Suksessfaktorer Suksesskriterier …. … …

Kvalitet i prosjekter

Diskusjoner Hva forbinder vi med kvalitet? Hva betyr ordet? Hvordan måler vi kvalitet? Er kvalitetsarbeid fortsatt like ”in”?

Hva er kvalitet? Et produkts evne til å tilfredsstille brukers behov, ønsker, krav og forventninger? Et produkts egnethet til bruksformålet? Overenstemmelse med spesifikasjoner?

Husk å skille mellom Kvalitet ”Grade” Ønske om profesjonalitet

Hvordan måle ”kvalitet”

Fra ”begeistring” til ”sinne” 1 2 3 4 5 Begeistring Nøytral Irritasjon Sinne Fornøyd For alle funksjoner i produktet eller tjenesten vil det være en respons langs denne aksen!

Kvalitetsstandarder NS-ISO 8402: Terminologi NS-ISO 9000: Kvalitetsledelse og kvalitetssikringsstandarder NS-ISO 9000-3: Retningslinjer for bruk av ISO 9001 ved utvikling av programvare NS-ISO 9001: Kvalitetssystem for utvikling, konstruksjon, tilvirkning, installasjon og ettersyn NS-ISO 9002:Kvalitetssystem for tilvirkning, installasjon og ettersyn NS-ISO 9003: Kvalitetskontroll ved sluttprøving og sluttkontroll ISO 10006: Guidelines to quality in project management

Vi skal levere KVALITET – en floskel? Bør vi unngå å bruke ordet “kvalitet”?

Hovedprinsipper for kvalitetssikring Alles ansvar Fokus på de små forbedringsmuligheter Etterprøving Læring av feil

Demings 14 punkter Skap forpliktelse for forbedring av service og produkter Kvalitet er selvfølgelig og nødvendig for å overleve La ikke inspeksjon være nødvendig for å oppnå kvalitet Unngå fokus på pris på innkjøpte tjenester Forbedring skal skje kontinuerlig Opplæring skal skje kontinuerlig Sørg for ledelse ved eksemplets makt Driv bort all frykt Bryt ned avdelingsvise skiller Unngå floskler og slagord Unngå kvantitativ målstyring Unngå det som fratar ansatte yrkesmessig stolthet Innfør et ambisiøst program for opplæring og egenforbedring Forbedring er alles ansvar

Shewart-sirkelen

Trinnvis forbedring? Holdninger? Svar fra ledelsen på begrunnet forslag til forbedring etter kritisk avvik: ”Skal se på dette, men det er nok greit slik vi har det i dag. Det er jo ikke så ofte slikt skjer (heldigvis)”

Hva hører til kvalitetsfilosofien? Vinnerkultur Tenk positivt Vekkelser Inspirasjon Radikale endringer Utvikling av felles ferdigheter Møysommelig arbeid Systematikk Kontinuitet W. Edward Deming: Out of the Crisis

TQM/BPR Fra Trendenes tyranni-Produksjon og arbeid i et nytt århundre

- Og hvordan passer dette med prosjekttankegangen?

Hva med ”Kvalitet i prosjektarbeid”? En PROSJEKTLEVERANSES evne til å tilfredsstille interessenters behov, ønsker, krav og forventninger? Beste mulig prosesser i prosjektet? Prosjektet tilfredsstiller de krav og behov som førte til at det ble startet? (PMBOK) Eller en annen definisjon?

Kvalitet i prosjekter – mer krevende enn i drift Validering Verifisering Leveranse Behov Prosjektgjennomføring Drift Sikring av kvalitet

Hvorfor kvalitetsstyring i prosjekter Vi skal sikre at prosjektets leveranse er i henhold til spesifikasjonene (verifisering) og at spesifikasjonene er i henhold til behov, krav og forventninger (validering) Vi skal sikre at prosjektet gjennomføres i tråd med foretakets policies, standarder og regler

Sikre kvalitet? ..still høye krav til deg selv og gruppen? FOKUS PÅ RESULTATER (Se INN og NED) ..still høye krav til deg selv og gruppen? ..rett feil umiddelbart? ..forkast alt som ikke er bra nok? ..det normale er endringer i siste liten? ..personlig ulempe ved å ”gjøre om igjen”

Quality – if time permits Det er når våre basisinstinkter –overlevelse, selvfølelse, forplantning, territorier osv. trues at vi blir emosjonelle Vi blir emosjonelle når vi kritiseres for dårlig kvalitet – ikke når vi kritiseres for dårlig kvantitet Markedet setter lave krav til standard, vi må følge våre egne Alle medarbeidere ønsker å lage bra kvalitet Lave kvalitetskrav – satt av bruker og sjefer – gir lav produktivitet Fra Tom DeMarco & Timothy Lister ”Peopleware -Productive Projects and teams”

Hva hindrer kvalitet? Tidspress? Likegyldighet? Manglende anerkjennelse? Feil person? Uklare oppgaver? …..

