Sekretærens oppgaver i Rotary Distriktssamling Arendal 8. mars Langesund 29. mars

Sekretærens oppgaver iflg. vedtekter Føre medlemsfortegnelse Føre liste over fremmøte Sende innkallelse til møter Skrive møtereferater Skrive og sende rapporter til RI Rapportere fremmøte til distriktssekretæren Oppdatere medlemsregisteret Andre oppgaver som blir pålagt

Mars-april-mai-juni Sett deg inn i Rotarystoff Samarbeid med innkommende president Samarbeid med nåværende sekretær Gå på distriktssamling hvis mulig Vær med på styremøtene til tiltredende styre Ved behov, hjelp innkommende president med å formulere klubbens mål Hvis mulig, delta på styremøtene til sittende styre

Juli Din sekretærperiode begynner Registrer deg på hjemmesiden til RI ( Påse at du får alt materiell fra avgående sekretær, inkl. Prosedyrehåndbok (MOP) Sjekk om forrige sekretær har sendt inn SAR Sjekk at avgift er betalt til RI

August Sjekk med kasserer at halvårsbeløpet til Rotary Norge er innbetalt

November-Desember Forbered og hjelp til på årsmøte for valg av styre. Årsmøtet avholdes innen Send inn SAR, og gi beskjed til kasserer om hvilke beløp som skal betales Umiddelbart etter årsmøte sendes Rotary Club Officers Report Form inn. –Rapporten ble mottatt i oktober –Bør rapporteres via internett

Januar Sjekk med kasserer at halvårsavgiften er betalt til RI Forviss deg om at Rotary Club Officers Report er sendt inn Siste frist for at Official Directory skal bli korrekt

Februar Sjekk med kasserer at halvårsavgiften er betalt til Rotary i Norge

Mars Sjekk at alle medlemsoppdateringer er gjort –Gjøres lettest på Medlemsweb for Norge –Husk også oppdateringer på RI-sidene –Deadline 10. mars for årboken Sjekk med kasserer at avtalt beløp er betalt til The Rotary Foundation

Mai Skriv ut fullmakter til delegaten til den årlige RI-kongressen

Juni Skriv klubbens årsberetning sammen med styret og president Overlever alle effekter til din etterfølger Sjekk at din etterfølger er inneforstått med hva som skal gjøres, og tidsfrister for når det skal gjøres Vær spesielt nøye med SAR og den halvårlige betalingen

SAR Sendes RI med kopi Distriktsguvernør –Hold medlemsregister oppdatert på WEB. –Send til RI på adresse med kopi til –Frist for rapportering er 1. juli og 1. januar. Sjekk med Kasserer at avgift er betalt RI

Fremmøtestatistikk Rapporteres på Norfos hjemmeside Adresse Frist for rapportering er 5. i hver måned Passord og lignende fåes hos DICO

Godkjent fremmøte Tilstede på minst 60% av et regulært møte i klubben Innenfor +/- to uker av et regulært møte  Delta på minst 60% av et møte i en annen klubb  Delta på Rotaract -, Interact -,Fellowship - møte…  Delta på andre Rotary - arrangementer/konferanser  Gjøre Rotary prosjektarbeid  ”Bomtur” til regulært møte i annen klubb  Arbeid for DG eller andre Rotary – institusjoner  Komitémøter/styremøter som ikke avholdes i forbindelse med vanlig møte  Delta på WEB – møte i minst 30 minutter Ved utenlandsopphold på over 14 dager gjelder ikke begrensningen på +/- to uker

Godkjent fravær Permisjon kan innvilges av klubbens styre dersom de mener at grunnen for permisjon er god og tilstrekkelig Unntak fra møteplikten skal etter søknad innvilges av klubbens styre dersom summen av medlemmets alder og antall medlemsår er minst 85 Medlemmer med slike unntak skal IKKE tas med i klubbens statistikk enten de møter eller ikke

Medlemsendringer Endringer og oppdateringer må gjøres 2 steder RIs hjemmeside Endringer gjøres fortløpende Norfos hjemmeside Endringer gjøres fortløpende Her oppdateres også opplysningene for klubbens tillitsvalgte Deadline for endringer til årboken er 10. mars

Official Directory Oppdateringer gjøres enklest på WEB Alternativt kan Rotary Club Officers Report returneres Deadline for Official Directory er Husk kopi til DG og DGE

Lykke til !!

NORFO Medlemsnett Distriktssamling

RI directory Distriktssamling

ePost Distriktssamling

ePost system Innloggingssted eks.: