttesystemer for en ensartet type saksbehandling» LMS-ene er ikke godkjent til bruk for journalførings- og arkivformål. Riksarkivaren har ikke gitt dispensasjon til slik bruk av LMS-er Frode Løbersli og Tommy Tranvik Senter for IKT i Utdanningen Harald Torbjørnsen, IKT-koordinator skole, Elverum kommune

LMS kan inneholde arkivverdig dokumentasjon Riksarkivet mener at elevoppgaver som mottas i LMS og som gis vurdering, er å betrakte som arkivverdige saksdokumenter Dermed skal saksdokumenter som mottas eller sendes via LMS journalføres Har ikke vært tradisjon for arkivering og journalføring av denne typen dokumentasjon i skolesektoren. Frode Løbersli og Tommy Tranvik Senter for IKT i Utdanningen Harald Torbjørnsen, IKT-koordinator skole, Elverum kommune

MEN det fritar ikke lærestedene for å sørge for dokumentasjon som kan vise at de oppfyller de lovverket de er underlagt, at prosedyrene for karaktersetting og vurdering er korrekte og pålitelige, og at studentenes rettigheter til innsyn og klage oppfylles. Lars Jørgen Sandberg - Riksarkivet Harald Torbjørnsen, IKT-koordinator skole, Elverum kommune

Hvordan bør dataflyten på arkivverdig materiale være?? Alle systemer med direkte integrasjon til arkiv? Et nav i midten som igjen videresender til arkiv? Harald Torbjørnsen, IKT-koordinator skole, Elverum kommune

Arkiv?? Oppad lærerweb

Flere tanker på en gang Sensitiv informasjon – strenge krav Personinformasjon – «vanlige» krav LMS-bruken – hva skal arkiveres? Er e-portifolio aktuelt? Elevstyrt utgangspunkt Ta med seg videre mappe Deles med den eleven vil Integrert med feide Stort sett ikke sett på som arkivverdig… Harald Torbjørnsen, IKT-koordinator skole, Elverum kommune

Utfordringer Eleven har/skal ha èn mappe i arkivet Arkivverdig materiale må komme automatisk til elevens mappe Vurderinger må flyte på tvers av systemer Arkiv verdig dokumentasjon må flyte på tvers av systemer Behov for standarder, API/integrasjons BUS Behov for strategisk IKT-ledelse i kommunen. Harald Torbjørnsen, IKT-koordinator skole, Elverum kommune

API/integrasjons busser Prøvesystemer Oppgaveverktøy Læringsressurser (Feide-ressurser) Kartlegginger Elevarbeid Hovedsystem for vurdering, fravær, persondata osv. Kvalitetssystemer Driftssystemer Brukerstyring Ressurser som krever vurdering Arkiv integrasjon Lønnsintegrasjon API Integrasjons BUS Harald Torbjørnsen, IKT-koordinator skole, Elverum kommune

Oppad lærerweb Harald Torbjørnsen, IKT-koordinator skole, Elverum kommune

Oppad, arkivering og grensesnitt Hva mener Oppad er lurt? Mange arkivintegrasjoner eller kun mot Oppad? Vil oppad lage API eller integrasjons BUS for utveksling av data. Hvordan vil Oppad forholde seg til ulike LMSer og andre læringsressurser i forhold til vurdering av/for læring og arkivdokumentasjon? Harald Torbjørnsen, IKT-koordinator skole, Elverum kommune

Oppfordring Still krav om API eller integrerings Bus basert på åpne standarder. Fører til rimelig og forutsigbare integrasjoner Er i tråd med KS sin oppfordring på e-kommune 2013 Ta tak i arbeidet med IKT-strategi i egen kommune og skole Basert på KS sin digitale strategi for 2013 – 14 Harald Torbjørnsen, IKT-koordinator skole, Elverum kommune

Vurdering ett sted, arkivering ett sted, men læring mange steder! Harald Torbjørnsen, IKT-koordinator skole, Elverum kommune