Bedre elektroniske pasientjournaler i primærhelsetjenesten En undersøkelse av bruk, behov og barrierer NTNU, 25.04.01

Eksperter i Team Første gang våren 2001 Ønske fra næringslivet Tverrfaglige prosjekter for siv.ing. 4. årskurs Gruppeprosessen i fokus 2,5 vekttall Organisert i ”landsbyer”

Elektroniske pasientjournaler - EPJ I starten Papirjournal på elektronisk form Videre Muligheter i teknologien bedre Lite samråd med legene I dag Uoverensstemmelse mellom legenes behov og EPJ-systemene?

Elektroniske pasientjournaler - EPJ Dagens EPJ-systemer Profdoc DOS Profdoc Vision WinMed Infodoc DOS Infodoc Windows Fremtiden krever godt samarbeid mellom IT og medisin

Elektroniske pasientjournaler - EPJ Digimed Innovasjonssenter for utvikling av IT tilknyttet helsevesenet HJELP Prosjektsamarbeid mellom IDI og Det Medisinske Fakultet ved NTNU Problemorientert EPJ

Landsbyoppgaven Oppdragsgivere Veiledere Anders Grimsmo, ISM Øystein Nytrø, IDI Veiledere Reidar Conradi, IDI Elisabeth Bayegan, IDI / ISM Utføre undersøkelse blant primærleger Besvare 3 gitte hypoteser: Bruksmønster Informasjonsbehov Teknologisyn Pionerarbeid på dette området

Hypotese I – Bruksmønster Legers faktiske bruk av informasjon i dagens journalsystem er begrenset og preget av dagens løsninger

Hypotese II - Informasjonsbehov Legers behov for journalsystemet som informasjonskilde og arbeidsstøtteredskap er med utgangspunkt i dagens journalsystemløsninger, redusert til pasientspesifikk informasjon med utgangspunkt i fremtidens journalsystemløsninger, stort og nødvendig for å kunne gi en helhetlig og mer kvalitetssikret behandling av pasienter

Hypotese III - Teknologisyn Teknologi og legers syn på teknologi, utvikling og fremtid er en flaskehals for effektiv bruk av elektroniske journalsystemer

Landsbyen 19 studenter, 5 grupper Forhåndsutdelte oppgaver og oppdeling Presentasjon (4 studenter) Koordinering (3) Telefonintervju (4) Skjemaundersøkelse (4) Metode og analyse(4)

Arbeidet i landsbyen Felles prosjekt, delte arbeidsoppgaver Ukentlige fellesmøter 12 timer per student per uke (= 2,5 vekttall) Studentassistenter Kurs Informasjonssøk Rapportskriving Felles rapport

Videre agenda for dagen Undersøkelsen Telefonintervju Skjemaundersøkelse Verdensvev-portal Pause Resultater fra undersøkelsen Pause, enkel bevertning Spørsmål og debatt

Telefonintervju Valgte metode (telefonintervju) Utformet en intervjuguide Intervjuet 21 primærleger

Metode

Bruk av åpne spørsmål Fange opp mening og opplevelse Analyse av slike spørsmål er vanskelig

Telefonintervju Fordeler: Lite tid- og kostnadskrevende Geografisk plassering betyr lite Ingen reising Ulemper: Problematisk å stille spørsmål som krever visuelle hjelpemidler Ikke for mange spørsmål (maks lengde 40 min)

Utforming av intervjuguide Innhold: Felles bakgrunnsinformasjon 3 deler som dekker hver sin hypotese (Se rapport, Tillegg F, side 112) Kvalitetssikring av intervjuguide: Møte og korrespondanse med Siri Forsmo fra Institutt for samfunnsmedisinske fag Pilotintervju 1, Edda Legesenter Pilotintervju 2, Gløshaugen legesenter (Utført som besøksintervju)

