Arkivtjenesten i Oppland fylkeskommune Presentasjon for nye ledere 15. oktober 2012

Fagenhet arkiv 7 ansatte - 6,2 stilling 5 arkivarer – 4,2 stilling 1 administrator/superbruker/brukerstøtte Leder for fagenhet arkiv – fagansvarlig arkivtjenesten – systemansvarlig P360

Hva kan vi tilby faglig bistand og veiledning i arkivfaglige spørsmål veiledning i henhold til gjeldende lover og regler opplæring for ledere, saksbehandlere og arkivarer i P360 kurs – tilbud sentralt og på skolene individuell opplæring Brukerstøtte Savnes noe – hvilke forventninger ønsker/behov har dere? Rutiner og informasjon om arkivtjenesten og P360 finner du på http://www.oppland.no/Aktuelt/Ansattportalen/God-og-effektiv-drift/Dokumenthandtering--Arkiv/ http://www.oppland.no/Aktuelt/Ansattportalen/God-og-effektiv-drift/Systemer/Rutiner-Public-360/

Viktige elementer Dokumentasjonsplikt ref arkivloven § 1 «trygge arkiv som har kulturell eller forskningsmessig verdi eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon”. Eksempel elevdokumentasjon Hva er viktig for eleven i ettertid? Eventuell rettsak på grunn av manglende opplæring Automatisk overføring av dokumenter fra skoleadministrative systemer – Rett i mappa

Journalføringsplikt ref arkivforskriften §2-6 Et offentlig organ skal ha en eller flere journaler for registrering av dokumenter. I journalen skal en registrere alle inngående og utgående dokument som etter offentleglovas §4 må regnes som saksdokument dersom de er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon.

Journalføring av e-post ref arkivforskriften § 2-6 Dokument som blir avsendt eller mottatt via e-post, og som etter form eller innhold må regnes som saksdokument for organet, skal arkivmessig behandles som andre saksdokument etter denne forskrift, jfr særlig §§ 2-6, 3-1 og 3-8 i arkivlovens forskrift.

Forventninger til ledere Ansvar for at saksbehandling skjer i henhold til gjeldende lover og regler Sørge for at sak- arkivsystemet P360 benyttes i all saksbehandling Sørge for gode rutiner i behandling av alle typer dokumenter Fordele dokumenter Godkjenne dokumenter Følge opp restanser Medansvar for at saksbehandlere får nødvendig opplæring Utføre offentlighetsvurdering av dokumenter før publisering på offentlig journal/postliste

Lover og forskrifter Offentleglova Forvaltningsloven Personopplysningsloven Arkivlova Ulike særlover Ajourførte lover finnes på www.lovdata.no Riksarkivarens bestemmelser Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner www.riksarkivaren.no Lokale bestemmelser