Studieadministrative prosesser ved NTNU Status juni 2007

Innhold Status prosjekt og arbeidsgrupper s. 3 Kort oppsummering møte i referansegruppe og styringsgruppe Forbedringsområder det må arbeides videre med. Kort oppsummering av styringsgruppens anbefalinger Modell for implementering og drift – prosessorganisering s. 11 Hvordan sikre vellykket implementering og videre utvikling av de studieadministrative prosessene Forslag til overordnet beskrivelse av fora Hvorfor prosessorientering? Tilbakemeldinger og styringsgruppens anbefaling Vedlegg: Oppsummering av gruppenes forslag til tiltak s. 18

1. Status prosjekt og arbeidsgrupper

3. Støtte til undervisning og veiledning Arbeidsgrupper 5 arbeidsgrupper har jobbet sammen siden mars 2007 Arbeidsgruppene har gjennomført mellom 3-4 heldagssamlinger Gruppe 1 Gruppe 2 Gruppe 3 Gruppe 4 Gruppe 5 1. Rekruttering 2. Lokale opptak 3. Støtte til undervisning og veiledning 4. Eksamen 5. Sensur og vitnemål 3.1 Studieplaner 3. 2 Veiledning

Arbeidsmetodikk og leveranser Høst 2006/vår 2007 Vår 2007 Kartlegging og analyse Leveranser Dagens situasjon Endringsagenda Fremtidig situasjon Tiltak 5

Leveranse 1: Prosesskart (KVASS) Hvem gjør hva hvor? Hvem er involvert i denne prosessen? Hvilke aktiviteter og leveranser skal prosessen inneholde? 1/3 Frister for prosessens leveranser Hvilken teknologi støtter prosessen? Hvilke krav bør stilles til denne?

Leveranse 2: Tiltaksskjema

Status i forhold til prosjektets hovedmilepæler Alle arbeidsgrupper jobbet på siste samling med tiltaksskjema for sin prosess (milepæl 6) Dette betyr at prosjektet per juni ligger litt foran skjema Nr Milepæl Uke 1. Når oppstartmøte med styringsgruppa er gjennomført og prosjektmandat er vedtatt Uke 33 (August 06) 2. Når det er gjennomført innledende arbeidsmøter med fakulteter, institutter og seksjoner i Studieavdelingen Uke 44 (Okt/nov. 06) 3. Når det foreligger forslag til videre prosess Når det foreligger utkast til brukerundersøkelse Uke 1 (Januar 07) 4. Når det foreligger dokumentasjon for dagens prosesser og brukerundersøkelse er gjennomført Uke 11 (Mars 07) 5. Når det er identifisert endringsbehov for de ulike prosessene Uke 25 (Juni 07) 6. Når det foreligger forslag til tiltaksplaner Uke 38 (September 07) 7. Når forslag til implementeringsplan er utarbeidet Uke 42 (Oktober 07)

Møte i referansegruppe og styringsgruppe Referansegruppen hadde møte 18. juni Innspill på arbeidsgruppenes forslag til tiltak Innspill modell for implementering og drift Styringsgruppen hadde møte 22. juni Første vurdering av arbeidsgruppenes forslag til tiltak. Endelig anbefaling fra styringsgruppen gjennomføres på neste møte (sept/okt). Anbefaling ang. forbedringsområder det må arbeides videre med Anbefaling ang. modell for implementering og drift. En oppsummering av arbeidsgruppenes forslag til tiltak er vedlagt (en mer detaljert versjon ligger t.o. i vedlegget til referat fra styringsgruppemøtet 22. juni)

