Kurs i Powerpoint Av Helene Klungvik En introduksjon Poenget med dette kurset er å bare gi veiledning for videre bruk. Mesteparten av det som skrives vil være lite informativt og bare opplyserer om hvilke muligheter som eksisterer i PowerPoint. Meningen er at dere skal ta dette med dere for selv å kunne utforske hva PowerPoint har å by på.

Hva er PowerPoint? PowerPoint er et presentasjonsverktøy og kommunikasjonsmiddel som kan hjelpe deg med å skape en presentasjon av informasjon du innehar. Du kan fremvise denne informasjonen på forskjellige måter: Ved hjelp av prosjektor Transparenter Papirutskrift På Internett PowerPoint kan hjelpe deg med dette, og har bl.a mange visuelle virkemidler som du kan benytte deg av. Når det gjelder PowerPoint (og for så vidt de fleste Office-produktene), så gjelder det bare å prøve seg frem. Bør jeg gå igjennom de forskjellige elementene i PowerPoint før jeg går videre, som å ha oppe flere presentasjoner samtidig, gå igjennom de forskjellige menyene osv.? Mer om hva som kommer videre i presentasjonen? Et sammendrag?

Oppstart av PowerPoint Når en trykker på PowerPoint-ikonet så er dette den første boksen å forholde seg til. Ønsker du å benytte deg av presentasjonsmalen til sifo, så trykker du bare avbryt, og går inn på Fil -> Ny i PowerPoint. Nevne office-hjelperen… Gå igjennom den? Hoppet over wizarden…. Skal den kjapt gås igjennom? Hva skjer når du trykker på de forskjellige alternativene her

Lysbilde Behandling Hvordan få en bakgrunn… de forskjellige malene som ligger ute.

Ulike Visningsformater Visningsformatet bestemmer hvordan presentasjonen skal vises på skjermen. Vi har disse visningsformatene: Lysbildevisning, brukes til å redigere hvert enkelt lysbilde Disposisjonsvisning, gir oversikt over innholdet i presentasjonen. Kan brukes til å endre tekst og rekkefølgen til lysbildene i større presentasjoner. Lysbildesortering, gir oversikt over alle lysbildene og endre rekkefølgen på de osv. Notat-sidevisning, man kan legge ved notater til hver slide. Lysbildefremvisning, viser presentasjonen i full skjerm. (Dette gås gjennom senere i kurset) Her kan jeg fortelle og vise måtene å bytte mellom de forskjellige visningsformatene. Den boksen som kommer opp om en ønsker en tom presentasjon Først gå igjennom visningsformatene, deretter de forskjellige malene? Tips: Hvis du ønsker å se en forhåndsvisning av siden du lager så trykk Vis -> Lysbildeminiatyr

Lysbilde Sortering og Disposisjonsvisning Her kan man endre rekkefølgen til lysbildene ved å holde venstreknappen på musen på det aktuelle lysbilde og drar det dit du ønsker å plassere det. Ønsker du å slette et lysbilde så er det bare å trykke på det og trykke ”delete”-tasten på tastaturet. Disposisjonsvisning Gir deg mulighet til å raskt redigere teksten på lysbildene. Du har bl.a. muligheter til å: Heve og senke nivåer Merke hele disposisjonen Merke,flytte, slette et lysbilde Merke et punkt og evt. underpunkter Slette et punkt I disposisjonsvisning -- gå igjennom alle de alternativene en har der i menyen osv. Dette er masse word-alternativer som de fleste er vandt til.

Lysbildefremvisning

Lysbilde Fremvisning Denne fremvisningen brukes når man skal vise presentasjonen på prosjektor. Man styrer selv hastigheten til fremvisningen av lysbildene eller de kan skiftes automatisk etter en tidsangivning du bestemmer. Ønsker man å endre standardinnstillingene til en presentasjon eller man ønsker at den skal kjøres i et vindu med egne navigasjonsknapper (for en person),så bestemmes dette i boksen som kommer opp når man trykker: Lysbildefremvisning -> Lag Fremvisning Alternativer ved lysbildefremvisning: For å hoppe mellom lysbildene bruker man venstre og høyre piltaster. Man har en valgtast nederst på venstre del av skjermen. Der har man forskjellige valgalternativer som å hoppe til ønsket lysbilde ( Gå til -> valgt lysbilde vist på tittel) At man kan styre tidsgivningen av lysbildene står det ingenting om i kurset...

