Steinar Jensen, IbisIKT as ESA – EDB Sak og Arkiv Papirløse møter Steinar Jensen, IbisIKT as

Arbeidsflate tilpasset møtesekretærer ESA 7 er møtemodulen flyttet over til nytt grensesnitt. Vi har i prosjektet fått mye erfaring med utviklingsverktøy og hvilke muligheter Web2 gir oss for å skale gode brukeropplevelser. Erfaringene bruker vi videre. Modulen er tilpasset den jobben som møtesekretærer gjør før møtet, I forbindelse med møtet og etterarbeidet. Det er raskt å få oversikt over relevante saker, utførte oppgaver og mulighet for tilpassing etter egne preferanser. Kommer til demo om litt. … demo straks

Papirløse møter – initieres fra møtemodul

Papirløse møter i ESA 7 – Krav til infrastruktur ESA V7.0 må være installert Ny modul for møte/utvalg må være tatt i bruk Opsjonen Politiker må være åpnet for via opsjonsnøkkel 4

Papirløse møter i ESA 7- Store kostnads- og miljøbesparelser Papirløse møter gir rask tilgang tilgang til dokumentasjon . Politiker får i en e-post melding om at saksdokumentene er klare, og laster dem ved få tastetrykk ned til egen pc. Gevinst Sparer virksomheten utgifter til papir og porto – inntjening på under ett år Distribusjon går raskere Sparer tid før, under og etter møtene Enkelt og intuitivt Gir en oversiktelig struktur Politikerne kan arbeide med dokumentene med en gang Dokumentene er søkbare, tilgjengelige uten tilgang til internett, og det er lett å legge til kommentarer og notater.

På PC i kommunen: På Møtesekretær PCèn – eller den som skal distribuer møtedokumentene til et møte: Winzip Pro (eller annet verktøy for pakking) Filemail, Lisensiert! Avtaler / abonnement må tegnes med Filemail ( http://www.filemail.com/no/ ) På politiker PC’ene: Tilgang til å hente ned møtesekretærens forsendelse via Filemail (gratis –via motatt lenke kun den som ” sender”må ha filemall- lisens Freemind (gratisprodukt) Full Adobe – eller alternativt ”Foxit Reader som er gratis – med noe mindre funksjonalitet – men tilstrekkelig! 6

Papirløst møte Filemail.com brukes av møtesekretær for å distribuere lenke til fila på e-post. 7

ESA Papirløst møte Mottakerne får melding på e-post med lenke til nedlastingssiden på filemail.com Mottaker klikker på lenken og kommer inn på nedlastingssiden i nettleser Filen lagres på skrivebordet 8

Papirløst møte – tankekart ESA lager tankekart i enten HTML eller FreeMind-format over alle saker til møtet og med lenke til de dokumentene som ble eksportert 9

ESA Papirløst møte Mottaker nå en grafisk oversikt over sakskartet for møtet, og kan enkelt åpne aktuelle saksdokumenter ved å klikke på nodene i tankekartet / HTML-siden. Med en fullversjon av Acrobat, er det mulig å skrive kommentarer, streke under osv. i pdf-versjonen av sakspapirene, da denne er lagret lokalt. Alternativ: Gratisproduktet Foxit Reader 10

Generering av sammensatte Pdf-filer Disse filene kan slås sammen til en sammensatt Pdf-fil med en innholdsfortegnelse Dette gir en oversiktiglig sammenstilling av møtepapirene og det er lett å navigere mellom sakene ..\Tone 2007\Kommunestyret 2009-11-03.pdf

Forarbeid Lage distribusjonslister for de enkelte utvalg til bruk i Filemail Kommandoen Konverter til PDF Lager en katalog å legge dokumentene i Kommandoen Eksporter til politiker Pakker dokumentene Sender zip-fil via FileMail til distribusjonsliste 12