Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner LP-nettverksmøte, 05.06.08 Per Inge Andresen, Seksjon for lønns- og regnskapstjenester, Øk.avd. Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen. 05.06.2008

Agenda Hva er et EU-prosjekt? Mange typer EU-prosjekter EU-prosjekter ved NTNU Hva er spesielt i økonomihåndteringen for EU-prosjekter? Oppsummering og konklusjoner Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen. 05.06.2008

Hva er et EU-prosjekt? Prosjektet må være finansiert (delvis) av EU Dvs. av en enhet underlagt EUs organisasjonsstruktur Som regel: Et kontor innenfor et av EU-kommisjonens direktorater Finansiering direkte eller indirekte fra EU Direkte fra EU: EU som kunde Indirekte, via annen organisasjon (ikke underlagt EU) Denne organisasjonen som kunde NTNU må være nevnt som part i kontrakt med EU Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen. 05.06.2008

Mange typer EU-prosjekter EUs rammeprogram for forskning (RP) Eldre prosjekter: 5. og 6. RP Nye prosjekter: 7. RP (Prosjektstart 2007 – 2013) Ulike arbeidsprogrammer med ulike regler Prosjekter finansiert av andre EU-direktorater enn forskningsdirektoratet Forskning Utdanning EØS-midler til forskning og innovasjon Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen. 05.06.2008

EU-prosjekter ved NTNU Finansieringskategori Totalt antall prosjekter Hvorav hoved-prosjekter Inntekt 2007 EUs rammeprogram for forskning 117 52 31,9 mill. Hvorav Marie Curie 22 12 Prosjekter finansiert av andre EU-organer enn forsknings-direktoratet 60 37 5,4 mill. Totalt 199 101 37,3 mill. Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen. 05.06.2008

Hva er spesielt i økonomi-håndteringen for EU-prosjekter? Budsjettering Prosjektets struktur Hvorfor (EU-)delprosjekter? Valutakurs Pris på utført arbeid (arbeidstime, månedsverk) Inngående merverdiavgift Indirekte kostnader Finansieringsgrad Regnskapsføring Timeregistrering Rapportering Revisjon Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen. 05.06.2008

Budsjettering Søknadsfasen Kontraktsforhandlinger Spesielle krav til budsjettet, avhengig av type prosjekt Større behov for bistand til prosjektleder Særlig hvis NTNU er koordinator To til nærmingsmåter / veier til målet (kan gjerne kombineres) Ovenfra-og-ned: Hvor mye kan vi søke om? Hvordan skal vi fordele det? Nedenfra-og-opp: Hva har vi tenkt å gjøre? Hva vil det koste? Kontraktsforhandlinger Kalkyle- og budsjettmaler (Excel) Flere typer maler utviklet for NTNU Til bruk i både søknads- og kontraktsforhandlingsfasen Gjennomføring Registrering av budsjett i Maconomy Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen. 05.06.2008

Prosjektets struktur Krav fra EU (Rammeprogram for forskning) Arbeidspakker (work packages) Aktiviteter av samme type eller som henger nøye sammen Aktivitetskategorier F.eks. RTD/Innovation (Research and Technological Development / Innovation), dvs. forskning, innovasjon og utvikling Management, dvs. prosjektledelse Aldri mer enn én aktivitetskategori i en arbeidspakke Krav til regnskapsrapportering for hver aktivitetskategori Krav til rapportering av månedsverk og regnskap for hver arbeidspakke Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen. 05.06.2008

Hvorfor (EU-)delprosjekter? For hver aktivitetskategori Forenkler regnskapsrapportering pr. aktivitetskategori For hver arbeidspakke Forenkler rapportering av arbeidsmengde og regnskap pr. arbeidspakke For eventuell tilleggsfinansiering fra andre kilder Kan ha annen finansieringskategori Delprosjektets prosjektnummer avhengig av delprosjektets finansieringskategori dvs. ikke nødvendigvis samme nummerseiere som hovedprosjektet Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen. 05.06.2008

Valutakurs Budsjettering Regnskapsføring Rapportering Ingen krav fra EU om å bruke en bestemt valutakurs Anbefaling for NTNU: Bruk en litt sterkere kronekurs enn det som bør forventes i prosjektets levetid Anbefalt kurs pr. dags dato: 7,50 NOK pr. EUR (dvs. kursdato 01.01.05) Budsjett bør revideres årlig ved tidspunktet for rapportering til EU Regnskapsføring Løpende posteringer til dagens kurs på posteringsdatoen Rapportering EU tilbyr et valg mellom 2 prinsipper NTNUs valg: Bruk gjeldende kurs første virkedag etter utløp av rapporteringsperioden Hent kursen her: http://www.ecb.int/stats/exchange/eurofxref/html/eurofxref-graph-nok.en.html Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen. 05.06.2008

