Copyright Tore H. Wiik

Definisjon av prosjekt? Dersom en oppgave er definerbar, avgrenset (tid og kost) og unik kan vi velge å gjennomføre oppgaven som et prosjekt Vi bruker da en midlertidig organisasjon som samspiller internt og eksternt etter avtalte regler, og som bruker prosjektteknikker etter behov. Copyright Tore H. Wiik

Prosjekt eller ikke prosjekt? ”Lars Sponheim velger sjikane av politiske motstandere som sitt politiske prosjekt.” Torbjørn Jagland ”Prosjektet skal leveres til Nils Øby innen 10. desember” Fra et internt BI-notat ”Regjeringen har avsatt 4.5 mill kr til et flerårig prosjekt som skal bli et utstillingsvindu for verdibevisstgjøringen i skolen” Kjell Magne Bondevik, 4.3.02 ”Likestillingsprosessen bør bli et felles prosjekt for både kvinner og menn” Fra en avis Copyright Tore H. Wiik

Fordeler og ulemper Copyright Tore H. Wiik

Prosjektivitet En organisasjons evne til å nå forretningsmessige og sosiale mål ved hjelp av prosjekter Copyright Tore H. Wiik

4 prosjektivitetsområder Oppgaven Forretningen Rollene Mennesket Copyright Tore H. Wiik

4 prosjektivitetsområder Oppgaven Oppgaveforståelsen Tidsfaktor Usikkerhet Verktøy Teknikker Forretningen Management by projects Hensikt/Effektmål Fremtidige virkninger Kunden Rollene Oppdragsgiver Oppdragstaker Interessenter Organisering Avtaler Kontrakter Menneskene Individene Grupper og team Motivasjon Ledelse Kultur Copyright Tore H. Wiik

Prosjektivitetsområdet ”Rollene” - de tre funksjoner + STØTTENDE Copyright Tore H. Wiik

Roller i organisasjonen Prosjekteier Prosjektleder Multiprosjektsjef Mottaker Linjeledere FORSTÅELSEN FOR PROSJEKTARBEIDSFORMEN MÅ FINNES I HELE ORGANISASJONEN Copyright Tore H. Wiik

Prosjektivitetsområde ”Forretningen” Nytten av prosjektet Overordnete formål Strategiske koblinger Virkning på organisasjon og andre prosjekter Kunder og fremtidige brukere Copyright Tore H. Wiik

Management by projects FRA: TIL: Copyright Tore H. Wiik

Prosjektivitetsområdet ”menneskene” - 5 viktige nøkkelbegreper Felles syn Tillit Gjensidig respekt Forpliktelse Involvering Copyright Tore H. Wiik

Prosjektlederens 9 kunnskapsområder Integrasjonsstyring Omfangsstyring Tidsstyring Kostnadsstyring Kommunikasjonsstyring Usikkerhetsstyring Personalstyring og ledelse Styring av avtaler og kontrakter Kvalitetsstyring Copyright Tore H. Wiik

7 regler for å lykkes med prosjekt 1. Sørg for at prosjekter er strategisk forankret 2. Bruk et identisk, enkelt fasestyrt rammeverk for alle prosjekter og alle prosjekttyper 3. Sørg for god kompetanse i prosjektledelse og forståelse for arbeidsformen gjennom hele foretaket 4. Bryt ned vertikale skillelinjer ved å bruke tverrfunksjonelle grupper 5. Bruk dedikerte ressurser og sørg for fokus 6. Legg svært stor vekt på de første fasene 7. Sørg for formell prosjektavslutning og bruk den til å forbedre prosessen til neste gang. Copyright Tore H. Wiik Robert Buttrick, The Project Workout

Et kontinuerlig prosjektlandskap inndelt i fire kvadranter Copyright Tore H. Wiik

Felles prosjektmodell Modifisert fra PROPS: Ericssons prosjektmodell Copyright Tore H. Wiik

