Forprosjekt – nytt skoleadministrativt system Vedlegg 3: Prosessbeskrivelse Videregående opplæring.

Presentasjon om: "Forprosjekt – nytt skoleadministrativt system Vedlegg 3: Prosessbeskrivelse Videregående opplæring."— Utskrift av presentasjonen:

1 Forprosjekt – nytt skoleadministrativt system Vedlegg 3: Prosessbeskrivelse Videregående opplæring

2 Innledning Dette dokumentet utgjør grunnlaget for den foreløpige funksjonelle kravspesifikasjonen for anskaffelsen av nytt skoleadministrativt system (SAS). Dokumentet beskriver de aktivitetene et nytt skoleadministrativt system skal dekke innenfor videregående opplæring. 31.10.2012 2

3 2.5 Gjennom- føre eksamen Dokumentet er delt inn i tre hovedprosesser. Hovedprosessen Planlegge og etablere utdanning består av tre delprosesser, hovedprosessen Gjennomføre utdanning består av seks delprosesser, og hovedprosessen Kontinuerlige aktiviteter består av to delprosesser som gjennomføres på tvers av de andre hovedprosessene. Under hver delprosess er det beskrevet et sett med tilhørende aktiviteter. De ulike aktivitetene er beskrevet på egne sider i dokumentet og gir et detaljert bilde av oppgaver som gjennomføres innenfor videregående opplæring. Prosesskart Nytt SAS – videregående opplæring 1 – Planlegge og etablere utdanning 2- Gjennomføre utdanning Skoleadministrasjon 3.1 Rapportere 3.2 Arkivere Hovedprosess Delprosess 31.10.2012 3 – Kontinuerlige aktiviteter 1.1 Etablere utdannings -tilbud 1.2 Time- og stillings- planlegging 1.3 Inntak og saks- behandling 2.1 Tilrettelegge for og følge opp elever 2.2 Følge opp pedagogisk personale 2.3 Reservere rom og ressurs 2.4 Følge opp undervisnings- timer 2.6 Utstedelse av dokumentasjon 1.4 Real- kompetanse- vurdering

4 Hovedprosessen Planlegge og etablere utdanning beskriver de delprosessene som må gjøres i et skoleadministrativt system før et nytt skoleår begynner. Dette inkluderer å definere et utdanningstilbud med oversikt over hvilke fag og programmer skolen tilbyr, planlegging av elevenes timeplaner og lærernes beskjeftigelse, samt registrering av elever og ansatte i skolen. FormålBeskrivelse 31.10.2012 4 Formålet med hovedprosessen Planlegge og etablere utdanning er å sørge for at det skoleadministrative systemet er klar til å ta i mot elever ved skolestart. Hovedprosess 1 – Planlegge og etablere utdanning Etablere utdannings -tilbud 1.1 Time- og stillings- planlegging 1.2 Inntak og saks- behandling 1.3 Real- kompetanse- vurdering 1.4

5 1.1 – Etablere utdanningstilbud 1.1.1 Registrering av utdanningstilbud Formål Utdanningstilbudet skolen tilbyr må registreres i SAS slik at elever og lærere kan knyttes opp mot ulike utdanningsprogram og faggrupper. Trigger Ved nytt skoleår er det behov for å oppdatere utdanningstilbudet, og ta inn de endringer som er gjort siden forrige år. Beskrivelse Med bakgrunn i skolens utdanningstilbud/aktivitetsplan som kommer fra sentralt hold, er skolene pliktig i å tilby et sett med plasser per utdanningsprogram. Skolenes tilbud innenfor ulike utdanningsprogram og programområder bestemmes gjennom politiske vedtak i kommunen eller fylket. Skolen må deretter avgjøre antall grupper innenfor hvert programområde, såfremt det ikke foreligger politiske vedtak om antall klasser skolen skal tilby. Disse retningslinjene danner grunnlaget for skolens tilbud, før elevene fordeles på klasser og fag. Resultat Skolens utdanningstilbud er etablert og kan knyttes mot elever og ansatte. 1.1.1 Registrering av utdanningstilbud 1.1.2 Innhenting av kodeverk 1.1.3 Vedlikehold av fagregister 1.1.4 Registrering av nye faggrupper Etablere utdannings- tilbud 1.1 Time- og stillings- planlegging 1.2 Inntak og saks- behandling 1.3 1.1.5 Registrering av ansatte 31.10.2012 5 Real- kompetanse- vurdering 1.4

6 1.1 – Etablere utdanningstilbud 1.1.2 Innhenting av kodeverk Formål Innhenting av kodeverk fra VIGO sin kodeverksdatabase for å sikre at SAS har riktig kodeverk ved utstedelse av dokumentasjon og ved rapportering. Trigger Endringer og oppdateringer i kodeverket sentralt og/eller hos Vigo. Beskrivelse Systemet har behov for et oppdatert kodeverk. Det nasjonale kodeverket utarbeides av Udir og er tilgjengelig i GREP- databasen. Det sentrale kodeverket består av fagkoder, programområder, fagmerknadskoder, vitnemålsmerknader, utdanningsprogram med mer. I tillegg til sentralt kodeverk vedlikeholdes noe av kodeverket hos Vigo i kodeverksdatabasen. Denne databasen innhenter koder fra GREP og er master for kodeverket som benyttes i SAS. SAS har også behov for å beholde utgåtte koder slik at det er mulig å behandle tidligere utstedte vitnemål. Resultat Oppdaterte kodeverk blir importert til SAS og fremkommer i de ulike koderegistrene i SAS. 1.1.1 Registrering av utdanningstilbud 1.1.2 Innhenting av kodeverk 1.1.3 Vedlikehold av fagregister 1.1.4 Registrering av nye faggrupper 31.10.2012 6 Etablere utdannings- tilbud 1.1 Time- og stillings- planlegging 1.2 Inntak og saks- behandling 1.3 Real- kompetanse- vurdering 1.4 1.1.5 Registrering av ansatte

7 1.1 – Etablere utdanningstilbud 1.1.3 Vedlikehold av fagregister Formål Et fagregister med oversikt over alle fagkoder i SAS. Trigger Behov for opprettelse av lokale fagkoder og kobling av disse til GREP-koder. Beskrivelse Oppdaterte GREP-koder er nødvendig for å skrive ut korrekte vitnemål og kompetansebevis. SAS importerer GREP- kodene fra Vigo kodeverksbasen. Det skal også være mulig for fylkene å opprette egne lokale fagkoder ved behov. De lokale fagkodene kobles mot GREP-kodene. Skoler som ikke benytter lokale fagkoder benytter GREP-kodene i alle deler av systemet og har ikke behov for kobling av lokale fagkoder mot GREP-koder. Dette gjelder både grunnskoler og videregående skoler. Resultat Et fagregister med oversikt over GREP-koder og lokale fagkoder. 1.1.1 Registrering av utdanningstilbud 1.1.2 Innhenting av kodeverk 1.1.3 Vedlikehold av fagregister 1.1.4 Registrering av nye faggrupper 31.10.2012 7 Etablere utdannings- tilbud 1.1 Time- og stillings- planlegging 1.2 Inntak og saks- behandling 1.3 Real- kompetanse- vurdering 1.4 1.1.5 Registrering av ansatte

8 1.1 – Etablere utdanningstilbud 1.1.4 Registrering av nye faggrupper Formål Etablere faggrupper. Trigger Når elevantallet i et fag ikke kan samles i én faggruppe er det behov for å dele elevene inn i flere faggrupper. Beskrivelse En elev vil alltid tilhøre et utdanningsprogram og programområde, noe som er førende for hvilke fag eleven skal ha i skolen. Fagene kan bli tilbudt i en eller flere faggrupper, avhengig av elevantallet på skolen eller ved andre behov. En elev vil derfor alltid delta i en eller flere faggrupper for å oppfylle kravene til programområdet. For å organisere skolens elever samles de i klasser. En klasse består av elever fra ulike faggrupper også innenfor samme fag. Resultat Etablerte faggrupper som kan tildeles elever. 1.1.1 Registrering av utdanningstilbud 1.1.2 Innhenting av kodeverk 1.1.3 Vedlikehold av fagregister 1.1.4 Registrering av nye faggrupper 31.10.2012 8 Etablere utdannings- tilbud 1.1 Time- og stillings- planlegging 1.2 Inntak og saks- behandling 1.3 Real- kompetanse- vurdering 1.4 1.1.5 Registrering av ansatte

