Resultater Egenrapportering Kvalitet 2009 NBBL 6.5.2010.

Presentasjon om: "Resultater Egenrapportering Kvalitet 2009 NBBL 6.5.2010."— Utskrift av presentasjonen:

1 Resultater Egenrapportering Kvalitet 2009 NBBL 6.5.2010

2 Boligbyggelagene og deres virksomhetsområder

3 3. Har boligbyggelaget beskrevet mål for kvalitetsarbeidet, hvordan kvalitetssystemet er bygget opp og dokumentert, og hvordan en holder kvalitetssystemet ved like?

4 5.Har boligbyggelaget systematiske gjennomganger av kvalitetssystemet for å påse at det holder mål i forhold til myndighetskrav, Norske Boligbyggelags kvalitetsstandard, forsikringsvilkår og etiske regler?

5 6. Har boligbyggelaget systematiske gjennomganger for å sørge for at kvalitetssystemet etterleves i praksis?

6 7. Har boligbyggelaget system/rutiner for å innhente kunnskap om markedets/ kundenes forventninger og krav?

7 8. Har boligbyggelaget system/rutiner for å følge opp datterselskaper og lignende?

8 9. Har boligbyggelaget en overordnet beskrivelse av sin virksomhet (strategiplan)?

9 10. Har boligbyggelaget system/rutiner for å beskrive/dokumentere boligbyggelagets kompetanse og kapasitet i forhold til den nybyggingsvirksomhet laget driver?

10 12. Har boligbyggelaget system/rutiner for utvikling av medarbeiderne i boligbyggelaget?

11 14. Har boligbyggelaget system/rutiner for valg og oppfølging av samarbeidsparter og leverandører?

12 15. Har boligbyggelaget en beskrivelse av hvordan dokumenter behandles internt i laget (herunder postgang, arkiv og datastyring, informasjonsflyt, bruk av informasjonssystemer, samt dokumentasjon av krav til sikkerhet og IKT- funksjoner)?

13 16. Har boligbyggelaget en beskrivelse av de viktigste aktivitetene som inngår i utarbeidelsen av produkter og tjenester (hovedprosesser) på hvert virksomhetsområde.

14 17. Har boligbyggelaget en beskrivelse av sammenhengende prosesser som går over avdelingsgrenser.

15 18. Har boligbyggelagene beskrevet rutiner som skal følges i tilfelle det oppstår feil eller klager, og hvordan de kan forebygges?

16 19. Har boligbyggelaget system for å kunne vise at klagen er behandlet og feilen er fjernet/forebygget?

17 20. Har boligbyggelaget system/rutiner for å innhente kunnskap om medlemmenes/kundenes tilfredshet med de produktene og tjenestene som boligbyggelaget leverer?

18 21. Har boligbyggelaget et system/rutiner for erfaringsoverføring og læring fra gjennomførte prosjekter/tjenester, slik at dette bidrar til systematiske forbedringer i boligbyggelaget?

19 23. Har boligbyggelaget egne etiske retningslinjer for virksomheten?

20 25. Medvirker boligbyggelaget ved salg eller utleie av eiendom som boligbyggelaget ikke selv eier?

21 26. Har boligbyggelaget tillatelse til dette?

22 27. Oppnevner boligbyggelaget ansvarlig megler for hvert oppdrag?

23 28. Sørger boligbyggelaget for å si fra seg eller nekte å ta oppdraget, dersom oppdraget vil stride mot bestemmelsene om egenhandel?

24 29. Dersom selgeren ikke har ektefelle/registrert partner, sørger en for at selgeren bekrefter dette?

25 30. Salgsoppgaven skal inneholde en prisantydning der summen av kontantbetaling og andel fellesgjeld går fram. Alle gebyrer, avgifter og øvrige kostnader skal også framgå som et tillegg til kjøpesummen. Oppfyller boligbyggelaget dette kravet?

26 31. Salgsoppgaven skal inneholde informasjon om hva de månedlige felleskostnadene blir når avdragsfri periode på felleslånet i borettslaget er over (med utgangspunkt i dagens rentesats). Oppfyller boligbyggelaget dette kravet?

27 32. Salgsannonsen skal inneholde en prisantydning, andel fellesgjeld og summen av disse. Oppfyller boligbyggelagets annonse dette kravet?

28 33.Sørger boligbyggelaget, i forbindelse med kontraktsmøtet, for at hjemmelsoverføringsdokument og sikringsobligasjon med urådighetserklæring og erklæring om pantsettelse blir undertegnet av hjemmelsinnehaver og evt. ektefelle / registrert partner?

29 34. Sendes sikringsobligasjonen til tinglysning umiddelbart etter kontraktsmøtet?

30 35. Foretar boligbyggelaget kontroll av pantedokument ved mottakelse av kjøpers lån, samt kontroll av at vilkårene for lånet kan oppfylles?

31 36. Har boligbyggelaget skriftlig erklæring fra banken om at banken ikke kan motregne mot klientkontiene for de krav banken måtte ha overfor boligbyggelaget / meglerforetaket?

32 37.Har boligbyggelaget innhentet skriftlig erklæring fra kreditorene om at pant vil bli slettet mot innbetaling av et oppgitt beløp?

33 38. Sjekker boligbyggelaget grunnboken før utbetalinger skjer?

34 39. Har boligbyggelaget regnskapsførsel for andre selskaper enn tilknyttede borettslag? (For eksempel frittstående borettslag, sameier, stiftelser mm.)

35 41. Hovedregelen i regnskapsførerloven er at daglig leder i en regnskapsførervirksomhet med autorisasjon skal være autorisert regnskapsfører. Boligbyggelag kan ved en unntaksbestemmelse likevel gis autorisasjon som regnskapsførerselskap så fremt laget har en faglig leder som er autorisert regnskapsfører, og samtidig har skriftlige retningslinjer for faglig leders oppgaver og rapportering m.m. til daglig leder. Har boligbyggelaget slike retningslinjer for faglig leders oppgaver og rapportering til daglig leder?

36 42.Har boligbyggelaget tilstrekkelig kompetanse til å utføre regnskapsføreroppdrag i samsvar med oppdragsavtale (forretningsføreravtaler)?

37 43.Regnskapsførervirksomheten skal løpende påse at avtalene dekker kravene i regnskapsførerloven med tilhørende forskrift. Oppfyller boligbyggelaget dette kravet?

38 44.Når regnskapsførervirksomheten skal ivareta oppdragsgivers fullmaktsavhengige interesser, skal det foreligge skriftlig fullmakt. For hvert oppdrag skal det foreligge en oversikt over hvilke fullmakter regnskapsførervirksomheten innehar og hvem fullmakten omfatter. Oppfyller boligbyggelaget dette kravet?

39 45.I kravene til god regnskapsføringsskikk er det forutsatt at regnskapsførervirksomheten skal påse at dokumentasjonens form og innhold tilfredsstiller lovbestemte dokumentasjonskrav. Foretar boligbyggelaget i sin regnskapsførervirksomhet kontroll med at bilagsdokumentasjonen fra boligselskapene i form og innehold tilfredsstiller slike krav?

40 46.Det skal for hver oppdragsgiver etableres et oversiktlig system som ivaretar kravene til dokumentasjon av regnskapsførervirksomhetens arbeid for oppdragsgiver. Oppfyller boligbyggelaget dette kravet?

41 48. I kravene til god regnskapsføringsskikk (del av NBBLs fagstandard), er det forutsatt at en skal ha systematiske gjennomganger av at rutinene til regnskapsførervirksomheten gjennomføres som forutsatt. Gjennomfører boligbyggelaget slike systematiske gjennomganger?

42 49. I kravene til god regnskapsføringsskikk (del av NBBLs fagstandard) er det forutsatt at oppdragsansvarlig eller annen autorisert regnskapsfører minst en gang årlig skal kontrollere følgende for hver oppdragsgiver? Oppdragsavtale/forretningsføreravtale er á jour Fullmakter er skriftlig dokumentert Oversikt (logg) over mottak og utsendelse av regnskapsmateriale og annen informasjon henholdsvis fra og til oppdragsgiver oppdateres fortløpende Avstemminger utføres periodisk og dokumenteres tilfredsstillende Fremdriftsoversikt som viser hva som er utført for oppdragsgiver holdes á jour Oppdragsdokumentasjon er á jour Gjennomfører boligbyggelaget slike årlige kontroller?

43 50. I kravene til god regnskapsføringsskikk (del av NBBLs fagstandard) er det forutsatt at dersom arbeid utføres av andre enn oppdragsansvarlige selv, skal oppdragsansvarlige utføre kvalitetskontroll, eventuelt påse at slik kontroll utføres av en eller flere andre autoriserte regnskapsførere. Slik kvalitetskontroll skal utføres gjennom året. Det er ikke tilstrekkelig at slik kontroll begrenses til gjennomgang i tilknytning til årsoppgjøret. Gjennomføres det slik kvalitetskontroll av medarbeideres oppdragsutførelse?

44 53. Regnskapsførervirksomheten skal påse at dokumentasjonens form og innhold tilfredsstiller lovbestemte dokumentasjonskrav. Foretar boligbyggelaget i sin regnskapsførervirksomhet kontroll med at bilagsdokumentasjonen fra boligselskapene i form og innhold tilfredsstiller slike krav?

