Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

REGNSKAPSAVSLUTNINGEN 2009

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "REGNSKAPSAVSLUTNINGEN 2009"— Utskrift av presentasjonen:

1 REGNSKAPSAVSLUTNINGEN 2009
Rundskriv/Notat, sendt ut via p360. Burde gi svar på det meste. 15.02 Årsregnskap. 22.04 Ft-behandling Mulighetenes Oppland

2 Frister 15. des. Budsjettjustering
19. januar: Anvisning fakturasystemet 20. januar: Des-09 stenges for leverandør og kunde bilag Hovedboksbilag etter må sendes øk.avd for registrering Kontroll av HB: Rapporten OFR10 Posteringskontroll før 20. jan med ev justering til Øk.avd Siste mulighet for vedtak Registreringstilgang til 2009 stoppes den 20 januar – desember stenges. Må være ferdige til da, for å få tid til etterkontroll og momskoding. Kfr rundskrivet. Må prioritere att/anvisning. I fjor 231 fakturer for 7,3 mill gikk over til neste år. Leverandørfakturaer går automatisk på Hovedboksbilag må sendes oss for registrering (eller etter avtale med oss) som kan registrere hb-bilag For kundebilag ber vi om at all utfakturering skjer før 31-12

3 Periodisering Anordningsprinsippet: Alle kjente utgifter, utbetalinger, inntekter og innbetalinger i året skal tas med i årsregnskapet for vedkommende år, enten de er betalt eller ikke når årsregnskapet avsluttes. Kjente utg/innt: Når transaksjoner er gjennomført: Risiko og kontroll har gått over fra kjøper til selger: Normalt er dette når varene/tjenestene er levert. Systemet setter Bokføringsdato (HB-periode) = Fakturarato Normalt er leveringstidspunkt=fakturadtao=HB-periode I noen tilfeller må systemets satte HB-periode justeres til leveringstidspunkt vha periodiseringsbilag. Presiser rundskrivet. (sendt via p360) Viktig prinsipp. Datoen for leveransen av varene – fakturadatoen – eneste som bestemmer året. Når transaksjoner gjennomført : Risiko og kontroll har gått over fra selger til kjøper, vanligvis ved levering. Er absolutt – ingen valgmuligheter. Om det er budsjettmidler betyr ingen ting. Gjelder også inntekter.

4 Periodiseringsbilag Leveringstidspunkt er styrende
Periodiseringsbilag dersom: Fakturadato Faktura anvist etter 20.01 Varen levert i 2009 og fakturadato 2010 Varen levert i 2010 og fakturadato 2009 ”Hvilket år” - Må opplyses i kommentarfeltet Beløp som betyr noe for resultatet Bare mulig 8 dager etter 20.01 Slik systemet fungerer er det fakturadatoen som bestemmer perioden. Derfor må denne datoen sjekkes mot faktisk levering og om perioden er åpen for bokføring. Perioden stenges 20. januar. NB. Viktig at vi får anvist alt innen Ganske vanlig at behandlingen ikke blir ferdig til 19.januar. For skolene har de fleste periodiseringsbilag sammenheng med anvisning etter fristen 19. januar. Forsinket fakturering, entreprenører, bygg Husleier, lisenser, vedlikeholdsavtaler. (har allerede kommet slike fakturaer) Etterkontrollen leser kommentarfeltet. Dersom opplysning om endret periodisering, plasseres bilaget i eget avvikssteg. Kjøres ut kopi og føres opp i et regneark for ompostering. Motkonto Balansen Periodiserte utgifter og periodiserte inntekter. Ikke mulig å få med seg alt. Skal vi rekke årsavslutningen må vi sette en stopp. Småbeløp og anskaffelser som gjentar seg. Likt hvert år. 12 måneders forbruk.