Tastatur snarveier ved lysbilde fremvisning Gå til neste lysbilde (eller klikk med musen) -> N, ENTER eller MELLOMROM Gå tilbake til forrige lysbilde -> P eller TILBAKE Gå til lysbilde <nummer> -> <nummer>+ENTER Vise en svart skjerm, eller gå tilbake til lysbildefremvisningen fra en svart skjerm -> B Vise en hvit skjerm, eller gå tilbake til lysbildefremvisningen fra en hvit skjerm -> W Stoppe en automatisk lysbilde-fremvisning eller starte den på nytt -> S Avslutte en lysbildefremvisning -> ESC Slette merknader på skjermen -> E Gå til neste skjulte lysbilde -> H Angi nye tidsberegninger under innøving -> T Bruke opprinnelige tidsberegninger under innøving -> O Bruke museklikk til å gå videre under innøving -> M Gå til det første lysbildet -> Begge museknapper i to sekunder Endre pekeren til en penn -> CTRL+P Endre pennen til en peker -> CTRL+A Skjule pekeren og knappen midlertidig -> CTRL+H Skjule pekeren og knappen hele tiden -> CTRL+L Tips! Du kan trykke F1 under lysbildefremvisningen hvis du vil vise en liste over kontroller.

Lysbilde overganger Du kan lage forskjellige typer visuelle effekter på PowerPoint - presentasjonen din. Se: Lysbildefremvisning -> Lysbildeovergang Det beste er å stå i i lysbildesortering når du skal lage slike overganger. Der får du nemlig en ekstra menylinje hvor du kan bestemme mellom overgangseffekter, tekstanimasjoner og noen andre muligheter. Du kan skjule lysbilder om det er noen bilder som kan være nyttige å ha på hånden men allikevel ikke vise om det ikke blir nødvendig.For å allikevel vise det da så må du bruke lysbildenavigatøren som er nederst til venstre på menyen under lysbildefremvisningen. Menyen som en får opp ved fremvisning må gås igjennom

Formatere tekst og avsnitt

Lysbilde oppsett Du velge forskjellige oppsett for presentasjonen din. Ønsker du å endre oppsett i løpet av tiden du jobber med en presentasjon, så kan du trykke på knappen lysbildeoppsett og velge ønsket oppsettet og PowerPoint formaterer lysbildet ditt til å passe i det oppsettet. Når du skal lage et nytt lysbilde så trykker du knappen ”Nytt lysbilde”, da får du bildet nedenunder opp hvor du velger hvilket oppsett som skal brukes. Snakk om de forskjellige lysbildeoppsettene. Fordeler og ulemper ved det meste? Som du sikkert har lagt merke til så bruker de forskjellige oppsettene plassholdere hvor man kan legge inn tekst, bilder osv. Dette gjør at når du f.eks skal formatere tekst så kan du formatere plassholderne i stedet. Tidsbesparende?

Plassholdere Du kan endre utseendet på lysbildene ved å formatere plassholderne. En plassholder er det samme som en tekstboks. En tekstboks er igjen et objekt. Plassholdere er de boksene hvor du legger inn tekst, bilder osv. Alle endringer som gjørest i et lysbilde gjørest i plassholdere. Ved endringer på plassholderen så må man stå i holderen og gå på: Format -> Farger og linjer. Her kan du endre bakgrunnsfarge, størrelse, plassering,marger osv. Utforsk alternativene!

