AV-utstyr i uh-sektoren Alice Sporstøl UNINETT FAS

Slides:



Advertisements
Liknende presentasjoner
Slik bruker du vår nettbutikk!
Advertisements

Antalis-HQ BRUKERVEILEDNING FOR BESTILLINGER. Antalis, Europas ledende distributør av papir, emballasjeløsninger og dekor & display produkter, presenterer.
SuperOffice - Visma Global ERP link - Tilbud/Ordre SuperOffice - Visma Global integrasjonen består av 3 produkter. ERP link SuperOffice - Visma Global.
Hvordan etablere nettbutikk med GoOnline Commerce
Kontoinnstillinger Slik kommer du til «Kontoinnstillinger»:
Veiledning i gevinstrealisering ved innføring av elektronisk handel
Innkjøp ved Universitetet i Agder
Kontraktsoppfølging mv.
Innkjøpsseksjonen Innkjøpssystemet - historikk •Forprosjekt 1999 •Konkurranse 2000 •Pilotprosjekt •Implementering på alle skolene
Transaksjonskostnader
Dokumentasjon til telefonmøte fredag 23. april Ny nettløsning En orientering om hva vi lanserer 3. mai Dokumentasjon til telefonmøte fredag 23. april.
Status systemer – fra anskaffelse til betaling
Økonomidirektørmøtet Høgskulen i Volda
Visma KGV (Konkurranse Gjennomføring Verktøy)
E-handel.
ØKT KONTROLL OG BESPARELSE GJENNOM EFFEKTIVE ANSKAFFELSER Trondheim 10 november 2010 Trond Edvardsen og Jostein Hårdnes, Visma Advantage AS.
Velkommen til EDB Lønn og Personal lansering
Standardavtale for utveksling av eHandelsmeldinger 1. april 2008 Jon-Ivar Paulsen, Orkla ASA.
Service Requests. 2 Service Requests - Henvendelser •I modulen Service Requests kan du registrere henvendelser og følge med på status på eksisterende.
eFakturaportal Brukerveiledning Logg på eFaktura B2B Tilgang til eFaktura-løsningen finner du på
SiO-Læringsmiljøs Regnskapskurs for store foreninger
Veiviser for utfylling av elektronisk innkjøpsanmodning
Informasjonsmøte om endringer i e-handelsløsningen E-handelsløsningen knyttes sammen med fakturaløsningen.
Brukerforum SSP, 28. mai Status Test & godkjenningsordningen 2008 Av Magnus Alsaker.
Nytt HR-system  Info lederforum
Offentlige anskaffelser 5 Gjennomføring av konkurranser
Atento - innkjøpsportal for store bedrifter
FUNNKe Risikovurdering informasjonssikkerhet Nettverksmøte Tromsø 10. okt Eva Henriksen, Eva Skipenes,
Mål og forventninger for Ehandel i Universitets- og høgskolesektoren Leverandørsamling – Pulje Mars 2008.
Forutsetninger for elektronisk samhandling med Universitets- og høgskolesektoren Leverandørsamling – Pulje Mars 2008.
Høgskolen i Oslo Innføring av bestillingssystem. Kort oppsummering: Bør vi innføre et bestillingssystem?Ja Går det greitt å innføre?Nei Bør vi likevel.
Minikonkurranse AV-samling 10. november 2009 Hege Vanebo
Økonomisjefssamling Drammen 23. – 24. oktober 2008
Prosjektstyringssystemer i universitets- og høgskolesektoren
Agenda 10 min. Bakteppe, Alf Hansen
Digitaliserer papirflyt
Side 1 © Senter for statlig økonomistyring© Senter for statlig økonomistyring |Selvbetjening og arbeidsflyt Tillegg for ledere.
Andre funksjoner. Her kommer en beskrivelse av søkefunksjoner, knapper og annen funksjonalitet. 2.
Marked / vekst Jørn Skjærlund Gjensidige Forsikring
Basware Purchase Management
Leverandøraktivering
Oppgradering fra Agresso 5.4 til Agresso 5.5
Hvor kan vi søke midler? Hvordan sette opp en søknad?
KRAFTSENTERET ASKIM HVORDAN HAR VI FORANKRET OG IMPLEMENTERT KORRUPSJONSFOREBYGGENDE ARBEID I ASKIM? Nettverkssamling mars 2014.
Prosjektavslutning og sluttrapport
Fredrikstad kommune ønsker eFaktura i formatet EHF
BasWare PM bestillingssystem - selvstudiemateriell:
Elektroniske meldinger – Gevinst eller merarbeid - for hvem? Ove Nordstokke - SUS.
Informasjon til brukere av Sikret sone i P360
Rekvisisjonsblokka forsvinner
Ehandel i Oslo kommune Symposiet eLandet Norge oktober 2006 Kari Hove Prosjektleder Oslo kommune Utviklings- og kompetanseetaten.
ADR & SCANNERKORT. Automatic Delivery Rewards (ADR) Den enkle måten å handle produkter på, med levering hver måned. Du har fordelen av en rabatt på 5.
1 BasWare PM bestillingssystem - selvstudiemateriell: 1.Opprette anmodning/bestilling (denne presentasjon) 2.Godkjenne bestilling (egen presentasjon) 3.Utføre.
Agenda Velkommen v/ Kristin Tverå, Helse Midt-Norge
Otra Web-Shop - Quick Guide
- utvikling skaper verdier Digitale rekvisisjoner Standardiseringskonferansen 24. januar 2008.
FØYS kommunene 20 mars 2014 eHandel.
ArrangeIT Webbasert system for å håndtere påmelding og fakturering ved ulike typer arrangementer.
1 Veiledning for bestilling av lisenser fra Crayon (Hovedsakelig Adobe og Microsoft programvare) UiBs elektroniske bestillingssystem – BaswarePM Oppdatert.
Forprosjekt – nytt skoleadministrativt system Vedlegg 6 – Prosessbeskrivelse Aktivitetsskolen.
Rutine: Godkjenning av dokumenter i ephorte To metoder for godkjenning: 1.Send til godkjenning til 1 person – enkel godkjenning 2. Send til godkjenning.
Otra Web-Shop - Quick Guide
Aksess Innkjøp as Digitalisering av samspillet mellom
E-handel.
ØKONOMIFORUM 12. DESEMBER 2017
UNINETT-avtalene Leverandøroppfølging BtB-prosjektet E-handel
Innkjøpsforum Del 1: E-handel
22 april 2015 E-handel.
Utskrift av presentasjonen:

AV-utstyr i uh-sektoren Alice Sporstøl UNINETT FAS

Bestillingssystem Bestillingssystem Elektronisk system for gjennomføring av bestillinger fra varekataloger på markedsplassen Ehandel.no, leverandørers nettbutikker og som fritekst bestillinger til godkjente leverandører. Funksjonalitet for godkjenning, mottak av ordrebekreftelser, varemottak og matching mellom bestilling, varemottak og faktura https://ow.feide.no/bss:her_kan_du_lese_mer_om_funksjonaliteten_i_visma_proceedo

KGV Konkurransegjennomførings-verktøy Elektronisk gjennomføring av avtaleprosessen, fra behov, utarbeidelse av konkurransegrunnlag, kunngjøring, mottak og evaluering av tilbud, samt tildeling og distribusjon av inngåtte avtaler. Også kjent som Elektronisk Anskaffelsesstøttesystem (EASS)

KGV forts. KGV består av en Anbudsmodul og en Kontraktsmodul UNINETT har inngått rammeavtale med leverandørene på vegne av deltakende UH-institusjoner. Disse er tilgjengeliggjort i kontraktsmodulen til KGV-systemet.

Mulige effekter av e-handel Hvorfor benytte bestillingssystem? Forbedret økonomisk styring av prosessen fra bestilling til betaling Bedre kontroll på bestillingstidspunktet Sporbarhet og gjennomsiktighet i innkjøpsprosessene  Dette forutsetter at bestillingssystemet blir det naturlige punkt for bestilling av varer og tjenester!