5 Utstyr/Inv over 100 000 Kr Investeringsregnskapet
Bokføres på egen funksjonsserie – 00XXX Ompostering innen 31. desember GKRS – regnskapsstandarder KRS nr 1, 2 og 4 Konsekvens av føringsmåten Avskrivninger i KOSTRA Offisielle resultater Nettsted: Anskaffelseskost over , levetid minst 3 år og 1 dag.: Varige driftsmidler Dette skal aktiveres, plasseres i avskrivningsgrupper. Må sjekkes snarest, og sende e-post til Helge Rønningen med beskjed om ompostering. Oppgi: fakturanr., leverandørnavn, beløp. Ny kontokombinasjon Forutsetter at dette føres riktig resten av året og neste år. GKRS. Regnskapsstandarder. KRS nr 1 Klassifisering. KRS nr 2 Anskaffelseskost. KRS nr 4 Avgrensing mellom drift og investering. Vedlikehold: drift. Påkostning – funksjonsendring eller høyere standard, endret bruksområde: investering. Fellesanskaffelser. Flere fakturaer inngår i en eiendel; nyanskaffelse Pc-er alltid i driften. Dette er vanskelig. Må bli skjønn, sunn fornuft. Vurderingsenheten og rehabilitering har fjernet fra teksten, men har ingen realitet. En veg, en bil – En eller flere deler som fungerer som en enhet: Bygning. Heis, utstyr Ingen betydning for internstyringen. Betydning for KOSTRA: Avskrevet over 5, 10, 40 eller 50 år. Nøkkeltallene for tjensteområdene blir påvirket. Brutto driftsresultat. Således viktig for at målinger og sammenligninger skal bli riktige. Se nettstedene. Linker på våre sider.

6 Avskriving av fordringer
Alle balansekonti skal være reelle Gjennomgang av fordringene innen 31.12 Avskrives når: Konkurs Foreldet Andre grunner Utgiftsføres på skolene – art 4709 Alle balansekonti skal gjennomgås og avstemmes. Står greit beskrevet i Økonomihåndboka.

7 Innrapportering av administrasjonsutgifter vedrørende forvaltningen i eiendomsforvaltningen utgår – Funksjon – KOSTRA 421 Fagenhet eiendom lager grunnlag for ompostering i periode 13. Kredit Funksjon Debet Funksjon 14290 Mest hensiktsmessig å ta dette sentralt. Hadde mye strev med dette i fjor. Ca. 30% av et årsverk. Adm av vaktmester, renholder Utleie. Medarbeider.

8 Overgang til nytt år Bilagsnummerering – Seriene fortsetter
Bunkenavn (hovedbok): 2009: 2010: Skanne (registrere) alle 2009-bilag før vi begynner på 2010-bilagene. Jan-10 åpnes fra 2.januar – alle moduler 2010 må åpnes for å få bokført utbetalingene, remitteringsrutina. Viktig at bunkebenevninga gjøres slik, da disse bilagene posteres manuelt hver ettermiddag, slik at vi får kontrollert året. Etter slås automatisk postering av. Vi vil sortere fakturaene på år. Skanne de av 2010-fakturaene som forfaller snarest, og som gjelder 2009

9 Periodestenging – Ajour regnskap
Periodestenging den15. i påfølgende måned. Fakturadato bestemmer perioden Mange fakturaer blir ikke behandlet innen stenging og kommer på feil periode. Periodens regnskap har betydning for følgende rapporteringer: Rapportering til FT (tertial) og OFK-ledelsen (måned) Kvartalsrapportering til SSB Momskompensasjon – foreldelse Moms - avgiftsperioder Ubehandlede hver måned varierer mellom 350 – 700 fakturaer. Beløp mellom 4 og 15 mill kr. Stenges alltid den 15. Harmelig når anvisningen tas om morgenen den 16. Skjer nesten hver gang foren eller annen enhet. Skal følges opp av økonomimedarbeiderene som tar ut oversikter som de sender rette vedkommende. Ingunn minner om dette. Reglene er klare. Fakturadto.