9 1.1 – Etablere utdanningstilbud 1.1.5 Registrering av ansatte Formål Ha oversikt over lærerne og andre ansatte i SAS, samt kunne knytte dem mot faggrupper, og lignende. Trigger En ny person blir ansatt og starter på skolen. Beskrivelse Fylkenes HR-systemer vil være master for registrering av alle lærere. Data om lærere vil så importeres fra HR-systemet til SAS. Det vil være mulig for skolene og registrere lærere i SAS, men denne informasjonen vil bli oppdatert av HR-systemet så snart læreren er registrert der. Det må være mulighet til å registrere ansatte som ikke er ansatt i fylket direkte inn i SAS, for eksempel øvingslærere (elever), miljølærere, vaktmester, kontorpersonale osv. Resultat Ansatte er registrert i SAS. 1.1.1 Registrering av utdanningstilbud 1.1.2 Innhenting av kodeverk 1.1.3 Vedlikehold av fagregister 1.1.4 Registrering av nye faggrupper 1.1.5 Registrering av ansatte 31.10.2012 9 Etablere utdannings- tilbud 1.1 Time- og stillings- planlegging 1.2 Inntak og saks- behandling 1.3 Real- kompetanse- vurdering 1.4

10 1.2 – Time- og stillingsplanlegging 1.2.1 Utarbeidelse av stillingsplan Formål Og utarbeide en stillingsplan med oversikt over lærernes belastning og fordelingen av undervisningsaktiviteter dem imellom. For så å kartlegge stillingsbehovet samlet for skolen. Trigger Når det oppstår et behov for å få oversikt over lærernes belastning for å kunne kartlegge overtid/undertid, samt ha oversikt over hvilke aktiviteter hver enkelt lærer har ansvar for. Årlig behov for å identifisere stillingsbehov eller overtallighet. Beskrivelse Skolene har behov for bistand til planlegging av skoleåret og utarbeidelse av en stillingsplan for gjennomføringen. Dette danner grunnlaget for å identifisere stillingsbehovet basert på skolens ressurser og undervisningstilbudet som skal dekkes. I stillingsplanen registreres alle aktiviteter som skal fordeles blant pedagogisk personale. I tillegg registreres alt pedagogisk personale med stillingsstørrelse. Resultat En oppdatert stillingsplan med oversikt over lærernes beskjeftigelse og undervisningsaktiviteter, samt oversikt over skolens behov for nye stillinger og/eller overtallighet. 1.2.1 Utarbeidelse av stillingsplan 1.2.2 Utarbeidelse av timeplan 31.10.2012 10 Etablere utdannings- tilbud 1.1 Time- og stillings- planlegging 1.2 Inntak og saks- behandling 1.3 Real- kompetanse- vurdering 1.4

11 1.2 – Time- og stillingsplanlegging 1.2.2 Utarbeidelse av timeplan Formål Utarbeide timeplan for alle elever. Trigger Ved nytt skoleår må alle elever få en oversikt over sin nye timeplan. Beskrivelse Skolene har behov for å utarbeide en timeplan. Denne gir en enkel oversikt over de ulike undervisningsaktiviteter (fag) og fellesaktiviteter( møter), hvor de er plassert på dager, timer og rom, og hvem som underviser/deltar. Resultat Oppdatert timeplan for alle elever ved skolen. 1.2.1 Utarbeidelse av stillingsplan 31.10.2012 11 Etablere utdannings- tilbud 1.1 Time- og stillings- planlegging 1.2 Inntak og saks- behandling 1.3 Real- kompetanse- vurdering 1.4 1.2.2 Utarbeidelse av timeplan

12 1.3 – Inntak og saksbehandling 1.3.4 Gjennomføring av karriereveiledning VO 1.3.5 Registrering av VO søknad 1.3.6 Saksbehandling av VO søknad 31.10.2012 12 1.3.7 Oppmelding til privatisteksamen 1.3.1 Inntak grunnskolen 1.3.11 Inntak til fagskole 1.3.10 Administrasjon av påmeldingsinformasjon 1.3.2 Registrering og oppdatering av elever 1.3.3 Fordeling av elever på klasser, grupper og fag 1.3.1 Inntak grunnskolen Formål Registrere og tildele grunnskolene nye elever som skal starte i første klasse. Trigger Inntakslister sendes til fylkeskommunen fra DSF. Beskrivelse Før nytt skoleår starter må nye elever få beskjed om hvilken skole og klasse de tilhører. Skolene får tilsendt lister fra DSF med nye elever. Basert på elevens bostedsadresse blir de fordelt på inntaksområder som knyttes til de ulike skolene. Brev om tildelt skoleplass sendes ut fra SAS og arkiveres. Resultat Nye elever i grunnskolen er registrert i SAS. Etablere utdannings- tilbud 1.1 Time- og stillings- planlegging 1.2 Inntak og saks- behandling 1.3 Real- kompetanse- vurdering 1.4 1.3.8 Betaling og fakturagrunnlag 1.3.9 Saksbehandling av privatistoppmelding

13 1.3 – Inntak og saksbehandling 31.10.2012 13 1.3.4 Gjennomføring av karriereveiledning VO 1.3.5 Registrering av VO søknad 1.3.6 Saksbehandling av VO søknad 1.3.7 Oppmelding til privatisteksamen 1.3.1 Inntak grunnskolen 1.3.11 Inntak til fagskole 1.3.10 Administrasjon av påmeldingsinformasjon 1.3.2 Registrering og oppdatering av elever 1.3.3 Fordeling av elever på klasser, grupper og fag 1.3.2 Registrering og oppdatering av elever Formål Det er behov for å importere elevlister, samt registrere nye elever som kommer underveis i skoleåret. Trigger Ved nytt skoleår mottar skolen elevlister som må registreres i SAS og det kommer nye elever underveis som må kobles mot skolen. Beskrivelse Nye elever skal registreres og knyttes mot utdanningsprogram og faggrupper på skolen, og mot eventuell deltagelse i SFO/Aktivitetsskolen. Eleven må registreres med blant annet navn, personnummer, foresatte, adresse osv. Elever som videreføres fra forrige skoleår skal kunne ”flyttes” over i ny klasse og knyttes mot nye faggrupper osv. Resultat Elevene er registrert i SAS og kan knyttes mot faggrupper. Etablere utdannings- tilbud 1.1 Time- og stillings- planlegging 1.2 Inntak og saks- behandling 1.3 Real- kompetanse- vurdering 1.4 1.3.8 Betaling og fakturagrunnlag 1.3.9 Saksbehandling av privatistoppmelding

14 1.3 – Inntak og saksbehandling 31.10.2012 14 1.3.4 Gjennomføring av karriereveiledning VO 1.3.5 Registrering av VO søknad 1.3.6 Saksbehandling av VO søknad 1.3.7 Oppmelding til privatisteksamen 1.3.1 Inntak grunnskolen 1.3.11 Inntak til fagskole 1.3.10 Administrasjon av påmeldingsinformasjon 1.3.2 Registrering og oppdatering av elever 1.3.3 Fordeling av elever på klasser, grupper og fag 1.3.3 Fordeling av elever på klasser, grupper og fag Formål Få oversikt over og fordele elever på fag, faggrupper og klasser. Trigger Ved nytt skoleår må elever fordeles på klasser og tildeles faggrupper. Beskrivelse Før skolestart må klasser opprettes, det må legges til rette for å ta hensyn til ulike behov og avvik. Elever fordeles på klasser. Elevens fag bestemmes i det vesentlige av hvilket programområde som er knyttet til klassen og faggruppene har gjerne navn etter klassen. Elevens knytning til fag skjer enten ved automatiske rutiner eller manuell knytning til faggrupper. Det er viktig å få varsling om eleven ligger registrert i et fag den har tatt tidligere, eller som ikke kan inngå i elevens programområde. Resultat Elevene er knyttet opp mot faggrupper og klasser. Etablere utdannings- tilbud 1.1 Time- og stillings- planlegging 1.2 Inntak og saks- behandling 1.3 Real- kompetanse- vurdering 1.4 1.3.8 Betaling og fakturagrunnlag 1.3.9 Saksbehandling av privatistoppmelding

15 1.3 – Inntak og saksbehandling 1.3.4 Gjennomføring av Karriereveiledning VO 1.3.5 Registrering av VO søknad 1.3.6 Saksbehandling av VO søknad Disse aktivitetene er beskrevet i prosessbeskrivelsen for VO. 31.10.2012 15 1.3.4 Gjennomføring av karriereveiledning VO 1.3.5 Registrering av VO søknad 1.3.6 Saksbehandling av VO søknad 1.3.7 Oppmelding til privatisteksamen 1.3.9 Saksbehandling av privatistoppmelding 1.3.1 Inntak grunnskolen 1.3.11 Inntak til fagskole 1.3.10 Administrasjon av påmeldingsinformasjon 1.3.2 Registrering og oppdatering av elever 1.3.3 Fordeling av elever på klasser, grupper og fag Etablere utdannings- tilbud 1.1 Time- og stillings- planlegging 1.2 Inntak og saks- behandling 1.3 Real- kompetanse- vurdering 1.4 1.3.8 Betaling og fakturagrunnlag