Formatere tekst Dette kan skje via formateringsverktøylinja. Dette er veldig likt det vi er vant til i Word. Ønsker du å endre skrifttype på alle lysbildene så kan dette gjørest ved å velge : Format -> Erstatt skrifter. Den teksten som du har foretatt noe formatering på, berøres ikke av dette. Du kan endre punktmerker på et lysbilde. Merk det du ønsker skal komme innenfor endringene og velg : Format -> Punkt. Da får du opp en rekke symboler du kan bruke i stedet. Tekstjustering : Format-> Justering->Blokkjustering Tabulatorer : Vis -> Linjal Linjeavstand : Format -> Linjeavstand Nyttige knapper: Format, Stavekontroll Forklar hva jeg mener med formatering Med andre ord, format-valget i meny-linja...

Maler i presentasjonen

Maler De forskjellige lysbildene er basert på maler som forteller om hvordan oppsettet (utseendet) på et lysbilde skal være. Dette oppsettet forteller ting som bakgrunnsfarge, grafikk, tekster osv. som skal være med i alle lysbildene tilhørende den malen. De forskjellige malene finner du på Vis -> maler. De malene som eksisterer er blant annet: Lysbildemal tittelmal notatmal manusmal Ønsker man å bytte presentasjonsmal for hele presentasjonen så er det bare å velge: format -> bruk utformingsmal Malene eksisterer også på c:\programfiler\microsoft office\ office\ maler\innhold Tips: Hold deg til noen faste maler avhengig av lysbildet. Man kan rote litt i begynnelsen hvis man ikke forstår det hele. Unngå å endre på malen når du lager presentasjonen som f.eks å endre font-størrelse. Går du nemlig inn og endrer maloppsettet så vil ikke de endringene gjenspeiles i de lysbildene hvor du har gjort endringer utenfor maloppsettet. Prøv så godt du kan å holde deg til en mal.

Tittellysbildetmalen og lysbildemalen Det eksisterer en egen mal for tittellysbildet. Dette er for eksempel første lysbildet som viser navnet på kurset/ foredraget du skal holde, eventuellt være forsiden til det nye kapittelet du skal introdusere for resten av forsamlingen. Ønsker du å endre de ferdigoppsatte malene så gå inn på : vis-> maler. Her kan du velge mellom de malene som er aktive og gå inn og endre disse. Ønsker du en annen font-størrelse osv. som skal gjelde for alle lysbildene så er dette plassen å gjøre dette på. En lysbildemal inneholder formateringer for elementene på lysbildene. Elementer som skal vises på alle lysbildene, for eksempel en logo kan settes inn i lysbildemalen. Jeg kan vise de hvordan de lager sin egen mal…, men jeg bør unngå dette for å få minst mulig forvirring? Gå igjennom de forskjellige malene som er relevante

Topp- og bunntekst Velg: Vis -> Topptekst og bunntekst. Man kan her velge om endringene skal gjelde for alle lysbildene eller kun det aktive lysbildet. Her kan man ha logoer, datoer osv. Man kan selv velge hva man vil ha. Ønsker man en fast tekst så kan en skrive inn dette. Ønsker du å formatere bunnteksten og lysbildenummer for alle lysbildene så kan du gjøre dette ved å gå inn på: vis -> maler -> lysbildemal

Fargevalg og Bakgrunner

Fargevalg for lysbilder Fargene som brukes i en presentasjon bestemmes av utformingsmalen.Du kan endre bakgrunn, skygger, tekst, linjer, titteltekst og fyll. For å endre farger velger du : Format -> Fargevalg for lysbilde Først velger du hvilket standardoppsett du vil bruke, deretter gjør du de instillingene du ønsker på egendefinert. På egendefinert kan du selv bestemme hvilke farger som kan brukes på de ulike elementene på lysbildet. Der ser du hvilke fargekombinasjoner som er valgt for de ulike elementene. Dobbeltklikk på de elementene du ønsker å endre farge på, da får du opp en boks hvor du kan velge blant standardfarger eller mikse flere farger om du ønsker. Her kan du også endre bakgrunn eller velge: Format -> Bakgrunn Forklar hva utformingsmalen er Egendefinert er det andre valget du får opp i fargevalg boksen Med bakgrunn menes farger eller ulike fylleeffekter som gradering, struktur, mønster eller bilde. Du velger: Format -> Bakgrunn Klikker du på pilen i bakgrunnsfyll, så kan du velge mellom flere farger og fylleffekter, velges den sistnevnte får du en dialogboks hvor du kan velge gradering, struktur, mønster eller bilde.