Mulige effekter av e-handel (2) Mer effektive innkjøpsprosesser Automatisering (fra menneske til maskin) Digitale dokumenter (for eksempel bestilling, ordrebekreftelse, e-faktura) Kontroll av arbeidsflyt (mer effektiv og korrekt godkjenning av bestillingen)

Mulige effekter av e-handel (3) Bedre kvalitet i innkjøpsprosessen Korrekt varebestilling (optimalt produkt og bruk av godkjente avtaler) Korrekt leveranse mht pris, mengde og sted (avstemming og kontroll automatiseres) Korrekt oppgjør (betaling til rett tid for mottatte varer) Reduksjon av mulighetene for bevisst manipulering

Mulige effekter av e-handel (4) Bedre innkjøpsavtaler Større lojalitet til inngåtte rammeavtaler Bedre statistikkgrunnlag for analyse Bedre grunnlag for forhandlinger ved inngåelse av nye rammeavtaler => Bedre priser

Fakturamatching i C.I. Det er i utgangspunktet satt opp til en 3-veis match, mellom faktura, bestilling og varemottak. Fakturamatchingen er p.t. satt opp til å matche på hodenivå. Det vil si at det gjøres på totalsummer Dette skyldes at vi ikke har god nok kvalitet på fakturasiden til å sette i gang med matching på linjenivå. Matching på linjenivå kan vi få til når vi er i stand til å motta elektroniske fakturaer fra leverandørene.

Agresso -Godkjente fakturaer Contempus Invoice Fakturasystem - Investeringer som medfører opprettelse av Anleggsmidler i anleggsregisteret Contempus Invoice Fakturasystem Agresso Økonomisystem -Konteringsregler Konteringsdimensjoner og verdier Leverandørregister (manuell overføring) Scanning og tolking av papirfaktura (Bilagsnummer) -Godkjente fakturaer Kredinotaer (manuell overføring Fakturamatching Fullmaktshierarki ???? (Må vi ha to ulike, eller kan man gjenbruke, hvem er i så fall master?) - Kontoplan - Kontodimensjoner 1-5 (budsjettenhet, formål, person/anlegg, prosjekt, studie) - Konteringsregler (verdimatrise?) - Relasjoner - Bestillingsdata (ordrehode, ordrelinjer) Data fra varemottak (antall, restordrer/fullevert) -Bilagstekst Visma Proceedo Bestillings-system BASDAT-format Brukerdata via Excel? Skille mellom bestillingsleverandører og fakturaleverandører Markedsplassen eHandel.no - Leverandørkataloger - Meldingsutveksling IBX (operatør) 3. Order Management Modul (kan motta ordresvar) 1. integrert 2. E-post FRITEKSTBESTILLING Leverandører Brukerdata til høsten 4.Roundtrip (nettbutikk)

Samlefaktura Samlefaktura blir tungvint da faktura må registreres manuelt i Contempus Invoice. 1-1 faktura anbefales inntil løsning for e-faktura er på plass. => Utarbeide skriv til aktuelle leverandører

Avklaring av roller Sentralisert (HiL) eller desentralisert, dvs. for hver avdeling (HiO) Rekvirent / Intern bestiller Kun tillatelse til å bestille mot interne leverandører Intern leverandør For eksempel IT-avdelingen. Mottaker av bestiller fra andre interne avdelinger Bestiller (HiO har innkjøper/bestiller for hver avdeling) Kan opprette bestillinger mot ekstern leverandør. Må ha kunnskap om godkjente avtaler og kontostrengen Godkjenner Kan godkjenne og avvise bestillinger Skal ha budsjettdisponeringsmyndighet for det som bestilles mot sin enhet Attestant / Varemottaker Dette er gjerne bestilleren, som verifiserer at de varene man har bestilt er mottatt

Godkjenningshierarki Hvem skal være godkjennere? Samme oppbygging av hierarki som i Contempus? Bestillinger godkjent i Proceedo trenger ikke godkjennes i Contempus Proceedo Contempus Godkjenner Anviser Bestiller Attestant-/Godkjenner Varemottaker -

LEVERANDØRAKTIVERING

Markedsplassen Ehandel.no Markedsplassen ehandel.no er levert av IBX per dags dato. Markedsplassen leverer hovedsaklig to viktige tjenester mellom kjøper og leverandør, og det er: Overføring av elektroniske varekataloger på et felles format Overføring av elektroniske forretnings-dokumenter (bestilling, ordresvar)

Leverandøraktivering Leverandøraktiveringsprosessen har til hensikt å etablere følgende: Enighet mellom kjøper og leverandør om hvilke produkter som skal kunne bestilles i Visma Proceedo (Elektronisk varekatalog) Enighet mellom kjøper og leverandør om hvilke forretningsdokumenter som skal utveksles elektronisk (Samhandlingsavtale)

