Digitalisering av byggesaksarkiver i Bergen kommune

Presentasjon om: "Digitalisering av byggesaksarkiver i Bergen kommune"— Utskrift av presentasjonen:

1 Digitalisering av byggesaksarkiver i Bergen kommune
Jan Tore Helle Kristiansund 25.mai 2011

2 Oppgavene Digitalisere byggesaker fra Bergen kommune i perioden 1899 til 2005 Tilgjengeliggjøre historiske byggesaker for publikum og saksbehandlere Klargjøre byggesakene for avlevering til Byarkivet

3 Rammene Oppstart mars 2009 Ferdigstilles desember 2012!
14 årsverk i produksjon Ca 21 millioner NOK Investeringer til system, utstyr, integrasjoner og drift

4 Mål Øke tilgjengeligheten til arkivene Sikre og bevare Bygge omdømme
Redusere kostnader Kompetansebygging

5 Utfordringene Fysiske mål: Ca 1 200 hm, ca 3 500 000 sider
Digitale mål: ca saker, ca dokumentkategorier Produksjon til nå: ca saker

6 Forutsetninger for å lykkes
God planlegging Trimmet produksjonsløype Riktig utstyr og fungerende infrastruktur Motivert personale Måling og oppfølging av produksjon

7 Forprosjekt - planlegging
Etablere prosjektorganisasjon, mandat og mål Forprosjekt Beskrivelse av arkivmaterialet Plan for gjennomføring Kost/nytte Produksjonsløype med avlevering

8 Produksjonsløype Pakke om Rydde Registrere Skanne Kvalitetssikre
Tilbakeføre

9 Gjøre seg kjent med saken Verifisere innhold Organisere innhold
Rydde i mappe Gjøre seg kjent med saken Verifisere innhold Organisere innhold

10 Registrere dokumentene Skrive ut strekkoder Lagre i braArkiv databasen
Sende mappen til skanning

11

12

13 Fordele dokument til forskjellige skannere
Skanne dokument Fordele dokument til forskjellige skannere Kategoriene samles i mappe etter skanning Filer overføres til prosessmaskin

14 Mateskanner Bordskanner Rulleskanner Bokskanner Datamaskin Datamaskin Datamaskin Datamaskin Prosessmaskin

15 Gjøre de siste endringene i filene Kontrollere skannekvalitet
Kvalitetssikre Gjøre de siste endringene i filene Kontrollere skannekvalitet Godkjenne og sende filene til braArkiv

16

17 Fra skanning tilbake til rydde/registrere Fjerne strekkoder
Tilbakeføre mappen Fra skanning tilbake til rydde/registrere Fjerne strekkoder Mappen settes tilbake i sin opprinnelige sammenheng

18 Måling og oppfølging av produksjon

19

20

21