Utforming av presentasjon Når du skal utforme en presentasjon så er det 3 ting du bør tenke igjennom: Farger, Skrift, Effekter Farger Bruk få farger. Det trekker vekk oppmerksomheten fra budskapet og er mindre forvirrende. Ikke bytt mellom flere typer bakgrunner. Dette gjelder også tekstfargen. Skrift Ikke bruk mange skrifttyper (maks 2) og størrelser. Skriftstørrelsen bør være mellom 16 og 24 punkter Ikke fyll hele lysbildet med tekst. La det være luft mellom lysbildene. Korrekturles presentasjonen Er dette ting som burde stått forrest i kapittelet? Det står mer om slike ting i boka som jeg kan nevne under kurset???

Utforming av presentasjonen Effekter Grafikk, lyd, video og overganger mellom lysbildene. La diagrammer være så enkle som mulige, minst mulig piler og ledetekster Sammenheng mellom illustrasjon og budskap Lyd er som oftest unødvendig. Minst mulig videoklipp, 2-3 klipp i samme presentasjon bør holde. Bruk samme overgangseffekter gjennom hele presentasjonen. Publikum går fort lei. Generellt Ikke bruk for mange lysbilder. Tenk målgruppe ved bruk av virkemidler. Dele ut utskrift av presentasjonen slik at publikum følger lettere med. En presentasjon bør ikke overstige 15-20 lysbilder

Arbeide med utklippsbilder

Arbeide med utklippsbilder Det finnes mange typer objekter som man kan sette inn i et lysbilde. Med objekt så menes det f.eks bilder, videoklipp, tekst. Du vet at noe er et objekt når du kan venstreklikke det og det blir merket slik at du kan endre størrelse på det, slette det, skalere det, flytte og formatere det ved å høyreklikke på objektet og velge formater. Ved formater kan du foreta forskjellinge innstillinger. Farger og linjer, skal objektet fylles med farger eller fargeeffekt, linje rundt objektet Størrelse, bestemme objektets størrelse Bilde, kan beskjære bildet, lysstyrke og kontraster Plassering, angi objektets plassering på lysbildet Her går jeg bare igjennom alternativene, vis de for dem!

Sette inn bilder som objekter Utklippsbilder, Velg : Sett inn -> Bilde -> Utklipp Fra fil, Velg: Sett inn -> Bilde -> Fra fil Når du skal ha både tekst og utklippsbilde på samme lysbilde så kan det være lurt å bruke oppsettet ”Tekst og utklipp” hvor teksten og bildet er i egne plassbeholdere. Dette oppsettet velger du i dialogboksen ”Lysbildeoppsett”. Klikk der utklippsbildet skal settes inn, så startes utklippsgalleriet automatisk. Du har muligheten til å søke etter et utklippsbilde i Utklippsgalleriet. Du kan importere utklippsbilder, velg: importer utklippsbilde ifra utklippsbilde-boksen. Da kan du velge kategori den skal havne i og nøkkelord (for søking) til filen. Vis hvordan man velger lysbilde-oppsett etter innsetting av bilde objekter

Objekter fra andre programmer

Objekter fra andre programmer Det er mulig å legge inn objekter fra andre programmer som f.eks wordart-objekter, excel-regneark og diagrammer. For å sette inn et wordart-objekt, Velg: Sett inn > Bilde -> Wordart. Når du har fått inn den ønskede teksten i lysbildet, så vises verktøylinjen til Wordart samtidig. For å sette inn et excel-objekt er det lurt å bruke lysbilde-oppsettet som har en egen plassholder for objekt, ”objekt”. Dobbeltklikk på plassholderen som skal inneholde objektet og i dialogboksen velger du Microsoft Excel regneark. Ønsker du å sette inn et eksisterende regneark så kan du i dialogboksen velge: Opprett fra fil -> Sett inn objekt. Du kan opprette en kobling som innebærer at alle endringer som gjørest på regnearket i Excel vises på lysbildet.