Forbedringsområder det må arbeides videre med Forbedringsområder det må arbeides videre med. Oppsummering av styringsgruppens anbefalinger: Årshjulet: SAP-prosjektet overleverer identifiserte forbedringsområder og eventuelle forslag til tiltak. Rapportering og styring: SAP-prosjektet overleverer identifiserte forbedringsområder og eventuelle forslag til tiltak. Teknologi: SAP-prosjektet overleverer identifiserte forbedringsområder og eventuelle forslag til tiltak. Internasjonalisering (innkommende og utgående studenter): Egen prosjektgruppe settes ned. SAP-prosjektet overleverer identifiserte forbedringsområder og eventuelle forslag til tiltak. Godkjenning: SAP-prosjektet følger opp dette forbedringsområdet som tidligere avtalt. Prosjektgruppen avklarer deltakere i samarbeid med referansegruppen og gruppen møtes over sommeren Utdanningsplaner: SAP-prosjektet følger opp dette forbedringsområdet som tidligere avtalt. Prosjektgruppen avklarer deltakere i samarbeid med referansegruppen og gruppen møtes over sommeren.

2. Modell for implementering og drift – prosessorganisering

Hvordan sikre vellykket implementering og videre utvikling av de studieadministrative prosessene? Ansvarlig for å sette strategiske mål for de studieadministrative prosessene. Bestiller-rolle. Ansvarlig for at alle tiltak støtter opp under NTNUs strategi . Operasjonalisere strategi fra bestiller. Pådriverrolle. Studiedirektør Seksjonsledere fakultet Seksjonsledere SA Prosessforum med prosesskoordinatorer

Prosessen Linja Styret Studiedirektør Seksjonsledere fakultet Seksjonsledere SA Rektoratet Studie- direktør Stab Seksjon Dekan Institutt- leder Fakultets- direktør Studie- seksjon Studie- seksjon Prosessforum med koordinatorer Fakultetsvise forum

Forslag til overordnet beskrivelse av fora ”Ledergruppe” Hva: Gruppen prioriterer forslag til forbedringstiltak som kommer fra de ulike prosessfora, koordinerer prosjekter og årshjul. Har fokus på å se alle prosessene i sammenheng og på å vurdere om forbedringsinitiativer er forankret i strategi. Tar stilling til forslag om tiltak som ligger innenfor studiedirektørens mandat. Løfter forslag til tiltak som ligger utenfor mandat videre til prorektor. Ansvar for å informere om status og evnt. tiltak til sin del av organisasjonen. Hvem: Studiedirektør, seksjonsledere studie på fakultetene og seksjonsledere i Studieavdelingen Prosessforum/kvalitetsforum Hva: Gjennomfører tiltak og kvalitetssikrer prosess i hht årshjul og formelle krav (lover og forskrifter). Foreslår endringer/nye tiltak ved behov. Hvem: Hvert fakultet har en deltaker og fra Studieavdelingen deltar aktuelle ressurspersoner. Kan være personer fra andre eller samme seksjon som prosesskoordinator. Hvert prosessforum ledes av en prosesskoordinator som har ansvaret for å koordinere og informere, kommunisere evnt. forslag til tiltak m.m. til ”ledergruppen” Fakultetsvise forum Hva: Lokale forum på hvert fakultet hvor man ser på alle prosessene. Fakultets deltaker i de ulike prosessene går gjennom status og får innspill fra institutter. Hvem: Institutt og fakultet

Hvorfor prosessorientering? (1) Fordi vi tror det vil være gunstig for NTNU å skape en større grad av prosessorientert arbeidsform rundt de studieadministrative tjenestene. Dette vil bidra til: Mer helhetlig fokus i hele organisasjonen på at man i fellesskap bidrar til samme prosess og skal levere et felles produkt til brukerne - økt fokus på bruker gjennom hele prosessen Bedre forståelse i hele organisasjonen om hva som er verdiskapende aktiviteter i prosessene Stabile prosesser, men mer fleksibel organisasjon som håndterer endringer bedre - kontinuerlig kvalitetsforbedring Møteplasser som vil bidra til koordinering og kommunikasjon på tvers Bedre koordinering og styring av forbedringsinitiativer mot langsiktige mål (strategi) Bedre koordinering av årshjul og av prosjekter som settes i gang (ressursutnyttelse) Muliggjør på sikt etablering av måleparametere for prosessene og gjør det mulig å gjennomføre sammenligninger

