PETS President elect training seminar SETS Secretary elect training seminar Distriktskonferanse D-2270 Sortland 2009 Basert på Håndbok av AG Per Kåre Øiesvold mars 2009 Power Point versjon v. AG Gunnar Reinholdtsen Del II

ORIENTERINGENS MÅL - II  Forberede ”innkommende” til Rotaryåret  Motivere dere som ledere til å styre  Informere om organisasjonen ROTARY  Klubbens lederskapsplan (KLP)  Klubbens planer og mål  Drøfte elementer i en effektiv klubb  Synliggjøre oppgaver for president og sekretær (ansvar og forventninger)  Motivere for start av plan- og komitearbeid i klubben – NÅ!

Innhold  Rotary International  Ide og organisasjon  Distrikt  Prioriteringer fra RI og Distriktet  Klubb  Organisasjon - KLP  Oppgaver i styret,  Organisasjon og drift

Hva er Rotary og hva vil vi?  Eks. RI-president RATTAKUL:  En klubb uten mål er meningsløs  Hvordan kan et klubbstyre styre - hvis de ikke vet hvor klubben skal?  Vi må selv velge hva vi vil være  DERE MÅ SELV BESTEMME HVA DERE VIL GJØRE  Og så kan KLP hjelpe oss til å komme dit Rotary er hva Rotary gjør!

Rotary er hva Rotary gjør  Lykke er å ha gjort noe  Klubben er hva den gjør Siden sivilisasjonens begynnelse har vi hatt et overskudd av folk som prater. Hvis det er et karaktertrekk som jeg skulle ønske skulle skille Rotary fra andre organisasjoner, så er det den kvalitet som resulterer i at ting blir gjort Paul Harris

Rotary-Klubben INNHOLD:  Klubbens organisasjon  KLP  Presidentens oppgaver  Sekretærens oppgaver  Klubb-arbeid  Klubbens økonomi  Klubbens drift  Møteprogram  Medlemsutvikling

Opprettholder eller øker medlemstallet Gjennom- fører gode projekter Støtter Rotary Foundation Utvikler gode ledere De fire avenyer Lederskapsmodellen - KLP Aktive klubber:

Rotary-Klubben Organisasjon Komite 1 Komite 4Komite 3 Komite 2 KLP er mer innhold enn struktur Målet er å skape en effektiv klubb gjennom å 1.Sikre bedre kontinuitet gjennom økt funksjonstid - I styret / I komiteene / I prosjekter 2.Legge rullerende planer for 3-5 år

9 Klubbtjeneste Yrkestjeneste Samfunnstjeneste Internasjonal tjeneste Klubb komité struktur Adm. komité Kommunikasjons komité Kommunikasjons komité Medlemskaps komité Serviceprosj. komité Rotary Foundation komité STYRET …matriseorganisering… Rotary-Klubben

Eksempel på organisasjon

Rotary-Klubben Eksempel på organisasjon

12  Klubbene er Rotary’s ”kjøtt og blod” – det er de som ”er ” Rotary  En sunn medlemsstruktur og fornyelse er derfor helt vesentlig for organisasjonens fremtid  Å være medlem  må være engasjerende og inspirerende  må være forpliktende  må være morsomt  Må være i overensstemmelse med Rotary’s idealer  KLP er bare et verktøy  KLP skal gjøre klubben bedre I stand til å sette og å nå sine mål Rotary-Klubben

Forberedelser i innkommende styre  Gjennomgå sittende presidents planer og mål  Status - mål  Fungerte komiteene?  Hva kan gjøres bedre?  Er målene oppnåelige/realistiske/meningsfylte?  Lage plan for styremøter og arbeidsmetodikk  Fyll ut "Oversikt over klubbens planer og mål"  Husk alltid Rotarys ide, og bruk månedstemaene Innkommende presidents oppgaver

Rotary-Klubben  Lede styrets arbeid, møter og aktiviteter  Følg komiteenes planer og arbeid  Følg nye medlemmer og fadder  Følg stemningen blant gamle medlemmer  Formidle innkommende informasjon  Gjennomgå guvernørens månedsbrev Presidentens oppgaver 1

Rotary-Klubben  Følg opp innrapporteringene  Statistikk/medlemsbevegelser/innbetalinger  PR: Blest om Rotary og om klubben  Etabler E-post og Internettside for klubben  Delta på distriktskonferansen  Ta deg av din etterfølger  Lag årsrapport  Sørg for overlapping Presidentens oppgaver 2