Sette inn diagrammer Du kan kopiere et diagram som er laget i Excel eller lage et nytt ett. Fordelen med å lage det i PowerPoint er at du kan legge til effekter på diagrammet ved fremvisning. Du kan kopiere kildedataene fra et regneark inn i dataarket i Microsoft Graph. For å starte Graph-programmet velger du lysbildeoppsettet ”Diagram”. Når Graph er åpnet så kan du slette alle dataene som ligger der ved å klikke på globalknappen i øvre venstre hjørne og deretter trykke delete. Ønsker du å importere en fil trykk knappen: Importer fil Ved å klikke på knappen diagramtype kan du endre utseende på diagrammet. Ved å velge Diagram -> Diagramalternativer kan du legge inn titler og velge formateringer som endrer utseende på diagrammet. Standard diagramtype er 3D-stolpediagram Diagrammer - er de ikke viktig så kan man alternativt la de ligge på en skjult slide, så om det kommer opp så har man den liggende klar.

Sette inn Organisasjonskart Velg lysbildeoppsettet Organisasjonskart For å sette organisasjonskartet inn i lysbildet velg: Fil -> Avslutt og gå tilbake til…. -> Ja Ønsker du å utvide organisasjonskartet har du knapper i verktøylinjen som kan hjelpe deg med dette. Du kan endre stilen på organisasjonskartet ved å velge stiler Ønsker du å formatere deler av kartet må du merke disse delene først. Ønsker du å merke en eller flere nivåer så velg: Rediger -> Merk nivåer eller du kan holde skift knappen din nede mens du klikker på boksene du vil merke Ønsker du å endre formatet på boksene er det en egen meny til det formålet som en kan prøve ut. Det er også en egen meny for å endre linjenes tykkelse, stil og farge.

Tegneverktøy

Tegneverktøy Du kan lage alt fra enkle skisser til avanserte 3 -dimensjonale tegninger. Det du tegner blir til objekter som kan håndteres som de objektene referert i dette kurset. Du har en verktøylinje Tegning. Ser du den ikke velg: Vis -> Verktøylinjer -> Tegning Ønsker du støttelinjer velg: Vis -> Linjal Ønsker du å rotere en et objekt så merker du det og trykker på fri rotering. Ønsker du å vende kan du klikke på: Roter --> Vend Ønsker du å sette en rekkefølge på objektene kan du gjøre dette ved å klikke på Tegne -> Rekkefølge Ønsker du å justere objekter kan du trykke knappen Tegne -> Juster eller fordel Forklar hvordan en henter frem verktøylinjer

Tegneverktøy og 3D effekter Du kan la en eller flere objekter grupperes i en objektgruppe, slik at du kan behandle de som om de var et objekt. Du må da merke de objektene det er snakk om, klikk knappen Tegne -> Grupper. Skal du seinere gjøre endringer i ett av objektene i gruppen så må du først dele opp gruppen: Tegne -> Del opp gruppen. Tegne -> Grupper på nytt, PowerPoint husker hvilke objekter som var med i gruppen. Autofigurer kan du få ved å klikke på knappen Autofigurer og velge en kategori fra listen. Skal du legge 3D effekter på et objekt, har du 2 muligheter: Trykk knappen 3D, Instillinger for 3D (ny verktøylinje) Merk objekt, trykk knappen 3D, velg effekt I verktøylinja for 3D effekter finnes forskjellige muligheter som å aktivere/deaktivere 3D effekter, vende/vippe objektene, endre dybde, retning og lysforhold osv. Prøv deg frem !

Utskrifter Nå har du kommet til punktet hvor du skal skrive ut representasjonen på papir, transparent eller fil

Utskriftsformat Velg: Fil -> Utskriftsformat Notatsider Manussider For hvert lysbilde er det satt av plass til å skrive inn egne notater. Ved å velge notatsidevisning vises lysbildet og plassholderen for notater. Disse notatene kan være et hjelpemiddel for deg under fremvisning eller du kan skrive de ut og dele de ut til publikum. For å lage notatsider må du først velge notatsidevisning. Notatsidene er basert på notatmalen. For utskrift av notatsidene velger du: Fil -> Skriv ut og angi Notatsider i Skriv ut hva Manussider Viser alle lysbildene i presentasjonen. Gir mer oversikt. Basert på manusmalen.

