Styringsmodell for Unibuss Januar 2014 Godkjent av adm. Direktør 04.02.2014 Unibuss

Operasjonell styringsmodells oppbygging Styringspyramider for styring og kontroll Policyer innenfor fastsatte områder Arbeidsprosesser som beskriver gjennomføring av arbeidsoppgaver Organisasjonskart som viser stillinger fordelt på enheter. Ansvars- og rollekart som viser hvilken rolle stillingene har i arbeidsprosessene Årshjul for planlegging og rapportering Faste møter Fast mal for agendaer i ledermøter Samme struktur som strategier og handlingsplaner

Operasjonalisering av styringspyramider Gjøre de rette tingene Strategier med nøkkeltall / KPI-er Ett – og bare ett - helhetlig handlingsplansystem for hele Unibuss-konsernet Mål, nøkkeltall og aktiviteter brutt ned på prosesser og avdelinger Gjøre tingene rett Styrende dokumenter er lover, regler, føringer fra eiere med mer Policyer / politikk for de viktigste områdene Prosedyrer i hovedsak i arbeidsflytformat koblet til arbeidsprosesser. Måloppfølging og internkontroll / Kontinuerlig forbedring Oppfølging av mål, nøkkeltall og aktiviteter i styret, leder- og controllermøter. Dokumenteres i saker og referater. Det etableres faste maler for leder- og controllermøter Styringssystemet følges opp i ledelsens gjennomgang og i revisjoner Etablering av sjekklister for oppfølging av etterlevelse av prosedyrer Leveranser følges opp i prosessene, medarbeidere følges opp i organisasjonen

Prosedyrer, prosesser, maler og verktøy Styringspyramidene Styret Styrer Kontrollerer Visjon Strategi Mål og nøkkeltall (KPI) Handlingsplaner med nøkkeltall (KPI) Vi gjør de rette tingene Styrende dokumenter Policyer Prosedyrer, prosesser, maler og verktøy Vi gjør tingene rett Oppfølging måloppnåelse Internkontroll

Unibuss skal ha policyer innenfor følgende områder Godkjennes av : Styringsmodell (denne) styret Anbud styret Fullmakter styret og adm direktør HR/Personal/Organisasjon adm direktør Innkjøp adm direktør Kommunikasjon adm direktør Miljø adm direktør Risikohåndtering adm. direktør Ploicyer

Prosessorientering Hensikt: a) Sikre effektiv gjennomføring av arbeidsoppgaver b) Oppgavene gjennomføres ”ett sted en gang” c) Tilrettelegge for kontinuerlig forbedring d) Sikre godt samarbeid på tvers av organisasjon Arbeidsprosess kartlegges til nivå 2, nivå 3 ved særlige behov Prosedyrer, primært som arbeidsflyt, linkes mot prosesser på laveste nivå. Leveranser og leveranseoppfølging med KPI-er knyttet til arbeidsprosesser Ressursstyring / medarbeideroppfølging i hierarkisk organisasjon, inkl KPI-er

Arbeidsprosesser nivå 1 Lede og styre Unibuss Inngi anbud. Utvikle kjøre- kontrakter og markeder Planlegge ruter, tjenester og bemanning Følge opp medarbeidere Kjøre buss Utlyst anbud Fornøyde oppdragsgivere Levere busser og anlegg Reise- og transportbehov Fornøyde kunder Støtteprosesser

Hierarkisk organisering Hierarkisk organisering skal ha arbeidsprosessene som utgangspunkt Avdelingssjefer leder kjerneprosessene Stabssjefer leder støtteprosesser Stillingsbeskrivelser Beskriver hensikten med stillingen, Viser til roller i ansvarskart Stiller krav til kompetanse Erfaring Utdannelse Personlige egenskaper

Unibuss lederteam Link til organisasjonskart for Unibuss Adm. Direktør Øystein Svendsen Driftsområde Alnabru Leder: Frank Reichel Rosenholm Tore Berg Akershus Nils-Arild Thomassen Vestfold Jack Larsen Teknisk avdeling Henning Berthelsen Tur- og ekspress Daglig leder: Kjell Knarbakk Plan- og utviklingsavd.: Roy Busch Organisasjonsstaben Leder: Jan-Erik Bay Økonomistaben Leder: Åse Hardang Link til organisasjonskart for Unibuss

Rolle / ansvarskart Roller er definert som stillinger Ansvaret er definert som: H = hovedansvarlig, bare én, leder arbeidsprosessen U = utfører; gjennomfører aktiviteter, kan være flere K = skal konsulteres, skal alltid rådspørres / ”høres” I = skal informeres, skal alltid informeres om aktiviteter og beslutninger Andre forklaringer Små bokstaver = stedfortreder – viktig for h og u H = U når U ikke er angitt Stillingsbeskrivelsene henviser til rolle / ansvarskart

Årshjul planlegging og rapportering Måned Planlegging og kommunikasjon Rapportering Januar Periodisering budsjett Avslutte årsregnskap, Rapportering lønnsomhet per kontrakt Foreløpig virksomhetsrapportering foregående år. Virksomhetsrapportering og controlling. Februar Storledersamling og «lunsj med Øystein» Avslutte årsregnskap, utarbeide årsberetning Ledelsens gjennomgang miljø Mars Styrebehandling årsregnskap, årsberetning og revisors beretning April Utarbeide 4- års selskapsstrategi og grovbudsjett Mai Tertialrapportering med prognose. Rapportering lønnsomhet kritiske kontrakter Juni Styrebehandle 4-års selskapsstrategi og grovbudsjett Ledelsens gjennomgang HMS Juli August Utarbeide handlingsplaner for neste år Overordnet risikovurdering Unibuss konsern September Storledersamling budsjett Oktober Utarbeide budsjett for neste år «Lunsj med Øystein» Ledelsens gjennomgang kvalitet og øvrige områder November Desember Avstemme strategi, handlingsplaner og budsjett Helhetlig styrebehandling av strategier, handlingsplaner og budsjetter Planlegge årsregnskap

Faste møter – administrasjon og ledelse Ledermøte Avdelingssjefer og driftssjefer Hver uke – 3 timer Driftsområdemøte Ledelse driftsområde, teknisk, controller og driftsplanlegger ved behov (utenfor Oslo) Hver eller hver annen uke Lokale HMS møter Ledelse driftsområdet, teknisk, tillitsvalgte, verneombud, BHT ved behov Min 4 møter per år HMS møte driftsplan Ledelse Alnabru og Rosenholm, planleggere, tillitsvalgte, verneombud, Ca. 8 møter per år Avdelings- og stabsmøter Leder og medarbeidere Hver annen eller hver uke BU-AMU Valgte medlemmer og BHT Ca. 6 møter per år Kontraktsteam Avdelingssjefer. Andre ved behov Informasjonsmøter med tillitsvalgte Ledelse og tillitsvalgte etter avtale 6 – 8 møter per år Unibuss

Ledermøter – fast agenda – følger målområdene i strategien Godkjenne dagsorden Referat fra forrige møte, inkl aksjonslister Rammebetingelser Effektivitet Kvalitet og miljø Medarbeider Eventuelt Målområdene brukes som innholdsfortegnelse i styre- og controllerrapporter