16 1.3 – Inntak og saksbehandling 1.3.7 Oppmelding til privatisteksamen 1.3.8 Betale og refundere avgift 1.3.9 Saksbehandling av privatistoppmelding 1.3.10 Administrasjon av påmeldingsinformasjon Disse aktivitetene er beskrevet i prosessbeskrivelsen for privatist. 31.10.2012 16 1.3.4 Gjennomføring av karriereveiledning VO 1.3.5 Registrering av VO søknad 1.3.6 Saksbehandling av VO søknad 1.3.7 Oppmelding til privatisteksamen 1.3.8 Betaling og fakturagrunnlag 1.3.9 Saksbehandling av privatistoppmelding 1.3.1 Inntak grunnskolen 1.3.11 Inntak til fagskole 1.3.10 Administrasjon av påmeldingsinformasjon 1.3.2 Registrering og oppdatering av elever 1.3.3 Fordeling av elever på klasser, grupper og fag Etablere utdannings- tilbud 1.1 Time- og stillings- planlegging 1.2 Inntak og saks- behandling 1.3 Real- kompetanse- vurdering 1.4

17 1.3 – Inntak og saksbehandling 1.3.11 Inntak til fagskole Formål Å få registrert nye fagskoleelever i SAS. Trigger Nye elever ønsker å starte på en fagskoleutdanning. Beskrivelse Nye fagskoleelever søker gjennom Vigo. Nasjonalt opptakskontor for fagskolen henter ut og distribuerer en liste over de kandidatene som har hver enkelt skolen som sin førsteprioritering. Skolen selv gjennomfører en poengberegning og rangerer kandidatene ut fra tilsendt dokumentasjon. De nye elevene registreres i SAS og tilbudsbrev blir sendt til de kandidatene som skal tilbys plass. Resultat Nye fagskoleelever er registrert i SAS. 31.10.2012 17 1.3.4 Gjennomføring av karriereveiledning VO 1.3.5 Registrering av VO søknad 1.3.6 Saksbehandling av VO søknad 1.3.7 Oppmelding til privatisteksamen 1.3.1 Inntak grunnskolen 1.3.11 Inntak til fagskole 1.3.10 Administrasjon av påmeldingsinformasjon 1.3.2 Registrering og oppdatering av elever 1.3.3 Fordeling av elever på klasser, grupper og fag Etablere utdannings- tilbud 1.1 Time- og stillings- planlegging 1.2 Inntak og saks- behandling 1.3 Real- kompetanse- vurdering 1.4 1.3.8 Betaling og fakturagrunnlag 1.3.9 Saksbehandling av privatistoppmelding

18 1.5 – Realkompetansevurdering 1.4.1 Vurdering av realkompetanse Denne aktiviteten er beskrevet i prosessbeskrivelsen for VO. 1.4.1 Vurdering av realkompetanse 31.10.2012 18 Etablere utdannings- tilbud 1.1 Time- og stillings- planlegging 1.2 Inntak og saks- behandling 1.3 Real- kompetanse- vurdering 1.4

19 Hovedprosessen Gjennomføre utdanning skal inkludere alle delprosesser som støtter opp om at eleven får den utdanning han/hun har krav på og får utstedt et korrekt vitnemål/- kompetansebevis. Dette inkluderer eksempelvis aktiviteter som omhandler registrering av fravær for elever og lærere, registrering av karakterer, håndtering av IOP/IP, oversendelse av lønnsgrunnlag for ansatte, vikarer, eksamensvakter og sensorer, reservasjon av rom og gjennomføring av eksamen. Hovedprosess 2 – Gjennomføre utdanning FormålBeskrivelse Hovedprosess 2 – Gjennomføre utdanning 1.3 Reservere rom og ressurs 2.3 Følge opp undervisnings- timer 2.4 Gjennomføre eksamen 2.5 Utstedelse av dokumentasjon 2.6 1.2 Følge opp pedagogisk personale 2.2 Tilrettelegge for og følge opp elever 2.1 31.10.2012 19 Formålet med hovedprosessen Gjennomføre utdanning er å sørge for det skoleadministrative systemet støtter opp om en rekke aktiviteter. Disse aktivitetene går blant annet ut på å gi eleven den utdanning som eleven har krav på, gi oppfølging mht. karakterer, fravær og underveisvurdering, melde opp eleven til eksamen og utstede dokumentasjon. I tillegg skal de ansatte følges opp mht. lønn, fravær og vikarer.

20 2.1 – Tilrettelegge for og følge opp elever 2.1.1 Tilrettelegging for elever med enkeltvedtak Formål Legge til rette for tilpasset undervisning og oppfølging av elever med enkeltvedtak. Trigger Elev med enkeltvedtak er tatt inn på skolen. Beskrivelse Alle enkeltvedtak lagres i skolen saks- og arkivsystem og ikke i SAS av hensyn til personopplysningsloven. Det registreres i SAS om eleven har enkeltvedtak slik at ansatte raskt kan identifisere om det er ytterligere informasjon om eleven i saks- og arkivsystemet. Resultat Oversikt over elever med og uten enkeltvedtak. Tilrettelegge for og følge opp elever 2.1 31.10.2012 20 Reservere rom og ressurs 2.3 Følge opp undervisnings- timer 2.4 Gjennomføre eksamen 2.5 Utstedelse av dokumentasjon 2.6 Følge opp pedagogisk personale 2.2 2.1.1 Tilrettelegging for elever med enkeltvedtak 2.1.2 Utarbeidesle av IOP og IP 2.1.3 Registrering av elevfravær 2.1.4 Underveisvurdering 2.1.5 Oppfølging av elever 2.1.6 Registrering og rapportering av elever som slutter/begynner 2.1.7 Registrering og vedlikehold av behov for skyssgodtgjørelse 2.1.8 Oversendelse av undervisnings- opplegg til Lånekassen 2.1.9 Registrering av elevenes fagønsker

21 2.1 – Tilrettelegge for og følge opp elever 2.1.2 Utarbeidelse av IOP og IP Formål Oppfølging av elever med IOP og IP. Trigger En elev får utarbeidet en IOP eller IP. Beskrivelse Med utgangspunkt i sentrale læreplaner utarbeides en individuell opplæringsplan (IOP) med kompetansemål for den enkelte elev som skal ha IOP i faget. Det registreres i SAS om en elev har IOP slik at de ansatte kan finne denne i saks- og arkivsystemet. Eleven og læreren utarbeider en IP som lister opp de kompetansemål eleven skal jobbe mot i et fag. Det registreres i SAS om eleven har en IP. Resultat Oversikt over elever som har IOP og IP. Tilrettelegge for og følge opp elever 2.1 31.10.2012 21 Reservere rom og ressurs 2.3 Følge opp undervisnings- timer 2.4 Gjennomføre eksamen 2.5 Utstedelse av dokumentasjon 2.6 Følge opp pedagogisk personale 2.2 2.1.1 Tilrettelegging for elever med enkeltvedtak 2.1.2 Utarbeidesle av IOP og IP 2.1.3 Registrering av elevfravær 2.1.4 Underveisvurdering 2.1.5 Oppfølging av elever 2.1.6 Registrering og rapportering av elever som slutter/begynner 2.1.7 Registrering og vedlikehold av behov for skyssgodtgjørelse 2.1.8 Oversendelse av undervisnings- opplegg til Lånekassen 2.1.9 Registrering av elevenes fagønsker

22 2.1 – Tilrettelegge for og følge opp elever 2.1.3 Registrering av elevfravær Formål Å følge opp elevenes fravær. Trigger En elev er borte fra skolen og fravær skal føres. Beskrivelse Karakteransvarlig i et fag registrerer elevers fravær i SAS. Det skal være mulig for læreren å notere årsak til fravær i et merknadsfelt. Fravær skal kunne inkluderes i vitnemål/kompetansebevis. Fraværsføring må skje i samsvar med opplæringsloven. Resultat Oversikt over elevenes fravær. Tilrettelegge for og følge opp elever 2.1 31.10.2012 22 Reservere rom og ressurs 2.3 Følge opp undervisnings- timer 2.4 Gjennomføre eksamen 2.5 Utstedelse av dokumentasjon 2.6 Følge opp pedagogisk personale 2.2 2.1.1 Tilrettelegging for elever med enkeltvedtak 2.1.2 Utarbeidesle av IOP og IP 2.1.3 Registrering av elevfravær 2.1.4 Underveisvurdering 2.1.5 Oppfølging av elever 2.1.6 Registrering og rapportering av elever som slutter/begynner 2.1.7 Registrering og vedlikehold av behov for skyssgodtgjørelse 2.1.8 Oversendelse av undervisnings- opplegg til Lånekassen 2.1.9 Registrering av elevenes fagønsker