Ikke så enkelt Det er ikke nok at vi gjør vårt beste, vi må også vite hva som kreves. Det er ikke nok at vi vet hva som kreves og gjør vårt beste, kunnskap og utvikling må videreformidles W. Edward Deming: Out of the Crisis

Diskusjon Kvalitetsfilosofien fokuserer på forbedring i små forsiktige trinn Prosjekter legger grunnlag for større endringer og usikkerheten er stor Hvordan kan en normal prosjektfremgangsmåte reflektere kvalitetsfilosofien? (Tenk firetrinns-modell)

HVOR oppstår kvalitetsproblemene?

Kvalitetsproblemer oppstår i grenseflatene System A Ild Mekanikk Delprosjekt A System B Vann Elektronikk Delprosjekt B

Hvor finner vi dette i PMI’s 9 kompetanseområder?

10 kvalitetsprosesser i følge ISO 10006 1. Strategiske prosesser 2. Prosesser for håndtering av avhengigheter 3. Omfangsrelaterte prosesser 4. Tidsrelaterte prosesser 5. Kostnadsrelaterte prosesser 6. Ressursrelaterte prosesser 7. Personalrelaterte prosesser 8. Kommunikasjonsrelaterte prosesser 9. Risikorelaterte prosesser 10. Innkjøpsrelaterte prosesser

Hvordan sikres kvalitet i Utredningsprosjekter Anleggsprosjekter Forskningsprosjekter Produktutviklingsprosjekter IT-prosjekter ?

Kvalitetssikringsarbeid

Kvalitetsaktiviteter i prosjekt Definisjon av prosjektets resultatomfang Kvalitetskontroll med kvalitetsmål Definisjon av prosjektets kvalitetssystem Gjennomføring av prosjektstrategi Strategi og begrensninger Kvalitetsteknikker Dokumentkontroll Støtteapparat Kvalitetsansvar I henhold til PROPS, Ericssons prosjektmodell

Rammeverket for kvalitetsssystemet Kvalitetssikringsorganisasjonen Configuration manager Kvalitetskoordinator Audits, reviews, assessments (Revisjoner, gransking, utredninger) I henhold til PROPS, Ericssons prosjektmodell

Kvalitetsstøtte-aktiviteter Configuration Management Security and safety HMS Endringshåndtering Dokumentstyring Overvåking av patenter og rettigheter Kost/nytte-analyser Benchmarking Best practices Design of experiments ........ I henhold til PROPS, Ericssons prosjektmodell

Prosedyrer/prosesser Prosjektprioritering (hvem og hvordan) Prosjektplanleggingsprosedyrer Underveisevaluering Sluttevaluering Postevaluering Prosjektmøter .....

Sjekklister Er målene etterprøvbare? Er målene situasjoner? Er målene og milepælene løsningsnøytrale? Støtter prosjektet opp om strategien? ..... Ja/Nei eller ”i hvor stor grad”

Men – kan det bli for mye? Unngå i størst mulig grad å påtvinge gruppen og medarbeidere styrte metodikker og prosedyrer Krav til voluminøs dokumentasjon er en del av problemet, ikke en del av løsningen Standarder skal være enkle og greie. Den totale mengde standarder som påtrykkes medarbeidere må ikke overstige 10 sider Fra Tom DeMarco & Timothy Lister ”Peopleware -Productive Projects and teams”

Revisjon, underveisevaluering og utredning Skal vi fortsette? Hva ligger foran? Har vi gjort de riktige tingene riktig? Har de gjort tingene riktig?

