IKA Opplandene Journalføring og arkivering av e-post, sms, e-skjema og noen utfordringer knytta til bruk av sosiale media sett fra arkivets side

Journalføringsplikten Offentlige organer har en uttrykkelig plikt til å føre journal, jfr arkivforskriften § 2-6 I tillegg er private rettssubjekter hvor det offentlige har en særlig interesse også underlagt journalføringsplikten Kven gjeld journalføringsplikta for? Med nokre unnatak, sjølvstendige rettssubjekt der stat, fylkeskommune eller kommune direkte eller indirekte har ein eigardel som gir meir enn halvparten av stemmene i det øvste organet i rettssubjektet, eller   har rett til å velje meir enn halvparten av medlemene med stemmerett i det øvste organet i rettssubjektet. Kjekt å vite Rettsubjektet kan få rettleiing frå Riksarkivaren om journalføring sjølv om det ikkje er underlagt alle føresegnene i arkivlova.  Lovheimel Arkivforskrifta §§ 2-6 og 2-7 omhandlar kva dokument som skal journalførast og kva opplysningar som skal med i offentleg journal. Offentleglova § 2 definerer lova sitt verkeområde.

Hvorfor? Journalføring er en forutsetning for at den allmenne innsynsretten kan anvendes i hht offentleglova, det være seg publikum eller andre offentlige organer – åpen og gjennomsiktig forvaltning Kva er innsynsretten? All informasjon er open for alle dersom det ikkje er gjort unnatak frå offentleg innsyn med heimel i lov. Ei gjennomsiktig forvaltning og innsyn i prosessar og dokument, er ein føresetnad for offentleg diskusjon og dermed for demokrati. Ved hjelp av offentlege journalar kan borgarane finne fram i saker og gå rett til kjeldene

Kriterier for journalføring Det er et saksdokument for organet Dokumentet må enten være komme inn til eller sendt ut fra organet Det må både være gjenstand for saksbehandling og ha verdi som dokumentasjon

Begreper Mottatte/produserte dokumenter Arkiverings-plikt Journalførings-plikt Bevaringsplikt

Definisjon på et dokument Arkivlovens §2: Ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lyding, framsyning eller overføring. Offentleglova §4, Med dokument er meint ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lytting, framsyning, overføring eller liknande. Arkivloven §2a Begge definisjoner er framsynt og vidt. Dokumentbegrepet omfatter dermed ikke bare skrevne tekster på papir, som f. eks. inngående og utgående brev og interne notater, slik at også kart og skisser, modeller og fotografier omfattes. Også dokumenter som er basert på elektroniske databærere, omfattes av offentlighetsprinsippet på grunnlag av en egen forskrift, jf. EDB-forskriften (fastsatt ved kgl. res. 19. desember 1986). Utenfor dokumentbegrepets ordlyd faller imidlertid lydbånd, film, videofilm og andre audiovisuelle bærere av saksopplysninger, men denne fanges opp av arkivloven 2006.  Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offenntleglova)   Saksdokument for organet er dokument som er komne inn til eller lagde fram for eit organ, eller som organet sjølv har oppretta, og som gjeld ansvarsområdet eller verksemda til organet. Eit dokument er oppretta når det er sendt ut av organet. Dersom dette ikkje skjer, skal dokumentet reknast som oppretta når det er ferdigstilt.        Følgjande skal ikkje reknast som saksdokument for organet: a)dokument som inngår i bibliotek- eller museumssamling, b)dokument som private har overlate til offentleg arkiv for bevaring, c)dokument som er overlate til eit organ for offentleggjering i periodisk skrift som blir gitt ut av organet, d)avis, tidsskrift, reklamemateriell og liknande som organet mottek utan at det er knytt til ei bestemt sak i organet, og e)dokument som ein medarbeidar i organet har motteke i annan eigenskap enn som tilsett i organet.

Riksrevisjonens rapport Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor. Dokument 3:13 (2009-2010) «… få elektroniske systemer i kommunal sektor er laget med tanke på at bevaringsverdig dokumentasjon skal sikres for framtiden. Situasjonen er særlig kritisk for systemene som brukes til å støtte saksbehandlingen på de ulike fagområdene i sektoren.»

