9-k samarbeidet i Vestfold Harmo9, felles IKT struktur Oppstartsmøte 23. august 2005 

Agenda • prosjektets mål, innhold, fremdrift og leveranse • organisering (prosjektgruppe, styringsgruppe, referansegruppe) • arbeidsform • utfordringer • forventninger

Mål, innhold og leveranser Noe å navigere etter Formål Innhold Fremdrift Leveranse

Mål, innhold og leveranser Noe å navigere etter Formål Innhold Fremdrift Leveranse Prosjektet skal utrede og anbefale fremtidig IKT-struktur som muliggjør ulike former for effektivt interkommunalt samarbeid for å bedre og utvikle kommunenes tjenestetilbud.

Mål, innhold og leveranser Noe å navigere etter Formål Innhold Fremdrift Leveranse Utrede nullalternativ Kartlegge status (nivå 1-4) Avdekke hindringer for effektivt samarbeid Anbefale tiltak Gjennomføre mulighetsanalyse Anbefale helhetlig og skalerbar løsning Kostnadsberegne anbefalt løsning Anbefale en hensiktsmessig organisering

PricewaterhouseCoopers 23. august 2005 Page 6 Oppstartsmøte Harmo9 En utredning på flere nivåer

Mål, innhold og leveranser Noe å navigere etter Formål Innhold Fremdrift Leveranse 1. mars 2006

Mål, innhold og leveranser En skriftlig rapport som beskriver nullalternativet, status og hindringer i nivåene 1-4, alternative muligheter, og forslag til framtidsrettede og skalerbare tiltak og løsninger. Noe å navigere etter Formål Innhold Fremdrift Leveranse

Organisering Styringsgruppe Prosjektgruppe Referansegruppe Roller og representasjon

PricewaterhouseCoopers 23. august 2005 Page 10 Oppstartsmøte Harmo9 Organisering av prosjektet Styringsgruppe 9 (12) k samarbeidet (Kontaktperson) Felles prosjektgruppe v/ Prosjektleder Rune Samuelsen Arbeidsgrupper Referansegruppe 9 (12) k IKT gruppe 9 k adm leder Prosjekteier 9 (12) k rådmannsgruppe

PricewaterhouseCoopers 23. august 2005 Page 11 Oppstartsmøte Harmo9 Organisering av prosjektgruppa Prosjektleder Rune Samuelsen HA1, HA8 Kartlegging og Datafangst HA2, HA3 Rune Samuelsen Rep fra IKT gruppa Vurdering og detaljering av ny struktur HA4, HA5, HA6 Rune Samuelsen Tom Remberg Leif Erik Loftesnes Rep fra IKT gruppa Mulighetsanalyse Risikostyring Gevinstrealisering Delvis HA4 Rune Samuelsen Tom Remberg Rep fra komm. ledelse Forslag til helhetlig Løsning HA7 Rune Samuelsen Øvrig prosjektteam Rep fra komm. ledelse

Organisering • Viktig skille mellom styringsgruppe og prosjektgruppe • Gruppene bør ikke være for store, maks 5-6 personer for å få effektiv gjennomføring • Ikke alle 12 kommuner representert i styringsgruppe, prosjektgruppe eller arbeidsgrupper - • - men alle kommuner er representert i IKT- gruppen og rådmannsgruppen • Prosjektgruppen skal aktivt innhente mening og råd fra IKT-gruppen • Styringsgruppen kan innhente mening og råd fra rådmanns-gruppen Roller og representasjon Styringsgruppe Prosjektgruppe Referansegruppe

Organisering Besluttende organ i saker som berører fremdrift, økonomi og leveranse. Styringsgruppen utnevner et medlem av styringsgruppen til prosjektets kontaktperson (samtalepart for prosjektleder og prosjektgruppe) 5-6 personer Roller og representasjon Styringsgruppe Prosjektgruppe Referansegruppe

Organisering Deltakelse basert på kompetanse, kommunens / personens ønske om deltakelse og vilje til bidrag. Ønsker en kreativ, løsningsorientert og realistisk prosjektgruppe med bred kompetanse. Kan deles i arbeidsgrupper avhengig av hva som skal gjøres i prosjektet. 5-6 personer Roller og representasjon Styringsgruppe Prosjektgruppe Referansegruppe

Organisering 9-k (12-k) samarbeidets IKT gruppe. Vil fungere som prosjektets referansegruppe i faglige og drifts- messig forhold. Noen fra IKT- gruppen vil også være representert i prosjektgruppen. GigaFib deltar i referansegruppen ved behov. Roller og representasjon Styringsgruppe Prosjektgruppe Referansegruppe

PricewaterhouseCoopers 23. august 2005 Page 16 Oppstartsmøte Harmo9 Arbeidsform Hvilke problemer skal løses? Kartlegging Hvilke behov ser vi i framtiden? Workshop Dokumentasjon Hva har vi i dag? Kartlegging? Hva skal til for å tette gapet? Workshop Hvilket gap har vi da? Arbeids- grupper Dokumentasjon Vi vet hva vi vil Vi vet hva som kreves Vi kjenner kostnad og konsekvens Hva koster det? Analyse og beregning Hva er mulig og hvilke risikoer? Arbeids- grupper Alternativer og konkretisering av tiltak Arbeids- grupper Dokumentasjon Anbefaling Rapport Beslutning

PricewaterhouseCoopers 23. august 2005 Page 17 Oppstartsmøte Harmo9 Utfordringer 7% Kilde: KPMG, hvorfor IT prosjekter mislykkes

De resterende 93% av utfordringene •Samarbeidsvilje – på alle nivåer i kommunene •Administrasjon, møter og koordinering av 9-12 kommuner •Prosjektgruppens sammensetning og kompetanse og forståelse av sin egen rolle •Tidsaspektet – kobling mot øvrige 9-k og IKT-prosjekter •Kommunene er på forskjellige utviklingsstadier mht IKT •Kommunene har forskjellige behov

Tekniske utfordringer •Teknikk er mer et spørsmål om kostnad enn et problem •Datasikkerhet - åpenhet •Ulike behov og trender •Konvertering av historiske data •Spesial- og egenutviklede løsninger (avvikling og/eller tilpasning)

Refleksjoner rundt dagens situasjon •Stort IT-miljø (flere tusen brukere) •Mange ulike systemer, men de fleste er i bruk mer enn ett sted •Kompetansesentre ? -Prosjektledelse -Forhandlingstyngde -Drift/vedlikehold -Utvikling -etc

Forventninger •Hvilke forventninger og ønsker har representantene i salen?

© 2004 PricewaterhouseCoopers. All rights reserved. “PricewaterhouseCoopers” refers to the network of member firms of PricewaterhouseCoopers International Limited, each of which is a separate and independent legal entity. *connectedthinking is a trademark of PricewaterhouseCoopers.  Felles interesser – felles mål!