Slik jobber Posten med likeverdig arbeidsmiljø Kurs Likestillings- og diskrimineringsombudet Trondheim 05. oktober 2009 Roger Hauklien Seniorrådgiver Posten Norge AS Konsernstab HR 1

Likeverdig arbeidsmiljø Bakteppe 2006 et vendepunkt i fokus Forretningsmessig HMS Eksempler på tiltak – likeverdig arbeidsmiljø Resultater - Organisasjonsundersøkelser 04/04/2017

Posten i kontinuerlig utvikling Bakteppe Posten i kontinuerlig utvikling Forvaltning Omstilling Posisjonering Nordisk vekst og industrialisering 1990 2005 2010 Historisk kjerne 361 år. Bygget på fysisk kommunikasjon Siste 10 år 11.000 stillinger forsvunnet. Bygget opp nye virksomheter. 04/04/2017 04/04/2017 3 3

Bakteppe 2003: Høyt sykefravær og en uføreandel på 3 % av årsverkene pr år – en ond sirkel Høyt sykefravær 11 % Lite fokus på de friske – som blir sterkere belastet Høy rekruttering til langtidsfravær Høy rekruttering til uføretrygd Store utgifter knyttet til tjenestepensjons- ordningen. Tilnærmet selvassurandører. Vi hadde i 2003 rundt 250mill i årlige kostnader i forbindelse med uføretrygding av ansatte. Henger sammen med tjenestepensjonsordningen som sikrer de ansatte 66 % av sluttlønn i pensjon, mot ca 60 % fra NAV. Differansen på 6 % ble dekket av tjenestepensjonsordningen. Med en uføreandel på over 3 % av årsverkene pr år ble prisen på uføredekningen i forsikringsordningen så dyr at vi nærmest ble selvassurandører på dette området. 04/04/2017

Høy gjennomsnittsalder i Posten (44,3 år) Bakteppe Store omstillinger og nedbemanninger – etter prinsipp om ansiennitet gir økt snittalder Sist inn – først ut Sikrer at eldre arbeidstakere ikke blir skjøvet ut i arbeidsløshet/trygdeordninger Høy gjennomsnittsalder i Posten (44,3 år) Fare for høyere sykefravær dersom ikke tiltak settes inn 04/04/2017

Likeverdig arbeidsmiljø Bakteppe 2006 et vendepunkt i fokus Forretningsmessig HMS Eksempler på tiltak – likeverdig arbeidsmiljø Resultater - Organisasjonsundersøkelser 04/04/2017

I 2006 begynte Posten og prioritere HMS langt høyere –fokus ble endret 2006 et vendepunkt i fokus I 2006 begynte Posten og prioritere HMS langt høyere –fokus ble endret ” Omstillingene i Posten har vært mange og omfattende. I en periode med nedbemanning og store forandringer har vi klart å videreutvikle både service og kvalitet. Men selv om sykefraværet har vist en positiv utvikling de seneste årene, er nivået fortsatt forhøyt, og dette er en påminnelse om at det gode, sunne arbeidsmiljøet hele tiden må være i fokus. Derfor vil vi i 2006 øke satsingen på helse, miljø og sikkerhet (HMS). Målet er å få en betydelig nedgang i sykefraværet, samt redusere antall uføre å redusere og arbeidsskader i produksjonen” – Dag Mejdell, konsernsjef (årsrapport 2005) HMS skal være øverst på agendaen i alle ledermøter og andre viktige møter HMS mål i alle bonusavtaler for ledere på høyt nivå Dette sitatet fra årsrapporten i 2005 bekrefter Konsernsjef Dag Mejdells fokus på HMS-arbeidet og at målsettingen var å få sykefraværet, uføregrad og H-verdi ytterligere nedover. HMS øverst på agendaen blir fulgt opp i linjen Bonusordningen er gjennomført 04.04.2017

2006 et vendepunkt i fokus Eksempler på hvordan fokus har kommet til uttrykk fra konsernsjef Dag Mejdell og ute i det ytterste ledd i organisasjonen 04/04/2017

Likeverdig arbeidsmiljø Bakteppe 2006 et vendepunkt i fokus Forretningsmessig HMS Eksempler på tiltak – likeverdig arbeidsmiljø Resultater - Organisasjonsundersøkelser 04/04/2017

Forretningsmessig HMS Posten skal være i fremste rekke til å vektlegge HMS i all organisasjons- og forretningsutvikling Egen visjon for HMS-arbeidet i Posten tatt inn i Postens HMS-måldokument for perioden 2007 – 2011. Forankret i Konsernpolicy for HR/HMS 04/04/2017

Likeverdig arbeidsmiljø Bakteppe 2006 et vendepunkt i fokus Forretningsmessig HMS Tiltak for to grupper: Seniorer og etnisk mangfold Eksempler på tiltak – likeverdig arbeidsmiljø Resultater - Organisasjonsundersøkelser 04/04/2017