Leverandøraktivering Uninett aktiverer leverandører der Uninett har fremforhandlet avtaler for sektoren For å få tilgang til disse, sendes triggerdokument til IBX Både katalog og punch-out (allerede eksisterende lev.): 3-6 uker. Tar ca 1 mnd pga 20 dager testing hos IBX

Leverandøraktivering Dokumenter Triggerdokument (institusjonen) Samhandlingsavtale (UNINETT) Godkjenning av katalog (UNINETT) https://ow.feide.no/bss:se_veiledning

Prosess – Fra leverandørliste til e-katalog Triggermail Leverandør 1-n SH-Avtale Godkjenning Import Institusjon Feedback Registrering/ Rekruttering av Leverandør Tilordne konsulent e-katalog Validering Prosessering IBX Akseptere/ Avvise Testkatalog Totalkatalog Evt. korrigering Leverandør

Samhandlings-avtale sendt Fremdriftsplan Bølge 1 Ca. 3 Måneder Samhandlings-avtale sendt Februar 2008 Forbeholdsprosess Mars 2008 Kontrakt signert 17. mars 2008 Testkatalog 1. april 08 Totalkatalog 20. april 08 Tilgjengelig for HIO/HIL 28. april 08 Reell eHandel 13. Mai 2008 Dette er prosessen som ble brukt for pilotene HiO og HiL. Det skal nevnes at dette var en prosess med mange modne leverandører, som allerede var oppe med kataloger. Hadde ikke det vært tilfelle, ville ikke denne tidsplanen holdt. Ønsker leverandøren en integrert løsning, vil prosessen ta enda lengre tid.

Sammenligning

Visma Proceedo (Best.system) Leverandørens system Hydro Skanning Bestilleren (innkjøperen) lager en bestilling i Proceedo (eget best.nr.) Godkjenneren godkjenner bestillingen og dette skjer: Bestillingen får et ordrenummer i systemet Bestillingen/ordren blir sendt til leverandøren Det går en ”kopi” til Contempus Varen kommer og man foretar ”Varemottak” Proceedo Nye opplysninger overføres Proceedo, hvis varen er helt eller delvis levert og prisen stemmer med innkomne faktura, vil Contempus overføre data til regnskapssystemet. Visma Proceedo (Best.system) Bestilling (ordre) --------- Leverandøren mottar en bestilling/ordre fra Proceedo. Avhengig av hvilken løsning leverandøren har skjer dette: Ordren leses/tastes inn i leverandørens system og får et nytt ordrenummer generert av systemet (dette er altså LEVERANDØRENS nummer som vi ikke trenger å bry oss om, men det vises på den skannede fakturaen når den kommer inn i Contempus) På bakgrunn av ordren generes det en faktura som sendes til Hydro på Notodden (som skal skanne den) Leverandørens system Dette skjer hos Hydro: Fakturaen skannes og legges tilbake i Contempus. Den får der status som ”innkjøpsfaktura”. NB! Husk å varsle Contempus (Hydro) om dere vil at faktura fra den bestemte leverandøren skal behandles som innkjøpsfaktura eller vanlig faktura. For disse leverandørene vil de aktivere feltet ”ordrenummer” i malene (malene er de samme for alle skoler). Hvis dette feltet begynner med f.eks. HIO eller HIL, tolkes feltet som ordrenummer for disse skolene, hvis ikke blir feltet blankt. Dokumentsenteret blanker også ut feltet for alle andre skoler. (Midlertidig løsning) Hydro Skanning Contempus Invoice (Faktura) Dette skjer i Contempus: Contempus mottar en bestilling/ordre fra Proceedo Deretter mottar Contempus leverandørens faktura fra Hydro (den som ble skannet inn og havnet i Contempus som en innkjøpsfaktura) Dersom systemet gjenkjenner ordrenummeret OG fakturabeløpet vil fakturaen leses over til regnskapssystemet (Agresso) og ”forsvinne” fra Contempus. Hvis ikke må den behandles manuelt i Contempus (eget kurs) Matching Agresso (regnskap) Dette skjer i Agresso: Fakturaen overføres for bokføring hvis MATCH!