Informasjonssikkerhet og datakvalitet 1

Tromsø kommune – offentlig virksomhet, stort samfunnsansvar Kommunestyret Ordfører: Jens Johan Hjort (H) Varaordfører: Anni Skogman (FrP ) Kommunestyret Ordfører: Jens Johan Hjort (H) Varaordfører: Anni Skogman (FrP ) Klageutvalg Forretningsutvalg Finans – og næring­s­komité Leder: Rolleiv O. Lind (H) Medlemmer: 9 Finans – og næring­s­komité Leder: Rolleiv O. Lind (H) Medlemmer: 9 Helse – og omsorgs­komité Leder: Kristin Røymo (AP) Medlemmer: 11 Helse – og omsorgs­komité Leder: Kristin Røymo (AP) Medlemmer: 11 Utdanning-, kultur- og idretts­komité Leder: Magnus Mæland (H) Medlemmer: 11 Utdanning-, kultur- og idretts­komité Leder: Magnus Mæland (H) Medlemmer: 11 Byutviklings- komité Leder: Frid Fossbakk (H) Medlemmer: 11 Byutviklings- komité Leder: Frid Fossbakk (H) Medlemmer: 11 Byrådet Byrådsleder: Øyvind Hilmarsen (H) Medlemmer: 6 Byrådet Byrådsleder: Øyvind Hilmarsen (H) Medlemmer: 6 Politiske rådgivere for byrådet Tor Arne Morskogen (H)Tom Erik Forså (FrP) Peter Reinholdtsen (H)Kristian Wilsgård (FrP) Andreas Willersrud (H)Nils Kristian Sørheim Nilsen (V) Politiske rådgivere for byrådet Tor Arne Morskogen (H)Tom Erik Forså (FrP) Peter Reinholdtsen (H)Kristian Wilsgård (FrP) Andreas Willersrud (H)Nils Kristian Sørheim Nilsen (V) Byrådsleder Øyvind Hilmarsen (H) Byråd for finans Line Fusdahl (H) Byråd for utdanning Anna Amdal Fyhn (H) Byråd for helse og omsorg Kristoffer Kanestrøm (FrP) Byråd for næring, kultur og idrett Jonas Eilertsen (V) Byråd for byutvikling Britt Hege Alvarstein (FrP) Byrådsleders kontor Kommunaldirektør: Per Limstrand Politisk rådgiver: Tor Arne Morskogen Informasjonstjenesten Kommuneadvokaten Eierskapsutøvelsen for kommunen Byrådsavdeling for finans Økonomienheten Personalenheten Eiendom Innfordring Kemner IT-senteret Internservice Fagrent Byrådsavdeling for utdanning Kommunaldirektør Kari Henriksen Skoler - 27 enheter Skole- og barnehage - 8 enheter Barnehager - 6 områder Barneverntjenesten Pedagogisk-psykologisk tjeneste Forebyggende helsetjenester Voksenopplæringen Flyktningetjenesten Byrådsavdeling for helse og omsorg Kommunaldirektør Eva T. Olsen Hjemmebaserte tjenester, 6 områdeenheter Sykehjem, 5 enheter Allmennlegetjenesten Rehabiliteringstjenesten Rus- og psykiatritjenesten Boligkontoret Sosiale tjenester i NAV Tromsø Tildelingskontoret Mortensnes sentralkjøkken Byrådsavdeling for næring, kultur og idrett Kommunaldirektør Gøril Bertheussen Biblioteket og byarkiv Kultur og idrett Kulturskolen Kulturhuset Servicetorget Kirkelig fellesråd Tromsø Havn KF Tromsø Parkering KF Byrådsavdeling for byutvikling Kommunaldirektør Irene Valstad Simonsen Byutvikling Bydrift Brann og redning Vann og avløp 2

Informasjonssikkerhet – for hvem? Interne behov Eksterne behov 3 Informasjonssikkerhet skal sikre juridisk gyldig dokumentasjon for kommunens transaksjoner Organisasjonen overfor omverden Organisasjonens eget behov Ledelsen overfor organisasjon/ansatte Enkeltansattes behov Vern om sensitiv informasjon Sikre samfunnsdokumentasjon Sikre rettighetsdokumentasjon Transparens i forvaltning Vern om sensitiv informasjon

Perspektiver for datakvalitet 4 Datakvalitet Finnes duplikater? Konsistent Fullstendighet (Er alt med?) Integritet PU mellom enheter? Attributter? Konsistent Gyldighet (kommer alle verdier fra dokumenterte verdier?) Tilgjengelig (tilgjengelig til rett tid? Utdatert?) Korrekthet Gjenspeiler dataene virkeligheten?

