Administrativ organisering Et foreløpig utkast som er sendt ut for innspill – identifikasjon av administrative behov Noen områder gjenstår – men vil bli klare Viktig å involvere administrasjonene Deling mellom universitets(sentral) - og instituttadministrasjon Sammenhengen mellom disse

Rammer for sak om administrativ organisering Ansatt rektor er øverste leder for administrasjonen Den samlede administrasjonen er en stabsfunksjon til rektor Det skal ikke opprettes egne fakultetsadministrasjoner, men fakultetene skal ha administrative tjenester Den relative andelen av administrative årsverk bør ikke øke Instituttadministrasjonene videreføres, men de må utvikles i retning av samarbeid og arbeidsdeling

Avklaring av organisasjonsmodell pr administrativt område Fellesstyret har bedt om en avklaring for hvert administrativt område Organisasjonsmodell : Enhetlig organisering: Administrativ medarbeider ansatt i en fellesadministrativ avdeling, men kan ha sin daglige arbeidsplass på et institutt/senter Todelt organisering: Sentral stab oppgaver for sentralt og fakultetsnivå, mens instituttene organiserer egne administrative staber NB Mobilitet og attraktive arbeidsplasser skal vektlegges.

ADM 12 3

US Rektor VETBIOMILJØTEKSAMVIT SHF SKP Administrasjons direktør POASA FAKA SEVUBIBL Økonomi- og eiendomsdirektør ØKTA ITFR Prorektor

Administrasjon av sentrale utvalg og sentrale tilsettinger Administrasjonen skal være saksforberedende organ for de utvalg som er nevnt i styringsreglementet Administrasjonen skal ivareta saksgangen av saker til de ulike utvalg/styrer Det er forventet effektivitetsgevinster Dekanens behov for administrativ støtte Liten stab Saksbehandlingsstøtte hentes fra universitetsnivå eller instituttnivå

Koordineringsstab Stab organisert under administrasjonsdirektør som kan bistå rektorat, dekanene og direktørene Støtte ledelsen i koordinering av saker til universitetsstyret og utvalgsarbeid Støtter ledelsen i koordinering av saker til fakultetsstyrene Administrativ støtte til ledelsen i saker til og fra instituttstyrene Klagenemnd Tilrettelegging

Enhetlig organisering IT avdelingen (IT) Teknisk avdeling (TA) Felles ressurssenter (FR) Studentrekruttering og markedsføring (STUDREK) Bibliotek SEVU

Todelt organisering Forskningsområdet (FA) Studieområdet (SA) Økonomiområdet (ØK) Personal og organisasjonsområdet inkl HMS (POA) Kommunikasjonsområdet (KA)

Saker til FS april om administrasjon: Forslag til endelig plassering av områdene Lønn, innkjøp, studentrekruttering, arkiv Forslag om ansvarsplassering av internkontroll, sikkerhet og beredskap Forslag til stillingsbeskrivelse for direktørene og de administrative lederstillingene (beskrivelse av ansvar og rolle, hovedoppgaver og kompetansekrav) Pågående arbeid, kommer jevnlig inn innspill til vurderingen, innspill fra gruppearbeidet i dag er viktig Korte frister, men saken skal ha førsteutkast klart neste uke..

Gruppearbeid Dekanene og fakultetsstyrene skal ha administrative tjenester. Hvordan kan dette best ivaretas? Hvordan kan instituttene samarbeide for å få robuste administrasjoner for instituttene i fellesskap? Hvordan samarbeide for å ivareta mobilitetsbehov og redusere sårbarhet? Hvordan samarbeide om utvikling av administrasjonene, utarbeide en samlet bemanningsplan og kompetanseutvikling. Hva bør gjøres for å utvikle en organisasjon som jobber på tvers av faglige og administrative grenser?