Eksempel fra intervjuguide Tenk deg at du skal designe et helt nytt journalsystem. Hva ville du ha lagt vekt på? Respondenten får muligheten til å beskrive nye ideer og egenskaper for et nytt journalsystem. Eller hun kan vektlegge egenskaper som hun er fornøyd med. Spørsmålet er knyttet til hypotese 3 ( se rapport , bakgrunn side 4)

Gjennomføring Avtale om tidspunkt for intervju: Liste over alle legesentre i Midt-Norge (ca 80 stk) Avtale med leger som er bekjente av deltakerne i prosjektgruppen ( 4 stk ) E-postlisten Eyr (ca 600 registrerte ) (aktiviteten tok tre uker, estimert til 1)

Utfordringer Forberedelser: Lage gode åpne spørsmål som kan analyseres Få en avtale om intervju med en lege Utførelse av intervju: Fremlegge spørsmålet Notere det respondenten svarer

Skjemaundersøkelse Bakgrunnsdel Hoveddel: Tradisjonell del Avdekke holdninger. Conjoint analyse del Avdekke ønsker og behov. Kort introduksjon. Overfladisk om undersøkelsen. Undersøkelsen består av en bakgrunnsdel og en hoveddel. Bakgrunnsdelen spør etter alder, kjønn, system og så videre. Skal sørge for å avdekke representativitet og analysere svarene i forskjellige undergrupper. Hoveddelen er delt i to: -En Tradisjonell del som skal avdekke holdninger og bruksmønster til EPJer=Svare på hypotesene?? -En conjoint analyse del som skal avdekke ønsker og behov for fremtidige EPJer.

Undersøkelsesformer Oppdragsgiver påla krav om at undersøkelsen skulle baseres på Conjoint Analyse. Det var et mål å oppnå størst mulig respons fra et stort antall primærleger. Derfor valgte vi en kvantitativ undersøkelsesform, der svarskjema ble utsendt per post. Dette passer svært godt fordi conjoint analyse er ikke egnet for telefonintervju, og fordi besøksintervju er svært ressurskrevende.

Metoder Tradisjonelle spørsmål Conjoint analyse Best egnet til å avdekke holdninger og meninger. Conjoint analyse Best egnet til å finne frem til brukeres ønsker for et produkt. Kan være en del av en produktutvikling. Forklare hvorfor undersøkelsen er delt i 2. CA var pålagt. Tradisjonelle spørsmål er velegnet til å avdekke holdninger, slik vi ønsker. Kunne ikke bruke CA. CA i skjemaundersøkelsen var pålagt av oppdragsgiver, men er lite egnet til å finne frem til meninger som avdekker svar på hypotesene.

Tradisjonelle spørsmål Utsagn relatert til hypotesene. Respondentene graderer enighet på en skala fra 1 til 5. 1 svarer til ”Helt uenig”. 5 svarer til ”Helt enig”. Fortelle hvordan utsagnene fungerer for å avdekke hypotesene. Både enkle og sammensatte utsagn. Skala: Stor diskusjon rundt hva som er best, odde-par. Har valgt odde, 1-5 (Likert skala). Ref: Sosialpsykologi – Ilstad/Nystuen.

Utsagn fra tradisjonell del Nevne både blokker og enkle utsagn. Dette er en blokk om samme tema. (Ha undersøkelsen åpen i bakhånd… ??) Svar angis ved å merke av passende alternativ.

Conjoint analyse Antagelse: Attributtene har forskjellige verdier. Produkter kan karakteriseres ved attributt. Attributtene har forskjellige verdier. Attributtverdiene er gjensidig utelukkende. Et tenkt produkt karakteriseres som en bunt av attributtverdier. Attributt: Egenskap ved produktet Attributtverdier: Verdi til en egenskap Gj. utelukkende: Essensielt å legge merke til at metoden krever at attributtverdiene er gjensidig utelukkende. Profil: Forklar at en bunt av attributterverdier kalles for profiler. Et eksempel: Behandling for strupekreft. Pasienten kan velge sammensetning Attributt: stemme og levetid etter behandling (år) Verdier, stemme: normal stemme, hes stemme, kunstig stemme, stum Verdier, levetid: 4 år, 6 år.

