PA Autoregnskap: Data- og konteringsflyt til regnskapsmodulen

Presentasjon om: "PA Autoregnskap: Data- og konteringsflyt til regnskapsmodulen"— Utskrift av presentasjonen:

1 PA Autoregnskap: Data- og konteringsflyt til regnskapsmodulen
Juni 2011 Cecilie Hopland Jentoft/Kari Eidsheim

2 Agenda Autoregnskap og oversikt over økonomisk kommunikasjon
Hvordan finne igjen transaksjonene Rapporter og søking i GL Case med 3 bidragsytere og ulike belastninger Oppsummering

3 Hva er autoregnskap Betegnelse på de ”automatiske” transaksjonene som overføres mellom Prosjekt-modul (PA) og hovedboken (GL), samt alle de andre modulene knyttet til økonomisystemet.

4 Økonomisk kommunikasjon med andre system
AR Kunde- reskontro fakturaforslag FA Anleggs- modul PA Prosjekt modul Periodiserte inntekter, lønn, overhead, korreksjoner, Oracle Regnskapssystem Reiseregninger/ Lønn PAGA Lønns system lønn Ressurser leverandørfakturaer AP Leverand. reskontro Sebra BW pm BW ip

5 Hvordan finne igjen en transaksjon
Tatt ut: PA02D-Bilagsdetaljer (I-K) Innt-kostnad transaskjonsdetaljer Prosjekt: GL-dato f.o.m: 01-okt-10 GL-dato t.o.m: 31-okt-10

6 Hvordan finne igjen en transaksjon (forts)
Tatt ut: D22-Bilagsdetaljer Dato f.o.m: 01-Okt-2010 – Dato: t.o.m: 31-Okt-2010 Sted f.o.m: – Sted t.o.m: Art f.o.m: Art t.o.m: 6591 Prosjekt f.om: – Prosjekt t.o.m: Analyse f.o.m: – Analyse t.o.m: Finner igjen PA-transasksjonen ved å se på beløpet

7 Bilagsimport opprettet
Ønsker å finne ut hvilke(t) PA-prosjekter hovedbok nr: på art 9124 og dato , er ført. Finner dette ved gå til: Bilagsrapporter-drill-til-PA

8 Bilagsimport opprettet (forts)
Velg samme bilagsperiode som i D22 – Bilagsdetaljer. Velg samme stedkode i D22-Bilagsdetaljer. Fyll inn hovedboks nr her Klikk på ok.

9 Bilagsimport opprettet (forts)
Du får opp denne rapporten her.

10 Bilagsimport opprettet (forts)
Alternativt: Søk på bilagsdato, art, sted og prosjekt. I vårt eksempel var hovedboksnr ført:: Dato Art 9124 Sted Prosjekt Klikk på ok.

11 Bilagsimport opprettet (forts)
Du får opp samme rapport som i sted. Du får opp en rapport som viser PA-prosjektnr

12 Bilagsimport opprettet (forts)
Ønsker å finne ut hvilke(t) PA-prosjekter hovedbok nr: og er ført. Finner dette ved gå til: Bilagsrapporter-drill-til-PA

13 Case PA prosjekt med 3 kunder på sted 122400:
Akt 1 NFR - Fin.kilde: NFR - Avtalebeløp: kr OH: 30% Akt 2 UIB – Fin.Kilde: NFR - Avtalebeløp: kr – OH: 40% Akt 3 Statoil/Hydro – Fin.kilde: Næringsliv/privat - Avtalebeløp: kr OH: 30%

14 Leverandør faktura – eks 1
Konsulenttjenster som skal belastes prosjektet og akt 1 NFR: Fakturaen konteres i BW (utvidet kontostreng) med PA prosjektet og aktivitet, på utgiftstype: 6720 Konsulenttjenester . Konteringene overføres til GL via AP, og speiles inn i PA. I PA medfører kostnadsbelastningen at der generert inntekt på art 3506.

15 Leverandør faktura – eks 1 (forts)
Dette gir disse konteringen i GL: Fra faktura AP : Debet: Kredit: 2400 (Leverandørgjeld) Fra inntektsgenerering PA: Debet: 1530/2971 beløp ikke fakturert kundefordring/ beløp ikke opptjent inntekt Kredit: - Transaksjoner med samme GL-prosjektnr, sted og HB dato blir slått sammen til en samlesum. - Tekst i GL: Bilagsimport opprettet

16 Leverandør faktura – eks 2
Datautstyr som belastes prosjektet og akt 3 Statoil/Hydro: Fakturaen konteres i BW (utvidet kontostreng) med PA prosjektet og aktivitet, på utgiftstype: Datautstyr. Konteringene overføres til GL via AP, og speiles inn i PA. I PA medfører kostnadsbelastningen at der blir generert inntekt.