Journalføring arkivering av e-post

E-skjema Rett i mappa prosjektet som eksempel. Ekstern fyller inn skjema på web > fagbasen > sak-/arkivsystemet

Målet er Automatisk opprettelse av arkivsak (elevmappe) med nødvendige metadata om arkivsaken Automatisk opprettelse av elevene med adresse mm i kontakt-/adresseregisteret Automatisk overføring av dokumenter og opplysninger med nødvendige metadata fra fagsystem

Effekt Resultatet blir at all behandling av opplysninger skjer i tråd med gjeldende lovverk. Store innsparinger i arbeidsmengde og tidsbruk

Når må sms’er journalføres og arkiveres? Riksarkivet skriver: Hvis SMS’er og e-poster har påvirket vurderingen av saken eller beslutningen, er det nødvendig for forvaltningens eget dokumentasjonsbehov at disse blir tatt vare på. Forvaltningen selv har ofte behov for å gå tilbake og se på en sak i ettertid for å se på hva som har skjedd. Det er også nødvendig for at samfunnet skal ha mulighet til å utøve demokratisk kontroll. Det praktiske ansvaret for at journalføring skjer korrekt, er hos den som sender eller mottar SMS-er og e-poster i en sak. Forvaltningen skal ha godt skolerte ansatte i arkivtjenesten!!?? som kan bistå sine egne saksbehandlere.

Hvordan skal sms journalføre?

SMS og journalføring SMS videresendes til gitt telefonnummer SMSen mottas i form av en e-post på kommunens felles e-postmottak Arkivtjenesten importere e-posten til sak-/arkivsystemet

Journalføring og arkivering ¨ved bruk av sosiale media. Hvor går grensa mellom informasjon, kommunikasjon og saksbehandling. Når blir det saksbehandling? Hva må journalføres og arkiveres? Hvordan hente ut data fra sosiale medier og arkiveres?

Temaet er drøftet i flere off. dokumenter. 2009: Regjeringens bruk av sos. medier. Veien til mer demokrati i Norge? 2009: Statens kommunikasjonspolitikk. Fastsatt av Fornyings- og administrasjonsdep. 16.10.2009 2010. Sos medier i departementene – i dag og framover. 2010: Veileder i sosiale meder for forvaltningen.

Ramebetingelser Arkivloven Offentlighetsloven Forvaltningsloven Personopplysningsloven Her gjelder de samme regler som for e-post og sms. Saksbehandlingen skal forvaltes og dokumenteres i tråd med lovverket og god forvaltningsskikk

Konklusjon Forvaltningen har en journalføringsplikt for meldinger og innlegg i sosiale medier som er å regne som saksdokumenter etter offentlighetsloven/arkivloven. Uavhengig av type verktøy, system og kommunikasjonskanal som er valgt. Det er innholdet som er avgjørende, ikke teknologien. (Anne Mette Dørum 2012) Hva som er saksbehandling, veiledning/informasjon er en vurdering som må gjøres. Det krever kunnskap og vurderingsevne. Off. tjenestemenn har ikke «fri» fordi de ikke er på jobb, men sitter hjemme en sen kveldstime og ytrer seg i sosiale medier.

Konklusjon 2 Forvaltningen har en arkiveringsplikt for innholdet i alle sine nettsider og sosiale medier. Arkiveringsplikten er mer omfattende enn journalføringsplikten. Arkiveringsplikten omfatter alle dokumenter som oppstår som ledd i organets virksomhet, ikke bare saksdokumentene. Se arkivlovens § 9. Off arkiver har ikke lov til å slette arkiv eller dokumenter uten at Riksarkivaren har gitt sin uttalelse. Denne bestemmelsen omfatter også nettsteder, sos medier og blogger. (Anne Mette Dørum 2012) § 9. Kassasjon m.m.        Utan i samsvar med føresegner gjevne i medhald av § 12 i denne lova eller etter særskilt samtykke frå Riksarkivaren, kan ikkje arkivmateriale a.avhendast.b.førast ut or landet, dersom dette ikkje representerer ein naudsynt del av den forvaltningsmessige eller rettslege bruken av dokumenta.c.kasserast. Dette forbodet går framom føresegner om kassasjon i eller i medhald av andre lover. Personregister eller delar av personregister kan likevel slettast etter føresegnene i personopplysningslova, helseregisterlova og etter føresegner i medhald av helseregisterlova §§ 7 og 8. Slik sletting kan først gjerast etter at det er innhenta fråsegn frå Riksarkivaren.d.rettast på ein slik måte at tidlegare urette eller ufullstendige opplysningar vert sletta, dersom desse har hatt noko å seia for saksførebuinga, vedtak eller anna som etter føremålet med denne lova bør kunna dokumenterast. Føresegner om sletting gjevne i medhald av § 27 tredje og femte leden og § 28 fjerde leden i personopplysningslova og §§ 7, 8 og 26 tredje leden og § 28 andre leden i helseregisterlova gjeld likevel uinnskrenka.

Hvordan gjøres dette? Det er nok å journalføre bloggposter samt diskusjonstråder på Facebook og Tvitter som et dokument. En behøver ikke dele det opp i enkeltdokumenter. Journalføring av innlegg i sosiale medier er ennå en tungvint og manuell prosess. Da systemene som brukes i forvaltningen ennå ikke er tilpasset forvaltningens bruk av sosiale medier.