Lovkrav Arkivloven med forskrift – Skal sikre samfunnsdokumentasjon gjennom at arkiver blir produsert og at de ivaretas på en forsvarlig måte Forvaltningsloven med forskrift – Setter opp rammeverk for hvordan stat, fylkeskommuner og kommuner skal arbeide Personopplysningsloven med forskrift – Skal sikre enkeltpersoner vern om sensitive opplysninger Offentlighetsloven med forskrift – Skal sikre samfunnet åpenhet og transparens for forvaltningen gjennom å sikre innsyn i saksbehandling og beslutningsprosesser En rekke særlover, forskrifter, regelverk og direktiv som gir bestemmelser for saksbehandling og dokumenthåndtering på de enkelte fagområder 5

Spesifikt for intern tilgangsstyring Opplysninger som er unntatt offentlighet og ikke inngår i den enkelte tjenestemanns oppgave, skal tjenestemannen ikke ha tilgang til. Dette er regulert i : Personopplysningsloven § 13 første ledd som lovfester krav om systematiske tiltak for å sikre konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet ved behandling av personopplysninger, Forvaltningsloven § 13 som omhandler taushetsplikt Forvaltningsloven § 13 b første ledd nr. 2 og nr. 3 som regulerer innsyn som er nødvendig for at den enkelte tjenestemann skal kunne utføre sitt arbeid. 6

7 Hva er et elektronisk arkiv?

Forskjellen på arkivdanning og dokumenthåndtering 8

ESA 9

Noark standard – for å sikre dokumentenes autentisitet Dokumentene er arkivert i system med tilgangskontroll Pålitelig tilgangskontroll, teknologiske sikkerhetstiltak Dokumentene er logisk koblet sammen i en klassifikasjon som knytter dem opp mot organisasjonen som har produsert eller mottatt dokumentet Metadata gir informasjon hvert enkelt arkivdokument Metadata kobler arkivdokumentet til forretningstransaksjonen som skapte det, samt kobler sammen dokument som hører sammen Legger opp til at metadata kan skapes automatisk Det administrative rammeverket rundt bidrar til å sikre dokumentenes autentisitet Sørger for at dokumentene og metadata beskyttes mot uautoriserte endringer Loggemetadata viser hva som skjedde med arkivdokumentet fra det ble opprettet og fremover 10

Informasjonssikkerhet – et organisasjonsspørsmål 11 Kartlagt dokumentasjonsbehov Dokumentoversikt, arkivplan Sakarkivstruktur i ESA: Oppsett Ansattes kunnskap og bruk av systemet Datasikkerhet i langtidslagring? Organisasjonsstruktur Ansvar (roller), rutiner, kontroll

Databasen Mennesker ESA Kartlagt informasjonsbehov Organisasjonsstruktur Kompetanse Faktisk bruk Tekniske muligheter og brukergrensesnitt Kommunens eget strukturoppsett Oppdatert, kartlagt dokumentasjonsbehov Dokumentoversikt i arkivplan Roller, regelverk, rutiner og kontrolltiltak 12

Kan vi ha tillit til arkivene? 13 Har kommunen etablerte roller, ansvarsforhold, regelverk og rutiner for dokumentasjonsproduksjon, og er disse kjent og brukt av samtlige ansatte? Har kommunen kartlagt dokumentasjonsbehov i arkivplan og etablert rutiner for å holde denne oppdatert og sikre datafangst? Er de tekniske løsningene og brukergrensesnittet i ESA gode nok, dekker oppsettet i ESA kommunens dokumentasjonsbehov? Har de ansatte god nok kunnskap til å bruke systemet riktig og i tilstrekkelig grad for sitt saksfelt? Har vi gode nok kontrollrutiner til av vi umiddelbart kan svare JA! på disse spørsmålene?