Beslutningspunktet NYTTE- SITUASJONEN BESLUTNINGS- PUNKT RESSURS- Overliggende strategi Kost/nytte-analyser Marked og trender SITUASJONEN Mottakers situasjon Konsekvenser Kundens situasjon BESLUTNINGS- PUNKT Avvik RESSURS- Bruk av ressurser i Usikkerhet PROSJEKT- TILGANG prosjektet Fremgang STATUS Endringer Prosjektporteføljen Forpliktelse og tillit Copyright Tore H. Wiik Modifisert fra PROPS: Ericssons prosjektmodell

Plan Registrert forløp Avvik Mål UTFØR PLANLEGG FØLG OPP FORMULER MÅL Copyright Tore H. Wiik

Interessenter Copyright Tore H. Wiik

Utsagn, krav, behov og forventninger Jeg vil ha en bra bil til en billig pris så jeg kan komme meg til jobben Krav: *Ikke mer enn kr 10 000 *2 dører *Vinterhjul *Ikke over 300 000 km Behov: Copyright Tore H. Wiik

Resultatmål Leveranse Tid Kost Copyright Tore H. Wiik

Prosjektet når ...og gjør at vi SITT MÅL oppfyller og gir en leveranse... ...og gjør at vi oppfyller effektmålene ...som noen tar i bruk.. Effektivisering? Kundefornøydhet? Markedsandel? Lønnsomhet? ……? Copyright Tore H. Wiik

Effektmålet fra et økonomisk perspektiv Vi gjennomfører et prosjekt for at vi skal få en positiv endring i bedriftens kontantstrøm Et prosjekt kan gi en rekke delbidrag til kontantstrømmen Virkningen på andre produkter/prosjektresultater kan gi negative bidrag som vi ikke må glemme. Copyright Tore H. Wiik

Utsagn fra interessenter ”Vi ønsker kursopplegg for oppstart av prosjekter” ”Vi er ikke gode nok til å overføre kompetanse fra tidligere prosjekter” ”Vi har mange prosjektledere uten erfaring” Interessent 2: ”Vi vil bruke scenarioteknikker til å få gode ideer om fremtidens læringsarenaer” Interessent 3: ”Vi vil finne en optimal mix av teknologi, pedagogikk og faglig innhold for et prosjektkurs” ”Vi ønsker en kontinuerlig evaluering gjennom prosjektet” Copyright Tore H. Wiik

Et overliggende resultatmål “Å ha utviklet, tatt i bruk og evaluert en e-basert treningsarena for oppstart av prosjekter, der det tas hensyn til erfaring fra tidligere prosjekter. Prosjektet er avsluttet før 1.9.01 og innenfor en kostnadsramme på kr 500 000. Copyright Tore H. Wiik

Resultatmål Å ha utviklet, tatt i bruk og evaluert en e-basert læringsarena for oppstart av prosjekter der det tas hensyn til tidligere prosjekters erfaring. Prosjektet er avsluttet før 1.9.01 og innenfor en kostnadsramme på kr 500 000. Copyright Tore H. Wiik

Resultatmål Krav til leveranse Vi har utviklet og satt i drift et nytt faktureringssystem og rutiner som gjør det mulig å redusere gjennomsnittstiden for fakturautsendelse med to dager redusere antall fakturaer med feil til maksimalt 3% Prosjektet er gjennomført innenfor en kostnadsramme på en million kroner Prosjektet er avsluttet før 1.12.00 Krav til utførelse Copyright Tore H. Wiik

Et kortfattet prosjektmål Effektmålet Er dette det beste prosjektet til å nå effektmålet? Et kortfattet prosjektmål Krav Behov Forventninger Utsagn Leveransen Spek. Tid Kost Copyright Tore H. Wiik

Prosjektplanlegging Nedbryting skjer ned fra toppen og nedover (WBS - Work Breakdown Structure (arbeidsstruktur) Tidsplanlegging gjøres ut fra WBS, men fra bunnen og oppover. Den som er ansvarlig for hver deloppgave må selv finne tids- og ressursforbruk En samlet tids- og ressurs-plan lages ut fra enkelt-elementene. Copyright Tore H. Wiik

WBS Work Breakdown Structure Copyright Tore H. Wiik

Copyright Tore H. Wiik

Milepælsplan Copyright Tore H. Wiik

Copyright Tore H. Wiik

Prosjektets omgivelser Krav Behov Forventninger Finn HVA Finn HVORDAN Finn NÅR, HVEM, HVOR MYE Usikkerhet (Risiko og muligheter) Copyright Tore H. Wiik

