Sekretærens oppgaver i Rotary Distriktssamling 2013 Fevik 16. mars

Sekretærens oppgaver iflg. vedtekter Føre medlemsfortegnelse Registrere fremmøte på Medlemsnett Sende innkallelse til møter Skrive møtereferater Skrive og sende rapporter til RI Rapportere fremmøte til distriktssekretæren Oppdatere medlemsregisteret Andre oppgaver som blir pålagt

Mars-april-mai-juni Sett deg inn i Rotarystoff Samarbeid med innkommende president Samarbeid med nåværende sekretær Gå på distriktssamling hvis mulig Vær med på styremøtene til tiltredende styre Ved behov, hjelp innkommende president med å formulere klubbens mål Hvis mulig, delta på styremøtene til sittende styre

Juli Din sekretærperiode begynner Registrer deg på hjemmesiden til RI ( Påse at du får alt materiell fra avgående sekretær, inkl. Prosedyrehåndbok (MOP) Sjekk om forrige sekretær har sendt inn SAR Sjekk at avgift er betalt til RI

August Sjekk med kasserer at halvårsbeløpet til Rotary Norge er innbetalt

November-Desember Forbered og hjelp til på årsmøte for valg av styre. Årsmøtet avholdes innen Send inn SAR, og gi beskjed til kasserer om hvilke beløp som skal betales Umiddelbart etter årsmøtet oppdateres Medlemsnett med innkommende tillitsvalgte Dette gjøres på rotary.no, og kun der!

Januar Sjekk med kasserer at halvårsavgiften er betalt til RI Siste frist for at Official Directory skal bli korrekt.

Februar Sjekk med kasserer at halvårsavgiften er betalt til Rotary i Norge

Mars Sjekk at alle medlemsoppdateringer er gjort Sjekk med kasserer at avtalt beløp er betalt til The Rotary Foundation

Mai Skriv ut fullmakter til delegaten til den årlige RI-kongressen, Convention

Juni Skriv klubbens årsberetning sammen med styret og president Overlever alle effekter til din etterfølger Sjekk at din etterfølger er inneforstått med hva som skal gjøres, og tidsfrister for når det skal gjøres Vær spesielt nøye med SAR og den halvårlige betalingen

SAR Returneres RI, eller oppdateres på Member Access. – Hold medlemsregister oppdatert på WEB. – Send til RI på adresse – Frist for rapportering er 1. juli og 1. januar. Sjekk med Kasserer at avgift er betalt RI

Fremmøtestatistikk Rapporteres på Medlemsnett Adresse Frist for rapportering er 10. i hver måned Passord og lignende fra forrige sekretær, eller på Medlemsnett

Godkjent fremmøte Tilstede på minst 60% av et regulært møte i klubben Innenfor +/- to uker av et regulært møte  Delta på minst 60% av et møte i en annen klubb  Delta på Rotaract -, Interact -,Fellowship - møte…  Delta på andre Rotary - arrangementer/konferanser  Gjøre Rotary prosjektarbeid  ”Bomtur” til regulært møte i annen klubb  Arbeid for DG eller andre Rotary – institusjoner  Komitémøter/styremøter som ikke avholdes i forbindelse med vanlig møte  Delta på WEB – møte i minst 30 minutter

Godkjent fravær Permisjon kan innvilges av klubbens styre dersom de mener at grunnen for permisjon er god og tilstrekkelig Unntak fra møteplikten skal etter søknad innvilges av klubbens styre dersom summen av medlemmets alder og antall medlemsår er minst 85. Alder må være minst 65 år. Medlemmer med slike unntak skal nå tas med i klubbens statistikk når de møter.

Medlemsendringer Endringer og oppdateringer gjøres nå bare på Medlemsnett Endringer gjøres fortløpende Her oppdateres også opplysningene for klubbens tillitsvalgte

Official Directory Oppdateringer gjøres på WEB «Glem» mail fra RI!!!! Deadline for Official Directory er 31.12

Mailsystemet Horde Redigere Videresending Gå inn på trykk «QMAIL», øverst til høyrewww.rotary.no Fyll inn følgende: User Account: rotarykl (Max 8 tegn) Domain name: rotary.no Password: som oppgitt Gjør dine endringer

Mailsystemet Horde Lese mail Gå inn på trykk «EPOST», øverst til høyrewww.rotary.no Fyll inn følgende: Brukernavn: Password: som oppgitt

Lykke til !! Spørsmål?