Kurs/Infomøte BasWare 04.11.05

Mål for møtet Økt forståelse, tips til bruk av systemet. Presentere nyheter og forbedringer Gi svar på eventuelle spørsmål

Agenda Erfaringer med BasWare - tips i forhold til bruk av systemet Forklaring av enkelte begrep mm Utstyrsregistrering Presentasjon av integrasjonen mellom IBX og BasWare Status bruk av BasWare til omposteringer og intern handel Innmeldte ønsker og nyheter som kommer om kort tid Spørsmål fra brukerne

Erfaring BasWare Erfaringer fra startfasen ved Regnskapsseksjonen Stor postmengde Dårlig merking av faktura fra leverandør – mangler k.sted/bestiller Mange henvendelser fra brukere For lite eller for dårlig organisering av ressurser i startfasen Konsekvenser: Forsinkelse i skanneprosessen Lite tilgjengelig på telefonen Betalingsforsinkelser Tiltak på kort sikt: Vi har leid inn ekstra hjelp til å skanne faktura. Bedre tilgjengelighet på telefon. Nytt gruppenr. 95130 Integrasjonen mot IBX (Embla) er klar Gjennomgår organiseringen ved Regnskapsseksjonen

Mål for Regnskapsseksjonen Hovedmål: - En mest mulig ajour situasjon på skannesiden. 1-3 dager fra mottak. max. 5 dager Bedre oppfølging. f.eks mot forfallsdato. Manuelle purringer på det som blir liggende. Få eller ingen inkassosaker

Begreper i systemet Preprosessering: Sjekk av faktura mellom skanningen og Basware. (sjekker lev.navn, k.sted og lignende) Masteruser: Regnskapsseksjonen. Sender du til Masteruser blir den behandlet av Regnskapsseksjonen. Bruker system: Blir satt på når det er en automatisk prosess som er gjort i systemet. f.eks Preprosessering. Agent: Samme som system. Agenten er den som automatisk purrer faktura som blir liggende og videresender til stedfortreder

Tips til bruk av systemet Attestasjon av faktura Kommentarfeltet Fakturaloggen Annullering/returnering av faktura Informativ sirkulasjon Side Step

Attestasjon av faktura Alle faktura skal attesteres før/ved sending til anviser. Velg knappen attester og ikke videresend Faktura som ikke er attestert må returneres til dere for attestasjon før den kan overføres til økonomisystemet

Velg anviser og trykk ”bekreft & send”

Kommentarfeltet Bruk kommentarfeltet flittig Kommentarfeltet skal brukes hvis du returnerer eller sender en faktura inn til Regnskap for annullering Hvis du får en faktura i retur fra Regnskapsseksjonen vil kommentarfeltet alltid være utfylt. Les kommentarene for å finne årsaken til at vi returnerer fakturaen. Vanlig årsak til at vi returnere fakturaen er at den mangler art/sted, mangler attestasjon eller at konteringsbeløp er feil.

Hvordan legge inn en kommentar Hvordan legge inn en kommentar? Kan gjøres ved alle forsendelser i Basware

Hvordan finner du kommentaren når du mottar fakturaen Hvordan finner du kommentaren når du mottar fakturaen? (Kan også finne i fakturalogg)

Fakturaloggen Fakturaloggen inneholder all informasjon over hva som er skjedd med fakturaen fra den er skannet til den er betalt. - Når er faktura skannet? - Hvem har kontert faktura og når er faktura kontert? - Hvem har attestert faktura? - Hvem har anvist faktura? - Når er faktura overført til regnskap? - Når er faktura betalt? - Alle kommentarer som er lagt på fakturaen ligger i fakturaloggen.

Eksempel på fakturalogg

Annullering/returnering av faktura til Regnskapsseksjonen Du returnerer en faktura til Regnskap ved å velge knappen ”Returner”. Velg neste mottaker ”Regnskapsmedarbeider” Legg på kommentar – alltid Trykk ”bekreft & send” Du annullerer en faktura ved å velge knappen ”Be om annullering” Velg neste mottaker ”Regnskapsmedarbeider” – alltid NB: Send aldri fakturaen til en av de ansatte ved Regnskapsseksjonen.