Undersøkelsen Respondenten blir tilbudt tenkte produkter i form av profiler. Buntene vurderes isolert. (For eksempel på en skala fra 1 - 8.) Graderingen viser i hvilken grad kunden ville valgt produktet. Respondenten blir tilbudt tenkte produkter i form av bunter av attributter. Buntene vurderes isolert. (For eksempel på en skala fra 1 - 8.) Graderingen viser i hvilken grad kunden ville valgt produktet.

Analysen Attributtverdiene vurderes ved: Attributtene vurderes ved: Nytteverdi (Utility) Grad av verdsettelse for et verdi-nivå. Høy nytteverdi.  Respondentene ønsker verdien. Attributtene vurderes ved: Relativ viktighet (Importance) Differansen mellom høyeste og laveste nytteverdi. Angir viktigheten av attributtet. Rangeringen av profiler gir grunnlag for to viktige parametere som benyttes i analysen: Disse parametrene representeres som tall! For attributtverdiene beregnes en: Nytteverdi: Grad av verdsettelse for et verdi-nivå. Høy nytteverdi.  Respondentene ønsker verdien. For attributtene beregnes: Relativ viktighet: Høy relativ viktighet  Respondentene er sensitive for endringer ved dette attributtet Dette attributtet betyr derfor mest. Disse parameteren vil vi se mer til under presentasjon av resultatet.

Fordeler og ulemper Fordeler: Ulemper: Metoden ligger nær en virkelig valgsituasjon ved anskaffelse av produkt. Kan finne den kombinasjonen av attributtverdier som kundene ønsker. Ulemper: Kompleks metode. Krevende å utforme. Kan være krevende å svare på. Fordeler: -Metoden ligger nær en virkelig valgsituasjon ved anskaffelse av produkt. -Kan finne den kombinasjonen av attributtverdier som kundene ønsker. Ulemper: -Vanskelig å avdekke holdninger -Krevende å utforme. -Krevende å svare på.

Attributter i undersøkelsen Krav til tidsbruk Meget tidkrevende Noe tidkrevende Lite tidkrevende Journalens oppbygning Videreføring av papirjournal Problemorientert Forklare verdiene Se fagrapport for forklaringer

Attributter i undersøkelsen Registrering av informasjon Tastatur og mus Talegjenkjenning Digital notisblokk Kunnskapssystem Inneholder kunnskapssystem Inneholder ikke kunnskapssystem Forklare verdiene Se fagrapport for forklaringer

Profil fra undersøkelsen Her er en profil fra undersøkelsen. ”Sett ord på systemet og verdiene” Svar angis ved å merke av for passende rangering.

Gjennomføring Brukte mye tid på å lage gode spørsmål. Gode innspill fra Gløshaugen legesenter underveis. Sendt ut i 309 eksemplarer. Elektronisk versjon på Verdensveven Publisert via landsbyportalen Valgfritt å svar på papir eller elektronisk. Måtte omarbeide CA en god del etter innspill fra Gløs. Nevne oppfølging, purring, påminnelser.

Utfordringer Lage gode forståelige spørsmål. Utforme en forståelig og overkommelig conjoint analyse. Få god nok svarprosent og representativt utvalg. Etter påminnelse: 85 svar  115 svar Utforming: Tilbakemeldingen fra Gløs.: CA var uoversiktlig, vanskelig å forstå. Svarprosent: Sende ut påminnelser. Invitasjon på Eyr ga svar som støttemateriale. Tallene er ikke medregnet Eyr svarene Eyr: 51

Bakgrunnsinformasjon 21 telefonintervju, hvorav 17 menn og 4 kvinner Aldersfordeling: - 4 stykker under 36 år - 5 stykker i alderen 36-45 år - 11 stykker i alderen 46-55 år - 1 over 56 år

