Ehandel i Oslo kommune Symposiet eLandet Norge oktober 2006 Kari Hove Prosjektleder Oslo kommune Utviklings- og kompetanseetaten

Oslo kommune - nøkkeltall Ca ansatte 56 virksomheter (etater, bydeler, foretak) Budsjett 28 milliarder pr år Anskaffelser 11 milliarder årlig

Framdrift eHandel i Oslo kommune 2001 Deltaker i pilotprosjekt for e-handel i regi av e- handelssekretariatet 2002 Agresso økonomisystem innført i kommunen 2003 Forprosjekt elektronisk bestillings- og fakturasystem 2004 Fakturabehandling og elektronisk bestilling hos 4 piloter 2005 Ti virksomheter benytter elektronisk fakturabehandling og sju av disse har innført elektronisk bestilling 2006 Politisk vedtak om å implementere elektronisk bestillings- og fakturasystem i alle virksomheter 2006Elektronisk fakturabehandling av alle leverandørfakturaer og alle internhandelsfakturaer 2007 Elektronisk bestilling i alle kommunens virksomheter

Volum fakturaer skannet bestillinger elektronisk På årsbasis fra fakturaer skannes og behandles elektronisk efakturaer mottatt elektroniske bestillinger

Offentlig sektors målsettinger for ehandel I løpet av 2007 skal alle offentlige virksomheter ha målsettinger, strategi og planer for sine innkjøp som inkluderer bruk av elektroniske prosesser. I løpet av 2007 skal et flertall av kommunene og alle fylkeskommunene ha tatt i bruk løsninger for elektronisk fakturahåndtering. I løpet av 2008 skal et flertall av kommunene og alle fylkeskommunene ha innført elektroniske innkjøp og ha tatt i bruk tilgjengelige verktøy som Markedsplassen Ehandel.no og KS Registeret GAR. I løpet av 2009 skal 25 prosent av volumet fra offentlige driftsinnkjøp være helt eller delvis skaffet tilveie gjennom konkurranser basert på elektroniske prosesser for samhandling med næringslivet.

Anskaffelsesstrategien sier lite om ehandel … tilrettelegging for bruk av rasjonelle og fleksible bestillings- og betalingsverktøy …..skal kommunen utvide sin bruk av elektronisk bestillingsfunksjonalitet…..

Valgt løsning for elektroniske bestillinger Integrert løsning i kommunens økonomisystem Bestillingen godkjennes av budsjettansvarlig før den oversendes til leverandøren Bestillingen er registrert i økonomisystemet – kontroll på disponerte midler Varemottak gjøres i økonomisystemet Faktura knyttes til bestilling

Hvordan bestille elektronisk? Gjennom markedsplassen ehandel.no Varekataloger på markedsplassen ehandel.no Samkjøpskontrakter – ni leverandører Lokale rammeavtaler Elektronisk til leverandør via faks eller epost Lokal utskrift (web-rekvisisjon erstatter manuelle rekvisisjoner)

Hva oppnår vi? En løsning for å formalisere innkjøpsprosessen og innkjøpsfullmaktene Mulighet for intern styring og kontroll av faktiske innkjøp og av regeletterlevelse Bedre kontroll med leverandørene i forhold til priser og betingelser

Utfordringer i løsningen Brukerterskel og krav til minimumsbestillinger gjør at små enheter med få innkjøp kan oppleve løsningen som mindre praktisk Krav til struktur og planlegging Enheter med ”mange på farten” kan oppleve at det er krevende å strukturere arbeidet innen for de rammene løsningen gir. Personer som ikke er vant med PC-bruk eller ikke har daglig tilgang til PC kan oppleve løsningen som lite praktisk.

Direkte økonomiske gevinster Lojalitet til rammeavtaler Fokus på rammeavtaler - kunnskap om avtalenes innhold En bestillingskanal Bedre betingelser Sikrer handelsvolumet for leverandørene Redusert produktsortiment og redusert behov for lager Bestillingskanal integrert i leverandørens ordre- håndteringssystem Raskere ordrehåndtering Færre feilleveranser

Oppsummert fra Trondheim kommunes evalueringsrapport ” Innføring av løsningen krever at det etableres lokale innføringsprosjekt i den enkelte virksomhet som tar høyde for at dette er mer enn bare å ta i bruk et bestillerverktøy, men også et organisasjonsprosjekt i virksomheten.”

Hva må vi gjøre for å lykkes ? God innkjøpsfaglig kompetanse og gjennomarbeidede innkjøpsstrategier Forbedring av innkjøpsprosessene før ehandelsløsning blir innført En vel gjennomtenkt og godt forberedt strategi for implementering Involvere alle interessenter i implementeringen Sterk fokus på brukeraksept Flere kataloger på markedsplassen Solid støtte fra ledelsen