ESS – opplæring av sluttbrukere Høgskolen i Lillehammer © Senter for statlig økonomistyring |Selvbetjening og arbeidsflyt

Agenda Alle Hva er ESS? Pålogging og avlogging Se på lønnsslipp Legge inn e-post adresse Persondata (bankkonto, adresse, familie/kontaktperson) Registrere fraværssøknad Registrere reiseregning Korrigere reiseregning (i retur fra saksbehandler/leder) Kun godkjennere: Aktører i Arbeidsflyt (WF) Praktisk i ESS Godkjenne og korrigere reise Godkjenne fraværssøknad Godkjenne overtid Stedfortredere og videresending Purring og eskalering Selvbetjening og arbeidsflyt

Hva er ESS? ESS, eller elektronisk selvbetjening, gjør det mulig for ansatte å se og vedlikeholde egne data i SAP (lønns- og personalsystemet)via en internetportal. Systemet gir tilgang til elektronisk arbeidsflyt på følgende områder: - Arbeidstid – HiL benytter foreløpig kun registrering av fravær (ferie, avspassering, permisjon, egenmeldinger) - Reiseregninger Dataene du registrerer i elektronisk arbeidsflyt (reiseregninger og fraværssøknader) må godkjennes av en predefinert ansatt/bruker (som oftest din leder) før det går til utbetaling eller oppdateres i systemet. Selvbetjening og arbeidsflyt

Bilde 1: Pålogging Klient er i produksjon ferdig utfylt. Nytt passord kan benyttes til å endre ditt passord. Om du har glemt ditt passord, kan du legge inn din bruker og deretter klikke på Glemt passord. Du vil etter kort tid motta nytt passord i din e-post. Selvbetjening og arbeidsflyt

Bilde 2: Avlogging Klikk ALLTID først på det røde krysset over menyen. NB! Klikk på Hjelp for å få tilgang til online bruker-dokumentasjon (Hold inne CTRL samtidig dersom POPUP-blokker er på). For å logge av nettleseren, klikk på det røde krysset. Selvbetjening og arbeidsflyt

Hjelp Klikk på Hjelp (oppe i skjermbildet) for å få tilgang til generell brukerdokumentasjon. Selvbetjening og arbeidsflyt

Bilde 3: Lønnsslipp Siste lønnslipp presenteres automatisk. Selvbetjening og arbeidsflyt

Bilde 4: E-post Kontroller at du har e-post adresse registrert i ESS, hvis ikke må dette registreres Dette er nødvendig for at du skal motta varsel når du har mottatt noe i ESS, samt for å kunne få tilsendt nytt passord om du har glemt dette. Selvbetjening og arbeidsflyt

Bilde 5: Persondata – bankkonto (1) Se eller endre bankkonto. Selvbetjening og arbeidsflyt

Bilde 6: Persondata – bankkonto (2) Registrere eller endre bankkonto. Selvbetjening og arbeidsflyt

Bilde 7: Persondata – adresse (1) Se eller endre adresse. Selvbetjening og arbeidsflyt

Bilde 8: Persondata – adresse (2) Registrere eller endre adresse. Selvbetjening og arbeidsflyt

Bilde 9: Persondata – familie (1) Se, registrere eller endre familie/kontaktperson i nødstilfelle. Selvbetjening og arbeidsflyt

Bilde 10: Persondata – familie (2) Registrere eller endre familie/kontaktperson i nødstilfelle. Selvbetjening og arbeidsflyt

Bilde 11: Fremmøte (Positiv tid) – brukes foreløpig ikke ved HiL Registrere arbeidstid. Registrert overtid vil gå til leder for godkjenning. Poster for en måned kan endres til og med den 14 den påfølgende måned. Selvbetjening og arbeidsflyt

Fravær: Arbeidsflyt Selvbetjening og arbeidsflyt Ansatt Avvis fraværsmelding (ansatt korrigerer eller annullerer) Fravær registrert og lagret Melding om godkjent fravær til ansatt Leder Godkjenn fravær Selvbetjening og arbeidsflyt

Registrere fraværssøknad. Bilde 12: Fravær Registrere fraværssøknad. Selvbetjening og arbeidsflyt

Bilde 13: Fraværsmeldinger Oversikt over fraværssøknader. Selvbetjening og arbeidsflyt

Bilde 14: Arbeidstidskontoer Oversikt over arbeidstidskontoer. Selvbetjening og arbeidsflyt