23 2.1 – Tilrettelegge for og følge opp elever 2.1.4 Underveisvurdering Formål Dokumentere underveisvurdering med og uten karakter. Trigger Eleven får underveisvurdering (en eller flere) i løpet av skoleåret. Beskrivelse Etter en underveisvurdering er gjennomført registrerer læreren resultatet inn i SAS. Det er viktig for skolen å ha dokumentasjon på at denne er gjennomført, og det skal registreres dato for gjennomføringen og eventuelt karakter i SAS. Resultat Oversikt over om og når underveisvurdering er gjennomført for alle elevene. Tilrettelegge for og følge opp elever 2.1 31.10.2012 23 Reservere rom og ressurs 2.3 Følge opp undervisnings- timer 2.4 Gjennomføre eksamen 2.5 Utstedelse av dokumentasjon 2.6 Følge opp pedagogisk personale 2.2 2.1.1 Tilrettelegging for elever med enkeltvedtak 2.1.2 Utarbeidesle av IOP og IP 2.1.3 Registrering av elevfravær 2.1.4 Underveisvurdering 2.1.5 Oppfølging av elever 2.1.6 Registrering og rapportering av elever som slutter/begynner 2.1.7 Registrering og vedlikehold av behov for skyssgodtgjørelse 2.1.8 Oversendelse av undervisnings- opplegg til Lånekassen 2.1.9 Registrering av elevenes fagønsker

24 2.1 – Tilrettelegge for og følge opp elever 2.1.5 Oppfølging av elever Formål Formidle meldinger til elever og foresatte elektronisk, samt dokumentere gjennomførte elevsamtaler. Trigger Behov for å sende ut en beskjed/melding til elev eller foresatte. Lærer og elev skal gjennomføre en elevsamtale. Beskrivelse Når en beskjed/melding skal sendes ut til en elev eller elevens foresatte kan læreren eller skolen gjøre dette elektronisk ved en SMS eller e-post via SAS. Når en elevsamtale er gjennomført skal læreren registrere dette i SAS. Resultat Beskjed/melding er blitt sendt til elev eller foresatte og loggført i SAS. Oversikt over oppfølging av elever i SAS. Tilrettelegge for og følge opp elever 2.1 31.10.2012 24 Reservere rom og ressurs 2.3 Følge opp undervisnings- timer 2.4 Gjennomføre eksamen 2.5 Utstedelse av dokumentasjon 2.6 Følge opp pedagogisk personale 2.2 2.1.1 Tilrettelegging for elever med enkeltvedtak 2.1.2 Utarbeidesle av IOP og IP 2.1.3 Registrering av elevfravær 2.1.4 Underveisvurdering 2.1.5 Oppfølging av elever 2.1.6 Registrering og rapportering av elever som slutter/begynner 2.1.7 Registrering og vedlikehold av behov for skyssgodtgjørelse 2.1.8 Oversendelse av undervisnings- opplegg til Lånekassen 2.1.9 Registrering av elevenes fagønsker

25 2.1 – Tilrettelegge for og følge opp elever 2.1.6 Registrering og rapportering av elever som slutter/begynner Formål Legge til rette for enkel rapportering når en elev slutter/starter, og ivareta god oversikt over aktive elever. Trigger En elev starter ved ny skole eller slutter ved en skole i løpet av skoleåret og starter eventuelt ved en ny skole. Beskrivelse Når en ny elev starter ved en skole skal det være mulig å sette denne som aktiv i SAS etter bekreftelse fra avgivende skole. Når en elev slutter ved en skole settes eleven til passiv i SAS. Det er viktig at elevhistorikken følger eleven så fremt det er mulig. Ved bytte av utdanningsløp skal SAS sørge for enkel rapportering til Vigo. Resultat Oversikt over aktive elever i SAS, og rapportering til Vigo er ivaretatt. Tilrettelegge for og følge opp elever 2.1 31.10.2012 25 Reservere rom og ressurs 2.3 Følge opp undervisnings- timer 2.4 Gjennomføre eksamen 2.5 Utstedelse av dokumentasjon 2.6 Følge opp pedagogisk personale 2.2 2.1.1 Tilrettelegging for elever med enkeltvedtak 2.1.2 Utarbeidesle av IOP og IP 2.1.3 Registrering av elevfravær 2.1.4 Underveisvurdering 2.1.5 Oppfølging av elever 2.1.6 Registrering og rapportering av elever som slutter/begynner 2.1.7 Registrering og vedlikehold av behov for skyssgodtgjørelse 2.1.8 Oversendelse av undervisnings- opplegg til Lånekassen 2.1.9 Registrering av elevenes fagønsker

26 2.1 – Tilrettelegge for og følge opp elever 2.1.7 Registrering og vedlikehold av behov for skyssgodtgjørelse Formål Muligheten til å administrere skyssgodtgjørelsesordningen i SAS. Trigger Elev som oppfyller krav til skyssgodtgjørelse er tatt inn på skolen. Beskrivelse Når en elev som har krav på skyssgodtgjørelse er tatt inn på skolen registreres dette i SAS. Det skal være mulig å beregne skyssgodtgjørelse med utgangspunkt i bostedsadresse i SAS, samt å bestille busskort ut fra de rapportene SAS genererer. Resultat Oversikt over elever med krav på skyssgodtgjørelse og muligheten til å lage rapporter for å bestille busskort. Tilrettelegge for og følge opp elever 2.1 31.10.2012 26 Reservere rom og ressurs 2.3 Følge opp undervisnings- timer 2.4 Gjennomføre eksamen 2.5 Utstedelse av dokumentasjon 2.6 Følge opp pedagogisk personale 2.2 2.1.1 Tilrettelegging for elever med enkeltvedtak 2.1.2 Utarbeidesle av IOP og IP 2.1.3 Registrering av elevfravær 2.1.4 Underveisvurdering 2.1.5 Oppfølging av elever 2.1.6 Registrering og rapportering av elever som slutter/begynner 2.1.7 Registrering og vedlikehold av behov for skyssgodtgjørelse 2.1.8 Oversendelse av undervisnings- opplegg til Lånekassen 2.1.9 Registrering av elevenes fagønsker

27 2.1 – Tilrettelegge for og følge opp elever 2.1.8 Oversendelse av undervisningsopplegg til Lånekassen Formål Å informere Lånekassen om elevenes utdanningsløp. Trigger Lånekassen har behov for informasjonen for å kunne behandle lånesøknader og gjøre om lån til stipend. Beskrivelse Skolene må innrapportere alle undervisningsopplegg til Lånekassen. Dette med bakgrunn i at elevenes søknader om lån og stipend kontrolleres mot at utdanningstilbudet faktisk finnes. Lånekassen henter informasjon for alle undervisningsopplegg som er tilknyttet Vigo. Skolene må også oversende informasjon om undervisningstilbud som ikke rapporteres via Vigo. Dette gjøres på et skjema som er tilgjengelig på Lånekassens internettsider. Skolene rapporterer også eksamensdata. Lånekassen bruker disse dataene ved omgjøring av lån til stipend. I tillegg bruker Lånekassen disse opplysningene til å kontrollere den faglige progresjon ved søknad om studiestøtte for kommende undervisningsår. Resultat Lånekassen får oversendt nødvendig informasjon. Tilrettelegge for og følge opp elever 2.1 31.10.2012 27 Reservere rom og ressurs 2.3 Følge opp undervisnings- timer 2.4 Gjennomføre eksamen 2.5 Utstedelse av dokumentasjon 2.6 Følge opp pedagogisk personale 2.2 2.1.1 Tilrettelegging for elever med enkeltvedtak 2.1.2 Utarbeidesle av IOP og IP 2.1.3 Registrering av elevfravær 2.1.4 Underveisvurdering 2.1.5 Oppfølging av elever 2.1.6 Registrering og rapportering av elever som slutter/begynner 2.1.7 Registrering og vedlikehold av behov for skyssgodtgjørelse 2.1.8 Oversendelse av undervisnings- opplegg til Lånekassen 2.1.9 Registrering av elevenes fagønsker

28 2.1 – Tilrettelegge for og følge opp elever 2.1.9 Registrering av elevenes fagønsker Formål Registrere elevenes fagønsker. Trigger Elevene kan innenfor noen områder velge hvilke fag de skal ta. Beskrivelse Innhenting av elevenes fagønsker danner grunnlaget for skolens tilbud av valgfrie programfag, utdanningsvalg og prosjekt til fordypning. Det må kjøres kontroller for å sikre at ikke elevenes fagønsker ikke innebærer fagkollisjoner. Resultat Elevene blir fordelt på ulike fag. Tilrettelegge for og følge opp elever 2.1 31.10.2012 28 Reservere rom og ressurs 2.3 Følge opp undervisnings- timer 2.4 Gjennomføre eksamen 2.5 Utstedelse av dokumentasjon 2.6 Følge opp pedagogisk personale 2.2 2.1.1 Tilrettelegging for elever med enkeltvedtak 2.1.2 Utarbeidesle av IOP og IP 2.1.3 Registrering av elevfravær 2.1.4 Underveisvurdering 2.1.5 Oppfølging av elever 2.1.6 Registrering og rapportering av elever som slutter/begynner 2.1.7 Registrering og vedlikehold av behov for skyssgodtgjørelse 2.1.8 Oversendelse av undervisnings- opplegg til Lånekassen 2.1.9 Registrering av elevenes fagønsker

