Prosjektavslutning og sluttrapport Veiledning Prosjektavslutning og sluttrapport UiO admin. prosjektrammeverk Sist oppdatert 15.12.2010

Prosjektavslutning Dokumentasjon Signert dokumentasjon Tabellen under er ment som en sjekkliste for hva som må være på plass for å kunne avslutte prosjektet. Dokumentasjon Maler skal være fulgt og signert i henhold til prosjektrammeverket som ligger til grunn for gjennomføring av administrative prosjekter ved Universitet i Oslo. Prosjektdokumentasjonen skal innholde kun endelige dokumenter. Signert dokumentasjon For å stenge prosjektet må prosjektleder og prosjekteier signere ferdigstillelseserklæringen (egen mal) – overlevering som bekrefter at leveransen er godkjent og overtatt av driftsorganisasjonen. Prosjektkostnader skal være ført i malen for økonomisk ferdigmelding. Dette dokumentet skal signeres av prosjekteier. Overføring av kunnskap Ved prosjektavslutning skal prosjektet (leder og medarbeidere) utarbeide en sluttrapport (egen mal) som evaluerer prosjektarbeidet, leveranser og organisering. Arkivverdige dokumenter sendes til elektronisk arkiv (både formelt arkivverdige og dokumenter som gir nyttig innsikt i organisasjonsprosesser og læringsgrunnlag)

Prosjektavslutning - evaluering Tabellen under er lister punkter som bør evalueres ved avslutning av prosjektet. Evalueringen dokumenteres i sluttrapporten (egen mal) som hvert prosjekt skal utarbeide. Det kan være egne punkter i tillegg til disse som er relevante for det enkelte prosjekt. Sluttrapport Rapporten skal oppsummere erfaringen fra gjennomføringen av prosjektet: Hvorvidt formål og mål for prosjektet er oppfylt, og hvilken lærdom og erfaring organisasjonen kan ta med seg videre fra prosjektet. Vurdering av prosjektarbeidet Kvalitet på sluttleveranse (produkt) Hva ble levert, hva ble ikke levert i forhold til planlagte leveranser? Hvordan var kvaliteten på kravspesifikasjon, design, osv? Kvalitet i prosjektgjennomføringen (prosess) Beskrivelse av hovedaktiviteter og tidsforløpet i prosjektet. Hvordan var planleggingen i forhold til kompletthet, detaljeringsnivå, realisme? Metoder, teknikker, prosesser og rutiner Gjør en vurdering av prosessen rundt arbeidet som er gjennomført i prosjektet. Har prosjektet fulgt rammeverk og styringssystem? Hvordan har rapporteringen vært underveis, tenk både innenfor og ut av prosjektet? Ressursinnsats Hvordan har prosjektgruppen fungert? Vurder hvordan en har utnyttet ressursene som har vært innom prosjektet med tanke på kvantitet, kvalitet, og kompetanse. Risikohåndtering Hvordan har håndteringen av risiko vært i prosjektet? Har en identifisert de rette risikoene? Hvordan gikk en frem for å minimere risikoene i prosjektet? Økonomi Vurder hvordan økonomien har vært håndtert i prosjektet. Hvordan har prosjektet gått i henhold til budsjett?

Prosjektavslutning – evaluering (forts.) Tabellen under er lister punkter som bør evalueres ved avslutning av prosjektet. Evalueringen dokumenteres i sluttrapporten (egen mal) som hvert prosjekt skal utarbeide. Organisering, roller og ansvar Egne personellressurser Hvilke ressurser har vært involvert og omtrentlig stillingsprosent. Har det vært utfordringer i forhold til den interne ressursbruken? Hva kan gjøres annerledes for å unngå slike utfordringer igjen? Konsulenter Hvordan har bruken av eksterne ressurser vært i prosjektet? Har de eksterne konsulentene levert som forventet og har de blitt integrert på en god måte i prosjektet? Har det vært utfordringer i forhold til bruken av eksterne konsulenter? Hva kan gjøres annerledes for å unngå slike utfordringer igjen? Leverandører Hvordan har kontakten og forholdet med leverandører vært i prosjektet? Har de levert som forventet? Har det vært utfordringer i forhold til leverandøren(e)? Hva kan gjøres annerledes for å unngå slike utfordringer igjen? Forholdet til interessenter Kunde/oppdragsgiver og andre interessenter Hvordan har man informert kunden/oppdragsgiveren om fremgang/status/utfordringer/osv underveis i prosjektet? Har det vært utfordringer i forhold til kunden? Hva kan gjøres annerledes for å unngå slike utfordringer igjen? Kommunikasjon Hvordan har kommunikasjonsstyringen vært i prosjektet? Har en benyttet kommunikasjonsplanen og har denne blitt fulgt? Hva er ev. grunnen til at den ikke har blitt fulgt? Hvem har vært ansvarlig for kommunikasjonsplanlegging, involvering og at riktig informasjon kommer til riktig tid gjennom riktig kanal?