Oppfølging av 10-faktor Frokostmøte 06.09.17.

Presentasjon om: "Oppfølging av 10-faktor Frokostmøte 06.09.17."— Utskrift av presentasjonen:

1 Oppfølging av 10-faktor Frokostmøte

2 Presentasjon av rapporten
Faktor Navn Egen enhet Beskrivelse Faktor 1 Oppgavemotivasjon 0,0 Motivasjonen for oppgavene i seg selv, det vil si om oppgavene oppleves som en drivkraft og som spennende og stimulerende. (Også kalt indre jobbmotivasjon) Faktor 2 Mestringstro Mestringstroen gjenspeiler hver enkelt medarbeiders tiltro til egen kompetanse og mulighet til å mestre utfordringer i jobbsammenheng. Faktor 3 Opplevd selvstendighet Medarbeidernes opplevelse av å ha mulighet til å jobbe selvstendig og gjøre egne vurderinger i jobben sin, basert på egen kompetanse, og innen en definert jobbrolle. Faktor 4 Bruk av kompetanse Medarbeidernes opplevelse av å få brukt egen jobbrelevante kompetanse på en god måte i sin nåværende jobb. Faktor 5 Mestringsorientert ledelse Ledelse som vektlegger at den enkelte medarbeider skal få utvikle seg og bli best mulig ut fra sine egne forutsetninger, slik at medarbeideren opplever mestring og yter sitt beste. Faktor 6 Rolleklarhet Høy rolleklarhet innebærer at forventningene til den jobben medarbeideren skal gjøre er tydelig definert og kommunisert. Faktor 7 Relevant kompetanseutvikling Relevant kompetanseutvikling er avgjørende for at medarbeiderne til enhver tid er best mulig rustet til å utføre sine oppgaver med høy kvalitet, og er avgjørende for kvaliteten på de tjeneste som leveres, uansett hvilken type tjeneste vi snakker om. Faktor 8 Fleksibilitetsvilje Medarbeiderens villighet til å være fleksibel på jobb og tilpasse sin måte å jobbe på til nye behov og krav. Faktor 9 Mestringsklima I et mestringsklima motiveres medarbeiderne av å lære, utvikle seg og gjøre hverandre gode, fremfor å rivalisere om å bli best. Faktor 10 Nytteorientert motivasjon Motivasjon for å gjøre noe nyttig og verdifullt for andre, også kalt prososial motivasjon, er en viktig drivkraft for mange og har en rekke godt dokumenterte, positive effekter. 1

3 Mål: Vi gjør dette sammen!
Ledere er ansvarlige som pådrivere og tilretteleggere i prosessen Medarbeidere skal inviteres til å reflektere over utviklingsområder og egne bidrag og gjøres medansvarlige for mål og tiltak Hva er viktig å ta tak i og forbedre? Hva er viktig å vedlikeholde og bevare? 1

4 Modell: Dialogmodellen
10-faktor mal tiltaksmøtet

5 Valg av fokusområde Hva er vi mest fornøyd med som vi ønsker å bevare og forsterke? Hva er vi minst fornøyd med som vi ønsker å endre eller forbedre? 10-faktor mal tiltaksmøtet

6 Utarbeidelse av målbilde
Hva er målet med det vi ønsker å bevare (forsterke) og forbedre (endre) ? Hvordan har vi det når målet er nådd? Hva ønsker vi oppnå frem i tid? 10-faktor mal tiltaksmøtet

7 Konkretisere tiltak Hvilke konkrete handlinger (tiltak) vil føre til at vi når målet vårt? Er disse handlingene noe alle kan forplikte seg til? 10-faktor mal tiltaksmøtet

8 SMARTE – TILTAK

9 Handlingsplan - bevaringsområde
Bevarings område Tiltak Tidspunkt Ansvarlig Oppfølging 1. A B 2.

10 Handlingsplan - forbedringsområde
Forbedringsområde Tiltak Tidspunkt Ansvarlig Oppfølging 1. A B 2.

11 Prosessen Tidspunkt Uke/dato For hvem 18.06.16
Prosessen For hvem AMU-vedtak om å innføre ny medarbeiderundersøkelse 10-faktor Diverse info til ledere, verneombud og ansatte Kl Innføring i MU 10-faktor (Hald pensjonat) Alle ledere, HTV og VO Undersøkelsen sendt ut. Kurs i oppfølging av 10-faktor Undersøkelsen lukkes Uke Presentasjon resultater ledere Presentasjon resultater AMU AMU Orientering til bystyret om resultater av MU 10-faktor Politikerne Aug.- 17- Enhetene jobber med tiltak som er har kommet ut av prosessen Alle ansatte Nov/des. 17 Handlingsplan fra enhetene til AMU om hvordan det jobbes med resultatene 2018 Resultater og tiltak inn i årsmeldingen Tiltak inn i virksomhetsplan Aktiv jobbing med tiltak 2019 Ny medarbeiderundersøkelse gjennomføres