Bilde 15: Oversikt fravær / fremmøte Oversikt over fravær og fremmøte. Selvbetjening og arbeidsflyt

Bilde 16: Reiseregning - oversikt ANSATT Reise registrert og lagret elektronisk SAKSBEHANDLER 1. godkjenner Kontrollerer at reisedata er konsistente Returner reise for korrigering LEDER/ ANVISER 2. godkjenner Godkjenn reise eller Avvis reise LØNNSKONTOR Reisekjøring/ utbetaling Papir kvitteringer, sendes fysisk Felles arkiv for reiseregninger Papir kvitteringer, sendes fysisk til arkiv lønnskontoret Elektronisk Fysisk bilag Selvbetjening og arbeidsflyt

Bilde 17: Reiseregning Her kan man blant annet opprette nye reiseregninger, endre reiseregninger eller se på tidligere utbetalte reiseregninger. Selvbetjening og arbeidsflyt

Bilde 18: Opprett ny reiseregning Etter at man har klikket på Oppretting av reiseregning og spesifisert reiseskjema presenteres reiseregningen. Som du ser nedenfor består skjermbildet av 3 hoveddeler. Selvbetjening og arbeidsflyt

Bilde 19: Rammedata Selvbetjening og arbeidsflyt

Bilde 19: Kommentarer Land, og ulike regioner (som oftest byer) innen et land, kan ha ulike satser for tilbakebetaling. København har for eksempel andre satser enn resten av Danmark. For hvert nytt reisemål som har et annet regulativ enn det forrige klikker man på knappen Oppr. Annet reisemål og legger reisemålet inn i linjen som presenteres. NB! Husk ALLTID at man må velge regulativ når man legger inn en ny linje under Andre reisemål. Utbetalt forskudd på reisen, OG som ikke er registrert under Forskudd, må registreres der. Selvbetjening og arbeidsflyt

Bilde 20: Refusjon etter faste satser Selvbetjening og arbeidsflyt

Bilde 20: Kommentarer Refusjon etter faste satser inkluderer to hoveddeler; 1) Skyssgodtgjørelse 2) Kostgodtgjørelse og nattillegg. Under Skyssgodtgjørelse legger man inn når man har benyttet privat skyssmiddel på reiser og skal ha refusjon for dette. Under Kostgodtgjørelse og nattillegg indikerer man først om man skal ha refusjon for dette under reisen, og deretter trekker man fra det man eventuelt har fått dekket under Fradrag. Selvbetjening og arbeidsflyt

Bilde 21: Utgiftskvitteringer Selvbetjening og arbeidsflyt

Bilde 21: Kommentarer Utgiftskvitteringer består av 3 deler. 1. Velg kvittering i feltet Utg.kvitt. og legg inn detaljer for kvittering i feltet over knappene. 2. Benytter Overfør når du har registrert ferdig utgiftskvittering. 3. Kvittering overføres til liste over kvitteringer som allerede er registrert og lagret. Du kan endre en kvittering i listen ved å markere den, gjøre endringer i feltet over knappene og deretter klikke Overfør. Man kan også slette kvitteringer ved å markere den og klikke på Slett. Selvbetjening og arbeidsflyt

Bilde 22: Ferdig med registrering Man kan simulere resultat av reiseregning ved å trykke på knappen Simuler resultat. Når du har kikket på reiseslippen, klikker du på Tilbake for å komme tilbake til reiseregning. Selvbetjening og arbeidsflyt

Bilde 23: Lagre reiseregning Klikk på Lagre for å sende reisen til godkjenning eller gjøre ferdig senere. Om du ønsker å gjøre reisen ferdig senere, må den hentes opp under Mine åpne reiser. Selvbetjening og arbeidsflyt

Bilde 24: Lagre reiseregning Reiseregningen får nå et reisenummer. Kvitteringer tilhørende reisen merkes med dette nummeret (+ ansattnr). Selvbetjening og arbeidsflyt

Bilde 25: Status på reiser Selvbetjening og arbeidsflyt

Bilde 25: Statusmeldingene (1) Reiseregningen er hos godkj. 1 eller 2. Meldingen endres til Endring av godkj. reiseregn. når reisen er endelig godkjent. Reise fullf/Skal avr. – Reiseregningen er Lagret og sendt til godkjenning. Befinner seg hos Godkj.1 el. 2. Reise fullf/Åpen når en velger Lagre og gjøre ferdig senere. Reise godkjent/Skal avr. – når reiseregningen er godkjent av Godkjenner 2. Selvbetjening og arbeidsflyt

