Anbudsgjennomføring ved UBiS - erfaringer og tips Kjersti K. Hettervik og Heidi Kvamme

Lov om offentlige anskaffelser Anskaffelser mellom kr 500 000 og 1,1 mill. er underlagt nasjonale terskelverdier. Anbudskonkurranse ikke påbudt. Oppdrag kan tildeles etter konkurranse med forhandling Anskaffelser over 1,1 mill er underlagt EØS terskelverdier, kontrakter skal tildeles etter anbudskonkurranse

Pålagt anbudsutlysning Pålagt offentlige institusjoner Sikre effektiv ressursbruk basert på likebehandling Kontrakter skal tildeles etter konkurranse Opptre med stor integritet så allmennheten får tillitt til at anskaffelser skjer på riktig måte Ikke tillatt å dele opp planlagt anskaffelse for å komme under beløpsgrensen http://snl.no/anbud

Anbud UBiS Vi kommer ikke til å nevne hvilke aktører vi har fått tilbud fra og hvilke valg vi har gjort Tidsskriftabonnement UBiS ca 2 millioner pr år 800-900 direkte abonnement Første anbud 2007, andre anbud 2011 Første anbud bøker 2004, andre anbud 2008, jobber med neste som skal gjelde fra 2012 Avtalene gjelder for 3 år med 1 års opsjon

Anbud bøker Mer tidkrevende med anbud på bøker fordi det kommer tilbud fra flere aktører Dokumentet må utformes på engelsk pga utenlandske aktører Er i gang med tredje anbud for bøker, må være ferdig i god tid før årsskiftet

Ansvarlige Innkjøpssjef har kontroll på tidsplan og lager dokumentet med konkurransegrunnlaget. Avdelingsleder for samlingsavdelingen og bibliotekar som har ansvar for bibliotekets abonnement utformer kravspesifikasjon og tildelingskriterier. Innkjøpssjef og bibliotekarer er saksbehandlere, bibliotekdirektør og universitetsdirektør er ansvarlige for avtalen.

Tidsplan Beregn god tid Oppstartsmøte med innkjøpssjef tidlig på året Utforming av kravspesifikasjon 6 uker fra anbudsutlysing til innleveringsfrist Vi bruker ca 4 uker på utvelgelsesjobben Tilbyderne har 2 ukers klagefrist Prosessen bør være ferdig i løpet av juni, slik at man har leverandør klar når fornyelsene kommer

Kravspesifikasjon til leverandør Må kunne levere alle titler vi ønsker Håndtere all kontakt med utgivere Ha løsning for elektronisk tilgang Dyktig kontaktperson som gir rask respons Ha effektive rutiner for reklamasjoner Komme med fornyelsesvarsler i god tid Håndtere Cristin-avtalene

Krav til fakturering Hver tittel skal spesifiseres med nødvendige opplysninger Inndeling etter fagområder Hovedfaktura 1 gang pr år

Tildelingskriterier Tildelingskriterium Vekting Leveringsdyktighet 30 % Referanser/service 30 % Pris/kostnader 20 % Leveringstid 15 % Tilleggstjenester 5 %

Leveringsdyktighet 30% Må kunne levere alle tidsskrift også fra små leverandører Krever at kontakt skal foregå på norsk, evt. dansk eller svensk for å sikre leveranser fra mindre norske utgivere. Heidi

Referanser/service 30% Leverandør skal gi beskrivelse av egen service og oppfølging Skal angi minimum 3 referanser fra sammenlignbare kunder Vi legger stor vekt på referansesamtalene, det betyr mye om andre kunder er fornøyd Viktig å stille like spørsmål og notere ned svar

Pris/kostnader 20 % Leverandør skal angi pris i vedlagt prisskjema for et utvalg tidsskrift Vi krever angivelse av utgangspris i lokal valuta, påslag og totalpris i NOK inkludert moms UiS tillater heldigvis at vi ikke vekter pris så høyt som leveringsdyktighet og service

Leveringstid 15% Leverandør skal angi gjennomsnittlig leveringstid, dette har vært viktig med papirtidsskrift Nå mottar vi flest elektroniske tidsskrift og krever rask tilgang og effektiv oppfølging ifm reklamasjoner Agentene er prisgitt sine utgivere og oppgitt leveringstid er veldig likt