12 10 faktor – veien videre.. 2 handlingsplaner- en med fokus på forbedring og en med fokus på bevaring skal rapporteres til AMU. Frist 15.november til Personal v/Anna M. Roaldstveit Mål og tiltak fra enhetene skal inn i virksomhetsplanene Beskrive tiltakene i årsmelding og hvordan det jobbes med tiltakene på ulike nivå Tiltakene jobbes med i hele 2018 Ny undersøkelse i 2019 Handlingsplan til AMU høsten 2017

13 Autorisasjon/konvertering til helsefagarbeider
Mandal kommune Autorisasjon/konvertering til helsefagarbeider

14

15 Hvorfor gjøre dette? Vil være en fordel for de aller fleste. I alle fall om du går med tanker om tidligpensjon. Helsefagarbeider har særaldersgrense 65 år, omsorgsarbeider har 70 års aldersgrense Bør kontakte KLP for å få vite på opptjening før man søker Kontakte personalavdelingen som legger inn dette på KLP sin side Endring fra omsorgsarbeider(7517) aldersgrense 70 år til helsefagarbeider(7076) med særaldersgrense 65 år Må stå i den nye stillingskoden med særaldersgrense 65 år i 1 år for å kunne ha rettigheter til alderspensjon etter 85 års regelen, dvs. at du kan ha mulighet til å ta ut alderspensjon allerede fra 62 år.

16 Saker i AMU 12.09.17 Sykefravær v/Tutti Ericson
Skademeldinger v/Tutti Ericson  Informasjon om oppstart av «heltidsprosjekt» v/prosjektleder Cecilie B. Ro Informasjon om omorganisering på Kvalifisering v/enhetsleder Inga Øybekk Informasjon om omorganisering i Helse- og omsorg v/kommunalsjef Heidi H. Haven Innspill fra AMU til arbeidsplassbesøk 17/18 Diskusjon – hvilke typer saker forventer AMU å få opp fremover Info fra HVO

17 Antall avvik pr måned januar-august 2016/2017 fordelt på område

18 FERIE OG FLEKSITID Overføring og forskudd på ferie
Det kan inngås skriftlig avtale om avvikling av forskuddsferie på inntil 12 virkedager og overføring av inntil 12 virkedager ferie til det påfølgende ferieår. Det er lederen som må godkjenne dette. Frist for å søke overføring av ferie er 15. oktober. Søknaden sendes elektronisk via Min arbeidsplan. Avregning fleksitid I god tid før avregningsperiodens utløp den 31.08, skal arbeidstaker og leder planlegge hvordan opparbeidede plusstimer, som ikke kan overføres, skal kunne avspaseres før avregningsperiodens utløp. Det tillates overført 45 plusstimer eller 10 minustimer til neste avregningsperiode - pr Tid utover 10 minustimer på avregningstidspunktet medfører trekk i lønn. Plusstimer over 45 timer strykes på avregningstidspunktet uten noen form for kompensasjon. Kvalitetslosen: Informasjon om ferie Fleksibel arbeidstid retningslinjer Kvalitetslosen: Informasjon om ferie Fleksibel arbeidstid - retningslinjer

19 Syk og ferie Delvis syk – avvikler ferie
100% syk – avvikling av ferie avtales Leder må sjekke egenerklæringen og spesielt spørsmålet om avvikling av ferie.

20 Pause

21 Presentasjon overordnet
Mandal kommune Presentasjon overordnet HMS-rutine

22 Bakgrunn for ny rutine Fra papir til elektronisk
Mange ulike rutiner på K-losen Ønsket å få en samlet oversikt over HMS-området Den overordnede HMS-rutinen gir en oversikt og henviser til andre rutiner Oppslag på arbeidsplassen med navn på verneombud og at HMS-rutinene ligger i Kvalitetslosen