Hvorfor prosessorientering? (2) Arbeidsformen er et svar på noen av utfordringene i den overordnete oppsummeringen fra kartleggingsfasen og en oppfølging av leveransene (prosesskart og handlingsplan) fra prosjektet På sikt mener vi dette vil kunne bidra til å nå målet for de studieadm tjenestene: Å sikre kvalitetsmessig og effektiv håndtering av de studieadministrative oppgavene ved NTNU, og støtte opp under NTNUs strategiske mål Å bidra til studier av høy faglig kvalitet Å bidra til at studentene får gjennomført sine studier på en god måte og til normert tid

Tilbakemeldinger og styringsgruppens anbefaling Forslaget har vært presentert og diskutert i flere fora og har fått gjennomgående positiv respons Hovedtrekk i tilbakemeldinger: Viktig at mandat, oppgaver og kommunikasjonslinjer for de ulike fora blir tydelig beskrevet Spesielt viktig med avklaring av studiedirektørens mandat På sikt bør man vurdere antall fora/grupper for å unngå at det blir for mange Styringsgruppen støtter forslag til modell for videre arbeid og prosjektgruppen kan i samarbeid med fakulteter og Studieavdelingen begynne arbeidet med å få på plass deltakere til de ulike prosessfora.

3. Vedlegg: Oppsummering av gruppenes forslag til tiltak

1. Rekruttering

Fokusområder for arbeidsgruppene Rekruttering Fokusområder for arbeidsgruppene Rekrutteringsprosessen kjennetegnes av en rekke prosesser som skjer parallelt og uten innbyrdes tidsavhengighet Prosessen for tildeling av budsjettmidler og etablering av handlingsplan er diskutert på et overordnet nivå som et svært viktig forbedringsområde som må løftes for videre oppfølging Internasjonal rekruttering har vært et hovedforbedringsområde og må følges opp separat Gruppa har gått igjennom og kartlagt fem ”produktverdikjeder” for å konkretisere de overordnede forbedringsområdene Produksjon av Hovedkatalog, Internasjonal Masterkatalog og katalog for 2-årige Masterprogrammer Produksjon av Studieprogrambrosjyre Web-publisering Deltakelse på eksterne arrangement (utdanningsmesser) Arrangement av Campusbesøk

Prioriterte forbedringsområder beskrevet i gevinstskjemaer Rekruttering Prioriterte forbedringsområder beskrevet i gevinstskjemaer Intern kommunikasjon Oppdaterte nettsider som satsingsområde Utvikle ansattes potensial som ”NTNU-ambassadører” Prioritere studieinfoprosjektet

2. Opptak

Opptak Kartlagte prosesser 11 opptaksprosesser var tidligere dokumentert i KVASS og har blitt oppdatert av gruppen Arbeidsgruppen har utarbeidet nye prosesskart for følgende prosesser Overordnet prosesskart for lokale opptak Opptak til erfaringsbaserte mastergrader ”Etter opptak” Opptak til Internasjonale Mastergrader er en hovedutfordring innenfor opptak og må følges opp separat

Prioriterte forbedringsområder beskrevet i gevinstskjemaer Opptak Prioriterte forbedringsområder beskrevet i gevinstskjemaer Endring av tidspunkt og innhold i styresak Verktøy for oversikt over programportefølje, regelverk og opptaksrammer Koordinering av opptak til Internasjonale Mastergrader Forbedring av opptak til Erfaringsbasert Master Mest mulig felles søknadsfrist for alle opptak Forum for Erfaringsbaserte Masterprogrammer Synliggjøre opptakskrav for Erfaringsbasert Master Sikre at alle studenter blir registrert som ”møtt” i FS Vurdering av mulighet for overgang mellom programmer første semester Legge til setning i opptaksbrevet til studentene om fritak for fag Sende kopi av opptaksbrevet til fakultetet

