Færder Rotary Klubb. Færder Rotary LEDERPLAN (CLP) 2007/200 3 ÅRS PLAM MOT 2010.

Presentasjon om: "Færder Rotary Klubb. Færder Rotary LEDERPLAN (CLP) 2007/200 3 ÅRS PLAM MOT 2010."— Utskrift av presentasjonen:

1 Færder Rotary Klubb

2 Færder Rotary LEDERPLAN (CLP) 2007/200 3 ÅRS PLAM MOT 2010

3 Færder Rotary Fokusområdene 2007 2008 er: Rekruttering av nye medlemmer og beholde de eksisterende medlemmene.  Avklare Rotary’s møteregler, og Færders egen policy for dette.  Gjennomføring av prosjekter og løpende evaluering av disse.  Fengende møter.

4 Nærvær, tallenes tale: Basert på 3 måneder i 2007  69% av medlemmene overholder møteplikten på 50%  40% deltar på 75 % eller flere av møtene. Ut i fra medlemssammensetningen, slett ikke verst? Utfordring: De mellom 4 og 8 medlemmene med tilnærmet 0% nærvær, samt økning av medlemstallet!

5 Langsiktig tiltak  Hvordan fortsatt tilfredsstille og forbedre tilbudet til det store flertallet som har et fremmøte bedre enn minstekravet?

6 Strakstiltak.  Forsøke å aktivisere medlemmer som av ulike grunner ikke kommer på møtene.  Rekruttere nye medlemmer  Informere om retningslinjer for fremmøte og vurdere nye regler for for gyldig fravær og permisjoner innenfor Rotary’s gjeldende reglement.  Etablere et strukturert system for rekruttering og kontakt med medlemmer som ikke overholder Rotary’s pålagte møteplikt.

7 Færder Rotary Prosjekt nye medlemmer  Utarbeide utkast til styrevedtak for nye retningslinjer for gyldig fravær.  Utarbeide retningslinjer for rekruttering og oppfølging av potensielt medlem i rekrutteringsfasen.  Utarbeide retningslinjer for oppfølging og eventuelt avslutning av medlemskap ved manglende fremmøte,

8 Gyldig fravær. Absences will be excused if: The absence is approved by your club’s board. The sum of the member’s years of membership and age equals 85 or more. (Article 9, Section 3 of the Club Constitution) The board may excuse a member’s absence for reasons which it considers to be good and sufficient. (Article 9, Section 3 of the Club Constitution)

9 Retningslinjer for gyldig fravær. Forslag til retningslinje for gyldig fravær: Gyldig fravær er: arbeid, helse, familie, feriereise, såfremt dette meddeles sekretær pr. e-post før møtet. Ved mer enn 4 påfølgende fravær, må styrets godkjennelse av fraværet innhentes, og permisjon for inntil ½ år pr. søknad kan innvilges hvis god grunn foreligger. President gis fullmakt til å forhåndsgodkjenne fraværet, inntil det godkjennes formelt av styret på første styremøte

10 Retningslinjer for rekruttering. Prosjektet har utarbeidet forslag til retningslinjer for: Rekruttering og oppfølging av nye medlemmer.  Rekruttering  Individuell samtale  Godkjennelsesprosess  Opptak  Oppfølging av nytt medlem

11 Retningslinjer for avslutning av medlemskap. Prosjektet har utarbeidet forslag til retningslinjer for: Oppfølging og eventuelt avslutning av medlemskap ved manglende fremmøte. Fase 1: Varsling gjennom fadder. Informasjon om regler og muligheter. Ny sjanse og frist Fase 2: Advarsel med frist Fase 3: Styret kan vedta avslutning av medlemskapet

12 RETNINGSLINJER FOR REKRUTTERING OG OPPTAK AV NYE MEDLEMMER 1 Forespørsel. Medlemmene oppfordres til å komme med forslag til navn på nye medlemmer. Ved forespørsel om eventuelt medlemskap er det viktig at det blir tydeliggjort at slik forespørsel ikke må betraktes som noe garanti for senere medlemskap. 2 Forslagstiller / Fadder. Det er naturlig i de fleste tilfeller at den som foreslår et nytt medlem blir det nye medlemmets fadder. Imidlertid kan det velges andre faddere der det viser seg hensiktsmessig.