23 Innhold i rutinen Innledning fra rådmann Bakgrunn Overordnede HMS-mål 2017/18

24 Overordnet HMS-mål 2017/18 Være en attraktiv og helsefremmende arbeidsplass Gjennomsnittlig sykefravær under 6 % Tilrettelegge så gravide kan være lengst mulig i jobb Jobbe for heltidskultur Alle ansatte skal føle seg trygge på jobb Jobbe systematisk med å risikovurdere arbeidsoppgaver Ingen arbeidsulykker Hindre nestenulykker Være en kommune preget av likestilling, mangfold og inkludering Nulltoleranse for mobbing, trakassering og diskriminering på bakgrunn av blant annet kjønn, etnisitet, religion, seksuell orientering, politisk ståsted og alder Ha gode og oppdaterte HMS-rutiner, til en hver tid, med systematisk kvalitetsforbedring i fokus God og systematisk opplæring av verneombud og ledere i HMS-arbeid HMS-arbeidet skal oppleves som motiverende og meningsfylt Verneombud og ledere skal være trygge på sine oppgaver innenfor HMS-arbeidet Være miljøbevisste i alle enheter i kommunen Jobbe kontinuerlig for å redusere belastningen på det ytre miljø gjennom miljøvennlig drift

25 Organisering av HMS-arbeidet
Leders ansvar Arbeidstakers ansvar Verneombud, hovedverneombud og verneområder Akan-utvalg AMU HMS-koordinator BHT Kvalitetslosen

26 Kartlegge, planlegge og gjennomføre tiltak
Ansvar for planlegging Avvik Melding om personskade, trusler og vold og tilløp til skade Intern varsling av kritikkverdige forhold Vernerunde Arbeidsplassbesøk ROS-analyse

27 Fortsettelse Medarbeiderundersøkelse – 10-faktor Medarbeidersamtale
Inkluderende arbeidsliv – IA Inkludering og mangfold Avhengighetsproblematikk/Akan-arbeid Ytre miljø – miljøledelse HMS ved nybygg/ombygging Normal prosedyre ved behandling av arbeidsmiljøsaker

28 Dokumentasjon av HMS-arbeid
Ansvar Rutiner og dokumentasjon Hvilken dokumentasjon skal være tilgjengelig på alle nivåer ePhorte

29 Aktuelle lover, forskrifter og nettsteder
Grunnleggende HMS-lovgivning Arbeidsmiljøforskrifter Aktuelle nettsider

30 40 timers HMS-kurs november 2017
Deltakere: nye verneombud og ledere Dato 1. november 2. november 15. november (for alle ledere og verneombud) 23. november Hjemmeoppgave

31 INFO FRA LØNNINGSKONTORET
Vi sender ut ca lønnslipper hver måned i Mandal kommune og de 4 andre selskapene vi kjører lønn for. For at vi skal rekke å behandle alle bilagene og rekke å bli ferdige innen våre frister er vi helt avhengige av at fristene vi setter overholdes. Alle bilag til lønn skal være på lønningskontoret senest 25. i måneden før utlønning. Når skal personalmelding sendes lønningskontoret: Nye ansettelser ( fast , vikar, midlertidig etc.) Endring i arbeids% ( utlønningsprosent) Innmelding etter permisjoner u/ lønn Innmelding etter endt foreldrepermisjon (inkl.ferie) Opphør av lønn (Oppsigelse , permisjon u/ lønn, etter max dato sykepenger, omsorgspermisjon u/lønn , avsluttet arbeidsavtale.)

32 Funksjonstillegg, turnusendring (ubekvemstillegg) kan sendes lønn på samleliste fra RS eller på mail. (Forutsetter at det lages avtale som legges i personalmappa.) Endring i kontering kan også sendes som notat eller på mail til lønn. Det er kun ved nye ansettelser at alle felt på personalmeldingen SKAL fylles ut. Husk å sette Lønn på interne mottakere på personalmeldingene når de skrives i Ephorte. (Søk: Mandal lønn)

33 LØNNSLIPP Lønnslipp sendes ut fra lønningskontoret innen 12. i utlønningsmåneden. Sendes på mail til den adressen som ansatte er innmeldt med på personalmeldingen eller endret i ettertid av ansatt. Nå skal alle ansatte ha tilgang til Agresso Web, med single sign on. Etter hvert vil ansatte selv hente ut lønnslippen sin fra Agresso Web. Ansatte er pliktig til å sjekke lønnslipp hver måned og tilbakemelde til leder om evnt. feil.

