Organisasjons- og personalmessige utfordringer ved implementering av NIS Nordisk GIS-konferanse 2003 Snorre Fridén Furberg Administrerende Direktør TEV Nett

Agenda Om TEV Erfaringsbakgrunn Hvorfor implementere NIS Organisatoriske utfordringer Kjøp av software Optimal organisering av virksomheten i driftsfase Løsning i TEV Gjennomføring og risiko ved reorganisering Personalmessige Riving av fagmiljø Opplæring Krav til System m.h.t omtalte utfordringer Konklusjon:

Om TEV Nett Aksjeselskap – Industriell eier - skal drives etter foretningsmessige prinsipper 87 000 Kunder i Trondheim og Klæbu kommune 196 ansatte ved inngang til 03. 140 ansatte etter 2. Kvartal 03 Omsetning i 2002: 420 millioner Et av landets mest effektive nettselskap Lave nett-tariffer Høy plassering i ”NM i Nett”

Om TEV Nett NIS implementering ferdigstilt April 03 GIS til NIS Omfattende reorganisering av hele selskapet sluttført Mai 03 Fra 196 til 140 ansatte. Betydelig omstrukturering av organisasjonen Svært mange inn i nye roller Fullstendig restrukturering av NIS / GIS aktiviteten i selskapet. ”Kartverket” nedlagt

Hvorfor implementere NIS ? Ikke akseptable drivere: ”Henge med i utviklingen” Fantastisk funksjonalitet med uendelige muligheter Ingeniørers ”ur-lyst” til å skape, utforske og leke

Hvorfor implementere NIS ? Akseptable drivere: Spesifisert kost / nytte forsvarlig behov for økt funksjonalitet Økt kvalitet Redusert driftskost / resursbehov I sum : Økt effektivitet Betydelige kostnadsreduksjoner må til for å forsvare investeringer av aktuelle dimensjoner. Kostnadsreduksjoner oppnås ofte kun gjennom bemanningsreduksjoner

Organisatoriske utfordringer Spesifikasjon og kjøp av system og system implementering. Organisere virksomheten optimalt i henhold til ”nye muligheter ” Realisere effektiviseringspotensialet

Organisere virksomheten optimalt Generelle prinsipp Færrest mulige grensesnitt mellom enheter Tydelige og enkle grensesnitt Høy grad av prosessorientering Hele prosessforløp håndteres i størst mulig grad av en enhet / en person Færrest mulig ”fag” avdelinger Færrest mulig sekretær / assistent funksjoner En stilling mange ”roller” Krav til verdiøkning i alle ledd gjennom verdikjeden. Ingen papir / informasjons ”flyttere”

Organisere virksomheten optimalt Roller NIS Systemansvarlig System innkjøp / videreutvikling, implementering, prosedyrer, standarder Superbruker Fagansvarlig kart, daglig støtte for brukere, spesielle oppgaver Operatører Data inn Data ut / anvendelse

Organisere virksomheten optimalt Løsning TEV Nett Systemansvarlig Superbruker Operatør Ingen roller er hele årsverk. m.a.o ingen driver kun karttjenester

Organisere virksomheten optimalt Prosess organisering Eks : Prosjektleder / planlegger i Entreprenør avdelingen: Totalansvar for gjennomføring av hele prosjekt. Utrede alle tekniske løsninger Logistikk Personal resurser HMS Ekstern koordinering Tilbud og kostnadsoppfølging / resultatansvar Dokumentasjon inkludert NIS Hente forprosjekt i kartet Utrede alternative løsninger og beslutte Oppdatere i henhold til ”as built”

Organisere virksomheten optimalt Realisering av effektiviseringspotensiale: 4 kartoperatører overført til annet arbeid Overtallighet og avgang blant andre Ingen økning i andre stillinger for å fordele NIS rollene. Gjennomføring Offisielt oppstart av nytt NIS og omorganisering gjennomført samtidig. Utnytte endringsmomentet Unngå ” 7. far i huset ” Risikovurdering av omorganiseringen Stor sanselighet for problemer Lav konsekvens.

Personalmessige utfordringer Nedbemanning Riving av fagmiljø Opplæring

Personalmessige utfordringer Riving av fagmiljø Full prosessorganisering innebærer at rene fagmiljø ”forsvinner” Risiko for tap av kompetanse Fagmiljø vil aldri akseptere egen utradering

Personalmessige utfordringer Opplæring Formål: Gi nødvendig brukeropplæring Overføring av kompetanse fra fagmiljø Sikre positiv ”Kick off” og holdning til nytt system Gjennomført i TEV ved ( for brukere ) : 2 dagers grunnkurskurs 2 dagers videregående Veiledning ved pult i første periode etter oppstart 4 fordypningskurs Brukersamlinger; utveksling av erfaring / felles jobbing på etterslep For systemansvarlig og superbruker: Deltagelse i hele implementerings prosjektet inkludert test fase

Krav til system og systemimplementering i.h.t omtalte utfordringer Funksjonelt oppegående system fra 1. operative dag Sikre positiv ”Kick off” og holdning til nytt system Nok andre lederutfordringer Økt krav til godt og intuitivt brukegrensesnitt Ikke kontinuerlig i bruk av de enkelte brukerne. Brukerne skal beherske menge andre fagfelt. Leverandør innfridde alle forventninger Funksjonalitet, kost, og fremdrift

Oppsummering Operasjonelle utfordringer Kost / Nytte og realisering av effektiviseringspotensialet Effektiv organisering av NIS virksomheten Personellmessige Riving av fagmiljøet Tilstrekkelig opplæring