Møter

Endringer Fange opp endringsforslag Utrede forslagene - finne konsekvenser Beslutte formelt Oppdatere planer og kommunisere beslutning Sørge for at endringen gjennomføres Endringshåndtering hører til prosjektets kvalitetssystem

Spesifikasjonsarbeid

Leverandørs spesifikasjoner Kvalitetstap Mottakers behov Forskjell gir avvik Mottakers krav Forskjell gir avvik Leverandørs spesifikasjoner Forskjell gir avvik Konstruert produkt Forskjell gir avvik Mottatt produkt

Behov, forventning, krav, spesifikasjon

Standardiserte krav til kvalitet Behov for kontinuerlig revurdering av forventninger Prosjektorientering av linjeorganisasjoner Forretningsutviklingsprosjekter Intellektuelle prosjekter SW prosjekter Strategiprosjekter Forskningsprosjekter Fysiske prosjekter Offshore baserte prosjekter IT Infrastrukturprosjekter Landbaserte prosjekter www.ambitiongroup.com

MÅL KRAV ETTERPRØVING SPESIFIKASJONER LØSNINGER Forretnings-messige målsettinger MÅL Forretningsledelsen gis bedre innsikt i og kontroll med at prosjektet innfrir forretningsmålene KRAV Krav til systemet (understøtter målene) ETTERPRØVING De løsningsuavhenige spesifikasjoner (understøtter kravene) SPESIFIKASJONER Testsituasjoner (ivaretar at alle krav sjekkes ut) LØSNINGER Løsninger som understøtter spesifikasjonene www.ambitiongroup.com

Lavere sykefravær Mål Krav Bedre helse Mindre skulk Bedre immunforsvar Redusert nedkjøling i kulde Registrering av fravær Spesifikasjoner Anbefaling om solhatt hver dag System X Anbefaling om bruk av boblejakke Løsning

fjæringskarakteristikk Markedsledende strandstol Lavest i pris Mest salg Mål Bæretest x God sittekomfort Utseende som ikke forringes Lett å bære Krav Putas fjæringskarakteristikk Klimaklasse X Vekt max 1 kg Spesifikasjoner Veiing Klimatest Y Løsning Skumgummipute Y Aluminium i ramme Putemåler

Produktutviklingsprosjekter – en dominerende prosjekttype i USA og mange industrialiserte land Hva er spesielt?

Raskt og riktig til markedet Hastighet gir konkurransemessig fortrinn Hastighet gir økt lønnsomhet Hastighet betyr færre overraskelser i markedet Hastighet er viktigere enn presisjon og lave produksjonskostnader!

Raskt til markedet Markedsvindu Time to market Salgstid Akkumulert pengestrøm Time to payback Tid

Markedsføringseksperimentet som prosjekt Husk: Hastighet er ofte viktigere enn presisjon og lave produksjonskostnader! Derfor kan det forsvares at produktutviklingsprosjektet gjennomføres som et eksperiment som inkluderer drift som produksjon og salg

Innovasjonskompetanse Peter Drucker: Settet av kjernekompetansene er forskjellige i alle organisasjoner. Men enhver organisasjon må ha INNOVASJON som en del av kjernekompetansene for å overleve.

4 typer innovasjon å tjene penger på Produktinnovasjon - nye produkter og tjenester. Prosessinnovasjon - nye måter å organisere arbeid eller produksjon på. Marketing-innovasjon - nye måter å selge, markedsføre, prise, distribuere osv. Ledelsesinnovasjon - nye måter å lede på, eller ny overordnet organisering.

Kilder til innovasjon Uventete hendelser Mistilpasninger Behovet for forbedring av prosesser Markedsendringer Demografiske endringer Endringer i oppfatning Ny kunnskap Hold øynene oppe!

Hvorfor utvikle nye produkter Undersøkelse fra University of Illinois av mer enn 100 bedrifter viser: Hamax: 90% nye produkter

Sammenheng mellom investeringsverdi og innovasjonsevne Du Pont Allied Dow Investerings- verdi Cyanamid FMC Hercules Monsanto Fra: Business Horizons, 1990 Celanese Grace Union Carbide Innovasjonsevne Den sterkeste indikator av investeringverdi er graden av innovasjonsevne i et selskap

Totalproduktet

Metaproduktet - produktets immaterielle del Profil, image, personlighet, sjel Metaproduktet forbeholdes merkevarer Merkevarer er mindre sammenlignbare og mer unikt Vi kan heve oss over pris/etterspørselsmekanismer Faktisk kan en prisøkning heve metaproduktet Carl Eric Linn: Metaproduktet

Om å lykkes med nye produkter Det er ganske vanlig at en bedrift lykkes kun én gang. Å lykkes første gang skyldes ofte en god idé og en god porsjon flaks For å lykkes flere ganger er det nødvendig med en styrt prosess.

