Innføring i elektronisk bilagslønnssystem eBILAG Velkommen til kurs Presentasjon av kursholdere Presentasjon av deltagerne og deres rolle i systemet Kan være lurt å spørre om tidligere erfaringer med bilagslønn Innføring i elektronisk bilagslønnssystem eBILAG Høsten 2018

Læringsmål for kurset Kjenne til forvaltningen av eBilag Kunne søke opp eller registrere aktuell person (steg 1) Kunne opprette og endre kontrakt (steg 2) Kunne godkjenne og endre utbetalinger (steg 3)

Bilagslønnskoordinator Forvaltning Bilagslønnskoordinator Faglig ansvarlig Superbruker Saksbehandler Saksbehandler skal sende alle sine spørsmål til sin lokale superbruker. Alle må vite hvem som er ens superbruker ( lurt å spørre: hvem er din superbruker?) Superbruker kan melde saker til faglig ansvarlig via RT Informasjon ovenfra spres på samme måte

Roller og ansvar i enheten Lærer opp egne brukere Kvalitetssikrer saksbehandling (kontrollør) Videreformidle informasjon til brukerne Følge opp at alle saker blir håndtert – melder inn RT-saker til faglig ansvarlig: e-bilag-hjelp@admin.uio.no Superbruker (kontrollør) Kommunikasjon med den eksterne Følger opp arbeidstagers rettigheter og plikter Oppretter og vedlikeholder kontrakter Godkjenner utbetalinger Saksbehandler Økonomisk oversikt og oppfølging av budsjett BDM Les all tekst på arket høyt Gjenta at saksbehandler skal kontakte sin superbruker ved spørsmål/problemer Superbrukerforum arrangeres to ganger hvert semester

Roller og ansvar i sentral drift Ansvar for kontinuerlig forbedring/vedlikehold Samordner og prioriterer endringer Bilagslønns-koordinator To faglig ansvarlige på UiO Holder superbrukere orientert om endringer Behandler spørsmål/innspill fra superbrukere Avholder superbrukerforumer Lære opp superbrukere Faglig ansvarlig Bankoppretter utland Feilretter Kontroll Lønnskjøring Annet i seksjon for lønn Fortell kort om ulike roller i sentral drift av eBilag Si at det kan dukke opp meldinger som f. eks. «Sendt til manuell registrering», «Venter på normal drift» Når dere får slike meldinger er det ikke feilmeldinger. Sentral drift følger opp disse og når det rettet går flyten videre

Prosessen er elektronisk Steg 1: Person-registrering Steg 2: Kontrakt Steg 3: Utbetaling Alt foregår elektronisk, det forenkler prosessen Saksbehandler har ansvar for alle de tre stegene

Forenklet saksflyt Steg 1 Steg 2 Steg 3 Les høyt all tekst i boksene Saksbehandler søker opp ekstern og sender invitasjon Forenklet saksflyt Steg 1 Ekstern registrerer/bekrefter personopplysninger Saksbehandler oppretter kontrakt Steg 2 Kontrollør dobbeltsjekker kontakt Les høyt all tekst i boksene BDM godkjenner kontrakt Ekstern godkjenner kontrakt Steg 3 Ekstern utfører arbeidet Saksbehandler behandler utbetaling

Steg 1: Personopplysninger Søker opp ekstern og sender invitasjon Saksbehandler Registrerer/ bekrefter personopplysninger Ekstern Det eneste du trenger for å opprette kontrakt med ekstern, er navn og en e-postadresse!

Oppgave 1: personopplysninger Demonstrasjon Oppgave VIS FØRST Viktig å søke opp personen først, vær nøye, vis ulike søkemetoder. Da skjer enten: du finner den eksterne og sender invitasjon, OBS! vær helt sikker på at det er korrekt person, vis hele teksten, mulighet for å endre språk du finner noen som kan være den eksterne, men du er usikker og bruker derfor «Legg til ny person», en mulighet som dukker opp når du har søkt du finner ikke den eksterne, og bruker «Legg til ny person» med navn og e-post du finner den eksterne og trykker «Registrer» (da har den eksterne hatt gyldig kontrakt i løpet av de siste seks måneder den eksterne har ikke e-post, og du registrerer personopplysningene på vegne av den eksterne i samråd med denne. Kontrakten skal fortsatt opprettes i e-bilagssystemet Når invitasjon sendes vil en lenke bli sendt ut på e-post. Lenken er midlertidig Dersom ekstern får problemer med å åpne lenken, be vedkommende bytte nettleser, og send ev. påminnelse så ekstern kan prøve igjen GJØR OPPGAVE 1 OBS! I forbindelse med kurs må du legge inn din UiO- e-postadresse når du sender invitasjon. Dette for at du skal få mulighet til å svare på vegne av den eksterne.

