Økonomisamling 28. August 2008

Dagens tema Nytt fra SØR Oppdaterte retningslinjer og rutiner Oppfølging av riksrevisjonens merknader til årsregnskapet 2007 Regnskapsavslutning 2. tertial www.hist.no

Nytt fra SØR Lønnsområdet –Organisering –OPTIMA Regnskap –Bemanning Innkjøpsområdet –Status innkjøpsleder –Anskaffelsesprosesser Nye system –Excellerator –Prosjektstyringsverktøy –E-handel

Retningslinjer og rutiner Hovedregler for økonomiforvaltningen ved HiST Lokale retningslinjer for BOA ved HiST Regnskapsrutiner BOA

Oppfølging av RRs merknader 07 Økt antall merknader i fht 2006 –BOA –Lønn og godtgjørelser –Nye revisorer, nye fokusområder…. KD følger oss opp –Møte i Oslo før ferien –Krav om prosjektorganisering av forbedringsarbeidet RR fokus 2008 –Oppfølging av kommenterte områder 2007 –Anskaffelser

Oppfølging av RRs merknader 07 BOA –Følg regnskapsrutinen – Kontrakter/avtaler Ingen prosjekt opprettes i Agresso før avtale/kontrakt foreligger –Budsjettering Fullstendig budsjett må utarbeides –Alle direkte og indirekte kostnader må synliggjøres Tilstrekkelig detaljeringsnivå –Personalressurser –Grunnlag for inntektene (finansieringskilde) Bruke budsjettmodellen –Indirekte kostnader på alle prosjekt! Eget bidrag/arbeid kan ikke erstatte indirekte kostnader 0 i indirekte kostnader på avstemmingsskjema skal kommenteres –Kvalitetssikre kostnadsføring vs budsjett Manglende eller uvedkommende kostnader? Avvik mellom budsjett og regnskap fører til spørsmål om korrekt kostnadsføring

Oppfølging av RRs merknader 07 BOA (EFV) –Klassifisering BOA eller BFV? –Ved tvil er det sikrest å klassifisere prosjekt som BFV Oppdrags- eller bidragsaktivitet? –Gå gjennom prosjektporteføljen – følg regnskapsrutinen –Finansiell medvirkning – eget bidrag fra HiST Godkjennes av person med budsjettdisponeringsmyndighet (jfr retningslinjene og regnskapsrutinen) –Prosjektfordring/-gjeld Prosjekter uten aktivitet må vurderes avsluttet Prosjekt med eget bidrag – vi kan ikke ha fordring på oss selv –Avslutning av prosjekt Følg opp sluttdato Finn naturlige avslutningstidspunkt for å redusere antall prosjekt som strekker seg over lang tid

Oppfølging av RRs merknader 07 Lønn og godtgjørelser –Fokus på utbetaling av mertid Ikke adgang til dette etter bortfall av særavtale for vitenskaplig personale Store utbetalinger også i 2008 –Tiltak Ikke adgang til utbetaling av mertid fom 1. september 08 Arbeid ut over normal arbeidsdag skal honoreres som overtid Innføre tidsregistrering også for vitenskaplig personale på fast lønn –Må dokumentere full dag før OT kan utbetales Retningslinjer og iverksetting kommer fra SPO –Diskutert på ledermøter – senest i går

Regnskapsavslutning 2. tertial Kjøreplan Note 15 –”Hjelpeskjema” for ytterligere spesifikasjon Avdelingenes kommentarer –Regnskap vs budsjett BFV og BOA –Resultatprognose 2008