34 LØNNSLIPP I utgangspunktet skal alle som har mailadresse få lønnslippen på mail – husk mailadresse i personalmeldingen Passord for å åpne lønnslippen er: Ressursnummer + de 5 siste sifrene i fødselsnummeret. Ressursnummeret står i meldingsfeltet på mailen NB! Husk at feltene helt til høyre viser beløp hittil i år! Ansatte som har spørsmål vedrørende lønn og lønnslipp skal henvende seg til leder- ikke til lønningskontoret. Det samme gjelder også andre henvendelser – ansatte skal henvende seg til sin avdeling. Så må heller leder kontakte lønningskontoret hvis det er noe de ikke kan svare på på avdelingen.

35

36 Web konteringsliste Rapporten ligger på Agresso M5 Web Rapporter
Leder – lønn – Web konteringsliste m/ flere ansvar. Søkekriterier som må fylles inn : periode og ansvar. Ved flere ansvar; sett komma mellom hvert ansvar.

37 Web konteringsliste Hva skal sjekkes :
-Ved nyansettelser – sjekk lønn og stillingsprosent mot arbeidsavtalen. - Sjekk ansvar og funksjon og prosjekt hvis det er aktuelt -Sjekk om det er ansatte på listen som ikke skal være der, eller om det er ansatte som ikke er med på listen. -NB! månedslønn gjelder for hele utbetalingsmåneden og betales delvis på forskudd, delvis på etterskudd. -Timer fra RS ( og manuelt punchede timer) gjelder for måneden før utlønningsmåneden. Ant/Gr.lag oppgir månedslønn i 100% stilling, timer pr år på faste tillegg (lør/søn og kveld/natt) og årsbeløp for funksjonstillegg. I felt for sats vises utlønningsprosent.

38 Web konteringsliste Rapportskjema (ligger nå på Kvalitetslosen) skal returneres til lønningskontorets mail: innen utgangen av måneden. Eventuelle feil noteres på skjemaet før det sendes til lønningskontoret for korrigeringer. Skjemaet skal også sendes selv om det ikke er noen opprettinger. Arkiveres på lønningskontoret som bekreftelse på at det er foretatt sjekk av konteringslisten. Hvis du ønsker å se årslønna på dine ansatte kan du gå inn på rapporten : Alle aktive pr i dag pr ansvar – ligger på samme sted som konteringslisten.

39 Elektronisk reiseregning og kjørebok
Vi har nå innført elektronisk reiseregning og kjørebok i Mandal kommune. Vi har vært i en innkjøringsperiode, men fra 1. oktober 2017 er det ikke lenger anledning til å levere på papir. Papirbilag vil bli returnert med beskjed om å levere elektronisk. Brukerveiledning ligger på Kvalitetslosen

40 Elektronisk reiseregning og kjørebok
Registrering kan gjøres både i App: UNIT4 Expenses og i Agresso Web på PC, men man må foreløpig sende inn fra PC. Overføring fra App til PC skjer ved synkronisering. Hvis du eller dine ansatte ikke får logget inn på App, eller får spørsmål om brukernavn og passord ved pålogging til Agresso Web, mangler det single sign on. Ta kontakt med Elin B. Walvik på økonomi eller Tutti Ericson på personal så retter de opp det. Trenger dere ellers hjelp kan dere kontakte Katrine Homme, lønningskontoret, personalkontoret – vi er mange som kan hjelpe og gjør det gjerne 

41 Ressursstyring på Web (RPW)
Vi er også i startfasen med å innføre RPW Kort fortalt vil det si at det som sendes i personalmeldinger/mail, lister til lønn osv. via Ephorte, erstattes av at enhetene selv registrerer direkte i Agresso Web. Lønningskontoret kvalitetssikrer opplysningene og legger til noen opplysninger, bl.a. info til A-melding, pensjon osv. Stab helse og omsorg her en tid vært piloter i prosjektet og vi vil så smått begynne også i andre avdelinger/enheter.

42 GRADERT FRAVÆRSPROSENT
GRADERT FRAVÆRSPROSENT BEREGNES UTFRA FAST STILLINGSPROSENT SOM DEN ANSATTE ER INNMELDT MED I AGRESSO NÅR VEDKOMMENDE BLIR SYK SYKEFRAVÆR UNDER 20% ER IKKE REFUSJONSBERETTIGET FRA NAV TIMER ANSETTELSE 37,5 TIMER = 100% 35,5 TIMER = 100% PLEIE OG OMSORG

43 GRADERT FRAVÆRSPROSENT
Ansatt har en 75% stilling. Skal jobbe 50% - syk i resterende. Egenmelding leveres med 25% syk – feil. (75 – 50 = 25) Utregning av fraværsprosent: 25x100/75= 33,33% Fraværet er 33% og ikke 25%

