Teknologi for et bedre samfunn 1 Uninett konferansen 2013: "Fra skyen og rett i lomma" Trondheim onsdag Sesjon: "Samordnet kommunikasjon" Leder IT leveransestyring, IT-avdelingen i SINTEF Konsernstab Lync som strategisk verktøy

Teknologi for et bedre samfunn 2 • Forventes det da et top-down resonnement der det er konsistent mapping mellom SINTEFs visjon, hovedmål, hovedstrategi, delstrategier osv – altså i forretningsstrategien til SINTEF - og ikke minst hvordan Lync som verktøy er forankret og understøttet i SINTEFs IT-strategi? • Eller - forventes det at SINTEFs skal fortelle om sin relativt lange erfaring med samhandlingsverktøyet Lync, litt om integrasjonene med andre verktøy, hvorfor vi valgte det og hva som vi ser som nytten og fordelene med det? Jeg har valgt den siste tilnærmingen, den er enklest å beskrive, og vil nok ha størst nytteverdi for dere i salen. Refleksjoner rundt "oppdraget": "Lync som strategisk verktøy"

Teknologi for et bedre samfunn 3 • UC er ikke strengt definert, kan ha flere ulike betydninger • Integrasjon av ulike real-time kommunikasjonstjenester - og ikke-real-time tjenester • UC er ikke ett produkt, men kan være flere som integreres • UC-tjenestene benyttes via ulike devicer og via flere "kanaler" / "media" • UC-tjenestene kan integreres med "hylle-vare" som Outlook osv. • Måten integrasjonen gjøres på og graden av "sømløshet" avgjør hvor bra det blir Samordnet kommunikasjon = Unified communication (UC), Wikipedia (US):

Teknologi for et bedre samfunn 4 UC-tjenester / egenskaper • Call control and multimodal communication • Presence • Instant messaging • Unified messaging • Speech accsess and personal assistant • Conferencing (audio, web, video) • Collaboration tools • Mobility • Business process integration (BPI) • Software to enable business process integration Figur og elementer fra UCIF.org (Unified Communication Interoperability Forum)

Teknologi for et bedre samfunn 5 SINTEF • har hovedsete i Trondheim og er Skandinavias største uavhengige forskningsselskap • SINTEF har eksistert i vel 60 år og består av 8 faginndelte institutter organisert som en non-profit stiftelse og fire AS'er • Vel 2000 ansatte fra 70 ulike nasjoner med 73% forskere og der 51% av disse har doktorgrad, 1/3 er kvinnelig ansatte. • SINTEF har kunder i mer enn 60 land og kjører vel 7000 prosjekter for 3000 kunder årlig. Dette gir en brutto årlig omsetning på ca 3 milliarder, overskuddet benyttes til investeringer i laboratorier og vitenskapelig utstyr, 600 mill er investert de siste 5 år. • SINTEFs visjon er: "Teknologi for et bedre samfunn" • SINTEFs hovedmål de siste år er intet mindre enn: "SINTEF skal bli Europas mest anerkjente konsern for oppdragsforskning" • SINTEF har en hovedstrategi brutt ned på de tre fokusområdene: "Kunder, Fag og Folk" med delmål og de fire grunnverdiene: Ærlighet, Raushet, Mot og Samhold.

Teknologi for et bedre samfunn 6 Utvikling krever endring på "alle" områder • Mennesket er et vanedyr - som tenker for analogt og lineært, og ofte motsetter seg adferdsendring • Teknologi utvikles raskere – og den tas raskere i bruk (forventningene og mulighetene øker) • Kunnskapsevnen går opp – holdbarheten på kunnskap går ned (just-in-time) • Det digitale nettverkssamfunnet – samarbeid på tvers (tverrfaglighet, på tvers av org.) • SINTEFs mål om å bli mest anerkjent – setter krav til omstillingsevnen • SINTEF som organisasjonsstruktur må utfordres • Forskerkultur, stabskultur og ledelseskultur må utfordres • Organisasjonen og menneskene må bli smartere først – nye smarte arbeidsprosesser må understøttes • De nye samhandlingsmåtene internt og med samarbeidspartnerne må skape forenkling og være mer effektive • Roller og spilleregler må være tydelige slik at nødvendig kommunikasjon og samhandling understøttes, resten fjernes ("cut the crap")

Teknologi for et bedre samfunn 7 SINTEF's ståsted før valg av Microsoft OCS / Lync • SINTEF hadde mye Microsoft-sw fra før • SINTEF hadde "eldre" ulike videokonferanseløsninger som ikke var enkle å benytte og manglet god interoperabilitet • Hadde både tradisjonell fast-telefoni og høy mobiltelefon-tetthet • Alle hadde stort sett bærbare PC'er og gjerne med kamera integrert • Hadde en eldre nettverksinfrastruktur som ikke var homogen og ikke kunne understøtte nye nettverkstjenester

Teknologi for et bedre samfunn 8 SINTEF ønsket å oppnå med ny løsning: • Integrering av videokonferanse, mobiltelefoni og PC-løsninger (AD / Exchange / Outlook og Lync) i "kjernen" slik at kommunikasjon og møter kan avholdes mer fleksibelt (uavhengig av møterom / lokasjon og device) • Online meetings er en stor fordel (Outlook-innkalling til virtuelle møter) samt sømløs integrasjon mobiltelefon (og nummer) samt Lync-telefoni (ip-telefoni via AD-brukeren). Frigjør deg fra lokasjon. • Robust (virker likt "hver gang") og redundant løsning ("non stop") der uavhengige komponenter virker dersom en del av løsningen stopper • Prinsippiell forskjell mellom Cisco / Tandberg den gang og MS / Polycom på hvor "kjernenært" denne integrasjonen kunne gjøres – samt hvordan skalerbarheten var understøttet av lisensieringsmodeller og utbyggbarhet av løsningen • Vi hadde Netcom som mobiloperatør, og vi var blant de første kundene deres som realiserte Lync-integrasjon med SIP-trunc, presence og sømløs ringing (Lync<-mobilnr). Vi kan legge igjen selve mobiltelefonen hjemme og få inn mobilsamtalene via Lync på jobb, ringer vi fra Lync til mobil vises vårt mobilnummer hos mottageren

Teknologi for et bedre samfunn 9 Hva kan en oppnå med UC? • Forenklet brukerterskel gjør at en kan innføre UC uten mye opplæring (e-læring, korte bruksanvisninger og demo på lunsjmøter) • Når "early adopters" tar det i bruk og begynner å Lync-ringe andre eller kalle inn de øvrige til "online meetings", sprer bruken seg raskt • Deling av applikasjoner (word, PP osv.) eller hele desktop'en kan understøtte godt online samarbeid uten at en sitter i samme fysiske rom • Dynamisk organisasjon, ha fleksibel kalender for raskt å kunne avklare / beslutte. Eks. vil en kunne oppnå at ting en tidligere ikke fikk avklart før alle impliserte hadde felles ledig kalendertid og kunne møtes fysisk, nå kan avklares mer smidig og tidligere. • En sparer altså både medgått tid for en avgjørelse samt at denne avgjørelsen kan tas mye tidligere i kalendertid • Obs: Lyd-devicene (USB, jackplugg, Bluetooth osv.) må "temmes"

Teknologi for et bedre samfunn 10 Online meeting

Teknologi for et bedre samfunn 11 • Typisk "nattmøte" • 08:00 fredag morgen • Hjemme i eget bosted • Iført slåbrok / morgenkåpe • Og masse kaffe tilgjengelig • Etter frokost - før tannpussen