17 Leverandør faktura – eks 2 (forts)
Dette gir disse konteringen i GL: Fra faktura AP : Debet: Kredit: 2400 (Leverandørgjeld) Fra inntektsgenerering PA: Debet: 1530/2971 beløp ikke fakturert kundefordring/ beløp ikke opptjent inntekt Kredit: - Transaksjoner med samme GL-prosjektnr, sted og HB dato blir slått sammen til en samlesum. - Tekst i GL: Bilagsimport opprettet

18 Leverandør faktura – eks 2 (forts)
I FA (anleggsmodulen) ompostere RK i GL fra 4-art til 6-art. Debet: Kredit: Bakgrunn: Det er ikke lov å ha saldo på 4-artene i UiB sitt finansregnskapet.

19 Leverandør faktura – eks 3
Teknisk/vitenskapelig utstyr med antatt 8-års levetid til en verdi av kr som belastes prosjektet og akt 3 Statoil/Hydro: Faktura konteres i BW på (utvidet kontostreng) med PA-prosjekt og aktivitet, på utgifttsype: 4711 Tekn./vitensk. Utstyr, kjøp 8 år. Konteringene overføres til GL via AP, og speiles inn i PA. I PA medfører kostnadsbelastningen at der blir generert inntekt på 3506.

20 Leverandør faktura – eks 3 (forts)
Dette gir disse konteringen i GL: Fra faktura AP : Debet: Kredit: 2400 (Leverandørgjeld) Fra inntektsgenerering PA: Debet: 1530/2971 beløp ikke fakturert kundefordring/ beløp ikke opptjent inntekt Kredit: - Transaksjoner med samme GL-prosjektnr, sted og HB dato blir slått sammen til en samle-sum. - Tekst i GL: Bilagsimport opprettet

21 Leverandør faktura – eks 3 (forts)
I FA (anleggsmodulen) ompostere RK i GL fra 4-art til 6-art. Debet: Kredit: I forbindelse med tertialoppgjør, epost fra RK med spørsmål om utstyret har verdi etter prosjektslutt. Hvis ja aktiveres utstyret i FA og avskrives på annuum.

22 Leverandør faktura – eks 3 (forts)
Aktiveringen i FA gir disse konteringene i GL: D K D K D K Månedlig avskrivning i GL: D K NB! Dette er totalt sett et nullsumspill

23 Reiseregninger F. Orsker har vært på reise, og reisen skal belastes prosjektet og aktivitet 1 NFR. Anvist og attestert PA-Reiseregninger for F. Orsker sendes lønnskontoret som fører den i PAGA. Fra PAGA blir reiseregningen overført til PA via GL prosjekt I PA medfører kostnadsbelastningen at der blir generert inntekt på art 3506.

24 Reiseregninger (forts)
Dette gir disse konteringen i GL: Fra PAGA via PA: Debet: Kredit: - Transaksjoner med samme GL-prosjektnr, sted og HB dato blir slått sammen til en samlesum. - Tekst i GL: Bilagsimport opprettet Fra PA: Debet: 1530/2971 Kredit: - Transaksjoner med samme GL-prosjektnr, sted og HB dato blir slått sammen til en samlesum.

25 Lønn F. Orsker skal lønnes på prosjektet av NFR .
Alle personer som skal lønnes av BOA-midler må ha riktig kontering i PAGA % stilling Prosjektnummer 80XXXX PA-aktivitetsnr Task-id Fra PAGA blir F. Orsker sin lønn overført til PA via GL prosjekt Alle lønnstranser på 5XXX overføres til PA i forholdet en til en I PA medfører kostnadsbelastningen at der blir generert: - 40% overheadkostnad på prosjektet, art 9111. - 10% Godskrevet egenandel på art 9052. - Inntekt på art 3504.

26 Lønn (forts) Dette gir disse konteringen i GL: Fra Paga via PA:
Lønnskostnader Debet: 5XXX Kredit: 5XXX Fra PA: Overhead = 40 % av totale lønnskostnader fra PA Debet: sted Kredit: sted - Transaksjoner med samme GL-prosjektnr, sted og HB dato blir slått sammen til en samlesum. - Tekst i GL: Bilagsimport opprettet

27 Lønn (forts) 9052 Godskrevet egenandel indirekte kostnader
Diff. mellom kostnads- og inntektsoverhead: Debet: Kredit: - Transaksjoner med samme GL-prosjektnr, sted og HB dato blir slått sammen til en samlesum. - Tekst i GL: Bilagsimport opprettet

28 Lønn (forts) Inntektsgenerering: Debet: 1530/2971
Kredit: 3504-prosjektet-sted - Transaksjoner med samme GL-prosjektnr, sted og HB dato blir slått sammen til en samlesum. - Tekst i GL: Bilagsimport opprettet NB! Inntekter = totale lønnskostnader + inntektsoverhead på aktiviteten.