Tilleggstjenester 5% Leverandør skal angi hvilke tilleggstjenester som kan leveres som statistikk, søketjeneste, tidsskriftliste, lenketjener, ERM-tjeneste (Electronic Resource Manager) Vi vektlegger ikke dette så høyt fordi abonnementene er viktigst

Prosessen Innkjøpssjef mottar våre kravspesifikasjoner og tildelingskriterier og utformer konkurransegrunnlaget Anbudsinnbydelsen legges ut på Doffin – Database for offentlige innkjøp http://www.doffin.no/ Leverandører vet at de må følge med her

Konkurransegrunnlag m/vedlegg Konkurransegrunnlag for åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi (FOA del I og III) ved anskaffelse av: Tidsskrifter

Doffin

Levering av tilbud Leverandørene sender sine tilbud elektronisk via http://www.eu-supply.com/ Eget anbudssystem hvor all korrespondanse sendes Vi logger oss på her for å lese tilbudene og følge med på korrespondanse mellom tilbyder og saksbehandler

EU-supply

Evalueringsmatrise - mal Innkjøpssjef gir oss tilgang til matrisen som er laget i Excel Del av større mal for anskaffelser kjøpt av First Ventura UH-sektorens felles mal Andre institusjoner kan også kjøpe systemet

Evalueringsmatrise Matrisen er inndelt etter tildelingskriteriene vi selv har satt opp Vi er nøye med kommentarene vi skriver. Ved klage kan det bli brukt som dokumentasjon på at vi har fulgt våre egne kriterier På skjemaet for servicekriterier noterer vi svar fra referansesamtalene Kommentarene blir brukt som grunnlag for poenggiving, vektingen blir automatisk regnet ut

Evalueringsmatrise eks 1 Utført evalueringsarbeid   Tilbyder 1 Tilbyder 2 Tildelingskriterium #1: Kommentarer Score iht. parametre 1. Leveringsdyktighet Poeng Vekt Vektet poeng Kriterium Meget tilfredsstillende 5,0 100 % Dokumentasjonskrav 0,0 0 % Sum score 1 Kriterium Score Beskrivelse Ingen uttelling 1 Lite tilfredsstillende 2 Mindre tilfredsstillende 3 Noe tilfredsstillende 4 Tilfredsstillende 5 Meget tilfredsstillende

Evalueringsmatrise eks 2 Utført evalueringsarbeid   Tilbyder 1 Tilbyder 2 Tildelingskriterium #4: Kommentarer Score iht. parametre 4. Leveringstid Poeng Vekt Vektet poeng Kriterium Meget tilfredsstillende 5,0 100 % Tilfredsstillende 4,0 Dokumentasjonskrav 0,0 0 % Sum score 1 2 Kriterium Score Beskrivelse Ingen uttelling 1 Lite tilfredsstillende 2 Mindre tilfredsstillende 3 Noe tilfredsstillende 4 Tilfredsstillende 5 Meget tilfredsstillende

Oppsummering evalueringsarbeid ift. tildelingskriterier   Tilbyder 1 Tilbyder 2 Vekting Vektet innefor ramme Poeng Vektet poeng Evalueringsområder 1. Leveringsdyktighet 30 % 5,00 1,50 2. Referanser/service 3,00 0,90 4,00 1,20 3. Pris/kostnader 20 % 0,80 1,00 4. Leveringstid 15 % 0,75 0,60 5. Tilleggstjenester 5 % 0,25 Total score 4,20 4,55 Rangering 2 1

Utvelgelse Tilbudene er som regel veldig like Vi leser dem nøye for å finne ut om noen skiller seg ut, sjekker tilbudene opp mot kravspesifikasjonen Det er viktig å ta hensyn til kriterier vi selv har satt opp Oppsummeringsmøte med innkjøpssjef og bibliotekdirektør hvor vårt forslag blir lagt fram. Innkjøpssjef har særlig fokus på at kriteriene er fulgt.

Tildeling Innkjøpssjef lager saksdokument og på bakgrunn av dette sendes Tildelingsbrev til alle tilbyderne Brevet inneholder sammenligning av tilbudene ut fra tildelingskriteriene Tilbyderne får opplyst hvilken score de har oppnådd samt det valgte tilbudets score 2 ukers klagefrist Kontrakt underskrives av begge parter