Flere Animasjonseffekter

Legge tekstanimasjon på flere nivåer Hvis punktene på lysbildet har flere underpunkter så kan du legge animasjonseffekt på flere nivåer. Velg: Lysbildefremvisning -> Egendefinert animasjon Velg ønsket objekt og klikk med animasjon. Objektene vises da i rekkefølgen som er i animasjonsrekkefølgelisten. Ønsker du å knytte effekter til et objekt, klikk på etiketten Effekter-> Animasjon og lyd. Standard er gruppert etter avsnitt på 1.nivå, dvs at hovedpunktet og underpunkter vises samtidig, men dette kan endres. Ønsker du å fjerne egendefinerte animasjoner så gå: Lysbildefremvisning -> Egendefinert Animasjon -> Animasjonsrekkefølge -> Uten animasjon Velg: Lysbildefremvisning - Egendefinert animasjon -> Effekter -> Snurr rundt.. Det er også mulig å ha effekter på diagrammer (Diagrameffekter). Hva er animasjonseffekt? Det vil si at underpunktene vises først når du klikker med venstre museknapp.

Lage tilpassede fremvisninger Iblant kan du ha behov for å bare benytte deler av en presentasjon. Velg: Lysbildefremvisning ->Tilpassede fremvisninger-> Ny, angi lysbilder som skal være med -> legg til. Du kan også endre rekkefølgen på lysbildene her

Lyd og videoklipp Lyder og videoklipp kan behandles som objekter, men bruken av lydeffekter bør ikke overdrives. Å ha flere enn 3 videoklipp under en presentasjon kan motvirke sin hensikt.

Lyd og Video Skal du legge til en lyd, velg: Lysbildesortering -> Lysbildeovergang, merk lysbilder ->Lydeffekt Ønsker du å fjerne lyden merker du de aktuelle lysbildene, velg: Lysbildeoverganger -> Ingen lyd i feltet lyd Du kan også legge lydeffekter på hvert punkt i et lysbilde. Velg: Lysbildefremvisning -> Egendefinert animasjon -> Effekter -> angi lyd Video : Lysbildevisning -> Sett inn -> Video og lyd Her kan du legge inn video ifra Utklippsgalleriet eller fra fil. Du starter videofremvisningen bare ved å klikke på videoobjektet en gang. Ønsker du å vise videoklippet i et eget vindu velg: Sett inn -> Objekt -> Medieklipp -> Opprett fra fil -> Vis som ikon. Fordelen med dette er at du kan selv bestemme hvor stort vinduet skal være under avspilling Er det mulig å legge inn en lyd som man selv har definert, for eksempel fra fil?

Nyttige funksjoner

Funksjoner Du kan lage flere lysbilder basert på ett lysbilde. Da lages det et nytt lysbilde for hvert punkt hvor hvert punkt da blir en tittel. Lag et lysbilde med titlene for presentasjonen Velg: Verktøy -> Flere lysbilder basert på ett Man kan lage et sammendragslysbilde. Det vil si at utifra angitte lysbilder så vises titlene på disse bildene i sammendragslysbildet. Velg Disposisjonsvisning: Merk lysbilder -> klikk knappen: Lag sammendragslysbilde Det nye lysbildet blir lagt først i presentasjonen.

Word-funksjoner Du kan importere og eksportere filer fra PowerPoint og word til hverandre. En rapport i word kan bli til en presentasjon i PowerPoint. I word velger du: Fil -> Send til -> Microsoft PowerPoint I PowerPoint velger du: Fil -> Åpne -> Alle disposisjoner i Filtype Ved eksportere presentasjon velger du : Fil -> Send til Word Du kan sette hele eller deler av en presentasjon inn i en annen. Sett inn -> Lysbilder fra filer

Internett presentasjon Du kan lage internett sider av en presentasjon. Du gjør dette ved: Fil -> Lagre som HTML Det kommer da en veiviser som du må gå igjennom.