45 54. Har boligbyggelaget sentral godkjenning for ansvarsrett etter plan- og bygningsloven for en eller flere funksjoner, iht. kravene i plan- og bygningslovgivningen, forskrift om godkjenning av foretak for ansvarsrett (GOF)?

46 53. Har boligbyggelaget system som sørger for at en ivaretar kravene i plan- og bygningsloven med forskrifter?

47 54. Har boligbyggelaget kompetanse og system som sørger for at en ivaretar kravene i byggherreforskriften?

48 55. Har boligbyggelaget kompetanse og system som sørger for at en ivaretar kravene i bustadoppføringslova?

49 56. Har boligbyggelaget system/rutiner for å sørge for markeds- og kundeforståelse i forhold til nybygging?

50 57. Vurderer boligbyggelaget ved eiendomskjøp risiko knyttet til reguleringsforhold?

51 58. Vurderer boligbyggelaget ved tomtekjøp grunnforhold, inkludert spørsmålet om forurenset grunn?

52 59. Har boligbyggelaget system/rutiner som sikrer at kravene til nye byggeprosjekter er tydelig definert før prosjektene settes i gang?

53 61. Har boligbyggelaget system/rutiner som sørger for at det er samsvar mellom den kompetanse og kapasitet laget har eller skaffer til veie, og den gjennomføringsmodell (entrepriseform) laget velger for byggeprosjekter?

54 62. Har boligbyggelaget kompetanse og prosedyrer for å følge opp byggherreansvaret uansett gjennomføringsmodell, slik at en ivaretar sitt ansvar i forhold til Byggherreforskriften, etiske regler, og kvalitet i den bolig som leveres til kunden?

55 63. Har boligbyggelaget tilstrekkelig kompetanse på inngåelse av kontrakter ved nybygging og rehabilitering?

56 64. Har boligbyggelaget system/rutiner for å sikre at ansvarsforhold i byggeprosjekter er entydig og skriftlig fastlagt?

57 65. Har boligbyggelaget fastlagt kvalitetsmål ved overlevering av bolig, i form av maksimalt antall feil og klager?

58 66. Har boligbyggelaget system for systematisk å innhente data om kundenes tilfredshet ved nybygging (brukerundersøkelser)?

59 69. Har boligbyggelaget system for avviksbehandling, oppretting av feil, korrigerende tiltak og forebyggende tiltak ved nybygging, rehabilitering eller teknisk forvaltning?

60 71. Har boligbyggelaget system for erfaringsoverføring og læring fra gjennomførte nybyggingsprosjekter, slik at dette bidrar til forbedring i fremtidige prosjekter?

61 72. Er det innført et opplegg for internkontroll (HMS) i boligbyggelagets egen virksomhet?

62 74. Er det fastsatt mål for HMS i boligbyggelaget ?

63 76. Har boligbyggelaget oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arbeidet med HMS er fordelt ?

64 78. Kartlegger boligbyggelaget farer og problemer og vil på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene ?

65 80. Har boligbyggelaget iverksatt rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av HMS- lovgivningen?

66 82. Foretar boligbyggelaget systematisk overvåkning og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt?

67 85. Fører boligbyggelaget samlet oversikt over hvilke forsikringer en har, og i hvilke selskap disse er tegnet?

68 86. Har boligbyggelaget (og eventuelle datterselskap) tegnet ansvarsforsikring som inkluderer formueskade, personskade og tingskade?

69 88. Har boligbyggelaget (og eventuelle datterselskap) tegnet byggherreansvarsforsikring?

70 90. Har boligselskaper under forvaltning tegnet nødvendige forsikringer?

71 92. Er det for boligbyggelaget, dets datterselskap(er) og de forvaltede boligselskapene sendt melding til Foretaksregisteret om siste styreendring?

72 93. Er det for boligbyggelaget, dets datterselskaper(er) og de forvaltede boligselskapene sendt melding til Foretaksregisteret om siste vedtektsendring?

73 94. Er disponeringsrett til boligbyggelaget og de forvaltede boligselskapenes bankkonti gitt som fellesfullmakt til flere, slik at to i fellesskap må disponere?

74 96. Er det gitt enefullmakter til boligbyggelaget eller de forvaltede boligselskapene?

75 98. Har boligbyggelaget i løpet av de siste årene 2002-2006 (2007) og 2007 og 2008 (2008) hatt stedlig tilsyn av Kredittilsynet?

76 101. Benytter boligbyggelaget mellomregning med borettslagene?

77 102. Vurderes boligbyggelagets gjeld pr. dato som problematisk?

78 103.Kundefordringene,ser en noen problemer knyttet til å få inn penger?

79 104. Har boligbyggelaget kjøpt tomter i 2009?

80 105. Har boligbyggelaget hatt stedlig revisjon fra NBBL i 2008 eller 2009?