44 GRADERT FRAVÆRSPROSENT
Stillingsprosent 75% - ansatt i turnus - 35,5 timers uke Gjennomsnittlig timer pr uke: 75% stilling = antall timer: 35,5 x 75 = 26,63 timer 100 Avtalte timer den ansatte skal være på jobb: Uke 1: 5 timer + Uke 2: 3 timer= 8 timer (4 timer pr uke) Antall timer syk pr. uke : 26,63 timer – 4 timer = 22,63 Gradert fraværsprosent: 22,63 x 100 = 84, Fraværsprosenten er 85% 26,63

45 EGENMELDINGER Vi minner om at ansatte MÅ fylle ut kryss i alle feltene på egenmeldinger. Leder må påse at dette er gjort når de godkjenner. Er det ikke gjort må ansatt få beskjed med en gang om å gjøre det. Lønningskontoret kommer langt på etterskudd med refusjonskrav til NAV og kommunen risikerer å miste refusjon fordi krav ikke kommer til NAV innen fristen.

46 REFUSJON I ARBEIDSGIVERPERIODEN
Vi kan søke NAV om refusjon i arbeidsgiverperioden på ansatte som enten er Kronisk syke eller har svangerskapsrelatert sykefravær Ved svangerskapsrelatert sykefravær er det leder på enheten/avdelingen som søker. Ved kronisk sykdom søker lønningskontoret etter henvendelse fra enheten/avdelingen. NB! Hvis det ikke har vært mye fravær over tid, men fraværet er relatert direkte til en diagnose må leder i samråd med ansatt søke.

47 Sykefravær jan feb mar apr mai jun jul 2017 8,2% 8,4% 8,3% 6,8% 7,4%
jan feb mar apr mai jun jul 2017 8,2% 8,4% 8,3% 6,8% 7,4% 7,2% 4,5% 2016 7,8% 8,0% 7,3% 7,0% 6,2% 4,3% 2017 2016    MANDAL KOMMUNE 7,3 6,8       BYUTVIKLING 5,9 4,8       OPPVEKST 6,1 5       HELSE OG OMSORG 8,8 8,7       STAB 4,7 6,2       Lærlinger 2,5 12,6

48 Mandal kommune Nærværsutvalget Rutiner

49 Leders oppgave Sjekk ledige tidspunkt i outlook. Åpne rommet «glasshuset» («res.man.syk.glasshuset») Sende e-post til «nerversutvalget» som betjenes av Tjenestetorvet. Følgende innhold i e-post: Aktuelt tidspunkt med navn på leder og avdeling Navn på ansatt og bostedskommune For mer informasjon om rutinen- sjekk Kvalitetslosen!

50 Hvem skal i nærværsutvalget?
Lite pågang- høyt sykefravær Åpenbart hensiktsmessig å drøfte tiltak, muligheter og begrensninger Dialogarena der BHT og NAV deltar. Legen inn med sin vurdering. Usikker, ta kontakt med personalavdelingen!

51 Høyt sykefravær på avdelingen?
Bruk nærværsutvalget Støtte for ledere som har høyt fravær Vurdere tiltak sammen med NAV og BHT Leder har med seg problemstilling og denne gjennomgås sammen med sykefraværsstatistikken Handlingsplan for videre arbeid

52 Hva gjør vi med det høye sykefraværet?

53

54 Omplassering helsemessig årsak
Tilrettelegging på arbeidsplass Midlertidig (maks 6 måneder) Husk Nærværsutvalg Vurdere muligheter ellers innenfor enheten Husk legeerklæring Meldes til personalavdelingen Avtale møte med Siren/Lise Vurdere omplasseringsrettighet NB! Det er leders oppgave å dokumentere.

55 Oppfølging I overkant av purre eposter på personal sin fellespost om oppfølging 15 sykefravær med tildato før som ikke er friskmeldt 30 sykefravær med tildato i august

56 Sjekke sykefravær Fraværsoppfølging – Vis
Fjerne dato i feltet periode og fjerne evt ressursnummer. Velg Aktive og Hent data.

57 Sykemeldinger i ALTINN
Den ansatte må levere del D med utfylt egenerklæring til leder. Sjekkes av leder og sendes lønnings- kontoret. LEDER skal registrere sykefraværet i RS og markere at dette er en sykemelding. Fraværsoppfølging - Ny Leder legger fra- og tildato tilsvarende sykemeldingen. Eventuell forlengelse legges inn fra Fraværsoppfølging – Vis