”Nye” produkter kan være så mangt Økende risiko Nyhet for produsent Nyhet for markedet

Spesifisering av nye produkter

Vi tenker løsning mer enn behov Vi har en tendens til å uttrykke behovet som en løsning som vi selv kan forestille oss. Derfor et det uhyre viktig å avdekke det reelle behov. “Behov” uttrykkes best som et verb og ikke som et objekt.

”Løsning i stedet for behov” maskerer de gode løsningene ”Jeg vil ha kontor med vindu” Hvorfor: Det er for varmt på kontoret om sommeren. Vi omformulerer til ”Jeg vil ikke føle meg varm når jeg jobber” Løsning: Air-conditioning

Kartlegge kundebehov Vi vil vite tre ting: “hva er det du vil ha” “HVORFOR vil du ha det?” “Hvordan vet du når du virkelig har fått det?”

Eksempel: Peiling og avstand Jeg vil ha retning og avstand på trålen! Hvorfor? Jeg har behov for å fiske nær vrak! (Kan dette løses på andre måter enn ved peiling?) Men hvordan vet du når du har fått oppfylt behovet? Når jeg kan styre trålen ved tradisjonelle metoder opp til 5 meter fra vraket og den hekter seg opp ikke mer enn 1 av 100 ganger.

Potensialet for markedsundersøkelser Behov Problemer Virkelig produkt LAV HØY Hypotetisk produkt LAV INGEN

Tradisjonelle markedsundersøkelser Forteller ”What is” og ikke ”What can be”

Fra en artikkel i Fortune: ”Ignore Your Customer” Markedet sa at de ikke vil ha en MINIVAN. Chrysler lagde den likevel. Markedsundersøkelser var sterkt negative til Fax-maskiner Video PC network server 3M’s gule lapper Markedsundersøkelser var positive til New Coke Ford Edsel low fat MacDonald burger osv. Kunden er et sladrespeil - han viser ikke vei til fremtiden -George Colony, Forrester Research Revolusjonære produkter gjør kunden utilpass -Tom Peters

Markeds- undersøkelser Empatisk design Behov Løsning Ukjent Kjent Epokegjørende forbedringer Forbedringer Skape nye markeder/ nye muligheter Tilpasning Økende vanskelighet med å kommunisere konsept Scenarioteknikker/ trendanslyser

situasjonsbeskrivelser, interessentens situasjon Utsagn: Div. formuleringer, situasjonsbeskrivelser, mer eller mindre gjennomtenkte krav og løsninger, interessentens situasjon Leverandørens gruppe- prosess: Tolke interessentens utsagn, se dem i kontekst Interessentens ”sanne” krav slik gruppen ser det Spesifikasjoner, gode løsninger som begeistrer

Interessentene Kunder Brukere Kjøpere Distributører Forhandlere Beslutnings- takere

DFX Design for sluttbruker Sluttbrukere Design for sluttbrukerens sjef Design for Distributører Design for Forhandlere Design for Våre selgere Design for Produksjonen Sluttbrukere Sluttbrukerens sjef Distributører Forhandlere Våre selgere Produksjonen Andre ansatte Eier

Interessentanalyse ved planlegging av nytt produkt De fleste forbinder interessentanalyser i prosjekter med kartlegging av potensielle motstandere. I mange prosjekter er det viktigere med interessentanalyser for å spesifisere leveransen.