Annullering Det er et problem ved annullering av faktura som er sendt inn til leverandøren i Finland. Hvis det er mer en stedsansvarlig ved en enhet, kan man kontere faktura selv om den andre stedsansvarlige har sendt den inn til annullering. Vær oppmerksom på dette.

Eksempel annullering

eks. annullering forts.

Side Step Side Step er en måte å sende en faktura til en person for å innhente kommentar. Personen som mottar fakturaen som en Side Step kan ikke behandle fakturaen, men sende kommentar tilbake Fakturaen er låst hos deg til du avbryter Side Step (anslagsvis når du har mottatt kommentar) Kan kun benyttes mellom brukere av systemet

Side Step

Side step 2

Side step avbryt

Informativ sirkulasjon Informativ sirkulasjon brukes når du ønsker å informere en annen bruker av systemet om den enkelte faktura. En mottaker av en informativ sirkulasjon skal ikke behandle fakturaen. En informativ sirkulasjon vises med en I foran fakturaen i ”ubehandlede faktura”. For å få fjernet en informativ sirkulasjon fra ubehandlede faktura må du trykke knappen ”kvitter” En faktura du har mottatt på informativ sirkulasjon blir alltid liggende i ditt arkiv

Informativ sirkulasjon (sending)

Informativ sirkulasjon hos mottaker

Utstyrsregistrering Ny instruks for anskaffelser ved NTNU er under utarbeiding. Forslag til registrering av utstyr er som følger: Hver enhet skal påse at registreringsverdig utstyr blir merket i fakturabehandlingssystemet for å kunne inngå i et utstyrsregister i henhold til retningslinjer fastsatt av økonomidirektøren. På MA-seksjonens nettsider skal det finnes oppdatert definisjon og grenseverdi for hva som skal registreres.

Utstyrsregistrering Instruksen vil bli lagt ut på MA-seksjonens hjemmesider og melding om dette lagt ut på FellesØkonomi Gjeldende instruks over hva som skal registreres finner du på http://www.ntnu.no/okonomi/index.php?site=anskaffelse_utstyr/instrukser_rutinebeskrivelser/utstyrsregistrering.html Gjeldende instruks er: Alt registreringsverdig utstyr skal registreres i universitetets utstyrsregister. Med registreringsverdig utstyr menes utstyr med en anskaffelsesverdi større enn kr 30.000,- pr enhet eller utstyr som har varig verdi og/eller er lett omsettelig, som personlige datamaskiner, kommunikasjonsutstyr, kunstverk m.m. Forbruksmateriell og inventar skal ikke registreres.

Utstyrsregistrering i BasWare Hvordan løses dette i BasWare? Sett kryss i feltet utstyrsregistrering i grunndata når du har faktura til behandling Start arbeidet med dette fra i dag.

Utstyrsregistrering i klienten

Integrasjonen mellom IBX (Embla) og BasWare er satt i produksjon Integrasjonen mellom IBX (Embla) og BasWare er satt i produksjon. Rutiner. Alle varemottak fra IBX blir lest inn i Basware og forsøkt matchet mot faktura fra leverandør. Faktura som matcher vil bli sendt direkte til Økonomisystemet for betaling. Kontering, attestant og anviser blir lagt på ved skanning. Følgende avvik godtas: - maks 5% av ordresum - maks 300 kroner i avvik. - Begge må være oppfylt