29 2.2 – Følge opp pedagogisk personale 2.2.1 Håndtering av lærerfravær Formål Legge til rette for rapportering av læreres lønnsgrunnlag til HR-systemet, samt for å identifisere vikarlærer. Trigger En lærer er fraværende. Beskrivelse Skolene registrerer fravær i SAS slik at ledelsen kan få innsyn i personalfraværet. Fraværsregistrering danner grunnlaget for identifisering av vikarbehov. Lærerfravær skal kunne eksporteres til eksternt økonomisystem som grunnlag for lønnsutbetaling. Resultat Vikar for fraværende lærer blir identifisert og riktig lønnsgrunnlag for lærerne blir sendt HR-system. 2.2.1 Håndtering av lærerfravær 2.2.2 Håndtering av vikarer og variabel lønn 2.2.3 Oversendelse av lønnsgrunnlag Reservere rom og ressurs 2.3 Følge opp undervisnings- timer 2.4 Gjennomføre eksamen 2.5 Utstedelse av dokumentasjon 2.6 Følge opp pedagogisk personale 2.2 Tilrettelegge for og følge opp elever 2.1 31.10.2012 29

30 2.2 – Følge opp pedagogisk personale 2.2.2 Håndtering av vikarer og variabel lønn Formål Generere lønnsgrunnlag for vikartimer. Trigger En vikar har gjennomført undervisning og har krav på lønn. Beskrivelse Etter en vikar har gjennomført undervisning skal det være mulig å registrere disse timene i SAS. De timene som ligger registrert på en vikar skal kunne generere et lønnsgrunnlag for utbetaling av variabel lønn som sendes til fylkets økonomisystem. Resultat Lønnsgrunnlag for underviste vikartimer blir oversendt fylkets økonomisystem. 2.2.1 Håndtering av lærerfravær 2.2.2 Håndtering av vikarer og variabel lønn 2.2.3 Oversendelse av lønnsgrunnlag Reservere rom og ressurs 2.3 Følge opp undervisnings- timer 2.4 Gjennomføre eksamen 2.5 Utstedelse av dokumentasjon 2.6 Følge opp pedagogisk personale 2.2 Tilrettelegge for og følge opp elever 2.1 31.10.2012 30

31 2.2 – Følge opp pedagogisk personale 2.2.1 Håndtering av lærerfravær 2.2.2 Håndtering av vikarer og variabel lønn 2.2.3 Oversendelse av lønnsgrunnlag 2.2.3 Oversendelse av lønnsgrunnlag Formål Legge til rette for enkel oversendelse av lønnsgrunnlag til økonomisystem. Trigger Pedagogisk personale har krav på lønn hver måned. Beskrivelse Lønnsgrunnlag for pedagogisk personale beregnes ut fra beskjeftigelse på de ulike kostnadssteder/kostrafunksjoner i SAS. SAS genererer lønnsgrunnlag og oversender dette til fylkets økonomisystem. Resultat Riktig lønnsgrunnlag for pedagogisk personale blir oversendt til fylkets økonomisystem. Reservere rom og ressurs 2.3 Følge opp undervisnings- timer 2.4 Gjennomføre eksamen 2.5 Utstedelse av dokumentasjon 2.6 Følge opp pedagogisk personale 2.2 Tilrettelegge for og følge opp elever 2.1 31.10.2012 31

32 2.3 – Reservere rom og ressurs 2.3.1 Reservasjon av rom og ressurs Formål Legge til rette for enkel administrasjon av rom og ressurs i SAS. Trigger Lærernes behov for å booke enkelte rom og ressurser til spesiell undervisning eller eksamen osv. Beskrivelse Ved behov for et spesielt rom eller en ressurs (videorom, prosjektor osv.) kan læreren eller andre fra skolen reservere ressurser i SAS. Dette kan være i forbindelse med undervisning, møter og eksamen med mer. Lærerne kan også avbestille reserverte rom og ressurser. Resultat Oversikt over hvilke rom og ressurser som er i bruk til enhver tid. Reservere rom og ressurs 2.3 Følge opp undervisnings- timer 2.4 Gjennomføre eksamen 2.5 Utstedelse av dokumentasjon 2.6 Følge opp pedagogisk personale 2.2 Tilrettelegge for og følge opp elever 2.1 31.10.2012 32 2.3.1 Reservasjon av rom og ressurs

33 2.4 – Følge opp undervisningstimer 2.4.1 Dokumentering av fagets timetall Formål Sikre at det finnes en god oversikt over hvert fag med antall planlagte undervisningstimer i forhold til skoleruta som tilfredsstiller krav til timeantall i hvert enkelt fag. Trigger Elevene har rett på et bestemt antall timer i hvert enkelt fag, føringene kommer fra Udir. Beskrivelse Hvert fag det undervises i legges inn i SAS med et krav til timetall undervisning. SAS mapper dette opp mot timeplan og skoleruta (som inkluderer aktivitetsdager, heldagsprøver osv.), og kommer frem til hvor mange timer undervisning som er planlagt for skoleåret. Om dette tallet ikke tilfredsstiller kravet til antall undervisningstimer må man gjøre noen endringer. Fagenes minstetimetall framgår av Udir 10-11 (og framtidige tilsvarende dokumenter). Resultat En oversikt over alle fag og planlagte antall undervisningstimer hvor det fremgår hvilke fag som ikke oppfyller kravet fra Udir. 2.4.1 Dokumentering av fagets timetall Reservere rom og ressurs 2.3 Følge opp undervisnings- timer 2.4 Gjennomføre eksamen 2.5 Utstedelse av dokumentasjon 2.6 Følge opp pedagogisk personale 2.2 Tilrettelegge for og følge opp elever 2.1 31.10.2012 33

34 2.5.1 Registrering av sensorer Formål Legge til rette for enkel administrasjon av sensorer ved skolen. Trigger Eksamens skal gjennomføres og sensorer må oppnevnes. Dette gjelder både lokalt gitte og sentralt gitte muntlige eksamener. Beskrivelse En lærers sensorkompetanse registreres i SAS og læreren registrerer om han ønsker å bistå som sensor. Fylkene plukker ut de som skal være sensorer og registrerer dette i SAS. For sentralt gitte eksamener blir sensorene utnevnt i PAS. Resultat En oversikt over hvilke lærere ved skolen som skal være sensorer hvor og når. 2.5.1 Registrering av sensorer 2.5.2 Registrering av eksamensvakter 2.5.3 Oppmelding/uttrekk til eksamen 2.5.4 Eksportering av eksamensdata til PAS/PGS 2.5.5 Innhenting av resultater 2.5.6 Registrering av obligatorisk eksamen 2.5.7 Gjennomføring av særskilt utsatt og ny prøve 2.5.8. Utsending av informasjon til elever 2.5.9 Registrering av eksamensresultater (lokale) 2.5.10 Administrering av lønn til sensorer og eksamensvakter 2.5.11 Oppsett av eksamensplan 2.5.12 Allokering av eksamensvakter, sensorer og rom 2.5.13 Kontroll av eksamensrom 2.5 – Gjennomføre eksamen Reservere rom og ressurs 2.3 Følge opp undervisnings- timer 2.4 Gjennomføre eksamen 2.5 Utstedelse av dokumentasjon 2.6 Følge opp pedagogisk personale 2.2 Tilrettelegge for og følge opp elever 2.1 31.10.2012 34

