Agenda 10 min. Bakteppe, Alf Hansen 15 min. Prosjektstyringsverktøy, Alf Hansen 45 min. Bestillings- og fakturasystem, Alice Sporstøl Pause 5 min. Kort om Agresso status, Jon Strømme 25 min. Informasjonssikkerhet – ansvar og oppgaver, Jon Strømme

Økonomisjefsamling, 7. juni 2011 Bakteppe Økonomisjefsamling, 7. juni 2011 Alf Hansen daglig leder UNINETT FAS

Hvem er UNINETT FAS? UNINETT FAS (Felles Administrative Systemer) Kundekoordinator og i enkelte tilfeller også tjeneste-leverandør ved utredning, valg, innføring, drift, videreutvikling og utskifting av felles administrative systemer ved universiteter og høgskoler Ikke-kommersiell formålsparagraf UNINETT er eid av Kunnskapsdepartementet

UNINETT FAS sin strategi: bidra til at universiteter og høgskoler oppfyller sine administrative oppgaver på en mest mulig kostnadseffektiv måte og med riktig kvalitet. bidra til innovasjon og nyskaping i administrative prosesser og tjenester i sektoren. bidra med driftsmiljø og systemer for best mulig systemstøtte og effektiviseringsgevinster for administrative oppgaver, og ta ansvar for at dette gjøres ved optimal utnyttelse av UNINETTs IKT-infrastruktur.

Motivasjon Samarbeid gir merverdi Sette UH-sektorens ambisjonsnivå Gjenbruk – standardisering gjennom medvirkning Gevinstrealisering - gi UH-institusjonene støtte til å utnytte systemene slik at de planlagte gevinster realiseres. Partnerskapsmodeller mellom kunde og egenregi-leverandører i UH-sektoren, og gjennomføre samarbeid i henhold til disse. Skape arenaer - arrangere SUHS konferansen, en faglig og sosial arena for ledelse og brukere. Samarbeide og koordinere med andre initiativ i UH-sektoren for å oppnå best mulige synergieffekter (UHR, BOT, FS, Bibsys,…).

Merverdi Sektorens fortrinn med egenkompetanse utnyttes Sikkerhetsforhold ivaretas Arkitekturforhold avklares

Kundekoordinator – systemleverandør i egenregi Tjenester (løpende): Bestilling og fakturahåndtering Lønn og personal Saksbehandling og arkiv Studieadministrasjon Økonomi Prosjektstyring Konkurransegjennomføring FS-konnektorer Prosjekter for nye tjenester (tidsbegrenset): Nytt Saks arkivsystem Felles merverdi: FASportalen Systemarbeid og integrasjon Utvikling av informasjon og kommunikasjon Informasjonssikkerhet, sikkerhetsdokumentasjon Autorisasjonsdata, brukerpopulering Utredningsarbeid, sektorkoordinering, ny utvikling Elektroniske samarbeidsverktøy Rammeverk for prosjektgjennomføring Rammeverk for prioriteringsråd, styringsgrupper og arbeidsutvalg Sikkerhet med FEIDE   Uthevet: FAS opptrer i rollen som kundekoordinator og systemleverandør i egenregi. Resten: I rollen som ren kundekoordinator.

UH-INSTITUSJONENE DELTAR i PROSESSENE

FASER i et systems levetid

For nye systemer: Prosjektledelse, sette sammen prosjektgruppe. Avklare rundt innpasningen til en overordnet forretnings- og IKT-arkitektur for sektoren. Starte et forprosjekt hvor man samordner kravene og forbereder en eventuell anbudsrunde. Invitere UH-institusjonene til å forplikte seg til å delta i samarbeidsprosjektet, opprette styringsgruppe blant deltakerne fra de påmeldte institusjonene. Koordinere og være sekretariat for styringsgruppe. Gjennomføre pilot og eventuell utrulling med nødvendig støtte til UH-institusjonene. Være kontraktseier av rammeavtale med leverandører på de aktuelle systemene. Institusjonene gjør avrop på denne direkte mot valgt leverandør.

For påfølgende forvaltningsfase Koordinere og være sekretariat for prioriteringsråd som skal sikre god, felles utnyttelse av innførte systemer. Følge opp og koordinere arbeidsgrupper og arbeidsutvalg. Kontroll og oppfølging av leverandørsiden ihht. inngåtte avtaler.

Styringsgrupper og Prioriteringsråd (i dag) Nytt Sak/arkivsystem SAP HR (LPS) ePhorte (Sak/arkiv) Agresso (økonomi) Artemis (PSV) Basware Invoice og PM (BFS) Visma (KGV) (FS-konnektorer) Referansegruppe: Felles IKT-støtte

Bort med siloene

UNINETT FAS tilpasser seg sektorens behov (PR=Prioriteringsråd, TA=Tjenesteansvarlig, AU=Arbeidsutvalg, SG=Styringsgruppe, PL=Prosjektleder, AG=Arbeidsgruppe, FA PL=Fagansvarlig Prosjektledelse)

For ytterligere oppfølging, kontakt alf.hansen@uninett.no www.uninett.no/fas