Høgskolen i Oslo Innføring av bestillingssystem
Kort oppsummering: Bør vi innføre et bestillingssystem?Ja Går det greitt å innføre?Nei Bør vi likevel gjøre det?Ja
Utgangspunkt for beslutning om å innføre bestillingssystem: l Lojaliteten til rammeavtaler kunne bli bedre l Kontroll med hvem som bestiller kunne bli bedre l Fakturaadresse og bestilleridentifisering kunne bli bedre
Innføring av bestillingssystem l HiO valgte å være pilot på innføring av bestillingssystemet Proceedo l Medførte mye arbeid. Blant annet har det vært mye arbeid med å få på plass integrasjonen med Contempus. Det er nå i orden.
Utfordringene: l Organisering av innkjøp i en stor organisasjon. Varemottak? l Fullmaktsstruktur l Etablere profesjonelle innkjøpere? l Innføring av rekvisisjon/rekvirenter?
HiOs erfaringer (hittil): l Aktivering av leverandører er tidkrevende l Vi hadde en urealistisk forventning til tempo i innføringen l Bruk av bestillingssystem krever solid arbeid med tilpasning av varekataloger l Kontinuerlig priskontroll
Positive effekter: l Vi får avtalelojalitet l Vi oppfyller kravene til dokumentasjon vedrørende et innkjøp l Proceedo er brukervennlig og de som er etablert som bestillere, er gjennomgående positive til systemet
Anbefalinger: l Start med noen kurante leverandører og varegrupper l Jobb med å få gode innkjøpsavtaler som er enkle å kontrollere prismessig l Antall bestillere må begrenses. Opplæring av bestillere