Integrasjonen mellom IBX (Embla) og BasWare er satt i produksjon Integrasjonen mellom IBX (Embla) og BasWare er satt i produksjon. Rutiner. forts. Alle faktura over kr 100.000 sendes ut for vanlig attestasjon og anvisning Faktura med avvik større enn avviksregler vil bli sendt ut til vanlig attestasjon og anvisning. Når faktura blir sendt fra BasWare til økonomisystem, går det en informativ sirkulasjon til stedsansvarlig i BasWare. Det står i ”fakturaloggen” at dette er en IBX-faktura som er sendt over til økonomisystemet. HUSK: Ta varemottak – en forutsetning for at dette skal fungere

Behandlet IBX-faktura i klienten

Status bruk av BasWare til omposteringer og intern handel bilag Vi har i ca. 1 måned kjørt pilot på omposteringer ved et fakultet. Tilbakemeldinger er positive. Går mye fortere å få bilagene på plass i regnskapet. Vi har noen utfordringer når det gjelder vedlegg som viser på nå. Vil gi tilbud til alle om å kjøre omposteringer via BasWare i løpet av kort tid. Info om starttidspunkt og maler vil bli lagt ut på FellesØkonomi og på sidene for elektronisk fakturabehandling

Status bruk av BasWare til omposteringer og intern handel bilag RUTINER OMPOSTERINGER Bilagsmal fylles ut og sendes på mail til Regnskapsseksjonen. Mailadresse foreløpig ikke klar. (Husk henvisning til bilag som skal omposteres. Ikke legg med kopi av opprinnelig faktura som vedlegg) Bilag leses inn i BasWare av Regnskapsseksjonen. Bilaget går ut til stedsansvarlig for attestasjon. Bilaget anvises på vanlig måte

Bilagsmal ompostering

Slik ser det ut i en bilagsrapport

Intern handel status Vi holder på å utvikle en ny bilagsmal som kan brukes ved intern handel. Sendes ut til kjøper og selger samtidig Vi håper å ha dette på plass til testing i løpet av de nærmeste 14 dagene Full utrulling ca 1.1.2006

Bilagsmal Intern handel

Nyheter og forbedringer Oppgradering til ny versjon av BasWare (3.1.2) før nyttår. Mulighet til å printe alle sider av en faktura samtidig om kort tid. Ny bilagsrapport med drille ned til bilde av faktura på plass i løpet av november. Prosjektnavn vises i konteringsbildet. På plass neste uke.

Nyheter i versjon 3.1.2 Mulighet til å søke på alle grunnlagsdata i arkivet Ser i arkivet hvem som har faktura til behandling Kan legge inn kommentar uten å sende faktura videre Mindre låsing av faktura Bedre flyt av faktura og purrerutiner (f.eks på forfallsdato

Mulighet til å printe alle sider av faktura samtidig Har vært et stort ønske fra brukerne Kommer en løsning i løpet av kort tid som gir mulighet til å printe alle sider av en faktura fra klienten NB: Ikke skriv ut bilag for eventuell revisjon. Revisorer får tilgang til systemet (spørremodul)

Discovererrapport med drilling ned på fakturabilde Rapport er utarbeidet og under utprøving

Parameterbildet som kommer opp når du starter spørringen.

Rapporten som vises når spørringen er kjørt Rapporten som vises når spørringen er kjørt. Mørke felter er fakturaopplysninger. Lyse felter er konteringsopplysninger. DOC_ID brukes bare for å drille til fakturabildene. Innholdet i feltet har ingen betydning for brukeren.

Ved å dobbelklikke på DOC_ID-feltet til fakturaen du ønsker å se, kommer drill-bildet opp. Klikk OK for å komme videre.

Den valgte fakturaen (DOC_PAGE 1) har ett vedlegg (DOC_PAGE 2) Den valgte fakturaen (DOC_PAGE 1) har ett vedlegg (DOC_PAGE 2). Ved å dobbelklikke på fakturabilde-adressen til DOC_PAGE 1 får du se fakturaen som adressen peker til.

Fakturaen.

Ved å dobbelklikke på fakturabilde-adressen til DOC_PAGE 2 får du se fakturavedlegget som adressen peker til.

Fakturavedlegget.