Bruksmønster Hva er du fornøyd med i den elektroniske pasientjournalen som du benytter? De administrative rutinene Journalsystemet er oversiktlig Tidsbesparende

Bruksmønster Hva er du ikke fornøyd med i den journalen du benytter? Strukturen til journalen Vanskelig regnskapsmodul Uoversiktlig

Bruksmønster Er det noen oppgaver som var enklere å utføre med papirbasert journal? Bedre oversikt Bla fra epikrise til epikrise

Bruksmønster Føler du at strukturen til journalsystemet påvirker den måten du arbeider på? Variasjon mellom de forskjellige systemene: Profdoc: Fleste svarte ja. Infodoc: Påvirket i positiv retning. WinMed: Delte meninger.

Bruksmønster Synes du det er høy brukerterskel på ditt elektroniske journalsystem? Alle svarte nei. Begrunnelse: Enkelt å komme i gang med de grunnleggende funksjoner. Men det er vanskelig å beherske systemet fullt ut.

Informasjonsbehov Er det noe du savner å ha elektronisk tilgjengelig? Internett på samme maskin som journalen Felleskatalogen integrert i reseptsystemet Oversikt over ledige plasser på sykehus

Informasjonsbehov Er det funksjoner/muligheter du kunne ha tenkt deg å ha i journalsystemet som du ikke har i dag? Kommunikasjon med sykehus og andre samarbeidspartnere Kvalitetssikring av data

Barrierer Påstand: Det blir ikke bedre behandling av pasienter selv om journalsystemet forbedres. 18 var uenig og 3 var enige. Begrunnelse for de som var uenig: - Bedre tid, oversikt og kvalitet gir bedre behandling.

Fremtid Tenk deg at du skulle designe et helt nytt journalsystem. Hva ville du lagt vekt på? Erstatte mus Sentralt journalregister Problemorientert journal Forbedret kommunikasjon med laboratorier, sykehus, apotek og andre journalsystemer.

støttende undersøkelse via Resultater 51 stk. støttende undersøkelse via verdensvev 115 stk. skjemaundersøkelse av 309 utsendte invitasjoner 111 per post, 4 per verdensvev

Skjemaundersøkelse del 1 Legeforeningens database: Kjønnsfordeling: 32,6% kvinner, 67,4% menn Gjennomsnittsalder: 44,8 år Bakgrunnsspørsmål Gjennomsnittsalder, skjemaundersøkelse: 43,3 år

Del 1 2. Dersom jeg klarer å utnytte den elektroniske pasient journalen bedre, kan jeg gi pasientene et bedre behandlingstilbud. 1. Jeg mestrer bruk av dagens elektroniske journalsystem fullt ut 3. Jeg føler meg hemmet av å måtte bruke en datamaskin og et elektronisk journalsystem når jeg behandler pasienter. 4. Jeg bruker den elektroniske pasientjournalen mer når jeg møter en pasient med et komplisert problem

Del 1 5. Jeg benytter meg av den elektroniske pasientjournalen mer når pasienter kommer tilbake gjentatte ganger med samme problem. 6. Jeg har ingen motforestillinger mot å lære meg å ta i bruk et nytt journalsystem. 7. Leger generelt trenger mer opplæring i bruk av pc og elektroniske pasientjournaler 8. Leger i primærhelsetjenesten har en tendens til å vegre seg mot å ta i bruk nye teknologiske hjelpemidler

Del 1 9. Jeg tror et nytt og forbedret/skreddersydd journalsystem vil øke effektiviteten og bedre behandlingen av pasienter

Del 1 Brukerne av forskjellige journalsystem satt opp mot svarene i utsagn 1 ”Jeg mestrer bruk av dagens elektroniske journalsystem” Profdoc dos Profdoc Vision WinMed Infodoc win Infodoc dos

Del 1 Gjennomsnittsverdier 4.09 3.64 3.36 2.28

Del 1 Gjennomsnittsverdier 3.14 2.96 3.16 3.34

Del 1 Gjennomsnittsverdier 3.46 3.24 3.37 3.11

Del 1 Gjennomsnittsverdier 3.71 4.18 3.26 3.83 3.96

Del 1 Gjennomsnittsverdier 4.60 2.73 4.67 3.10

Del 1 Brukerne av forskjellige journalsystem satt opp mot spørsmålsgruppe, "Hva synes du om dagens pasientjournalsystem?"

