Forvaltning av fondsmidler

Innhold Hva menes med forvaltning Retningslinjer for å kjøre prosjekt Samle inn og bruke TRF midler Regnskapspraksis Krav til rapportering Distriktets rolle

Forvaltning Behandle innsamla midler som ”sacred trust” Kompetent og ryddig styring av prosjekt Standard business praksis Rapportere uregelmessigheter til TRF Kjøre prosjekt slik det er planlagt og godkjent

Forvaltning Finansiell oversikt over prosjektet Fullstendig rapportering til rett tid 4 spørsmål prøven Etisk standard ved arbeid med prosjekt

Forvaltning Rotary Foundation stoler på integriteten til de klubber og rotarianere som er engasjert i implementeringen av prosjekt for å sikre at midler blir brukt effektivt til det formålet de er tenkt å brukes.

Prosjekt implementasjon

Nøkkel til suksess Prosjekt dekker virkelige behov hos de som mottar hjelp Rotarianere, klubber, distrikt og lokal støtte God finansiell oversikt Sterkt partnerskap Prosjektplan med mål og forventet eller ønsket resultat

Kommunikasjon Kunnskap om de man jobber sammen med Forutse misforståelser på grunn av annen kultur Diskutere problemer på en åpen og fri måte Regelmessig kommunikasjon med samarbeidspartnere Tålmodighet og ta det med humør

Effektivt og godt samarbeid Definert ansvar Detaljert handlingsplan Klare og åpne kommunikasjonslinjer Kunnskapsrike og motiverte partnere Gjensidig respekt

Prosjekt komite Overvåke og gjennomføre prosjektet Rapportere til klubber/distrikt som deltar i prosjektet Minimum 3 medlemmer fra hver partner – Rotary klubb: innen samme klubb – Distrikt: fra forskjellige klubber

Bruk av penger

Bruk av innsamlede penger Humanitære prosjekt Rotarianere må delta aktivt i prosjektet Utvikling av Rotary sitt nettverk Bruk i henhold til TRF sine guidelines og godkjende søknader God oversikt

Retningslinjer Støtte kan ikke tildeles for: Nybygg eller tilbygg Kjøp av tomt eller bygning Lønninger Driftsutgifter til samarbeidende organisasjon Utdanning etter videregående skole Reisekostnader

Retningslinjer Støtte kan ikke tildeles for: Etablere ny Trust eller Foundation Personlig vinning Duplisering av TRF program Refusjon av igangsatt prosjekt Selskap eller møtevirksomhet

Regnskap

Finansielt Dokumentere at midler er brukt på best mulig måte Oppfylle vilkårene for å få prosjekt støtte Oppfylle alle lovmessige krav Bygge tillit for å åpne dører til fremtidige prosjekt

Konto Egen konto for hvert prosjekt Betaling bør gjøres gjennom bank overføringer Konto namn må være gjenkjennelig (klubb/distrikt og prosjekt)

Betaling Sjekk Ingen cash betaling Betaling ved hjelp av sjekk gir godkjent dukumentasjon.

Rapportering

Feire suksesser Rapportere til TRF hva som er oppnådd Rapport må vise at midler er brukt på en tilfredstillende måte. Åpenhet Oppfylle krav fra myndigheter Hva kunne vært gjort bedre

Når må rapporter sendes Interim rapport må sendes hver 12 månded. Final rapport må sendes TRF 2 måneder etter at prosjektet er avsluttet.

Rapport innhold Hva er oppnådd Hvordan har rotarianere vært involvert Informasjon om de som har blitt tilgodesett Oversikt over inntekter og utgifter Bank utskrift

Distriktets rolle

Distriktets rolle Oppmuntre til å fullføre: Ansvar i forbindelse med forvaltning Ansvar til rapportering Forpliktelser overfor prosjekt partnere Forpliktelser overfor TRF og myndigheter

Distriktets rolle Rapporter feil bruk og eventuell mistanke om feil bruk av midler til TRF Unngå uheldig bruk av midler gjennom: – Kursing – Lederskap

Forvaltning Som forvaltere av TRF midler har vi et ansvar overfor de som bidrar med penger slik at disse blir brukt til det de er tenkt: Doing Good in the World

Forvaltning Den som bidrar og som vet at pengene han bidrar med blir brukt på en god måte er mest sannsynlig også en bidragsyter i fortsettelsen.