29 Frikjøp Prof. Drøvel skal kjøpes fri fra sin ordinære stilling på sted , for å jobbe på prosjektet. Lønnen hans dekkes av NFR-midlene og kalles Frikjøp. Synliggjøres i budsjett og nytt i fht budsjettering i PA: Etternavn, Fornavn – 9124 Budsjettering Frikjøp PA generer kostnads- og inntektsoverhead 9124 Belastet Frikjøp PA dersom ikke avklart person enda og regnskap hver måned Frikjøpet regnskapsføres på bakgrunn av manuell ompostering ompostering på utgiftstype 9124 Frikjøp i PA hver mnd. I PA medfører kostnadsbelastningen at der blir generert: - 40% overheadkostnad på prosjektet, art 9111. - 10% Godskrevet egenandel på art 9052. - Inntekt på art 3504.

30 Frikjøp (forts) Dette gir disse konteringen i GL: Fra PA:
Lønnskostnader Debet: Kredit: Overhead = 40 % av totale lønnskostnader fra PA Debet: sted Kredit: sted

31 Frikjøp (forts) 9052 Godskrevet egenandel = Diff. mellom kostnads- og inntektsoverhead: Debet: Kredit: - Transaksjoner med samme GL-prosjektnr, sted og HB dato blir slått sammen til en samlesum. - Tekst i GL: Bilagsimport opprettet Inntektsgenerering: Debet: 1530/2971 Kredit: 3504-prosjektet-sted

32 Kunde 2UiB Lønnsbelastning
Prosjektleder skal jobbe 25% av arbeidstiden sin på prosjektet. Hennes arbeidsinnsats, er definert som egenfinansiering og skal belastes akt 2UiB (intern kunden). Lønnsbelastning på kunde 2UiB gjøres som en manuell ompostering på utgiftstype 9121 Belastet interne lønnskostnader u/DB i PA hver mnd. I PA medfører kostnadsbelastningen at der blir generert: - 40% overheadkostnad på prosjektet, art 9116 - Inntekt på art 9051.

33 Kunde 2UiB Lønnsbelastning (forts)
Dette gir disse konteringen i GL: Fra PA: Lønnskostnader Debet: Kredit: Overhead = 40 % av totale lønnskostnader fra PA Debet: sted Kredit: sted - Transaksjoner med samme GL-prosjektnr, sted og HB dato blir slått sammen til en samlesum. - Tekst i GL: Bilagsimport opprettet

34 Kunde 2UiB Lønnsbelastning (forts)
Inntektsgenerering: Debet: 1530 Kredit: 9051-prosjektet-sted Ved månedsavslutning fører RK manuelt pr sted: Debet: sted Kredit: 1532

35 Overforbruk Der er blitt belastet kostnader på totalt ,- på akt 3 Statoil/Hydro, mao er der belastet mer kostnader på denne aktiviteten enn hva avtalebeløpet er på. Dette medfører at der blir en forskjell mellom kostnad og inntektsgenerert på prosjektet på: kr (Forskjellen mellom kostnadsført og avtalebeløp). Forskjellen på kr ,- gir en saldo i GL på prosjekt sted

36 Overforbruk (forts) Denne saldoen salderes den siste i mnd og tilbakeføres den første neste mnd. Debet: Kredit: 2961 Presisering: Saldering av PA-samleprosjekter i GL, er ikke det samme som salderinger av ordinære GL-prosjekter. Saldo ordinære GL-prosjekter er forskjellen mellom fakturert inntekt og kostnadsført på prosjektene Saldo PA-samleprosjektene i GL er forskjellen mellom kostnadsført og inntektsgenerert (periodisert inntekt).

37 Fakturering Der skal sendes en faktura til Statoil/Hydro på kr ,- Fakturaen lages av prosjektøkonomen i PA-web og overføres til AR påfølgende natt og skrives ut av RK dagen etter Fakturaen blir automatisk kontert: Kredit : 1530/2971 beløp ikke fakturert kundefordring/ beløp ikke opptjent inntekt Debet : Kunderesekontro.

38 Fakturering NFR - kunden
Prosjektet har fått en innbetaling fra NFR på kr ,- For å få pengene inn på prosjektet lages det en faktura på prosjektet, som innbetalingen knyttes mot. Fakturaen blir automatisk kontert: Kredit : 1530/2971 beløp ikke fakturert kundefordring/ beløp ikke opptjent inntekt Debet : Kunderesekontro.