Dobbeltsjekker kontrakt Steg 2: Kontrakt Oppretter kontrakt Saksbehandler Dobbeltsjekker kontrakt Kontrollør Godkjenner kontrakt BDM Ekstern Viktig å nevne: Når ekstern har akseptert kontrakt er kontrakten signert av begge parter, og kan ikke endres Mulig å endre kontrakten helt fram til dette, da går den i så fall tilbake til saksbehandler

Oppretting av kontrakt Når personopplysningene er registrert kan du starte kontraktopprettelsen fra innkurven Kontrakten skal opprettes i forkant av arbeidet, og fylles ut nøyaktig slik arbeidet utføres Kontraktsperiode: Fra datoen arbeidet starter til arbeidet er utført, inkludert tid til forberedelser og eventuelle reisedager. MERK: Startdato kan ikke være mer enn 3 måneder tilbake i tid Velg riktig type kontrakt: Time- eller oppdragskontrakt, valg av type kontakt har mye å si for arbeidstagers rettigheter Dette er felles informasjon for alle kontrakter. Les all tekst høyt

Mer om kontraktstyper Timekontrakter Oppdragskontrakter Generell Undervisning Alderspensjonister Generell Sensur / veiledning Bedømmelse, disputas Bedømmelse, kompetanseopprykk Bedømmelse, søker i stilling Deltakelse i forskningsforsøk Valg av kontrakt er viktig! Styrer blant annet den eksternes rettigheter (sykelønn, feriepenger osv.) NB! Sensur er definert som oppdrag. Men dersom den eksterne har undervist på samme emne (og allerede har en timekontrakt) skal den eksterne ha timekontrakt for sensurarbeidet ÅPNE lenken og gi beskjed om at denne lenken må legges til som favoritt SPØR om eksempler fra kursdeltagere, finn fram til hvilken type kontrakt som er riktig ved bruk av lenken Usikker på hvilken type kontrakt du skal velge? Se: http://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner-personalarbeid/timeansatte-oppdragstakere/oversikt.html

Viktig om timekontrakt «Utføres månedlig»: Må være huket av dersom arbeidet utføres månedlig Sykdom: Timelønnede har krav på lønn også dersom vedkommende blir syk Alderspensjonister: Alle som mottar offentlig tjenestepensjon skal i utgangspunktet ha alderspensjonistkontrakt, med egen pensjonistsats Oppfølging av den eksternes rettigheter ved sykdom håndteres ikke automatisk av systemet, det må saksbehandler følge opp selv Mer om alderspensjonister på neste side

Alderspensjonister– forts. Alle eksterne født før dags dato i 1951 skal regnes som alderspensjonister Alderspensjonister på timelønn skal ha pensjonistsats, hvis ikke annet er oppgitt Hvis en person eksplisitt ikke ønsker å motta lønn etter pensjonistsats, må saksbehandler informere den eksterne om hvilke følger det kan gi: Sett inn følgende tekst i kommentarfeltet i kontrakten: «Ekstern avtalepart mottar ingen ytelse fra offentlig tjenestepensjonsordning, eller ønsker ikke å motta lønn etter pensjonistsats selv om dette kan medføre: 1) Tilbakebetalingskrav av pensjon 2) Livsvarig reduksjon av pensjon pga. reberegning Pensjonistsats: kr 201 per time fra 1. januar 2018, justeres årlig Omfatter offentlig tjenestepensjon (f. eks. SPK og KLP)

Viktig om oppdragskontrakt Utføres i utlandet: Dersom arbeidet utføres i utlandet, og oppdragstager ikke er skattepliktig til Norge, skal du huke av for dette Alderspensjonister på oppdragskontrakt skal ha ordinær sats

Oppgave 2: Kontrakt Demonstrasjon Oppgave GJØR OPPGAVE 2 Nevn at det alltid skal stå navn på din BDM etter kostnadsstedet Vis hvordan du fordeler timer og endrer datoer for utbetaling Minn om at når BDM har godkjent og ekstern har akseptert kontrakten kan den ikke endres

Steg 3: Utbetaling Ekstern Behandler utbetaling Utfører arbeidet Saksbehandler Ekstern Utfører arbeidet Viktig å nevne: Du får ikke beskjed fra systemet om å godkjenne utbetalinger Viktig å sjekke «Godkjenning av utbetalinger» ofte