10 Momskompensasjon – Foreldelse av krav - §10
”Foreldelsesfristen er sammenfallende med fristen for å sende inn oppgave for neste periode.” Det er fakturadatoen som bestemmer avgiftsperioden Kravet må kun omfatte fakturaer med fakturadato i de to foregående avgiftsperioder. Det er ingen forutsetning at fakturaen er betalt. Skatte Øst foretatt ettersyn. Bedt om spesifiserte fakturaoversikter Revisjonen innskjerpet kontrollen for 5. avgiftsperiode Vi måtte redusere oppgaven med Denne reduserte inntekten har vi utgfitsført på de aktuelle utgiftskontiene,

11 Avgiftsperioder Avg-Periode Faktura-datoer Foreldet dato 1 jan-feb
31.okt 2 mars-april 31.des 3 mai-Juni 28.feb 4 juli-aug 30.apr 5 sept-okt 30.jun 6 nov-des 31.aug

12 Konsekvens av foreldede bilag
Revisjonen har bedt om at framtidige krav ikke inneholder fakturaer som er foreldet. Vi må kontrollere for dette - Endre momskode til 00 Tapt refusjon må utgiftsføres i skolens/enhetens regnskap 6. avgiftsperiode innholder foreldede krav. Bøkført og foreldet sålangt. 12 fakturaer Tapt kompendsasjon Vi må gå inn å rette koden til 00

13 Hva må gjøres for å unngå foreldelse og tapt kompensasjon (retningslinjer)
Attestasjon og anvisning må skje innenfor fristene. Ikke ferdig med godkjenningene – ev forhandlinger og reklamasjon. Attestere, anvise, bokføre, men ikke betale. Sette på sperre i økonomisystemet for betaling. Be leverandøren om kreditnota og ny faktura (ny fakturadato). Gi beskjed til Økonomiavdelingen - Ingunn

14 Momskompensasjon – ESA-vedtak
Fra ESA-vedtak: Ikke kompensasjon når: ”… driver økonomisk aktivitet og denne aktiviteten kan være i konkurranse med virksomheter som ikke er kompensasjonsberettiget”. Begrensning i momskomp for fylkeskommunal kursvirksomhet; salg av kurs i en konkurransesituasjon. Må føres på prosjektnr som automatisk setter mva-kode=00. Kan ikke overstyres. Gjelder særlig Opusene Lite brukt. Mistanke om at dette ikke blir tatt nøye nok. Datakurs, datakortet Vi kan ikke kreve momskomp på anskaffelser som gjelder produksjon av slike kurs som kan selges i et marked med konkurranse. § 4: ”… driver økonomisk aktivitet og denne aktiviteten kan være i konkurranse med virksomheter som ikke er kompensasjonsberettiget”.

15 Internkjøp/internsalg – Fordeling av utgifter
Framgangsmåten bestemmes etter følgende rekkefølge: Budsjettjustering Fordeling på riktig funksjon/ansvar når en faktura konteres i fakturasystemet. Videresende til annet ansvar/funksjon Lønnsutgifter fordeles fast i lønnssystemet, så langt det er mulig. Samme utgiftsart krediteres hos ”selger/fordeler” og debiteres hos ”kjøper/bruker” Kjøper/Bruker: Korrekt art 0/1/2 og Selger/Fordeler art 690) Art 2900 og art 7900 skal aldri benyttes Art 1900 Husleie brukes bare ved leie fra private (ikke ved avtalte interne leieforhold; da 690 og korrekt art 1/2) Småbeløp bør ikke fordeles Registrering (og kontroll) gjøres av sentral økonomiavdeling. Kundefakturaer skal aldri brukes til intern fordeling. Bygger på våre praktiserte tilfeller/ behov / rutiner. Justere kontering. Mail til Helge. Fordelingsbilagene (eventuell budsjettjustering) skal sendes fagenhet økonomi for registrering. Vedlagt posteringsordren/budsjettjusteringsskjemaet skal grunnlaget for fordelingen legitimeres ved dokumentasjon av utgiften/inntekten og fordelingsgrunnlaget: fakturakopier, brevkopier, avtaler, kopi av e-poster, beregninger som er attestert, mv. Bokføring av fordelinger i regnskapet skal ikke skje der budsjettjusteringer er mest hensiktsmessig.

16 Bokføringsloven KRD har sendt på høring (forskriften) om å gjøre bokføringsloven gjeldende for kommunene. – fra 1.jan 2011 Vil nok oppfattes som strengere enn dagens praksis. Skjerpede krav på en rekke områder


Laste ned ppt "REGNSKAPSAVSLUTNINGEN 2009"

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google