26.12.2018 Nytt i HiOAs prosjektmodell: Mal for gevinstplan v2_0 - september 2017 Gevinstplanlegging og -styring handler om å få noe igjen for strevet når vi gjennomfører prosjekter. Det viktigste med et prosjekt er at det skal være til nytte og gi gevinster i linjen. Gevinststyring er kunsten å sørge for at gevinstene som var forventet av et prosjekt faktisk blir hentet ut og kommer til nytte. Dette krever et helhetlig og systematisk arbeid som involverer både prosjekt og linjeorganisasjon. Dette er en hjelpe-forside som kan slettes når du har utarbeidet planen din. Alle prosjekter er ofte unike og komplekse, malen må kanskje tilpasses ditt prosjekt! Har du spørsmål ta gjerne kontakt på karin.bakke@hioa.no

GEVINSTPLAN <Prosjektnavn, tjenesteområde> <dd.mm.åå> Fylles ut i planleggingsfasen Administrasjon for framtida Forventede gevinster som arbeidet/prosjektet vil gi for ulike interessenter: Gevinst <Beskriv gevinstene fra prosjektet> 2017 2018 2019 2020 2021 2022 Gevinstansvarlige på ledernivå Kommentar/ Status Sparte årsverk <spesifiser ansattegrupper, avdeling, seksjon, enhet> Red. kostnader eller økte inntekter kr Bedre kvalitet Ihht lover og regler Bedre brukeropplevelse Styrket samhandling på tvers av org. og fag Annet Måleindikator og datakilde: Realisering ikke startet Status ift. plan Gevinst Måleindikator <Eks: brukertilfredshet, antall henvendelser, antall administrative/vitenskapelig ansatte, endring i budsjett/regnskap> Datakilde <Hvor henter man data fra? Eks: DBH, bruker-undersøkelse, statistikk som henvendelser pr epost, klikk på nettside, osv> Evt kommentar Sparte årsverk Antall årsverk DBH Red. kostnader (eller økte inntekter/refusjoner) Kr Budsjett/regnskap (Agresso) Bedre kvalitet Kvalitativ vurdering,

GEVINSTPLAN eksempel E-HR- prosjektet (som ble avsluttet i 2016) Forventede gevinster som arbeidet/prosjektet vil gi for ulike interessenter: Administrasjon for framtiden Gevinst <Beskriv gevinstene fra prosjektet> 2017 2018 2019 2020 2021 2022 Gevinstansvarlige på ledernivå Status ift gevinstrealisering med kommentar (per 140917) Sparte årsverk (lønn) -1 Ledere med personalansvar for de som har puncet inn excelarkene på nytt. Økn-dir, HR-direktør, seksjonssjef HR og økonomi på fakultet og sentralt. Fordeler seg på økonomi og HR.Tatt høyde for i langtidsplan for 2018-2020. Men fremdeles noe manuell punching. Bedre kvalitet Noe All Unngår dobbeltpunching og evt. feil. Bedre brukeropplevelse Ja Spesielt gjennom bruk av DFØ-appen på smarttelefon. Men ikke alle ansatte bruker appen ennå. Dette jobbes det med. Realisering ikke startet Måleindikator og datakilde Status ift. plan Gevinst Måleindikator <Eks: brukertilfredshet, antall henvendelser, antall administrative/vitenskapelig ansatte, endring i budsjett/regnskap> Datakilde <Hvor henter man data fra? Eks: DBH, bruker-undersøkelse, statistikk som henvendelser pr epost, klikk på nettside, osv> Evt. kommentar Sparte årsverk Antall årsverk DBH DBH inkluderer permisjoner slik at det speiler ikke reell arbeidsstokk, ref. også evt. virkemiddel utvidet åpning for permisjon. Red. kostnader (eller økte inntekter/refusjoner) Bedre kvalitet

GEVINSTKORT Aktivitet <Hva skal til for å realisere gevinsten> <prosjekt, tjeneste> <dd.mm.åå> Fylles ut i Realiseringsfasen Gevinstnavn: <sparte årsverk, reduserte kostn, økte inntekter, bedre kvalitet, ihht. Lover og regler, bedre brukeropplevelse, styrket samhandling på vers av organisasjon og fag, og lign.> Aktiviteter for å hente ut gevinst: Aktivitet <Hva skal til for å realisere gevinsten> Gjennomførings -ansvar Gevinstansvarlige på ledernivå

PROSJEKTSAMMENDRAG <Prosjektleders navn> : <Prosjektleders navn> Prosjekt, tjenesteområde/fagområde> 1. Bakgrunn 4. Analyse/ Måleindikator/Nullpunkt (Skriv kort hva som er bakgrunnen for ønske å forbedre denne tjenesten.) (Hva er det hensiktsmessig å benytte som måleindikator knyttet til forbedring av denne tjenesten? Hva er utgangspunktet/ nullpunktet det skal måles mot (ref side 2)? 2. Nåsituasjon 5. LISE-tiltak og Milepæler for tjenesten/ prosjektet Nr. Hva Hvem Tid Status LT1 LT2 LT3 MP1 MP2 MP3 MP4 MP5 MP6 (Beskriv kort hva som er nåsituasjonen på området/tjenesten, nullpunkt.) 3. Mål Beskriv målet med forbedringsarbeidet innen denne tjenesten, og hvilke gevinster man skal oppnå.) * LISE-tiltak (LT)= Liten Innsats Stor Effekt Versjon 4.0 - 20.09.13

Ta gjerne kontakt med oss i programteamet for Administrasjon for framtida. Gevinst-, gevinststyring og -realisering er et komplekst område. Vi kan gi veiledning og sparring: Karin L. Bakke +47 908 24 981, karin.bakke@hioa.no Andreas Kristoffer Johansen Andreas.Johansen@hioa.no Geir Haugstveit: geir.haugstveit@hioa.no