Godkjenne utbetaling Når arbeidet er utført, skal du som saksbehandler godkjenne utbetalingen Utbetalingene skal godkjennes fortløpende etter hvert som arbeidet utføres Før utbetaling godkjennes, må dere vite at arbeidet er utført og dokumentert Hvis det har skjedd endringer, må dere endre utbetalingen før dere godkjenner den Når kommer pengene? Kjøreplan: http://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/lonnsadministrasjon/kjoreplan/ Viktig å nevne: Med «fortløpende» menes at utbetalingene skal godkjennes så snart som mulig etter at arbeidet er utført Saksbehandler har fått ny rolle med godkjenning av utbetalinger. Viktig ansvar! Godkjente utbetalinger utbetales ved neste lønnskjøring VIS kjøreplan, frist e-bilag for å godkjenne utbetaling og få den med på neste lønnskjøring: http://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/lonnsadministrasjon/kjoreplan/ BE ALLE legge lenken til på personlig for-ansatte-side

Endring av utbetaling Det er tillatt å gjøre mindre justeringer av beløpet før utbetaling Hvis den totale rammen på kontrakten overstiges sendes den til ny godkjenning av BDM Større endringer krever ny kontrakt Arbeidsmiljøloven sier at arbeidsoppgaver skal være dekket av gyldig kontrakt – hvis saksbehandler vet at en kontrakt viser seg ikke å være dekkende, skal det lages en tilleggskontrakt for avtalt arbeid utover opprinnelig kontrakt

Viktig om dokumentasjon Timeoversikter kan hentes ut av eksisterende systemer (FS, TP, Vortex, ePhorte etc.) Kan man ikke dokumentere arbeidet på annet vis, må det føres timelister Timelister arkiveres lokalt på enheten Dokumentasjonen skal oppbevares i 10 år Tilgjengelig timelistemal Lokalt arkiv kan bistå med arkivrutiner

Oppgave 3: Utbetalinger Demonstrasjon Oppgave GJØR OPPGAVE 3

Forenklet saksflyt Steg 1 Steg 2 Steg 3 Saksbehandler søker opp ekstern og sender invitasjon Forenklet saksflyt Steg 1 Ekstern registrerer/bekrefter personopplysninger Saksbehandler oppretter kontrakt Steg 2 Kontrollør dobbeltsjekker kontakt Saksflyten gir forhåpentligvis mer mening nå! Gå gjennom og les høyt igjen BDM godkjenner kontrakt Ekstern godkjenner kontrakt Steg 3 Ekstern utfører arbeidet Saksbehandler behandler utbetaling

Ulike oversikter og rapporter Gå inn i systemet og vis funksjonene du ikke har vært gjennom allerede Få fram at alle saksbehandlere har tilgang til, og kan overta, alle saker på sin stedkode, gjennom «Saksbehandling ved din stedkode».

Veiledninger på nett Veiledning for saksbehandlere https://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/personal/hr-portalen/saksbehandler/ Veiledning for eksterne https://www.uio.no/for-ansatte/ansettelsesforhold/lonn_utbetal/timeansatte-oppdragstakere/ Veiledningene er nyttige når man lurer på funksjoner selv Hvis en ekstern sliter med systemet, send lenke til veiledning for eksterne

Oversikt over nyttige nettsider HR-portalen: hr-portalen.uio.no/ Stillingskoder og lønnstrinn: (ny) http://www.uio.no/for-ansatte/ansettelsesforhold/utbetalinger/lonnstabeller-satser/ Tilknytningsformer: http://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/personal/rutiner-personalarbeid/timeansatte-oppdragstakere/oversikt.html Kjøreplan for lønnsutbetalinger: http://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/lonnsadministrasjon/kjoreplan/ Veiledning for saksbehandlere: https://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/personal/hr-portalen/saksbehandler/ Veiledning for eksterne: https://www.uio.no/for-ansatte/ansettelsesforhold/lonn_utbetal/timeansatte-oppdragstakere/ Nevn at vi har vært innom de andre nettsidene, men vis lenken om stillingskoder og lønnstrinn

Sjekkpunkter ved kursets slutt Endring av personopplysninger fører til endringer i SAP Endringer loggføres Personer med 100 % stilling ved UiO kan ikke benyttes Ansvar for at all informasjon i kontraktene blir riktig Alt arbeid som utføres skal dokumenteres Feilaktige godkjenninger fører til feilaktige lønnsutbetalinger Spørsmål rettes min superbruker