Hvordan begeistre kunden Grad av behovsoppfyllelse Kost-drivere - men også segment- muligheter Begeistrings-elementer Nyhets- verdi Mislykkkete funksjoner ”Me too”- funksjoner - men også viktige tatt-for-gitt- funksjoner

Budskapet fra Kano Vi må dekke basisbehovene Vi må komme opp med nye ting som kan BEGEISTRE Vi må unngå unødvendige fordyrende elementer som ikke dekker reelle behov. Produktegenskapene må ses på som BEGEISTRINGSDRIVERE

7 suksessfaktorer 1. Vi lager produkter med unike fortrinn for kundene 2. Vi har en sterk tverrfaglig markedsorientering, tverrfaglige team finner kundenes behov. 3. Vi har en klar produktdefinisjon i det vi starter selve utviklingsprosjektet- vi aksepterer kun unntaksvis ”moving targets” 4. Toppledelsen støtter aktivt innovasjon og produktutvikling og sørger for en kobling til en strategisk visjon for hele organisasjonen. 5. Vi følger disiplinert en fasestyrt produktutviklingssprosess 6. Vi har tverr-funksjonelle prosjektgrupper og sikrer parallellitet, integrasjon og forutvitenhet. 7. Vi tar våre på den intellektuelle kapital og sørger for kontinuitet i organisasjonen.

Stemmer det? Fra en undersøkelse av 25 PU-prosjekter

Viktig med mange alternativer

Morfologisk analyse av koffert

Konseptvalg Evaluering og valg av riktig løsningsalternativ 1. Finne kriterier for valg av løsning 2. Finn relativ viktighet av de forskjellige funksjoner 3. Finn hvilket konsept som er det riktigste

Pugh-analyse for konseptvalg

Ekorness Samme identitet alle steder i verden Reelle fordeler må sees Gjenbruk Varianthåndtering Plattform Vite nøyaktig hva produktene koster å produsere Streng utfasing Produksjon i Norge er strategisk element Produsere selv blir billigst

Små norske pengemaskiner Stor markedsandel i en nisje Teknologien og kunnskapen bedriften besittter er en knapp ressurs Produktene er unike og vanskelige å kopiere Investerer i egen bedrift for å utvikle teknologi og produkter Tilpasningsdyktige Investerer i egne ansatte Sunn industriell utvikling krever langsiktig jobbing Professor Kjell Salvanes, NHH

Rottefella - skibindinger Følge med og ikke tap penger Skal du søle penger på noe, søl det på produktutvikling Vær forsiktig og ikke for stor i kjeften. Du bør tjene en krone før du bruker 50 øre Leiv Berven, daglig leder – til DN 5.5.03

TeamTec (forbrennigsovner til skipsindustrien) En floskel men, kundens behov i fokus Balansert sammensetting av økonomer, selgere og teknikere Erling Holm, daglig leder – til DN 5.5.03

Hernis Scan Systems – videoovervåkingssystemer for skip og offshore Målrettet jobbing gjennom mange år Vi har funnet en smal nisje og blitt der Et produkt som er best i verden Lokale underleverandører Tom Cantero, daglig leder – til DN 5.5.03

Team i innovative prosjekter

4 teamtyper Reservasjonsteam – løsning av veldefinerte oppgaver over et begrenset tidsrom (for eksempel enkle prosjekter) Lagåndsteam – målrettet, fokusert og effektivt lagarbeid i intense og avgrensede perioder (for eksempel arrangementsprosjekt) Produksjonsteam – jevnt, effektivt arbeid med kontinuerlig forbedring (ikke prosjekt) Nyskapingsteam – innovasjon og manøvrering i komplekse omgivelser (kompliserte utviklingsprosjekter) Endre Sjøvold- Teamet

Hvordan bygges reservasjonsteam? Etablere felles normer for å unngå konflikter Avklare enkeltes behov Avklare relasjoner DER det er behov for samspill Avklare individuell innsats og synliggjøre for alle

Hvordan bygges lagåndsteam? Tydeliggjøre felles ansvar Skape stammekultur Synliggjøre lederen Synliggjøre felles suksesser

Hvordan bygges nyskapingsteam Felles syn Involvering Respekt Tillit Forpliktelse Det vil si bruk formelen for ”stimulerende prosjektmiljø” Behovet for ledelse forsvinner

Tilbakemeldinger Tilbakemeldinger er viktig for all teambygging Men tilbakemeldinger er vanskelig Unngå kritikk Gi rask tilbakemelding koblet til noe som er positivt Tilbakemelding må se raskt og være konkret og eksemplifisert Bruk kvalitetstankegang til å la hver enkelt selv rette opp det som er negativt

Ved å skape et stimulerende prosjektmiljø Åpen kommunikasjon uten skjulte agendaer Eierskap til arbeidsoppgaver Prøve ut nye ting i en felles forståelse av usikkerhet Kreativitet Ha det moro En stammekultur Francis Hartman: Don’t park your brain outside