35 2.5.2 Registrering av eksamensvakter Formål Legge til rette for enkel administrasjon av eksamensvakter. Trigger Behov for eksamensvakter ved gjennomføring av eksamen. Beskrivelse Alle eksamensvakter registreres i SAS med den type eksamenskompetanse de har. Eksamensvakter allokeres til bestemte eksamener i SAS og får tilsendt beskjed om oppmøte tid, sted og rolle fra løsningen. Resultat Oversikt over alle skolens eksamensvakter, samt oversikt over hvilke vakter som bistår ved hvilken eksamen. 2.5.1 Registrering av sensorer 2.5.2 Registrering av eksamensvakter 2.5.3 Oppmelding/uttrekk til eksamen 2.5.4 Eksportering av eksamensdata til PAS/PGS 2.5.6 Registrering av obligatorisk eksamen 2.5.7 Gjennomføring av særskilt utsatt og ny prøve 2.5.8. Utsending av informasjon til elever 2.5.9 Registrering av eksamensresultater (lokale) 2.5.10 Administrering av lønn til sensorer og eksamensvakter 2.5.11 Oppsett av eksamensplan 2.5.12 Allokering av eksamensvakter, sensorer og rom 2.5.13 Kontroll av eksamensrom 2.5.5 Innhenting av resultater 2.5 – Gjennomføre eksamen 31.10.2012 35 Reservere rom og ressurs 2.3 Følge opp undervisnings- timer 2.4 Gjennomføre eksamen 2.5 Utstedelse av dokumentasjon 2.6 Følge opp pedagogisk personale 2.2 Tilrettelegge for og følge opp elever 2.1

36 2.5.3 Oppmelding/uttrekk til eksamen Formål Legge til rette for enkel administrasjon av eksamensuttrekk. Trigger Et eksamensuttrekk skal gjennomføres. Beskrivelse Trekkfageksamener registreres i SAS. Når et eksamensuttrekk skal gjøres genererer SAS et tilfeldig uttrekk i faget og grupperer eksamenspartier. Informasjon om hvilke kandidater som er kommet opp til eksamen blir tilgjengelig for elevene i systemet ved et bestemt tidspunkt. Resultat Oversikt over hvilke elever som har kommet opp i hvert fag, og eksamenspartier. Eleven får beskjed om han/hun er kommet opp eller ikke. 2.5.1 Registrering av sensorer 2.5.2 Registrering av eksamensvakter 2.5.3 Oppmelding/uttrekk til eksamen 2.5.4 Eksportering av eksamensdata til PAS/PGS 2.5.6 Registrering av obligatorisk eksamen 2.5.7 Gjennomføring av særskilt utsatt og ny prøve 2.5.8. Utsending av informasjon til elever 2.5.9 Registrering av eksamensresultater (lokale) 2.5.10 Administrering av lønn til sensorer og eksamensvakter 2.5.11 Oppsett av eksamensplan 2.5.12 Allokering av eksamensvakter, sensorer og rom 2.5.13 Kontroll av eksamensrom 2.5.5 Innhenting av resultater 2.5 – Gjennomføre eksamen 31.10.2012 36 Reservere rom og ressurs 2.3 Følge opp undervisnings- timer 2.4 Gjennomføre eksamen 2.5 Utstedelse av dokumentasjon 2.6 Følge opp pedagogisk personale 2.2 Tilrettelegge for og følge opp elever 2.1

37 2.5.4 Eksportering av eksamensdata til PAS/PGS Formål Legge til rette for enkel rapportering til PAS. Trigger Elever skal opp i sentralt gitte eksamener. Beskrivelse Ved sentralt gitte eksamener skal SAS rapportere inn eksamenspartier og annen eksamensdata til PAS. Det må registreres i SAS om eksamenspartiet er knyttet til eksamen gitt sentralt eller ikke. Resultat SAS gir PAS input ang. hvilke eksamenspartier som er trukket ut til eksamen. 2.5.1 Registrering av sensorer 2.5.2 Registrering av eksamensvakter 2.5.3 Oppmelding/uttrekk til eksamen 2.5.4 Eksportering av eksamensdata til PAS/PGS 2.5.6 Registrering av obligatorisk eksamen 2.5.7 Gjennomføring av særskilt utsatt og ny prøve 2.5.8. Utsending av informasjon til elever 2.5.9 Registrering av eksamensresultater (lokale) 2.5.10 Administrering av lønn til sensorer og eksamensvakter 2.5.11 Oppsett av eksamensplan 2.5.12 Allokering av eksamensvakter, sensorer og rom 2.5.13 Kontroll av eksamensrom 2.5.5 Innhenting av resultater 2.5 – Gjennomføre eksamen 31.10.2012 37 Reservere rom og ressurs 2.3 Følge opp undervisnings- timer 2.4 Gjennomføre eksamen 2.5 Utstedelse av dokumentasjon 2.6 Følge opp pedagogisk personale 2.2 Tilrettelegge for og følge opp elever 2.1

38 2.5.5 Innhenting av resultater Formål Legge til rette for enkel innhenting av eksamensresultater elektronisk fra PAS. Trigger Eksamen er gjennomført og sensur er klar. Beskrivelse Etter sensur er klar henter SAS inn resultatene fra PAS og offentliggjør dem for elevene ved et predefinert tidspunkt. Karakterene skal også brukes til utstedelse av vitnemål/kompetansebevis. Resultat Eksamensresultater fra PAS tilgjengelig for elevene i SAS. 2.5.1 Registrering av sensorer 2.5.2 Registrering av eksamensvakter 2.5.3 Oppmelding/uttrekk til eksamen 2.5.4 Eksportering av eksamensdata til PAS/PGS 2.5.5 Innhenting av resultater 2.5.6 Registrering av obligatorisk eksamen 2.5.7 Gjennomføring av særskilt utsatt og ny prøve 2.5.8. Utsending av informasjon til elever 2.5.9 Registrering av eksamensresultater (lokale) 2.5.10 Administrering av lønn til sensorer og eksamensvakter 2.5.11 Oppsett av eksamensplan 2.5.12 Allokering av eksamensvakter, sensorer og rom 2.5.13 Kontroll av eksamensrom 2.5 – Gjennomføre eksamen 31.10.2012 38 Reservere rom og ressurs 2.3 Følge opp undervisnings- timer 2.4 Gjennomføre eksamen 2.5 Utstedelse av dokumentasjon 2.6 Følge opp pedagogisk personale 2.2 Tilrettelegge for og følge opp elever 2.1

39 2.5.6 Registrering av obligatorisk eksamen Formål Legge til rette for enkel administrasjon av obligatorisk eksamen. Trigger Obligatorisk eksamen skal gjennomføres i flere fag. Beskrivelse Det registreres i SAS hvilke fag som har obligatorisk eksamen. En administrativ ressurs genererer eksamenspartier i løsningen, og disse blir offentliggjort for elevene i SAS. Resultat Oversikt over eksamenspartier i obligatoriske eksamener i SAS. 2.5.1 Registrering av sensorer 2.5.2 Registrering av eksamensvakter 2.5.3 Oppmelding/uttrekk til eksamen 2.5.4 Eksportering av eksamensdata til PAS/PGS 2.5.6 Registrering av obligatorisk eksamen 2.5.7 Gjennomføring av særskilt utsatt og ny prøve 2.5.8. Utsending av informasjon til elever 2.5.9 Registrering av eksamensresultater (lokale) 2.5.10 Administrering av lønn til sensorer og eksamensvakter 2.5.11 Oppsett av eksamensplan 2.5.12 Allokering av eksamensvakter, sensorer og rom 2.5.13 Kontroll av eksamensrom 2.5.5 Innhenting av resultater 2.5 – Gjennomføre eksamen 31.10.2012 39 Reservere rom og ressurs 2.3 Følge opp undervisnings- timer 2.4 Gjennomføre eksamen 2.5 Utstedelse av dokumentasjon 2.6 Følge opp pedagogisk personale 2.2 Tilrettelegge for og følge opp elever 2.1

40 2.5.7 Gjennomføring av særskilt, utsatt og ny prøve Formål Legge til rette for enkel administrasjon knyttet til gjennomføring av særskilt, utsatt eller ny prøve. Trigger En elev har behov for en særskilt, utsatt eller ny prøve. Beskrivelse I et eksamensparti må hvert enkelt kandidat registreres med hvilken prøvetype kandidaten skal opp til i SAS. Dette kan være ny prøve, særskilt prøve, utsatt prøve, ordinær prøve eller privatist prøve. Slik vil man få man prøven registrert riktig på vitnemål (førstegangs eller nytt). Resultat Oversikt over alle eksamenskandidater og hvilken prøvetype de tar i hvert fag. 2.5.1 Registrering av sensorer 2.5.2 Registrering av eksamensvakter 2.5.3 Oppmelding/uttrekk til eksamen 2.5.4 Eksportering av eksamensdata til PAS/PGS 2.5.6 Registrering av obligatorisk eksamen 2.5.7 Gjennomføring av særskilt utsatt og ny prøve 2.5.8. Utsending av informasjon til elever 2.5.9 Registrering av eksamensresultater (lokale) 2.5.10 Administrering av lønn til sensorer og eksamensvakter 2.5.11 Oppsett av eksamensplan 2.5.12 Allokering av eksamensvakter, sensorer og rom 2.5.13 Kontroll av eksamensrom 2.5.5 Innhenting av resultater 2.5 – Gjennomføre eksamen 31.10.2012 40 Reservere rom og ressurs 2.3 Følge opp undervisnings- timer 2.4 Gjennomføre eksamen 2.5 Utstedelse av dokumentasjon 2.6 Følge opp pedagogisk personale 2.2 Tilrettelegge for og følge opp elever 2.1

