EDOK 08.11.2007 Anne Mette Dørum, Riksarkivet Noark-5 og MoReq2 Brev fra biskop Nikulas i Oslo 12. mars 1225 EDOK 08.11.2007 Anne Mette Dørum, Riksarkivet

Internasjonale standarder – et lite utvalg: Internasjonal standard for Records Management (RM): ISO 15489-1 og 2: 2001 Information and documentation - Records management (Part 1: General, Part 2: Guidelines) Internasjonal standard for RM Metadata: ISO 23081-1: 2004 Information and documentation - Records management processes - Metadata for Records EU-standard for RM basert på ISO 15489: MoReq - Model Requirements for the management of electronic records (MoReq2 ferdig i februar 2008) ICA: Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments (på høring feb 2008) -------------------------------------------------------------- Internasjonal standard for arkivbeskrivelse ISAD(G): General International Standard Archival Description ISO-standard for bevaring av arkiv: ISO 14721: 2002 Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS)

EUs MoReq-standard: utvikling og status Initiativtaker: EUs DLM-Forum i 1996 og 2004 MoReq1: Spesifisert som ledd i EUs IDA-program Basis: ISO 15489 og Public Record Office (PRO) i England Utgitt av EU-kommisjonen 2002 Generisk og modulært oppbygd referansemodell 390 nummererte funksjonskrav (obligatoriske og anbefalte) Skiller mellom obligatoriske krav og anbefalinger Veiledende standard - ikke sertifiseringsprogram eller bestemmelser om bruk MoReq2: Evolusjonær videreutvikling av MoReq1 Målgruppe og status: Alle EU-land; er anbefaling ikke direktiv Endelig versjon er godkjent av EU-kommisjonen 13.02.2008 Er ment å være et rammeverk for alle typer RM, men den bør bearbeides og detaljeres nærmere før systemutvikling Testdokumentasjon er utviklet Teste- og godkjenningsordning vil etableres MoReq2 er mye mer omfattende enn MoReq1! Etter kulepunkt 2: først journal, deretter postkort Data om data Dokumentasjon som tjener som identifiserings-, forklarings- og forståelsesinformasjon Alt vi kan si om et informasjonsobjekt eller informasjonssystem på ethvert av dets mulige aggregeringsnivåer Nytt ord for noe gammelkjent Arkivarer er metadata-eksperter Indentifikasjons-, forklarings- og forståelsesinformasjon Eksempler: journal, postkort Biblioteksektoren: Først og fremst fokus på metadata som øker tilgjengeligheten til innhold. Herav indekser og sammendrag (abstracts). Globale katalogiseringsstandarder og systemer siden 1960-årene.

Noen standarder etter nivå og type Etter kulepunkt 2: først journal, deretter postkort Data om data Dokumentasjon som tjener som identifiserings-, forklarings- og forståelsesinformasjon Alt vi kan si om et informasjonsobjekt eller informasjonssystem på ethvert av dets mulige aggregeringsnivåer Nytt ord for noe gammelkjent Arkivarer er metadata-eksperter Indentifikasjons-, forklarings- og forståelsesinformasjon Eksempler: journal, postkort Biblioteksektoren: Først og fremst fokus på metadata som øker tilgjengeligheten til innhold. Herav indekser og sammendrag (abstracts). Globale katalogiseringsstandarder og systemer siden 1960-årene.

Noark-5 sett i lys av MoRerq2 Hvorfor ikke MoReq2 i Norge? Case-handling vs saksbehandling MoReq2 er temmelig kompleks! MoReq2 hadde uansett måttet tilpasses til norske forhold (jf kapittel null) Noark-5 ER en bearbeiding av MoReq2, hvor vi har hensyntatt: Bakoverkompatibilitet i fht Noark-4 Bestemmelser om journalføring, kassasjon, periodisering, deponering og avlevering mv Norsk offentlighets- og innsynstradisjon Norsk lov- og regelverk, forvaltningsskikk og saksbehandlingstradisjon

Hva er driveren i arbeidet med standardene? Tillit til dokumentet (trust) ”Unbroken custody” Sikring av Autentisitet Integritet Konfidensialitet Tilgjengelighet Kontekst Dette sikres IKKE ved at leverandørene får et større marked virksomhetene får bestemme sjøl Fragment fra omtrent 1220-1250 av avskrift fra Frostatingsloven