Pris på utført arbeid EUs rammeporgam for forskning 5. og 6. RP: Kun betalt for midlertidig ansatte (med få unntak) 7. RP: Også betalt for fast ansatte ”Fakturerbare” timer pr. årsverk Krav fra EU setter grenser for hva som kan trekkes fra brutto årsverk for å beregne netto timer NTNUs standard for EU-prosjekter: 1600 ”fakturerbare” timer pr. årsverk NTNUs fratrekk fra brutto timetall: Ferie Bevegelige helligdager Gjennomsnittlig sykefravær Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen. 05.06.2008

Inngående merverdiavgift Forskjellig regelverk for ulike typer EU-prosjekter EUs rammeprogram for forskning EU dekker ikke inngående mva. som er spesifisert på faktura eller kvittering Budsjett skal være ekskl. mva. Inng. mva. skal konteres særskilt ved bestilling/regnskapsføring Rapportering til EU skal være ekskl. mva. Prosjekter finansiert av EUs direktorat for utdanning EU dekker inng. mva. dersom man ikke får den refundert nasjonalt For NTNU: EU dekker inng. mva. forutsatt at de ikke er oppdrag Andre EU-prosjekter EUS regelverk for hvert enkelt program må sjekkes Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen. 05.06.2008

Indirekte kostnader NTNUs sats for indirekte kostnader 40% påslag på personalkostnadene EUs satser for indirekte kostnader Avhengig av type EU-prosjekt Satser for EUs rammeprogram for forskning, som NTNU skal bruke: * Betegnelsen gjelder 7. rammeprogram. For 5. og 6. rammeprogram gjelder satsen for alle prosjekter unntatt Marie Curie-prosjekter Alle prosentsatser er påslag på alle gyldige kostnader – både direkte og indirekte – unntatt: underleveranser (subcontracting) bidrag fra tredjepart Differanse mellom EUs og NTNUs beregning => Egenandel weller merbelastning av indirekte kostnader Program Cooperation,Capacities* People (Marie Curie) Coordination & support actions ERC (European Research Council) 5./6. Rammepr. 20% 10% ─ 7. Rammepr. 60% 7% Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen. 05.06.2008

Finansieringsgrad Finansieringsgrad = Maks. andel av gyldige kostnader som kan dekkes av EU Satsene kan være avhengig av bl.a.: Type prosjekt Aktivitetskategori Type organisasjon (ikke i 7. rammeprogram for forskning) Finansieringsgrad for NTNU i rammeprogrammet for forskning: Aktivitetskategori Research and techn. dev’t, Innovation Demon-stration Training Manage-ment Other specific activities 4. – 6. rammeprogram 100% 7. rammeprogram 75% 50% Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen. 05.06.2008

Regnskapsføring Pass på at kostnader regnskapsføres i samsvar med EUs krav Spesielt: Inngående merverdiavgift Gjelder i hovedsak EUS rammeprogram for forskning Registrering og anvisning av timer i samme måned som arbeidet utføres Månedlig spesialpostering av indirekte kostnader Differanse mellom EUs og NTNUs beregning Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen. 05.06.2008

Timeregistrering EU krever timelister (e.l.) for det arbeidet som skal rapporteres for prosjektet Et absolutt krav for EUs rammeprogram for forskning Eneste mulige unntak: Ansatte som skal arbeide på heltid på en og samme arbeidspakke i ett og samme prosjekt Bruk Maconomy til timeregistrering Så snart timene er anvist i Maconomy, oppdateres kostnadene og opptjent inntekt for dette arbeidet i prosjektregnskapet Timesedlene må anvises før bilagsfrist i Maconomy for den perioden (måneden) som timene gjelder Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen. 05.06.2008

Rapportering Periodisk rapportering – som regel årlig Sluttrapportering EU har egne maler for rapportering Ulike maler for ulike typer EU-prosjekter Rapport i Maconomy kommer For prosjekter i EUs rammeprogram Regnskapsførte kostnader må kvalitetssikres ved rapportering I forhold til EUs regelverk for den aktuelle typen prosjekt I forhold til kontraktsdokumentene Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen. 05.06.2008

Revisjon Revisjonserklæring til periodisk rapportering og sluttrapport Kreves av EU Utføres av ekstern revisor, etter bestilling fra NTNU 6. rammeprogram Stort sett til hver rapportering 7. rammeprogram Sjeldnere Hovedregel: Når akkumulerte påløpte kostnader i prosjektet (for NTNU) tilsier finansiering på €375.000 (regnes deretter fra null igjen) Kan under bestemte betingelser erstattes med forhåndsgodkjenning av regnskapsmetoder Ikke aktuelt for NTNU i denne omgang Revisjon bestilt av EU Underveis eller inntil 5 år etter prosjektavslutning Utføres av EU-ansatte eller ekstern revisor bestilt av EU Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen. 05.06.2008

Oppsummering og konklusjoner Deltakelse i EU-prosjekter har høy prioritet i NTNUs strategi Først og fremst i EUs rammeprogram for forskning EU har egne, spesielle krav på mange områder Noen krav er meget klare og absolutte Andre krav er mer uklare eller ”ulne” Og det kan bli kostbart å gjøre feil! Budsjettering, regnskapsføring, rapportering og revisjon for EU-prosjekter krever at man setter seg inn i mye Ta kontakt hvis du lurer på noe! Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen. 05.06.2008