3. Veiledning

Oppsummering forbedringsområder veiledning (1) Gruppa har ikke beskrevet veiledningsarbeidet i form av prosesskart. Veiledningsarbeidet kjennetegnes av en rekke aktiviteter som skjer parallelt og til dels uten innbyrdes tidsavhengighet. Veiledning kan sees på som en viktig støtteprosess for alle de studieadministrative prosessene fordi den er viktig virkemiddel for å informere studentene og lover, regler og frister Teknologien er ikke så sentral i veiledningsarbeidet at det vært spesielt fokus på dette i gruppen. Støttesystemene fungerer i hovedsak tilfredsstillende (ePhorte og FS), men også denne gruppen har kommentert at det generelt er for liten kunnskap om bruk av FS. Videre etterlyser veilederne kunnskap om bruk av utdanningsplaner, da dette er et vanlig spørsmål fra studentene De foreslåtte tiltakene innebærer noen endringer i organisasjonen i form av at enkelte enheter får et utvidet/nytt ansvar. SA får for eksempel en større rolle i den nye prosessen ved at de skal koordinere prosessen og ha et pådriveransvar for videre utvikling (videreføring av KNUS-koordinator). På sikt vil en avklaring av rolle- og ansvarsforhold i veiledningsarbeidet kunne føre til endringer som vil kunne påvirke flere nivåer i organisasjonen.

Oppsummering forbedringsområder veiledning (2) Hovedforbedringsområdet har på bakgrunn av kartlegging, brukerundersøkelse og innspill fra studieveilederprosjektet vært avklaring av roller og ansvar i veiledningsarbeidet (tiltak 2). Et eget tiltak (2b) fokuserer spesielt på tydelige roller innen internasjonalisering og dett må følges opp separat. Videre har gruppen hatt et spesielt fokus på at tiltak 1 er en forutsetning for at mange av de andre tiltakene skal kunne gjennomføres. Enkelte av de øvrige tiltakene er sammenfallende med tiltak beskrevet i handlingsplanen for studieveiledning som nylig ble vedtatt. Dette må samordnes ytterligere Grensesnitt mot faglig veiledning ved vitenskapelige ansatte må videreutvikles Relevante måltall for tiltakenes effekt vil være responstiden for å betjene studentene og å måle tilfredsheten til studentene og ansatte gjennom fast spørreundersøkelse (Studenttilfredshetundersøkelsen)

Prioriterte forbedringsområder beskrevet i tiltaksskjemaer Veiledning Prioriterte forbedringsområder beskrevet i tiltaksskjemaer 1. Sentral koordineringsansvarlig for veiledningstilbudet ved NTNU (videreføring av KNUS-koordinator) 2a. Beskrive roller og ansvarsområder i veiledningsarbeidet 2b. Beskrive roller og ansvarsområder i veiledningsarbeidet - spesielt fokus på veiledning ifm utveksling 3. Skape holdingsendring blant veilederne (holdning til veiledningsrollen og serviceinnstilling mot studentene) 4. Utvikle et samordnet kompetanseutviklingstilbud (ihht til roller jmf tiltak 2 ) 5. Etablere veiledersenter på hver campus 6. Utvikle mer aktivt veiledningstilbud ("forebyggende veiledning") 7. Vurdere felles og åpent kalendersystem for alle veilederne 8. Forbedre informasjon om veiledning på web