39 Fakturering NFR – kunden (forts)
Innbetalt NFR skal synliggjøres på resultat siden i UiB sitt finansregnskap. Ved månedsavslutning fører RK: sum art , Debet: Kredit: Ved tertialavslutning fører RK: Sum innbetalt NFR Kredit: Debet: NB! Om stedkoden har prosjekter med gjennomstrømnings-midler, så er sum innbetalt fra NFR lik art Art 8905 viser stedkodens samlede prosjektgjeld NFR i PA.

40 Prosjektgjeld i PA Prosjektgjeld = Inntektsgenerert – Fakturert
Bruk PA05 rapporten. I GL er prosjektgjelden fra PA kun synlig i balansen som totalt for UiB, - ikke delt på stedkoder. Viktig å være klar over mht PA05: Fakturert inntekt får samme stedkode toppaktiviteten kunden er tilknyttet . Inntektsgenerert får samme stedkode som eier av aktiviteten tilhørende kostnad er ført på.

41 Prosjektgjeld i PA Dette medfører at for prosjekter med underaktivitet med stedkode ulik stedkoden på toppaktiviteten den tilhører, vil prosjektgjelden være skjevfordelt.

42 Omposteringer i balansen
I fbm tertialoppgjør omposter RK fra art 1530/2971 beløp ikke fakturert kundefordring/ beløp ikke opptjent inntekt : - Prosjektgjeld NFR til art 2163 - Prosjektgjeld Gaver/Gaveforsterkning til art 2175 - Resten av bidragsprosjektene inkludert EU til art 2173 Saldo som blir ligger igjen på 1530/2971 er saldo oppdragsprosjekter

43 Oppsummering Leverandør faktura – ekstern kunden: Kostnadskontering:
- Debet: Utgiftstype. - Kredit: 2400 Inntektskontering: - Debet: 1530/2971 beløp ikke fakturert kundefordring/ beløp ikke opptjent inntekt - Kredit: 3506-prosjektet-sted

44 Oppsummering (forts) Reiseregninger - ekstern kunden
Kostnadskontering: - Debet: 7148-GLprosjekt-sted - Kredit: sted Inntektskontering: - Debet: 1530/2971 beløp ikke fakturert kundefordring/ beløp ikke opptjent inntekt - Kredit: 3506-GLprosjektet-sted

45 Oppsummering (forts) Lønn – ekstern kunden Lønnsbelastning:
- Debet: 5XXX-GLprosjektet-sted - Kredit: 5XXX sted Skjer automatisk via PAGA og generere disse autoføringene: Overhead = 40 % av totale kostnader medgått tid. - Debet: 9111-GLprosjektet-sted - Kredit: sted

46 Oppsummering (forts) Overhead = 40 % av totale lønnskostnader.
- Debet: 9111-GLprosjektet-sted - Kredit: sted 9052 Godskrevet egenandel = Diff. mellom kostnads- og inntektsoverhead: - Debet: sted - Kredit: 9052-GLprosjektet-sted Inntektsgenerering: - Debet: 1530/2971 beløp ikke fakturert kundefordring/ beløp ikke opptjent inntekt - Kredit: 3504-GLprosjekt-sted NB! Inntekter = totale kostnader medgått tid + inntektsoverhead på aktiviteten.

47 Oppsummering (forts) Lønn (egenfinansiering) – intern kunden:
Lønnsbelastning: - Debet: 9121-GLprosjektet-sted - Kredit: sted Gjøres som en manuell ompostering hver mnd i PA, et bilag pr fakultet og vil generere disse autoføringene: Overhead = 40 % av totale kostnader medgått tid. - Debet: 9116-GLprosjektet-sted - Kredit: sted

48 Oppsummering (forts) Inntektsgenerering: - Debet: 1530
- Kredit: 9051-prosjektet-sted NB! Inntekter = totale kostnader medgått tid + 40 % overhead Ved månedsavslutning fører RK pr sted: Sum art 9051 : Debet: sted Kredit: 1532

49 Oppsummering (forts) Kostnadsbelastning i PA medfører inntektsgenerering: Art 3504 ved lønnsbelastning ekstern kunden Art 3506 ved annen kostnadsbelastning ekstern kunden Motkontering art 1530/2971 Samlesum pr art, GL-prosjekt og sted og HB-dato. Art 9151 ved kostnadsbelastning intern kunden. Motkontering art 1530 Ved månedsavslutning fører RK pr sted: Debet: sted Kredit: 1532

50 Oppsummering (forts) Der blir kun generert inntekt så lenge kostnadsført på aktiviteten er mindre enn avtalen den er tilknyttet. Ved fakturering i PA, debiteres kundereskontro og krediteres art 1530/2971 beløp ikke fakturert kundefordring/ beløp ikke opptjent inntekt. Hvert tertial synliggjøres sum innbetalt (fakturert) NFR i GL. Sum innebetalt (fakturert) NFR i GL = art