13 3 Antall møter. Forslagstiller bør oppfordre potensielle nye medlemmer til å besøke klubben. Antall møter bør være 3 eller flere. Dette er nødvendig både for at vedkommende skal kunne danne seg et bilde av hva Rotary er og for at klubbens medlemmer skal kunne gjøre seg kjent med den det gjelder. 4 CV. Dersom vedkommende etter å ha besøkt klubben ønsker å oppnå medlemskap må han/ hun utarbeides en søknad og en CV som sendes klubben. Søknaden bør inneholde en beskrivelse av søkeren og motivasjonen for å søke medlemskap. CV bør vise: Personalia. Yrkeserfaring Utdanning

14 5 Samtale. Det er viktig at den som søker medlemskap får en samtale med 2- 3 representanter fra klubben slik at vedkommende kan presentere seg selv og gis god kjennskap til Rotary generelt, Færder rotaryklubb spesielt samt de plikter og fordeler som følger av medlemskap. Fra klubben deltar 2 representanter i tillegg til fadder. Klubben tar initiativ til samtalen og velger representanter. Klassifikasjonen som beskriver søkerens yrkesmessige tilknytning avklares i løpet av samtalen og med bakgrunn i vedkommendes CV. I løpet av samtalen avklares om det er aktuelt å gå videre i prosedyren for opptak. Dersom en av partene ønsker å avbryte så stopper videre opptak her. 6 Uttalelse Dersom begge parter ønsker å fortsette opptaket utarbeider klubben en anbefaling om medlemsopptak. Anbefaling, forslag til klassifikasjon samt søknad og CV sendes ut til klubbens medlemmer for uttalelse og eventuelle innsigelser mot medlemskap. Frist for å komme med innsigelser settes til 14 dager.

15 7 Styrebehandling. Etter utløpet av innsigelsesfristen skal styret vurdere eventuelle innkomne innsigelser og sluttbehandle medlemsopptaket. Uenighet avgjøres ved avstemning. 8 Reflektantperiode Positiv behandling av søknaden i styret innebærer at søkeren er godkjent som nytt medlem i Færder rotaryklubb. Søkeren får ved det status som reflektant i klubben og kan fritt gå på møter og gjennom det gjøre seg ytterligere kjent med Rotary som organisasjon. Reflektantperioden varer fram til det seremonielle opptak av medlemmet i et klubbmøte. Det er utarbeidet retningslinjer for seremonielle opptak av nye medlemmer. Retningslinjene er vedlagt klubbens vedtekter.

16 Retningslinje for oppfølging og eventuelt avslutning av medlemskap ved manglende fremmøte, Sekretær følger opp den enkeltes fremmøte (fravær) og rapporterer fravær til president ved rapporteringstidspunkt for månedlig statistikk. Fase 1. Varsling gjennom fadder Når fremmøte på 50 % over en periode på ½ år ikke er oppfylt. Dette måles i januar og juli. Ved ugyldig fravær ved 4 påfølgende møter: Presidenten kontakter fadder, som umiddelbart kontakter medlemmet for å undersøke om det er en spesiell grunn for fraværet. Fadder skal klargjøre Rotary’s fremmøteregler og varsle om konsekvensene av ikke å følge dem opp. Videre skal han/hun også informere om klubbens reglene for gyldig fravær og om mulighetene for annet gyldig fremmøte.

17 Fase 2. Medlemskapet vurderes Når nødvendig fremmøte ikke oppfylles i løpet av tre måneder etter at varsel er gitt. Ved ugyldig fravær på 4 påfølgende møter etter at varsel er gitt: Presidenten kontakter fadder, og meddeler medlemmet skriftlig at styret vil vurdere medlemskapet. Medlemmet har en frist på 1 måned til å melde fra hva hun eller han ønsker i forhold til sitt medlemskap. Fase 3. Avslutning av medlemskap Ved fristens utløp: Styret vurderer saken, og kan ved flertallsbeslutning vedta å avslutte medlemskapet.