Rotary-Klubben  Rapportering av fremmøte  Før den 10de til:  Rapportere medlemsendringer  Inn-/Utmeld. til NORFO-medlemsservice  Endring til RI-Web  RI-rapport om medlemstall: Avstem 2 x år  Valg av nytt styre  Daglig drift  Medlemsoppfølging Sekretærens oppgaver

Rotary-Klubben  Vurdere klubbens mål det kommende år  Hvordan involvere nye medlemmer  Hvordan involvere inaktive medlemmer  Videreføre aktiviteter for forrige år  Koordinere mellom komiteene  Lære av suksess og feil fra i fjor Viktige tema for komiteene

Klubb-arbeidet  Økonomistyring  Kontinuitet: Flere perioder/utenom styret  Kontingentinnbetaling - forskuddsvis  Regnskapsprogram  Budsjett: Inntekter og utgifter  TRF - bidraget: $ 15,- per medlem Klubbens økonomi

Klubb-arbeidet  Planlegg  Rotary-preg på lokalet  Punktlighet og faste rutiner  Ta godt imot gjester  Gi litt Rotary-info på alle møter  Bruk medlemmene  Husk reserveprogram  La medlemmene ta med gjester Klubbmøtene

Klubb-arbeidet  Innholdet i møtene er "alpha og omega"  Programkomiteen er avgjørende  Iverksetter presidentens/styrets strategi  Skaffe foredragsholdere - sette opp klubbprogram  Løpende kontakt med president nødvendig  En halvårsplan gjør arbeidet mye lettere enn ”ad hoc”-metoden som gir unødig mye stress  Snakk med foredragsholder 1 mnd & 1 uke før møtet  Tema-måneder Møteprogram

Klubb-arbeidet  JuliLese og skrivekyndighets-måneden (Literacy month)  August:Medlems- og klubbtjenestemåneden Ta vare på medlemmene – start vervekampanje!  September:Ungdoms og aktivitetsmåneden.  Oktober:Yrkestjenestemåneden  November:Verdensfonds (Rotary Foundation) måneden  JanuarErkjennelses (Rotary awareness) måneden  Februar:Verdensforståelsesmåneden (lovfestet markering)  April:Tidsskriftmåneden  JuniFellowship måneden Tema-måneder

Klubb-arbeidet  Grunnstein nr 1  Klubbens liv  Informasjon  Oppfølging av medlemmene  Kartlegging av samfunnet  Hvilke fagfelter mangler klubben?  Hvem kan være nyttige for Rotary - Hvem kan Rotary være nyttige for? Verving og medlemsutvikling

Klubb-arbeidet 1.Vennskap 2.Forretningsinteresser 3.Personlig utvikling 4.Lederutvikling 5.Bedre borger, bedre kommune 6.Egenutvikling 7.Moro Hvorfor bli medlem i Rotary?

Klubb-arbeidet 8.Taleteknikk 9.Nettverk 10.Hjelp når du reiser 11.Arrangement 12.Utvikling av sosiale ferdigheter 13.Familietilbud 14.Yrkesmessig utvikling Hvorfor bli medlem i Rotary-2?

Klubb-arbeidet 15.Etisk utvikling 16.Kulturell forståelse 17.Anseelse 18.Hyggelige mennesker 19.Ingen hemmeligheter 20.Muligheten til å yte noe "Den som tjener best tjener mest" Hvorfor bli medlem i Rotary-3?

Klubb-arbeidet  God atmosfære i klubben  Orden og system i ledelsen  Gode programmer  Fornuftige og vennlig lokaler  Prosjekter som kan samle medlemmene til innsats Hvordan pleie de medlemmer en har?

Rotarianere møtes i interessefellesskap

 Rotary er upolitisk og åpen for mennesker fra ulike kulturer uavhengig av religiøs tro og etnisk tilknytning  Vi arbeider for å gagne andre gjennom prosjekter lokalt og internasjonalt.  Vi legger stor vekt på fremme av etisk standard i all yrkesvirksomhet  Vi arbeider for internasjonal fred og forståelse gjennom utvekslingsprogrammer for ungdom, støtte til utdannelse og annen kontaktskapende virksomhet over landegrensene OPPSUMMERING

Tre ordspråk  I dag er det den første dagen i resten av ditt liv  Selv den lengste reise starter med et lite skritt  ”Carpe diem” – Grip dagen!  Begynn nå  Ta det første lille skritt  Legg en liten plan  DU kan gjøre klubben din bedre Lykke til! Du kan gjøre dette til et flott og givende år for deg og klubben din – litt plan og litt innsats gjør jobben mye lettere, og resultatet mye bedre!