Velkommen til en presentasjon av Avvikssystemet Input Process

Presentasjon om: "Velkommen til en presentasjon av Avvikssystemet Input Process"— Utskrift av presentasjonen:

1 Velkommen til en presentasjon av Avvikssystemet Input Process
Profesjonell avviksbehandling…

2 Kort om selskapet bak… 10 Ansatte Programvareutvikling med salg
Lokalisert i Fredrikstad Eies av de ansatte Etablert i 1994

3 Input Data AS sine produkter
KHMS-system Periodisk kjøretøykontroll og bruktbiltaksering med publisering til FINN.no

4 Hovedfunksjoner i Avvikssystemet
WEB Basert brukergrensesnitt Språkmodul, mulighet for å endre alt språk til sitt eget (Norsk, Engelsk, Svensk og Dansk) E-post i kommunikasjon mellom brukerne, med bl.a. aut. varsling av utgående oppgaver og hendelser. Konfigurerbart brukergrensesnitt Årsaksetterforskning Risiko-vurdering på hver enkelt hendelse Saksbehandling med Korrigerende- og Preventive tiltak Mange rapportmuligheter Portal for styring av organisasjonstilhørig med konsernfunksjonalitet Kunde/leverandørmodul med e-post kommunikasjon

5 Avviksprosessen Statistikk Rapporter Ny hendelse Registrering
og strakstiltak Rapportere til saksbehandler Saksbehandler mottar rapport Starte problemløsning Statistikk Rapporter Årsaksetter- forskning RISIKO Vurdering Korrigerende-/ preventive tiltak RISIKO Vurdering Konkludere og ev. Rapportere Om lukking Lukke sak

6 Registrering av avvik Input Process har støtte for reklamasjoner, leverandøravvik og interne hendelser. Du kan velge hvem avviket skal sendes til. Felter for registrering av avviksdata er konfigurerbare. Dvs. du kan velge hvilke felter brukeren skal få frem ved registrering. Brukeren kan legge til dokumenter som ekstra dokumentasjon til hvert avvik. Utskriftene er i PDF hvilket forenkler distribusjonen. Avvikene rapporteres inn vha e-post. Alle språktekster kan redigeres slik at disse passer inn i en eventuell eksisterende terminologi.

7 Saksbehandling av avvikene
Saksbehandling av avvik er den delen av prosessen hvor man søker å finne årsaker, iverksette tiltak for å hindre gjentakelse og vurdere risiko med etterfølgende avslutning av saken. Saksbehandlingene kan deles inn i 4 deler: 1. Årsaksetterforskning 2. Risikovurdering 3. Korrigerende og forbedrende tiltak 4. Lukking av sak

8 Årsaksetterforskning
I årsaksetterforskning i Input Process har vi laget en 5 trinns modell hvor man starter med hovedkategorien og ender med system-/bakenforliggende årsak. Å finne årsaken og eliminere denne vil ofte være hovedformålet med å behandle et avvik. Dersom du gjennomfører et tiltak som fjerner årsaken er dette et korrigerende tiltak. 1. Kategori 2. Rapporttype 4. Virkelig årsak 3. Utfall/Konsekvens 5. System årsak

9 Risikovurdering Når årsakene er avdekket kan det gjennomføres en risiko vurdering for hendelsen. I Input Process er det valgt en 5x5 matrise for plassering av risikonivå. Kostnadsnivåene og konsekvensene er redigerbare slik at virksomheten kan tilpasse dette til sitt eget nivå. Når risikovurderingen er gjennomført vil dette kunne være et beslutningsunderlag for videre tiltak rundt avviket. Dersom for eksempel risikoen vurderes til lav kan man velge å ikke gjennomføre korrigerende tiltak.

10 Korrigerende tiltak Korrigerende tiltak er tiltak som skal eliminere årsaken til et avvik. Virkningen av disse skal verifiseres av bemyndiget person, i Input Process er dette saksbehandler. Korrigerende tiltak opprettes og sendes for utførelse til rette vedkommende med frist for gjennomføring. Dersom fristen ikke overholdes vil systemet aut. Sende purr . Når tiltaket er utformet sendes dette til rette vedkommende pr. e-post. Når tiltaket er utført varsles saksbehandler om dette og kan verifisere virkningen. Forebyggende tiltak gjennomføres på tilsvarende måte, men dette er tiltak som har en forebyggende virkning og gjennomføres dersom det avdekkes behov. 1. Frist 2. Ansvarlig 4. Status 3. Oppgave 5. Kostnader

11 Søk og etter avvik Med søkemotoren i Input Process har du du full kontroll over registrerte rapporter, og du kan søke på alle registreringsfelter. Listene tas ut enten som html eller Excel. Med Excel vil du kunne distribuere dette til andre eller du kan lage dine egne statistikker og grafer som et alternativ til rapportgeneratoren i Input Process. Søkene kan lagres slik at du enkelt kan hente disse opp igjen på et senere tidspunkt.

12 Rapporter og statistikker
Rapportgeneratoren lar deg ta ut rapporter på stort sett det meste rundt behovet i et kvalitetssystem. Den gir deg en oversikt over periodevis- utvikling og gir deg grunnlaget du behøver i ditt videre forbedringsarbeide. På neste side er det gjengitt noen eksempler på rapporter generert av Input Process. Input Data utvikler stadig nye rapporter basert på kundens ønsker og behov.

13 Rapporter og statistikker
1. Stående stolpediagrammer 4. Avviksrapport i PDF 2. Kakediagrammer 3. Liggende stolpediagrammer

14 Full oversikt i portalen
Portalen gir deg full oversikt over dine avvik, men også andre sine dersom du er administrator. Alle linker i menyen kan administreres av dere. Nyheter publiseres til ønskede roller, enten pr. e-post og i portalen eller bare i portalen. Du kan legge til bilder og tabeller i teksten til nyhetene. Gjennom konsernfunksjonaliteten vil du kun se det som er relevant for din del av organisasjonen. 2. Nyheter 1. Redigerbare menyer 3. Statuser

15 Kontakte oss Vi leverer også løsninger for dokumentstyring…
Input Data AS Bruket 31 Pb. 89 1620 Gressvik Tlf: Fax: E-post: Web: Vi leverer også løsninger for dokumentstyring…