Del 1 Brukerne av forskjellige journalsystem satt opp mot spørsmålsgruppe, "Hva synes du om dagens pasientjournalsystem?"

Del 1 Brukerne av forskjellige journalsystem satt opp mot spørsmålsgruppe, "Hva synes du om dagens pasientjournalsystem?"

Skjemaundersøkelse del 2 Conjoint analyse 99 besvarelser (av 115) Attributtene som var valgt for pasientjournalen Tidsbruk Oppbygging Registrering Kunnskapssystem

Grafene viser nytteverdier ”Conjoint” Del 2 Grafene viser nytteverdier

”Conjoint” Del 2

Grafen viser relativ viktighet ”Conjoint” Del 2 Grafen viser relativ viktighet

Støttende undersøkelse ”Conjoint” Støttende undersøkelse Forskjeller, Del 1 Del 1 bekrefter resultatene fra skjemaundersøkelsen. Men; resultatene kan tyde på at respondentene her er mer teknologi-interessert

”Conjoint” Forskjeller, Del 2 Støttende

Sammenligning av skjemabasert undersøkelse og telefonintervju Kvalitativt vs kvantitativt Hovedtrekkene relativt like 1. Grei brukerterskel på dagens EPJ´er 2. Bruksmønster 3. Teknologisyn

Besvarelse av hypotesene Hypotese I: Bruksmønster Mestrer generell bruk Få føler seg bundet til strukturen av journalsystemet under behandling av pasienter Bruken er omtrent den samme gjennom hele konsultasjonen, men blir brukt til forskjellige oppgaver under ulike faser Bruken varierer ikke i forhold til problemets kompleksitet Legene ønsker å få tak i mer informasjon via EPJ`ene enn dagens løsninger gir mulighet til

Besvarelse av hypotesene Hypotese I: Bruksmønster Resultatene tyder på at bruken er begrenset og preget av dagens løsninger

Besvarelse av hypotesene Hypotese II: Informasjonsbehov Søkes etter: pasientspesifikk informasjon Et rådførende journalsystem (kunnskapssystem); mulighet til å utrede pasientens tilstand, forslag til medikamenter og lignende Kommunikasjonsmuligheter med samarbeidspartnere, for eksempel sykehus og apotek, integrert i EPJen En elektronisk kunnskapsbase, for eksempel Internett. Kan medføre vanskeligheter med hensyn på datasikkerhet Behovet varierer underveis, før og etter en konsultasjon

Besvarelse av hypotesene Hypotese II: Informasjonsbehov Resultatene viser at i dagens journalsystemløsninger er informasjonsbehovet redusert til pasientspesifikk informasjon. I fremtidige journalsystemløsninger er behovet stort og nødvendig for å gi en helhetlig og mer kvalitetssikret behandling av pasienter

Besvarelse av hypotesene Hypotese III: Teknologisyn Leger vegrer seg ikke for å lære seg nye journalsystemer Leger mener at et nytt og forbedret journalsystem vil øke effektiviteten og bedre behandlingen av pasienter. Merk utsagn/spørsmål 2, 9 og 30 Inntrykket er at legene ikke har fordommer mot teknologi og teknologiens betydning Men; ressursbehovet ved å lære seg nye systemer er en kritisk faktor

Besvarelse av hypotesene Hypotese III: Teknologisyn Resultatene viser at legene ikke har fordommer mot teknologi og teknologiens betydning, og at dette ikke er en flaskehals for effektiv bruk av elektroniske journalsystemer.