41 2.5.8 Utsending av informasjon til elever Formål Legge til rette for enkel utsending av informasjon til elevene. Trigger En eller flere elever skal informeres om et forhold. Beskrivelse Når det oppstår et behov for å dele informasjon med en eller flere elever kan man i SAS sende ut en melding (e- post), en sms eller generere et brev. Informasjon rundt eksamensgjennomføring osv skal være tilgjengelig for eleven i SAS. Resultat Elevene får tilsendt den nødvendige informasjon fra/i SAS. 2.5.1 Registrering av sensorer 2.5.2 Registrering av eksamensvakter 2.5.3 Oppmelding/uttrekk til eksamen 2.5.4 Eksportering av eksamensdata til PAS/PGS 2.5.6 Registrering av obligatorisk eksamen 2.5.7 Gjennomføring av særskilt utsatt og ny prøve 2.5.8. Utsending av informasjon til elever 2.5.9 Registrering av eksamensresultater (lokale) 2.5.10 Administrering av lønn til sensorer og eksamensvakter 2.5.11 Oppsett av eksamensplan 2.5.12 Allokering av eksamensvakter, sensorer og rom 2.5.13 Kontroll av eksamensrom 2.5.5 Innhenting av resultater 2.5 – Gjennomføre eksamen 31.10.2012 41 Reservere rom og ressurs 2.3 Følge opp undervisnings- timer 2.4 Gjennomføre eksamen 2.5 Utstedelse av dokumentasjon 2.6 Følge opp pedagogisk personale 2.2 Tilrettelegge for og følge opp elever 2.1

42 2.5.9 Registrering av eksamensresultater (lokale) Formål Legge til rette for enkel registrering av eksamensresultater for lokalt gitt eksamen. Trigger Gjennomføring av lokalt gitt eksamen. Beskrivelse Etter en lokalt gitt eksamen er gjennomført registrerer sensoren eksmensresultatet i SAS og signerer/godkjenner resultatene for sine kandidater. Når sensuren er klar logger elevene seg inn i SAS og får tilgang til sine resultater. Resultat Oversikt over alle resultater ved lokalt gitte eksamener i SAS. 2.5.1 Registrering av sensorer 2.5.2 Registrering av eksamensvakter 2.5.3 Oppmelding/uttrekk til eksamen 2.5.4 Eksportering av eksamensdata til PAS/PGS 2.5.6 Registrering av obligatorisk eksamen 2.5.7 Gjennomføring av særskilt utsatt og ny prøve 2.5.8. Utsending av informasjon til elever 2.5.9 Registrering av eksamensresultater (lokale) 2.5.10 Administrering av lønn til sensorer og eksamensvakter 2.5.11 Oppsett av eksamensplan 2.5.12 Allokering av eksamensvakter, sensorer og rom 2.5.13 Kontroll av eksamensrom 2.5.5 Innhenting av resultater 2.5 – Gjennomføre eksamen 31.10.2012 42 Reservere rom og ressurs 2.3 Følge opp undervisnings- timer 2.4 Gjennomføre eksamen 2.5 Utstedelse av dokumentasjon 2.6 Følge opp pedagogisk personale 2.2 Tilrettelegge for og følge opp elever 2.1

43 2.5.10 Administrering av lønn til sensorer og eksamensvakter Formål Legge til rette for enkel administrasjon av lønn til sensorer og eksamensvakter. Trigger Gjennomføring av eksamen. Beskrivelse Når en eksamen er gjennomført skal sensoren evt. supplere og signere et forhåndsinnfylt skjema hvor riktig antall eksamenskandidater osv. er fylt inn. Dette skjemaet danner grunnlaget for lønnsgrunnlaget som sendes over fra SAS til fylkets økonomisystem. Eksamensvaktenes arbeid registreres i SAS (kan ha ulike satser) og oversendes fylkets økonomisystem for utbetaling. Resultat Oversikt over sensorarbeid og eksamensvaktarbeid i SAS, og mulighet for oversendelse av lønnsgrunnlag. 2.5.1 Registrering av sensorer 2.5.2 Registrering av eksamensvakter 2.5.3 Oppmelding/uttrekk til eksamen 2.5.4 Eksportering av eksamensdata til PAS/PGS 2.5.6 Registrering av obligatorisk eksamen 2.5.7 Gjennomføring av særskilt utsatt og ny prøve 2.5.8. Utsending av informasjon til elever 2.5.9 Registrering av eksamensresultater (lokale) 2.5.10 Administrering av lønn til sensorer og eksamensvakter 2.5.11 Oppsett av eksamensplan 2.5.12 Allokering av eksamensvakter, sensorer og rom 2.5.13 Kontroll av eksamensrom 2.5.5 Innhenting av resultater 2.5 – Gjennomføre eksamen 31.10.2012 43 Reservere rom og ressurs 2.3 Følge opp undervisnings- timer 2.4 Gjennomføre eksamen 2.5 Utstedelse av dokumentasjon 2.6 Følge opp pedagogisk personale 2.2 Tilrettelegge for og følge opp elever 2.1

44 2.5.11 Oppsett av eksamensplan Formål Legge til rette for enkel distribusjon av eksamensplan. Trigger Eksamen skal gjennomføres. Beskrivelse Når eksamensplan med oversikt over eksamensdager og foreberedelsesdager er utarbeidet legges denne inn i SAS slik at lærere og elever får tilgang til den. Resultat Oversikt over alle eksamensdatoer og forberedelsesdatoer ligger inne i SAS. 2.5.1 Registrering av sensorer 2.5.2 Registrering av eksamensvakter 2.5.3 Oppmelding/uttrekk til eksamen 2.5.4 Eksportering av eksamensdata til PAS/PGS 2.5.6 Registrering av obligatorisk eksamen 2.5.7 Gjennomføring av særskilt utsatt og ny prøve 2.5.8. Utsending av informasjon til elever 2.5.9 Registrering av eksamensresultater (lokale) 2.5.10 Administrering av lønn til sensorer og eksamensvakter 2.5.11 Oppsett av eksamensplan 2.5.12 Allokering av eksamensvakter, sensorer og rom 2.5.13 Kontroll av eksamensrom 2.5.5 Innhenting av resultater 2.5 – Gjennomføre eksamen 31.10.2012 44 Reservere rom og ressurs 2.3 Følge opp undervisnings- timer 2.4 Gjennomføre eksamen 2.5 Utstedelse av dokumentasjon 2.6 Følge opp pedagogisk personale 2.2 Tilrettelegge for og følge opp elever 2.1

45 2.5.12 Allokering av eksamensvakter, sensorer og rom Formål Legge til rette for enkel administrasjon av eksamensvakter, sensorer og rom. Trigger Eksamen skal gjennomføres. Beskrivelse Det registreres kobling mellom eksamenspartier, rom, eksamensvakter og sensorer i SAS. Eksaminatorer registreres pr eksamen (evt. egne lærere med sensorkompetanse), eksterne sensorer kobles til eksamenspartier. Resultat Oppdatert oversikt over eksamenspartier, eksamensvakter, sensorer og rom og koblingen mellom dem. 2.5.1 Registrering av sensorer 2.5.2 Registrering av eksamensvakter 2.5.3 Oppmelding/uttrekk til eksamen 2.5.4 Eksportering av eksamensdata til PAS/PGS 2.5.6 Registrering av obligatorisk eksamen 2.5.7 Gjennomføring av særskilt utsatt og ny prøve 2.5.8. Utsending av informasjon til elever 2.5.9 Registrering av eksamensresultater (lokale) 2.5.10 Administrering av lønn til sensorer og eksamensvakter 2.5.11 Oppsett av eksamensplan 2.5.12 Allokering av eksamensvakter, sensorer og rom 2.5.13 Kontroll av eksamensrom 2.5.5 Innhenting av resultater 2.5 – Gjennomføre eksamen 31.10.2012 45 Reservere rom og ressurs 2.3 Følge opp undervisnings- timer 2.4 Gjennomføre eksamen 2.5 Utstedelse av dokumentasjon 2.6 Følge opp pedagogisk personale 2.2 Tilrettelegge for og følge opp elever 2.1

