Avrapportering av IHR prosjektprioriteringsøvelse 2. februar 2010 Universitetet i Oslo

22 Innhold 1.Dagsorden 2.Gruppeinndeling 3.Oppgave 1 Prioriter overgripende prosjekter som bør velges ut til IHR programmet 4.Oppgave 2 Sett prosjektene inn i ”prioriteringsmatrisen” 5.Oppgave 3 Konkretiser de konkrete problemområder / prosesser som vurderes som avgjørende vesentlige i de prioriterte prosjekter Bilag

Dagsorden: : Innledning v/univ.dir., mål og program v/Implement : Gruppeøvelse – prioritering av forbedringsprosjekt : Oppsummering i plenum : Presentasjon av et konkret Lean-opplegg : Opplegg for møter mellom fakultetene/instituttene og universitetsdirektøren

44 Gruppeinndeling Gruppe 1: Sted: Rådssalen Jarle Nygard (leder) Anita Sandberg Bjørn Haugstad Bjørn Hol Karsten Aase-Nielsen Tove Langhaug Gruppe 2: Sted: Universitetsdirektørens møterom (921 ) Bård Kjos (leder) Anne Ma Eide Bente Andreassen Jenny Nornes Monica Bakken Siv Nordrum Sveinung Svanberg Gruppe 3: Sted: Kollegierommet Benedicte Rustad (leder) Arne Laukholm Dag Myhre-Nielsen Frode Meinich Lars Oftedal Marianne Mancini

55 Oppgave 1 Prioriter, ut fra de muligheter som er anført på plakaten, hvilke 3 prosjekter, som bør velges til å utgjøre ryggraden i IHR programmet

66 Gruppe 1

77 Gruppe 2

88 Gruppe 3

99 Oppgave 2 Sett de 3 (eller evt. litt flere) prosjekter inn i ”prioriteringsmatrisen”. – Hvordan vurderes disse 3 prosjekter på ”grad av effekt”, ”evne og mulighet til å gjennomføre”.

10 Gruppe 1 Evne og mulighet til å gjennomføre Effekt / gevinst HØYLAV HØY LAV 1 Grad av regelstyring 1 Mange kokker, mange nivåer 2 Rapporter støtter ikke behov 4. Vi får ikke styringsinfo - lønnskostnader, personer 3. Sentralisere arkivet 5. Bedre driftsoppfølgnings- system 1. Kvalitetssikring systemer/rapportering 3. Brev sendes ”alle” 70% av innpost er irrelevant Prioritering av prosjekter 1 Eksamensadmin 1 Studieadmin. system op oppfølgning FS – SUPR - SAP Dobbel behandling 2 Prosjekter følger ulik mal

11 Gruppe 2 Evne og mulighet til å gjennomføre Effekt / gevinst HØYLAV HØY LAV Prioritering av prosjekter IS ePhorte arkiv Forskerutdanning Forsknings-administrasjon Økonomiadministration (budsjett, & regnskap) rapportering Projektstyring Personaladministrasjon, lønn & honorar Studieadministrasjon

12 Gruppe 3 Evne og mulighet til å gjennomføre Effekt / gevinst HØYLAV HØY LAV ØkonomiStudieadministrasjon”Grenseflater” Prioritering av prosjekter

13 Oppgave 3 Konkretiser de konkrete problemområder, evt. konkrete prosesser som vurderes som avgjørende vesentlige i de 3 (eller evt. flere) prioriterte prosjekter

14 Gruppe 1 1. Studieadministrasjon 2. Prosjektstyring Ingen idé om lønnsomhet i prosjekt Erfaringsinnhenting Ressursstyring 3. Elektronisk saksbehandling Felles postmottak Sentralisering av funksjoner 4. Lønn & refusjon reiser Postmengde går ikke ned Miljø Lite brukervennlig saksbehandlings system Tungvindt fordeling av saker Datakvalitet Datafangst Mye tid på hver tilsatt Mye ledertid Regelrytteri 5. Teknisk drift Registrering og oppf. av vedl. behov

15 Gruppe 2 Økonomiadministrasjon (budsjett, & regnskap) rapportering Projektstyring Økonomirapportene/ prosjektrapportene – mal ikke tilpasset vår bruk Dvs. får ikke styringsinfo - (kun) mest nytte oppover i systemet - mye manuelt arbeid -For mye standardisering (laget for andre) Personaladministrasjon, lønn & honorar Dobbeltarbeid (utfylle mange”like” skjema) fra manuelt til digitalt/ elektr. lagr. Mangel på gjennomgående standardisering

16 Gruppe 3 ”Grenseflater”Studieadministrasjon AURA Eksamensavvikling Økonomi Bilag/Drift

17 Bilag: Plakater

Økonomiadministrasjon (budsjett og regnskap) Økonomiadministrasjon (budsjett og regnskap) Kommunikasjon Forskningsadministrasjon Studieadministrasjon Arkivfunksjoner Elektronisk trygdeoppgjør Post mottak (felles postmottak) Ressursstyring av undervisning (SUPR) Service-erklæringer IS - ePho rte Innkjøpssystem Personaladministrasjon, HR portal Personaladministrasjon, HR portal Økonomi- og personaleadministrasjon, desentral datafangst Økonomi- og personaleadministrasjon, desentral datafangst Finansieringsmodell IT forvaltning av eiendomsdrift Informasjon til nyansatte Personaladministrasjon, lønn og honorarer Personaladministrasjon, lønn og honorarer IS - BIBSYS Prosjektstyring Forskningsformidling Opptak Sentralbord Forvaltning – nivåer (ansvarsdeling), samhandling, kapasitet Handlingsrom for ledelse Fakturabehandling Administrativ gjennomgang MatNat 21 Kontrollfunksjoner Personalrutineprosjekt BHT/HMS organisering Kvalitetssystem Samfunnskontakt Gaver, donasjoner Effektivisering av drift Koncernmodellen – roller og ansvar Økonomiadministrasjon (rapportering) Økonomiadministrasjon (rapportering) Samspil enhetene og SA Forskerutdanning Etter og videreutdanning, regelverk Ansvarsfordeling mellom nivåene IT (generelt) Studieadministrativt system Forskningsadministrativt nettverk Teknisk administrasjon (Teknisk avdeling) Teknisk administrasjon (Teknisk avdeling) HMS policy Sentralt studieinformasjonssenter Samling av elektroniske ressurser Nettsider/Web Kunngjøringer - godkjenning Lederutvikling NHM

Evne og mulighet til å gjennomføre Effekt / gevinst HØYLAV HØY LAV Prioritering av prosjekter