4. Studieplaner

Overordnet beskrivelse av forslag til ny prosess Studieplaner Overordnet beskrivelse av forslag til ny prosess BAKGRUNN Økt tverrfaglighet er en utfordring i studieplanarbeidet med tanke på koordinering av emner som blir nedlagt, endret (faglig innhold, emnekode, undervisningssemester) eller opprettet på tvers av fakultet som benytter emnene i sine studieprogram BESKRIVELSE Forslaget fra studieplangruppa er etableringen av en ny prosess for studieplanarbeidet for å avklare endringer i emner som blir undervist på tvers av fakultet på et tidligere tidspunkt. Den nye prosessen er hovedtiltaket, men for å kunne implementere prosessen er det definert flere deltiltak. De overordnede forbedringsområdet den nye prosessen vil løse er: Felles forpliktende frist for å melde opprettelse og nedleggelse av emner som undervises på tvers av fakultet (eller på tvers av skillelinjen mellom FUS/FUL og de øvrige studiene) Sikre dialog og forpliktende samarbeid mellom studieprogram og emneansvarlig GEVINSTER Sikrer en god prosess for endringer og gir forutsigbarhet i studieplanleggingen Sikrer faglig/strategisk styringsevne på NTNU nivå. Flere etablerte logiske trinn fra evaluering til nye planer, sikrer bedre strategisk planlegging Styrket behov for gjennomgang av etablerte studieprogram og studieretninger (tidligere gjennomgang, bestillinger av emner etc). Tydelige roller og rutiner, og bedre oppgaveforståelse Myndiggjøring av overordnet faglig ansvarlige (programansvarlige, studieretningsansvarlige) Gir styrket grunnlag for fellesskap og tverrfaglighet. Forbedring av tværrfaglighet på basis av enkeltemne Koordinering og tidsplanlegging gir bedre effektivitet og rasjonaliseringsgevinst. Tydeliggjøre hvilke arbeidsoppgaver som gjøres når - vår vs høst. Bedre prosess styrker kvalitet på sluttproduktet/studieplanene HVA ER KRITISK FOR Å OPPNÅ SUKSESS (OVERORDNET) At dette oppleves som en kvalitetsforbedring av foregående og påfølgende prosesser At dette kobler seg på andre prosesser som en delprosess tilknyttet disse - ikke et selvstendig uavhengig tiltak At prosessen tar i bruk output fra tidligere trinn i prosessen og legger grunnlag for neste trinn Tidlig fremgå hvem som legger tidsplan, setter i gang, forvalter resultat - utdanningsutvalg/ SA / Fakultet etc At det er klare rettighetshavere til prosessen (studenter f.eks) og at det er konsekvenser for ansvarlige

Kartlagte prosesser Studieplaner Kommentarer fra Referansegruppen: Vurder utdanningsutvalget sin rolle i prosessen Tydeliggjør hva slags evaluering som er input i prosessen (studieprogramporteføljesak) Kartlagte prosesser

5. Eksamen, sensur og vitnemål

Fokusområder for arbeidsgruppe Eksamen, sensur og vitnemål Fokusområder for arbeidsgruppe Arbeidsgruppa har fokusert på følgende prosesser: Planlegging av eksamen Gjennomføring av avsluttende eksamen Gjennomføring ved studentoppgaver som er karaktergivende Sensur Behandle sensurklager og begrunnelse på sensur Behandle fuskesaker Behandle klager på formelle feil ved eksamen Produksjon av vitnemål Viktige forbedringsområder som arbeidsgruppa ikke har fokusert på Midtsemesterprøver: Gjennom kartlegging, brukerundersøkelsen og arbeidsgruppene har dette området blitt løftet mange ganger. Styringsgruppen har besluttet at dette skal håndteres via evalueringen av Kvalitetsreformen og ikke i prosjektet Kont.eksamen: Dette er også et forbedringsområde som har blitt løftet flere ganger. Siden ordningen skulle bli evaluert av en annen gruppe, besluttet Styringsgruppen at prosjektet ikke skulle prioritere dette

Prioriterte forbedringsområder beskrevet i gevinstskjemaer Eksamen, sensur og vitnemål Prioriterte forbedringsområder beskrevet i gevinstskjemaer Systematisk registrering av klage- og begrunnelsessaker Sikre kvalitet og begrense omfanget på klagesaker Innføre nytt system for klagebehandling jmf UiO Oppfordre studenter til å be om begrunnelse før de oppretter klagesak Registrering av sensur ved scanning av sensurskjema Registrering av obligatorisk aktivitet ved scanning av godkjenningslister Begrense sensurklager ved å informere studentene bedre Utlevere fuskereglement ved hjemmeeksamen, prosjekt med mer