Operasjonalisering av nærhetsmodell Aministrativ Støtte Fakultetsdirektørmøtet ADS/JEC

Innledning JUS, MED og UB følger ADS spesielt. Fra ADS har Avdelingsdirektør, nestleder og seksjonsleder Lønn deltatt. Har gjennomført fem møter hvorav et sammen med Avdeling for Personalstøtte. Utkast til sluttnotat foreligger til gjennomgang; –en iht foreliggende mal/struktur med kapitler –en kortversjon på tre sider 2

IHR/effektivisering i ADS - gjennomført fra 2012 Bemanning redusert med ca10% ( ca 20% Innkjøp, 10% Lønn, 5% Regnskap/System). IHR-EFV – enklere og bedre økonomistyring for eksternt finansierte prosjekter – rapporter, standardiserte prosesser og opplæringstilbud. Behov til Betaling – fulldigitalisert prosess og blant de fremste i Staten; innført elektronisk faktura (pr mai 2014; 60% inngående og 30% utgående) pr mai % av bestillingene gjennom bestillingsløsningen innført systemstøtte for avtaleforvaltning og konkurransegjennomføring. Innkjøp gjør flere anskaffelser for fakulteter og Eiendomsavdelingen oppnådd bedre ressursstyring og flyt, dokumentasjon og grunnlag for analyser av innkjøp UiO oppnådd årlig innsparing på bedre rammeavtaler mill (30% rammeavtaledekn) Effektivisert prosesser for toll, MVA og rentefaktura. Lønnsområdet; standardisert maler forbedret HR-portal, innført reisemodul betaler ikke lenger ut sjekker for «hastelønn» redusert etterslep på NAV-krav betydelig (sentralisert håndtering av foreldrepermisjoner samt omlegging av arbeidsprosesser internt i Lønn) Innført et kontaktpunkt inn og utvidet svartid/service-desk

«Lavthengende frukter» - i arbeid/ideer IHR/EFV- bilagslønn – LOS (ADS og AP) samt ansatte fra JUS, HF og MN er involvert Omlegging intern i seksjon for Lønn; –omlegging av organisering og arbeidsdeling –mål; felles rutiner og standarder samt effektivisering. IHR/EFV-videreføring – tilrettelegge for innføring av leiesteder –LOS (ADS og EL) samt ansatte fra MED, MN og OD er involvert i prosjektet Innføre systemstøtte for internhandel og andre omposteringsbilag –ansatte fra MED og LOS/Internadm er involvert i prosjektet Omlegging av opplæringstilbudet pågår; –kurs i økende grad rettet mot definerte administrative roller og deres samarbeidsflater –våren 2014 tilbys 31 kurs – flere e-læringskurs - nye kurs for økonomicontrollere, BDM, fakturaflyt, EFP –ansatte fra fakulteter involvert i utvikling av kursene –opplæring av kursholdere og evaluering satt i system Opprydding i kontaktpunkter inn mot ADS-brukerstøtte pågår. Vurdere der små enheter kan få levert tjenester fra andre – for å sikre god nok kvalitet på oppgaver som gjøres sjelden eller krever spesialister.

Fokusområde – lønnsområdet ved UiO Mål/delmål for utviklingsprosessene; –Øke kvalitet i data og ajouritet og redusere feilkilder –Ressursoptimal drift og effektivisering –God arbeidsflyt og klar oppgavefordeling –Klare roller og ansvarsdeling – spesialisering/fagfordypning – opplæring –God organisering av 1. og 2. linje. –Registrere data der de oppstår – fjerne papirflyt – bedre kontroll med tidsriktig start/stopp av lønn og tilganger. –Felles prosesser og ensartet praksis Delprosjekter i et utviklingsprogram; –Organisering av arbeidet i seksjon for Lønn –A-meldingen – krav om månedlig innrapportering av lønns- og ansettelsesforhold –Bilagslønn I-III –Foreldrepermisjon, langtidssykemeldte og offentlige refusjoner –Personopplysninger for gjester og assosierte personer –Øvrige registreringsoppgaver i seksjon for Lønn –Fastlønn

Andre forbedringsområder Revidere kontrollrutiner på regnskaps- og lønnsområdet; –fokus på vesentlighet med utgpkt i risikoanalyse –mål om økt transaksjonskvalitet og redusere feil – læringssløyfer Rammeavtaler; –øke rammeavtaledekningen –sikre økt behovsdekning –mer økonomiske innkjøp - innsparinger Regnskapsområdet; –standardisering av rapporttilbudet –forbedre internregnskapet som grunnlag for økonomistyring Arkivområdet vurderes ifm med evt ny systemløsning (NOARK5)

Nettverk og samarbeidsarenaer Fire fagnettverk videreføres; –Økonomi-, Innkjøp- og Arkiveledernettverk –Lønnscontrollerforum - vurdere innretning og omfang (kun lønn?) Vurdere opprettelse av et Personalledernettverk. Opprette brukernettverk; –medvirkning og brukerorientering i praksis –representere ulike stadier og roller i de aktuelle hovedprosessene –drive kvalitetssikring av konkrete problemstillinger og kontinuerlig forbedringsarbeid innenfor dagens rammer av systemløsninger Dialogmøter; –dersom kun fokus på konkrete saker og drift – ADS –dersom også fokus på styringsaspektet – ADS, EL/VØS og AP Kontorsjefmøtene; –Vurdere å legge ned arenaen. Om den skal opprettholdes bør det dekke saker fra hele LOS-området (ikke kun personal)

Gjenstår ift overordnet mandat Prioritere tiltakene og legge de ut i tid ift tilgjengelig kapasitet (endelige rammer for LOS-avd. fastsettes høsten 2014). Dokumentere konkrete tjenesteytelser, arbeidsdeling og gjensidige forventninger og forpliktelser i dette. Avklare og dokumentere roller, ansvar og fullmakter for drift og forvaltning av policy og overholdelse av eksterne lover og regler. Nettverk – etablere mandat og nettsider der det mangler. Samarbeidsformer – konkretisere og dokumentere mandat for; –dialogmøter – felles policy på tvers av LOS? –brukernettverk for kontinuerlige forbedringer –prosjekter og konkrete arbeidsgrupper