Hvorfor ny versjon av Noark? Sterkt politisk press for digitalisering Organisasjonsstrukturen og organisering av arkivdanningen tar nye veier Elektronisk kommunikasjon erstatter brevpost Selvbetjeningsløsninger erstatter vanlig saksbehandling Sikkerhetsløsninger vil kunne tillate elektronisk forsendelse av taushetsbelagte opplysninger Arkivfaglige krav og premisser må inn når system, prosesser og rutiner planlegges og spesifiseres

Målbilde i Noark-5 Arkiv er dokument som blir til som ledd i en virksomhet.   Arkiv er med andre ord det samlede innholdet av den dokumentasjonen som blir skapt som resultat av alle aktiviteter som finner sted hos et offentlig organ, et privat selskap, en stiftelse, en person osv. Arkivet omfatter dermed samtlige arkivdokumenter med tilhørende metadata og den registreringssystematikken, som arkivdokumentene er organisert etter. I tillegg kan arkivet bestå av loggingsinformasjon og/eller transaksjonsopplysninger om systembruk, forretningsprosesser, dokumentflyt, saksflyt, arbeidsflyt eller annen prosessinformasjon.

NOARK 5 kjerne – vi spesifiserer fra kjernen og ut Noark 5 kjernen inneholder grunnleggende funksjonalitet for journalføring og arkivering. Hovedfunksjonene ligger innen: Arkivstruktur Metadata Regelverk for arkiv I tillegg ligger det krav til de moduler som må inngå i kjernen. Datafangst Søking / fremhenting / vising Administrasjon av kjernen Bevaring og kassasjon Avlevering Disse kravene må oppfylles for at systemet skal kunne godkjennes som en Noark 5 løsning.

NOARK 5 kjernens krav til eksterne valgfrie moduler/fagsystemer For at kjernen skal fungere i et helhetlig arkivsystem miljø, må kjernen stille noen krav til de aktuelle ’valgfrie’ systemer som benyttes i miljøet. Mellom Noark 5 kjerne og aktuelle fag- og forvaltningssystemer ligger det en ’gråsone’ I denne ’gråsonen’ ligger Noark 5 sine krav til eksterne moduler / systemer.

NOARK 5 kjernens krav til eksterne valgfrie moduler/fagsystemer For at kjernen skal fungere i et helhetlig arkivsystem miljø, må kjernen stille noen krav til de aktuelle ’valgfrie’ systemer som benyttes i miljøet. Mellom Noark 5 kjerne og aktuelle fag- og forvaltningssystemer ligger det en ’gråsone’ I denne ’gråsonen’ ligger Noark 5 sine krav til eksterne moduler / systemer. Disse kravene er å anse som en del av Noark 5 kjerne og må oppfylles for at systemet skal kunne godkjennes som en Noark 5 løsning.

NOARK 5 komplett Innen enkelte områder er det behov for å spesifisere krav og anbefalinger til de valg- frie fag- og administrasjonssystemer som inngår i en ’komplett’ Noark 5 løsning. Dette er spesifikasjoner som da berører gitte fagsystem som inngår som del av en komplett Noark 5 løsning. Dette utgjør det ytterste laget av funksjonalitet i Noark.

NOARK 5 komplett Innen enkelte områder er det behov for å spesifisere krav og anbefalinger til de valg- frie fag- og administrasjons-systemer som inngår i en ’komplett’ Noark 5 løsning. Dette er spesifikasjoner som da berører gitte fagsystem som inngår som del av en komplett Noark 5 løsning. Dette utgjør det ytterste laget av funksjonalitet i Noark. Kravene til de ytre fagsystemene er ikke en del av Noark 5 kjernekrav.

Ingen standard løser alle problemer Utfordringer til virksomhetene (arkivskaperne) Stille de relevante kravene, ikke ”alle krav i Noark-5” Vite at det faktisk er krav om at også fagsystem skal tilfredsstille Noark-standarden Tenke effektive løsninger - Noark er ingen tvangstrøye Utfordringer til utviklerne Se på Noark-5 som Norges svar på ERMS-standarder Være villig til å bygge inn Noark-5 Kjernen på en god måte – gjelder også fagsystemutviklerne! Legg til rette for gode løsninger – Noark er ingen unnskyldning for dårlige løsninger

- Men blir vi noen gang ferdige?! JA Første versjon kommer i juni 2008 NEI Det kommer stadig nye versjoner (MoReq2 har allerede kommet med tre versjoner)

Takk for meg! Vernebrev fra Hertug Håkon 12 mai 1292