Eksempler på tiltak – likeverdig arbeidsmiljø Likeverdig arbeidsmiljø; Forebygging mot sykefravær (AML § 4 – 2) Målrettet i forhold til høy gjennomsnittsalder Seniordager 57 År 6 dager 60 år 12 dager 62 år 18 dager Utstyr og hjelpemidler Eksempler på tiltak for å holde seniorer i arbeid ut til pensjonsalder. Oversikt over hvilke oppgaver som kan være for de som trenger tilrettelagt arbeid 04/04/2017

Eksempler på tiltak – likeverdig arbeidsmiljø Postmodellen for oppfølging av sykefravær, og veileder for tilrettelegging(AML § 4 - 6) Periode 2 – 4 uker Innen 6 uker en oppfølgingsplan Periode 8 – 10 uker Innen 12 uker – Dialogmøte 1 Periode 4 – 5 mnd Innen 6 mnd – Dialogmøte 2 Møter med den ansatte om muligheter for tilrettelegging ut fra den enkelte sykemeldtes forutsetning. Dialogmøtene er med BHT, lege, tillitsperson i tillegg til den sykemeldte og dennes leder. Møtene dokumenteres ved referat med konklusjonene fra møtet – sendes NAV og lege. Prosessen er nøye beskrevet i egen brosjyre som dere kan få på standen utenfor. Periode 8 – 10 mnd Innen 12 mnd, sykepengeperiodens utløp Periode 15 – 18 – 21 -24 mnd 04/04/2017

Eksempler på tiltak – likeverdig arbeidsmiljø ØT: Postens største arbeidsplass hvor rundt 3100 medarbeidere, som representerer over 50 nasjonaliteter, får sin nye arbeidshverdag STÅTOALETT: På Østlandsterminalen blir det lagt til rette for de kulturelle forskjellene for toalettbesøk. STILLEROM: Det blir tilrettelagt for ansattes religiøse liv og/ eller livssyn i et eget livssynsnøytralt rom avsatt til stillhet, bønn og meditasjon. Tiltak for å øke trivsel for alle – noen tiltak rette spesielt mot den store variasjonen i kulturell bakgrunn 04/04/2017

Tydelige holdninger i forhold til likeverd Eksempler på tiltak – likeverdig arbeidsmiljø Tydelige holdninger i forhold til likeverd Vi er rasismefri sone. Gjennom dette kommuniserer vi et klart budskap: ”Her skal det være plass for alle, uansett hudfarge, religion, funksjonsevne eller kulturell bakgrunn.” Rasismefri sone er også tatt inn som eget punkt i Postens arbeidsreglement. ”Selskapet er erklært som Rasismefri sone. Arbeidstakeren må forholde seg til denne forpliktelsen. Arbeidstakeren vil kunne avskjediges dersom vedkommende: med sin atferd skaper fare for folks liv, eller helbred, herunder utøver seksuell trakassering, eller trakassering på etnisk eller religiøst grunnlag.” Rekrutteringsetikk Denne er lett tilgjengelig for alle rekrutterende ledere på våre intranettsider. Den starter med vårt ønske om å speile mangfoldet Etiske retningslinjer Eget punkt om politikk og religion. Dine politiske sympatier, religiøse tilhørighet, medlemskap i grupper, lag, foreninger mm., er konsernet uvedkommende. Du skal likevel fremstå som upartisk når du opptrer på vegne av konsernet. Videre forventes det at din profesjonelle og private opptreden er lojal og ikke skader konsernets omdømme. • Er det lovlig? • Føles det riktig? • Ville jeg fortelle familie, en kollega eller en venn om det jeg gjør? • Tåler forholdet offentlighetens søkelys? Ledelsesprinsipper ER SYNLIGE ER TYDELIGE TAR OG GIR ANSVAR UTVIKLER OG INSPIRERER MEDARBEIDERE De fleste tiltakene har startet etter stort initiativ og mot fra ledere. De ser at mangfold er med på å skape resultater! Hvordan hadde vi klart å drifte i våre religiøse høytider uten mangfold? I stillingsannonser: Posten er opptatt av mangfold og ønsker å speile mangfoldet i samfunnet. Vi oppfordrer derfor kvalifiserte personer til å søke uansett alder, kjønn, funksjonsevne eller kulturell bakgrunn. I styrende dokumenter Rekrutteringsetikk Etiske retningslinjer Ledelsesprinsipper 04/04/2017