Bilde 25: Statusmeldingene (2) Reisen er avregnet. Reisen er kontert (regnskapsført). Den kan ikke lenger endres. Lønnsberegningen er kjørt og lønns- og trekkoppgaven er oppdatert. Selvbetjening og arbeidsflyt

Bilde 26: Korrigering av reiseregning Om noe er feil i reisen kan du få den returnert for korrigering. Klikk på Vedlegg for å sjekke hva som er feil med reisen og deretter Utfør for å endre (iht vedlegg). Deretter gjelder det samme som ved registrering. Selvbetjening og arbeidsflyt

ESS – opplæring av godkjennere Høgskolen i Lillehammer © Senter for statlig økonomistyring |Selvbetjening og arbeidsflyt

Agenda Begrepsavklaring Aktører i Arbeidsflyt (WF) Praktisk i ESS Godkjenne og korrigere reise Godkjenne fraværssøknad Godkjenne overtid Stedfortredere og videresending Purring og eskalering Selvbetjening og arbeidsflyt

Begrepsavklaring Arbeidsflyt – en prosess som er organisert i ulike oppgaver som må utføres av spesifikke personer i en predefinert rekkefølge Arbeidsflytoppgaver (Work items) - kan behandles av ledere eller saksbehandlere Arbeidsflyt startes av den ansatte fra ulike menypunkter i ESS (Employee Self Service – Selvbetjening ansatt) Selvbetjening og arbeidsflyt

Hvem er aktører i arbeidsflyt (WF)? Hvilke deler av elektronisk arbeidsflyt benyttes? Hvem skal godkjenne hva for hvem? Hvem skal være stedfortredere for aktørene i arbeidsflyt? Selvbetjening og arbeidsflyt

Reiseregning: Arbeidsflyt ANSATT Reise registrert og lagret elektronisk SAKSBEHANDLER 1. godkjenner Kontrollerer at reisedata er konsistente Returner reise for korrigering LEDER/ ANVISER 2. godkjenner Godkjenn reise eller Avvis reise LØNNSKONTOR Reisekjøring/ utbetaling Papir kvitteringer, sendes fysisk Felles arkiv for reiseregninger Papir kvitteringer, sendes fysisk til arkiv lønnskontoret Elektronisk Fysisk bilag Selvbetjening og arbeidsflyt

Reiseregning: Mottatt Selvbetjening og arbeidsflyt

Reiseregning: Kontroll (1) Kontroll av reiseregning gjøres av saksbehandler. Reiser som skal kontrolleres ligger i saksbehandleren sin innkurv, som kan nås gjennom Kontor og deretter Innkurv. Klikk på reise du skal kontrollere og deretter Utfør. Selvbetjening og arbeidsflyt

Reiseregning: Kontroll og endring Godkjenner1 skal kontrollere detaljene i reiseregningen. Den eneste endringen godkjenner 1 og 2 kan gjøre er å endre kostnadsfordelingen. Andre endringer må gjøres av den ansatte selv. Selvbetjening og arbeidsflyt

Reiseregning: Kontroll (2) Klikk ALLTID på Simuler resultat for å sjekke beløp og kontering, og deretter Tilbake når du har sjekket. Klikk på Fortsett for å fortsette godkjenningen. Selvbetjening og arbeidsflyt

Reiseregning: Godkjenning (1.godkj) Mulige valg for arbeidsoppgave presenteres. Om du skal sende reiseregning tilbake til den ansatte for korrigering skal du alltid skrive hva som må rettes i et vedlegg til reiseregningen. Klikk på Opprett vedlegg, skriv inn melding og klikk på Tilbake. Selvbetjening og arbeidsflyt

Reiseregning: Godkjenning (2.godkj) Identisk prosess som 1.godkjenners kontroll av reiseregning. NB! Leder som utfører denne oppgaven kan i tillegg avvise refusjon av reiseregning. Selvbetjening og arbeidsflyt

Reiseregning: Godkjenning (2.godkj) Klikk på Godkjenn reise. Da vil reiseregningen gå til utbetaling på neste reisekjøring. Det sendes ikke noen melding tilbake til den ansatte Selvbetjening og arbeidsflyt

Reiseregning: Returner reise Dersom 1. eller 2.godkjenner finner feil på reiseregningen, kan de trykke på Returner reise for korrigering. Selvbetjening og arbeidsflyt