Organisering av prosjektarbeid 1. Hvordan prosjektarbeidet er organisert i virksomheten, - tilknytning til basis-organisasjonen 2. Den interne organiseringen av prosjektet, - hvordan roller og ansvar er fordelt innenfor prosjektet Copyright Tore H. Wiik

Forholdet til basisorganisasjonen Adskilt prosjektorganisasjon Matrise Uten endring i basisorganisasjonen Copyright Tore H. Wiik

Funksjonell struktur - 3 prosjekter Copyright Tore H. Wiik

Matriseorganisasjon - 2 prosjekter koordinering Copyright Tore H. Wiik

Autonom prosjektorganisasjon - 3 prosjekter Copyright Tore H. Wiik

ORGANISASJONSTILKNYTNINGER FOR PROSJEKT PASSER BEST I ORGANISASJONER: - med få, relativt klart faglig orienterte prosjekter, hvor tverrfaglige samarbeidsforhold er bra på forhånd. - som skal utføre et større antall mindre prosjekter i tillegg til løpende virksomhet. - som har et begrenset antall større prosjekter med lav faglig tilknytning til enkeltavdelinger. AUTORITETS- FORHOLD Begrenset autoritet Delt autoritet. Full BETEGNELSE Prosj.org. uten endring i basis- organisasjonen Matrise-organisasjon. Adskilt prosjekt-organisasjon. FORDELER Bryter ikke med basisorganisa-sjonens tradi-sjonelle mønster God kapasitets-utnyttelse og tverrfaglighet. Effektiv gjennomføring av vanskelige oppgaver, oppmyking av hierarkisk struktur ULEMPER “Bås-mentalitet”, lite samordning. Tung kommunika- sjon. Belastende sjefs- forhold (flere sjefer) Overforbruk av medarbeidere. Fare for isolasjon. Vanskelig å avslutte prosjektet. Copyright Tore H. Wiik

Organiseringsform og prosjektsuksess Fra Larson/Gobeli: Organizing for Product Development Projects, Journal of Innovation Management, 1988 Copyright Tore H. Wiik

Prosjektorganisasjonen STYRINGS- GRUPPE REFERANSE- GRUPPE PROSJEKT- LEDER ADMINISTRATOR REFERANSE- GRUPPE PROSJEKTMEDARBEIDERE PROSJEKTGRUPPEN Copyright Tore H. Wiik

Ansvarsdeling PROSJEKTEIER: START OG STOPP, MÅL OG RAMMER PROSJEKT: HVA OG NÅR LINJEN: HVEM OG HVORDAN Copyright Tore H. Wiik

Prosjekteiers ansvarsområder Avklarer: Bakgrunn, behov og hensikt Effektmål Rammer Beslutter: Start, stopp Beslutningspunktene Store endringer Nedleggelse Godkjenner: Mål og planer Prosjektorganisasjonen Sluttresultatet Bistår med å: Sikre ressurser Finne prosjektleder Copyright Tore H. Wiik

Styringsgruppen Brukere Mottakere Linjeledere Andre som skal leve med resultatet Viktige interne interessenter Copyright Tore H. Wiik

Kunde og leverandør Copyright Tore H. Wiik

”Joint venture” A B C PROSJEKTGRUPPEN GRUPPE PROSJEKT- LEDER ADMINISTRATOR PROSJEKTMEDARBEIDERE PROSJEKTGRUPPEN Copyright Tore H. Wiik

Risikoanalyse Finn risikoelementene For hvert element, grader sannsynligheten for at risikoen vil inntreffe For hvert element, grader konsekvensen av at det inntreffer Kritikaliteten er lik produktet av de to Prioriter og iverksett tiltak for å forhindre både sannsynlighet og konsekvens Følg analysen opp under hele prosjektet Copyright Tore H. Wiik

Risikoanalyse - MiniRisk Copyright Tore H. Wiik

Dilbert om mini-risk Copyright Tore H. Wiik