Kompetanseheving på flere plan Eksempler på tiltak – likeverdig arbeidsmiljø Kompetanseheving på flere plan Lederpool – Utvikling av nye og potensielle ledere. Direkte henvendelse, med oppfordring om å søke, til medarbeidere med minoritetsbakgrunn. Dette for å sikre at vi speiler den etniske sammensetningen hos våre ansatte. For traineeopptak 2011 har vi kunngjort opptak også via: Ambisjoner.no Lederutvikling / Lederpool Lederpool er kjørt i flere runder. Kandidater fra egen organisasjon i terminalene for å utviklet og gitt grunnlaget for å bli fremtidens ledere. De er blitt gitt noe teoretisk ballast i ledelse, fått hospitere hos erfarne leder og selv fått prøve seg som leder. I dette har vi etterstrebet å få tak i kandidater med innvandrer bakgrunn, og til tider har vi hatt like stor andel ledere med innvandrerbakgrunn som det vi har blant personalet. Kommentar fra deltagere: Hadde aldri turt å ta steget selv. Takket for tilliten og har utviklet seg som arbeidstager og menneske + + + venter på tilbakemelding fra Ole-Bjørn Posten Norge var en av de første til å bli med på konseptet ”Rasismefri sone” gjennomfører Posten Mangfold og Dialogkurs i samarbeid men Norsk Folkehjelp. Vi kjører med jevne mellomrom kurs for ansatte, ledere, tillitsvalgte og verneombud i Oslo området innen Mangfold og Dialog Motvirke fordommer og rasisme Skaper dialog og forståelse, Øker bevissthet om egne holdninger, reaksjoner og fordommer, bearbeider og finne løsninger Norskopplæringen i samarbeid med Oslo Kommune: 2008: 117 gjennomført norskopplæring. Planer om at 100 skal i gjennomføre norskopplæring våren 2009. Norskopplæring Posten har et uvurderlig samarbeid med Oslo kommune Mangfold og dialogkurs for ansatte 04/04/2017

Likeverdig arbeidsmiljø Bakteppe 2006 et vendepunkt i fokus Forretningsmessig HMS Eksempler på tiltak – likeverdig arbeidsmiljø Resultater 04/04/2017

10,0 Resultater Postens ambisjon er at sykefraværet skal være 6,3 % innen utgangen av 2011 Sykefravær: Snitt per år Sykefravær % Sykefraværet i 2008 var 7,3 %, Ambisjon 2011; sykefravær 6,3 %, Sykefraværet hittil 2009: Sykefraværet i 2009 følger nivået som 2008 i 1. kvartal, men ligger lavere i 2. kvartal og hittil i 3. kvartal. Likevel har ikke morselskapet fulgt en like positiv trend de siste månedene som de øvrige selskapene i konsernet. Sykefraværet konsernet er hittil i år på 7,0 % mot 7,4 % på samme tildspunkt i fjor * 04.04.2017

Resultater Vi nærmer oss målet - sykefraværet i Posten-konsernet på nivå med fraværet i samfunnet for øvrig og trenden er fortsatt god Perioden Q1 2003 – Q1 2009 Posten-konsernet: Fortsatt positiv utvikling i Q2 2009 med et gjennom-snittlig sykefravær på 6,7 %. Ikke korrigert for høyere gjennomsnittalder i Posten-konsernet. Posten-tallene inkluderer ansatte i Sverige og Danmark. 04/04/2017

3,5 Resultater Antall uføre har gått drastisk ned. Posten Norge AS har en uførandel på 1 % av bemanning % Uføreårsverk av bemanning Uføre; snitt per år Snitt for 2008 var ~1,4 %, reduksjon i uføreandel på 47% Ambisjon 2011; uføreandel 1,0% Andel nye uføre i samfunnet for øvrig har vist en økning på 9,5 % fra 2007 til 2008 og på 8,2 % fra 1. halvår 2008 til tilsvarende periode i 2009. 04.04.2017

Resultater Postens Organisasjonsundersøkelse – Høy score, tross store omstillinger 90 % svarte på undersøkelsen 54 påstander fordelt på 8 hovedfaktorer: Motivasjon Kompetanse Organisatoriske rammer Verdier Verdibasert ledelse Helsefremmende arbeidsmiljø Attraktiv arbeidsplass Kunde og resultatfokus 04/04/2017

Godt likeverdig HMS-arbeid lønner seg! Resultater Godt likeverdig HMS-arbeid lønner seg! Eksempler på nyhetsoppslag vi har fått. Vi regner med ca 50 mill spart pr % poeng vi får ned langtidsfraværet i konsernet. Dersom sykefraværet i Konsernet hadde vært på nivået fra 2003 ville dette kostet 200 mill mer enn dagens sykefraværsnivå. (Siden 2003 har vi redusert dette med 4 % poeng og dette gir 200 mill rett på bunnlinjen. Sammensatt bilde; fordeles på aktivt sykefraværsarbeid rundt 2% og oppkjøp av bedrifter med lavt fravær ca 2 %) I tillegg har vi fått mye større tillit i forsikringsmarkedet i forhold til tjenestepensjonsordning, og er ikke lenger selvassurandører på uføre. Vi har redusert våre forsikringspremier med rundt 100 mill kroner. Arbeid med likeverdig HMS lønner seg!