Reiseregning: Opprett vedlegg (1) Systemet sier ifra at det må sendes med ett vedlegg. Denne meldingen kommer opp. Klikk deretter på Opprett vedlegg Selvbetjening og arbeidsflyt

Reiseregning: Opprett vedlegg (2) Skriv inn en forklarende tekst, slik at mottaker forstår hva som mangler på reiseregningen. Klikk deretter på Tilbake Denne meldingen kommer opp Klikk - Ja for lagring. Deretter: Returner reise for korrigering Selvbetjening og arbeidsflyt

Fravær: Arbeidsflyt Selvbetjening og arbeidsflyt Ansatt Avvis fraværsmelding (ansatt korrigerer eller annullerer) Fravær registrert og lagret Melding om godkjent fravær til ansatt Leder Godkjenn fravær Selvbetjening og arbeidsflyt

Fravær: Godkjenning Godkjennere mottar fraværssøknader sin innkurv. De kan godkjenne eller avvise fraværssøknaden. Selvbetjening og arbeidsflyt

Overtid: Godkjenning Overtid som skal godkjennes blir overført til godkjenneres innkurv natt til den 15 hver måned. De kan godkjenne, avvise eller videresende enkeltposter. Oppgaven vil ligge i innkurven til alle poster er behandlet. Selvbetjening og arbeidsflyt

Stedfortredere (1) Som godkjenner av arbeidsflytoppgaver skal du alltid ha opprettet en stedfortreder (passiv stedfortreder) for deg, dette i tilfelle ikke-planlagt fravær. En passiv stedfortreder må hente opp din innkurv når han/hun eventuelt skal behandle dine arbeidsflytoppgaver. Om du skal være lenger borte skal du også avtale at noen overtar arbeidsoppgavene dine for den aktuelle perioden (aktiv stedfortreder). En aktiv stedfortreder vil automatisk se dine arbeidsflytoppgaver i sin innkurv. Både oppsett av stedfortredere og å overta andre sin arbeidsflyt gjøres via knappen Arbeidsflyt-stedfortreder i din innkurv. Selvbetjening og arbeidsflyt

Stedfortredere (2) Saksbehandlere og ledere kan gi andre brukere – stedfortredere - fullmakt til å utføre sine arbeidsflytoppgaver. Aktiv stedfortreder – arbeidsflytoppgaver overføres automatisk både til leder/saksbehandlers og til stedfortreders innkurv. Passiv stedfortreder – må hente arbeidsflytoppgaver fra saksbehandler/leders innkurv – Overta arbeidsflyt Stedfortreder – Opprett stedfortreder – Saksbehandler/ledere legger inn de brukerne som skal være stedfortredere. Her må det søkes på personens etternavn (eller skrive inn brukernavnet direkte). Deretter - Lagre. Selvbetjening og arbeidsflyt

Stedfortredere: Oppsett (1) Stedfortreder opprettes under menypunktet Kontor og velg Innkurv. Klikk deretter pkt 1-2 1 2 Selvbetjening og arbeidsflyt

Stedfortredere: Oppsett (2) Klikk deretter på Opprett stedfortr. Selvbetjening og arbeidsflyt

Stedfortredere: Oppsett (3) Skriv inn brukernavnet til stedfortreder (pkt.1). Klikk deretter pkt 2 og 3 2 3 1 Selvbetjening og arbeidsflyt

Stedfortredere: Overta arbeidsflyt 1 2 4 3 Selvbetjening og arbeidsflyt

Videresending (1) Om du som godkjenner har fått en arbeidsflytoppgave som du mener noen andre skal behandle, kan du videresende denne. Dette gjør du ved å klikke på arbeidsoppgaven i din innkurv, og deretter klikker på knappen Videresend. Legg inn hvem du ønsker å videresende til og klikk på Videresend. Selvbetjening og arbeidsflyt

Videresending (2) Selvbetjening og arbeidsflyt

Videresending (3) Alle oppgaver og informasjon kan videresendes for behandling av andre saksbehandlere/ledere. Du kan her søke på etternavn eller skrive inn brukernavn. Selvbetjening og arbeidsflyt

Purring og eskalering Alle oppgaver som ikke er behandlet etter 5 dager blir purret. Alle oppgaver som ikke er behandlet etter 10 dager blir eskalert til nærmeste leder. Det er viktig å merke seg at det fortsatt er den samme personen som skal utføre oppgaven. Selvbetjening og arbeidsflyt