46 2.5.13 Kontroll av eksamensrom Formål Legge til rette for enkel administrasjon av eksamensrom. Trigger Eksamen skal gjennomføres. Beskrivelse Det registreres i SAS om et rom kan benyttes til eksamen, og til hvilken type eksamen det kan brukes. Resultat SAS har oversikt over hvilke rom som kan benyttes til de ulike typene eksamen. 2.5.1 Registrering av sensorer 2.5.2 Registrering av eksamensvakter 2.5.3 Oppmelding/uttrekk til eksamen 2.5.4 Eksportering av eksamensdata til PAS/PGS 2.5.6 Registrering av obligatorisk eksamen 2.5.7 Gjennomføring av særskilt utsatt og ny prøve 2.5.8. Utsending av informasjon til elever 2.5.9 Registrering av eksamensresultater (lokale) 2.5.10 Administrering av lønn til sensorer og eksamensvakter 2.5.11 Oppsett av eksamensplan 2.5.12 Allokering av eksamensvakter, sensorer og rom 2.5.13 Kontroll av eksamensrom 2.5.5 Innhenting av resultater 2.5 – Gjennomføre eksamen 31.10.2012 46 Reservere rom og ressurs 2.3 Følge opp undervisnings- timer 2.4 Gjennomføre eksamen 2.5 Utstedelse av dokumentasjon 2.6 Følge opp pedagogisk personale 2.2 Tilrettelegge for og følge opp elever 2.1

47 2.6 – Utstedelse av dokumentasjon 2.6.1 Sluttvurdering Formål Legge til rette for registrering av sluttvurdering av eleven. Trigger Skoleåret er over og standpunktkarakter, terminkarakter og eksamenskarakterer skal gis. Beskrivelse Etter skoleåret er over legger læreren inn standpunktkarakterer pr elev i SAS. Etter sensuren er gjort legger sensorer inn eksamenskarakterer pr elev. Det skal også være mulig for læreren og signere/godkjenne karakterregistreringer i SAS for å unngå papir. Karakterene skal kunne publiseres for elevene i SAS ved et tidspunkt bestemt av skoleadministratoren. Resultat Oversikt over alle elever med karakterer, samt at eleven får tilgang til sine karakterer i SAS. 2.6.1 Sluttvurdering 2.6.2 Utstedelse av vitnemål/ kompetansebevis 2.6.3 Oversendelse av vitnemål til Samordna opptak 2.6.4 Klagebehandling Reservere rom og ressurs 2.3 Følge opp undervisnings- timer 2.4 Gjennomføre eksamen 2.5 Utstedelse av dokumentasjon 2.6 Følge opp pedagogisk personale 2.2 Tilrettelegge for og følge opp elever 2.1 31.10.2012 47

48 2.6 – Utstedelse av dokumentasjon 2.6.2 Utstedelse av vitnemål/kompetansebevis Formål Legge til rette for enkel administrasjon av vitnemål og kompetansebevis (med vedlegg). Trigger En elev er ferdig med sin skolegang og har krav på vitnemål/ kompetansebevis på gjennomført undervisning. Beskrivelse Når en klasse er ferdig med sin skolegang skal man i SAS kunne skrive ut korrekte vitnemål/kompetansebevis (med vedlegg) til alle elever i klassen. Det skal også være mulig å skrive ut en karakterutskrift etter første termin, eller endt skoleår til de elevene som ikke er avgangselever. Resultat Mulighet til å skrive ut vitnemål/kompetansebevis (med vedlegg) fra SAS. 2.6.1 Sluttvurdering 2.6.2 Utstedelse av vitnemål/ kompetansebevis 2.6.3 Oversendelse av vitnemål til Samordna opptak 2.6.4 Klagebehandling Utstedelse av dokumentasjon 2.6 31.10.2012 48 Reservere rom og ressurs 2.3 Følge opp undervisnings- timer 2.4 Gjennomføre eksamen 2.5 Følge opp pedagogisk personale 2.2 Tilrettelegge for og følge opp elever 2.1

49 2.6 – Utstedelse av dokumentasjon 2.6.3 Oversendelse av vitnemål til Samordna opptak Formål Legge til rette for elektronisk oversendelse av vitnemål til SO. Trigger Skoleåret er over og elevene skal søke seg videre på høyere utdanning. Beskrivelse Alle vitnemål og kompetansebevis sendes elektronisk over til SO fra SAS. Resultat Skolen får sendt alle elevenes vitnemål/ kompetansebevis over til SO for behandling av elevens søknad til videre utdanning. 2.6.1 Sluttvurdering 2.6.2 Utstedelse av vitnemål/ kompetansebevis 2.6.3 Oversendelse av vitnemål til Samordna opptak 2.6.4 Klagebehandling Utstedelse av dokumentasjon 2.6 31.10.2012 49 Reservere rom og ressurs 2.3 Følge opp undervisnings- timer 2.4 Gjennomføre eksamen 2.5 Følge opp pedagogisk personale 2.2 Tilrettelegge for og følge opp elever 2.1

50 2.6 – Utstedelse av dokumentasjon 2.6.4 Klagebehandling Formål Legge til rette for en god klageprosess med god sporbarhet. Trigger Elev sender inn klage på standpunkt eller eksamenskarakter. Beskrivelse Når en elev ønsker å klage på en karakter/vurdering gjøres dette i SAS. Klagen oversendes til skolen og viderebehandles i SAS. Eleven kan sjekke status på klagen selv i SAS. All aktivitet i klagesaken loggføres i SAS slik at man enkelt kan se historikken. Eleven får resultatet på klagen i SAS, evt. med elektronisk beskjed om at klagen er behandlet pr e-post eller SMS. Resultat Oversikt over alle klager og deres status i SAS. 2.6.1 Sluttvurdering 2.6.2 Utstedelse av vitnemål/ kompetansebevis 2.6.3 Oversendelse av vitnemål til Samordna opptak 2.6.4 Klagebehandling Utstedelse av dokumentasjon 2.6 31.10.2012 50 Reservere rom og ressurs 2.3 Følge opp undervisnings- timer 2.4 Gjennomføre eksamen 2.5 Følge opp pedagogisk personale 2.2 Tilrettelegge for og følge opp elever 2.1

51 Kontinuerlige aktiviteter inkluderer aktiviteter knyttet til rapportering og arkivering. Skolen må ha et verktøy som gjør det mulig å bygge rapporter som tilfredsstiller lovpålagte krav og lokale rapporteringsbehov. Skolen må videre ha et verktøy som tilfredsstiller lover og forskrifter knyttet til arkivering. FormålBeskrivelse 31.10.2012 51 Kontinuerlige aktiviteter er støtteprosesser som gjennomføres regelmessig gjennom skoleåret. Dette inkluderer rapportering og arkivering. Formålet er å sikre at lovpålagte krav til rapportering og arkivering tilfredsstilles. Hovedprosess 3 – Kontinuerlige aktiviteter Rapportere 3.1 Arkivere 3.2

52 3.1 – Rapportere 3.1.1 Rapportering av statistikk Formål Legge til rette for enkel rapportering av statistikk. Trigger Ved gitte tidsfrister skal det rapporteres statistiske data til en rekke instanser. Beskrivelse Rapportering skal gjøres til eksempelvis GSI (Grunnskolens informasjonssystem), Vigo, NIR (Najsonalt introduksjonsregister), Lånekassen, DBH (Database for statistikk for høgre utdanning) og Kvalitetsportalen (Oslo kommune). De ulike rapporteringene til ulike instanser skjer på litt forskjellig måte. Noen rapporteringer går automatisk, mens andre genererer dokumenter som må sjekkes og innrapporteres manuelt. Resultat Rapportering av statistikk til nødvendige instanser er ivaretatt. Arkivere Rapportere 3.1.1 Rapportering av statistikk 3.1.2 Generering av rapporter og maler 3.1 3.2 31.10.2012 52

53 3.1 – Rapportere 3.1.2 Generering av rapporter og maler Formål Legge til rette for generering av ulike typer rapporter og maler. Trigger Behov for skreddersydde rapporter. Beskrivelse Ved behov for en skreddersydd rapport velges de ønskede feltene, og det genereres en rapport. Om det er behov for å generere samme rapport senere lagres utvalget som en egendefinert rapporttype. Rapportene kan eksporteres til ønsket format (regneark, tekstbehandlingsfil eller pdf). Resultat En skreddersydd rapport som inneholder ønsket informasjon. Arkivere Rapportere 3.1.1 Rapportering av statistikk 3.1.2 Generering av rapporter og maler 3.1 3.2 31.10.2012 53

54 3.1 – Rapportere 3.2.1 Arkivering Formål Legge til rette for enkel administrasjon av arkivverdig materiale. Trigger Det produseres arkivverdige dokumenter i SAS som skal lagres i saks- og arkivsystem. Beskrivelse Ved utarbeidelse av arkivverdig dokumentasjon kan man enkelt arkivere disse i fylkets saks- og arkivsystem. Det loggføres i SAS hvilke dokumenter som er arkivert. Resultat Arkivverdige dokumenter blir arkivert i fylkets saks- og arkivsystem. Arkivere Rapportere 3.2.1 Arkivering 3.1 3.2 31.10.2012 54